Σύνδεση στην εφαρμογή #
Η είσοδος στην εφαρμογή https://registrar.auth.gr γίνεται με χρήση του ιδρυματικού μας λογαριασμού και της ακαδημαϊκής ταυτότητας/token.
Επιλέγουμε τον πλοηγό Google Chrome γιατί υποστηρίζει την άμεση πρόσβαση στο Windows Certificate Store και αναγνωρίζει κατευθείαν τη συνδεδεμένη κάρτα/token και το πιστοποιητικό Class A.
Πληκτρολογούμε την ιστοσελίδα https://registrar.auth.gr και ο πλοηγός αναγνωρίζει ότι η ιστοσελίδα αυτή απαιτεί την πρόσβαση με χρήση πιστοποιητικού Class A και πρέπει να επιλέξουμε το ενεργό πιστοποιητικό της ακαδημαϊκής μας ταυτότητας ή του token.
Στη συνέχεια θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το pin της ακαδημαϊκής μας ταυτότητας ή του Token.
Έπειτα μεταφερόμαστε αυτόματα στη σελίδα εισόδου του Single Sign-On του ΑΠΘ όπου πληκτρολογούμε το όνομα χρήστη και τον κωδικό του ιδρυματικού μας λογαριασμού.
Φτάνουμε έτσι στην αρχική σελίδα του νέου γραμματειακού περιβάλλοντος, όπου επάνω δεξιά βλέπουμε το όνομα χρήστη του ιδρυματικού λογαριασμού μας και επάνω αριστερά ένα από τα Τμήματα στα οποία έχουμε πρόσβαση.
Αν χρησιμοποιήσουμε τον πλοηγό Mozilla Firefox για την είσοδο στην εφαρμογή registrar.auth.gr, θα πρέπει να ακολουθήσουμε μία σειρά από βήματα, ώστε να αναγνωρίζει το πιστοποιητικό της ακαδημαϊκής μας ταυτότητας ή του token.
Ανοίγουμε το Moziilla Firefox και από τις τρεις παύλες δεξιά επιλέγουμε Options.
Έπειτα επιλέγουμε Privacy & Security και κάτω δεξιά την ένδειξη Security Devices
Στο παράθυρο που ανοίγει επιλέγουμε Load και στην ένδειξη Module filename πατάμε Browse
Μεταβαίνουμε στη διαδρομή C:\Windows\System32, επιλέγουμε το eTPKCS11.dll και πατάμε Open
Πατάμε ΟΚ στο παράθυρο και ανακατευθυνόμαστε σε ένα άλλο παράθυρο όπου επιλέγουμε το AKS ifdh 0
Στον πίνακα που εμφανίζεται και συγκεκριμένα στο status αναγράφεται πως δεν είμαστε συνδεδεμένοι(not logged in) οπότε επιλέγουμε Log In, βάζουμε το pin του token μας και πατάμε OK.
Μετά από την παραπάνω διαδικασία κάθε φορά που θα ανοίγουμε την εφαρμογη registrar.auth.gr μέσω mozilla firefox, θα αναγνωρίζει κανονικά το πιστοποιητικό μας.
Εργασίες Έναρξης Ακαδημαϊκής Περιόδου #
Από την αρχική σελίδα του Πίνακα Ελέγχου επιλέγουμε Επεξεργασία Τμήματος.
Κατόπιν επιλέγουμε Άλλες ιδιότητες όπου θέτουμε το τρέχον ακαδημαϊκό έτος και την τρέχουσα ακαδημαϊκή περίοδο και πατάμε Υποβολή.
Πρωτόκολλο
Από το μενού αριστερά επιλέγουμε Περισσότερα, κατόπιν Ρυθμίσεις και στο πλαίσιο αναζήτησης που εμφανίζεται πληκτρολογούμε Σειρές εγγράφων. Ρυθμίζουμε το πρωτόκολλο σύμφωνα με τις οδηγίες στην ενότητα “Εξυπηρέτηση Αιτήσεων”, φροντίζοντας να κάνουμε την προηγούμενη Σειρά εγγράφων μη Ενεργή και μη Προκαθορισμένη και την τρέχουσα Ενεργή και Προκαθορισμένη.
Από την κατηγορία Φοιτητές επιλέγουμε όλους τους Ενεργούς και έπειτα από τις Ενέργειες και Επιλογή όλων. Αφού λοιπόν τους έχουμε επιλέξει όλους επιλέγουμε πάλι από τις Ενέργειες τον Υπολογισμό εξαμήνου.
Απο το μενού αριστερά επιλέγουμε Διδασκαλία, εν συνεχεία Τάξεις και κατόπιν Όλες. Στα φίλτρα αναζήτησης θέτουμε το προηγούμενο Ακαδημαϊκό έτος, την Περίοδο που θέλουμε, και κατόπιν αναζήτηση. Από τις εμφανιζόμενες τάξεις επιλέγουμε είτε όλες είτε αυτές που επιθυμούμε και πατάμε Αντιγραφή για την αυτόματη δημιουργία τάξεων.
Για να δημιουργήσουμε τις εξετάσεις των τάξεων που μόλις δημιουργήσαμε, από το μενού αριστερά επιλέγουμε Διδασκαλία, εν συνεχεία Τάξεις και κατόπιν Τρέχουσες. Επιλέγουμε είτε όλες τις τάξεις, είτε αυτές που επιθυμούμε και πατάμε Δημιουργία εξετάσεων.
Επιλέγοντας μία τάξη, μπορούμε να δούμε τους φοιτητές που έχουν δηλώσει το μάθημα. Επιλέγοντας έναν ή περισσότερους φοιτητές της τάξης, μπορούμε να δηλώσουμε τμήμα στους φοιτητές που επιλέξαμε, εφόσον η τάξη έχει τμήματα.
Δημιουργία εξετάσεων Σεπτεμβρίου
Για να δημιουργήσουμε εξετάσεις για το Σεπτέμβριο, επιλέγουμε από το μενού αριστερά Διδασκαλία-> Τάξεις. Επιλέγουμε το μενού Όλες και στα κριτήρια αναζήτησης βάζουμε το Ακαδημαϊκό Έτος και την Περίοδο που μας ενδιαφέρει(π.χ. Χειμερινό). Κάνουμε επιλογή των τάξεων που επιθυμούμε και από τις Ενέργειες->Δημιουργία Εξετάσεων. Με τον ίδιο τρόπο επιλέγουμε και τις τάξεις του Εαρινού εξαμήνου και δημιουργούμε αντίστοιχα εξετάσεις για το Σεπτέμβριο.
Φοιτητές #
Πριν από την διαχείριση των αιτήσεων εγγραφής ελέγχουμε τον τελευταίο Αριθμό Ειδικού Μητρώου (ΑΕΜ) που υπάρχει καταχωρημένος στο σύστημα. Από την Επεξεργασίας Τμήματος και συγκεκριμένα στις Άλλες ιδιότητες στο πεδίο Τελευταίος αριθμός ΑΕΜ βάζουμε τον τελευταίο ΑΕΜ που έχει αποδοθεί σε φοιτητή για να αποδώσει αυτόματα το σύστημα τον αμέσως επόμενο διαθέσιμο. Όσο αφορά τον Αριθμό Γενικού Μητρώου (ΑΓΜ) καταργείται, οπότε δεν χρειάζεται κάποια επιπλέον ενέργεια από πλευράς σας.
Για να δούμε τις αιτήσεις εγγραφής πηγαίνουμε από το μενού αριστερά Προεγγραφές και συγκεκριμένα Αιτήσεις. Στα φίλτρα αναζήτησής θέτουμε στην κατάσταση της αίτησης Σε εκκρεμότητα και κατόπιν Αναζήτηση.
Επιλέγουμε το ματάκι για να προβάλλουμε την αίτηση και να ελέγξουμε τα δικαιολογητικά που υπέβαλε ο φοιτητής με την ηλεκτρονική Υποβολή της αίτησης του.
Σε όλα τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά (pdf αρχείο) υπάρχει η Προεπισκόπηση, την οποία είτε μπορούμε να πατήσουμε απευθείας, είτε από το βελάκι να κάνουμε λήψη του εγγράφου, για να προβάλλουμε το έγγραφο και να το ελέγξουμε ως προς την ορθότητα και την εγκυρότητα του. Στην περίπτωση που το επισυναπτόμενο αρχείο είναι .png επιλέγουμε Λήψη, το κατεβάζουμε και το προβάλουμε, εξάλλου είναι και η μόνη διαθέσιμη επιλογή στην εν λόγω μορφής αρχεία.
Eάν κάποιο από τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά είναι λάθος πηγαίνουμε στο κάτω μέρος της αίτησης και επιλέγουμε Σύνταξη νέου μηνύματος.
Συντάσσουμε ένα μήνυμα όπου στο Θέμα μπορούμε να βάλουμε τον τίτλο του επισυναπτόμενου δικαιολογητικού που ζητάμε διόρθωση, στο κείμενο επισημαίνουμε τι πρέπει να προσέξει ο υποψήφιος φοιτητής και κατόπιν πατάμε αποστολή.
Εν συνεχεία θέτουμε τη κατάσταση της αίτησης του υποψήφιου φοιτητή σε Προσωρινά αποθηκευμένη για να μπορέσει ο υποψήφιος φοιτητής να την επεξεργαστεί εκ νέου.
Στο αναδυόμενο μήνυμα επιλέγουμε ΝΑΙ.
Η κατάσταση της αίτησης του φοιτητή είναι Προσωρινά αποθηκευμένη και ο υποψήφιος φοιτητής μπορεί να την επεξεργαστεί εκ νέου. Επίσης λαμβάνει ηλεκτρονικό μήνυμα στο δηλωθέν κατά την αίτηση του e-mail προκειμένου να προβεί στις απαιτούμενες διορθώσεις.
Ο υποψήφιος φοιτητής μέσα από το περιβάλλον εγγραφής του μπορεί επίσης να στείλει μήνυμα με διευκρινιστική ερώτηση το οποίο μπορούμε να δούμε στην αίτηση του στα Μηνύματα.
Μπορούμε να επιλέξουμε το καμπανάκι με τις ειδοποιήσεις και να δούμε το μήνυμα που μας έστειλε ο υποψήφιος φοιτητής.
Μετά τον έλεγχο των δικαιολογητικών και εφόσον είναι τα απαιτούμενα επιλέγουμε Αποδοχή.
Στο αναδυόμενο μήνυμα επιλέγουμε ΝΑΙ.
ΠΡΟΣΟΧΗ !!! Με την αποδοχή της αίτησης ο υποψήφιος φοιτητής έχει γίνει Ενεργός φοιτητής, αποστέλλεται sms για τη Δημιουργία Ιδρυματικού λογαριασμού και δεν μπορεί να γίνει καμία αλλαγή στην κατάσταση της αίτησης του.
Εγγραφή φοιτητών από προηγούμενα ακαδημαϊκά έτη
Για να εισάγουμε ως ενεργό έναν φοιτητή που υπάρχει στις προεγγραφές σε προηγούμενο
ακαδημαϊκό έτος εγγραφής , ακολουθούμε τα εξής βήματα:
Βρίσκουμε τον φοιτητή από την καρτέλα Προεγγραφές-> Υποψήφιοι φοιτητές και επιλέγουμε την καρτέλα Όλοι.
Επιλέγουμε το μολυβάκι δίπλα από τον κωδικό υποψηφίου του φοιτητή για να επεξεργαστούμε την αίτησή του και αλλάζουμε το ακαδημαϊκό έτος στο τρέχον. Έπειτα πατάμε Υποβολή.
Πλέον ο φοιτητής έχει μεταφερθεί στο τρέχον ακαδημαϊκό έτος. Τον βρίσκουμε και από τις Ενέργειες επιλέγουμε Εισαγωγή ως ενεργός φοιτητής.
Αν ο φοιτητής είχε καταχωρημένο το κινητό του τηλέφωνο στην αίτησή του, με την εισαγωγή ως Ενεργός, θα προχωρήσει και η αποστολή του SMS για τη δημιουργία του ιδρυματικού λογαριασμού. Αν δεν είχε καταχωρημένο το κινητό του τηλέφωνο, μεταβαίνουμε από την επιλογή Φοιτητές στο Προφίλ του, εισάγουμε στα στοιχεία επικοινωνίας το κινητό του
τηλέφωνο και έπειτα κάνουμε Δημιουργία χρήστη. Με αυτά τα βήματα θα
δρομολογηθεί η αποστολή του SMS.
Για να εισάγουμε νέο φοιτητή σε Τμήμα, καλό είναι να μεταβούμε την πρώτη φορά στην Επεξεργασία του Τμήματός μας, στην καρτέλα Άλλες ιδιότητες και να ελέγξουμε τον τελευταίο ΑΕΜ που δόθηκε σε φοιτητή μας. Μετά την καταχώρηση του φοιτητή μας,ο ΑΕΜ που θα αποδοθεί θα είναι ο επόμενος αριθμός.
Στη συνέχεια, μεταβαίνουμε από το Μενού αριστερά στην ένδειξη Φοιτητές και επιλέγουμε τη Δημιουργία.
Εισάγουμε τα απαραίτητα στοιχεία και πατάμε Υποβολή. Προσέχουμε να έχουμε συμπληρώσει όλα τα υποχρεωτικά πεδία για να ενεργοποιηθεί η Υποβολή.
Μετά την υποβολή λαμβάνουμε μήνυμα ότι η διαδικασία Ολοκληρώθηκε επιτυχώς.
Πριν προχωρήσουμε στη δημιουργία του λογαριασμού του φοιτητή, επιλέγουμε Επεξεργασία και έπειτα μεταβαίνουμε στην καρτέλα Στοιχεία επικοινωνίας για να καταχωρήσουμε το κινητό του φοιτητή και να μπορέσει να λάβει το SMS δημιουργίας του ιδρυματικού του λογαριασμού. Το κινητό το εισάγουμε βάζοντας το πρόθεμα +30 για τους ελληνικούς αριθμούς και το αντίστοιχο πρόθεμα για κινητά τηλέφωνα άλλων χωρών. Τέλος πατάμε Υποβολή.
Αφού δημιουργήσαμε το Φοιτητή, μεταβαίνουμε στην αρχική οθόνη που περιλαμβάνει το Σύνολο των φοιτητών. Επιλέγουμε το φοιτητή που μόλις καταχωρήσαμε και από τις Ενέργειες επιλέγουμε Δημιουργία Χρήστη. Στη συνέχεια ανοίγει ένα παράθυρο και πατάμε Έναρξη. Με αυτό τον τρόπο δημιουργείται ένας προσωρινός χρήστης για το φοιτητή μας και αποστέλλεται το SMS για τη δημιουργία του ιδρυματικού του λογαριασμού.
Με την πρώτη σύνδεση του φοιτητή στην υπηρεσία students.auth.gr ο λογαριασμός του θα ενημερωθεί και θα εμφανίζεται το σωστό όνομα χρήστη του φοιτητή στην καρτέλα του.
Συμπλήρωση στοιχείων στα λατινικά
Μετά τη δημιουργία του φοιτητή μπορούμε και πάλι από την αρχική σελίδα των φοιτητών να επιλέξουμε τον φοιτητή που επιθυμούμε και από τις Ενέργειες να επιλέξουμε Συμπλήρωση στοιχείων στα λατινικά, ώστε να συμπληρωθούν αυτόματα στα λατινικά τα προσωπικά του στοιχεία.
Πατάμε Έναρξη στο εμφανιζόμενο παράθυρο και ολοκληρώνεται η διαδικασία.
Συμπλήρωση ονομάτων πατρός/μητρός στη γενική
Επίσης μπορούμε μετά τη δημιουργία του και πάλι από τις Ενέργειες στην αρχική σελίδα των φοιτητών, να επιλέξουμε Συμπλήρωση ονομάτων πατρός/μητρός στη γενική, ώστε αυτόματα να συμπληρωθούν και στη γενική πτώση τα στοιχεία του φοιτητή.
Πατάμε Έναρξη στο εμφανιζόμενο παράθυρο και ολοκληρώνεται η διαδικασία.
Για την εξυπηρέτηση μίας αίτησης Αναστολής φοιτητή, θα πρέπει να λάβουμε στη Γραμματεία είτε Αίτηση από τον ίδιο το φοιτητή μέσα από το περιβάλλον students.auth.gr είτε να κάνουμε εκ μέρους του φοιτητή Αίτηση Αναστολής.
Συμπληρώνουμε αν θέλουμε έναν τίτλο για την αίτηση και οπωσδήποτε τις περιόδους αναστολής που επιθυμεί ο Φοιτητής και πατάμε Υποβολή.
Τη συγκεκριμένη αίτηση όπως αντίστοιχα και άλλες Αιτήσεις Αναστολής, μπορούμε να τις βρούμε είτε από το Προφίλ του κάθε φοιτητή, πηγαίνοντας στην καρτέλα Αιτήσεις, είτε από την αρχική οθόνη της εφαρμογής, επιλέγουμε αριστερά στο μενού->Αιτήσεις->Όλες τμήματος και από τα κριτήρια αναζήτησης εμφανίζουμε τις Αιτήσεις Αναστολής.
Ανοίγουμε την αίτηση αναστολής που επιθυμούμε επιλέγοντας τις τρεις τελείες-> Προβολή. Έπειτα επιλέγουμε Διεκπεραίωση ώστε να προχωρήσουμε με τη διεκπεραίωση της αίτησης.
Στη συνέχεια επιλέγουμε Έγκριση ώστε να εγκριθεί το αίτημα του φοιτητή.
Με την έγκριση της αίτησης ανοίγει ένα παράθυρο για να συμπληρώσουμε τα απαραίτητα Στοιχεία Αναστολής του φοιτητή. Ορίζουμε πότε θα λήξει η αναστολή του και τέλος επιλέγουμε στην Κατάσταση-> Εγκρίθηκε, ώστε να εγκριθεί οριστικά η αίτηση και να αλλάξει η κατάσταση του Φοιτητή.
Με την Υποβολή των Στοιχείων Αναστολής, εγκρίνεται το αίτημα και η κατάσταση του φοιτητή αλλάζει σε Αναστολή σπουδών. Σε αυτό το σημείο αν επιθυμούμε μπορούμε να στείλουμε από το ίδιο παράθυρο και κάποιο μήνυμα στο φοιτητή μας για να τον ενημερώσουμε για την πορεία της αίτησής του.
Επαναφορά φοιτητή σε Ενεργή κατάσταση από Αναστολή σπουδών
Για να επαναφέρουμε έναν φοιτητή σε Ενεργή κατάσταση έπειτα από Αναστολή σπουδών, μεταβαίνουμε στην καρτέλα του φοιτητή που μας ενδιαφέρει και από την καρτέλα Επισκόπηση βρίσκουμε το πλαίσιο Αναστολή σπουδών και επιλέγουμε Επεξεργασία.
Στο παράθυρο που ανοίγει, τσεκάρουμε την επιλογή Επανεντάχθηκε και αυτόματα εμφανίζεται ένα πλαίσιο με τα Στοιχεία της επανένταξης. Συμπληρώνουμε την Ημερομηνία επανένταξης, το Έτος επανένταξης, την περίοδο Επανένταξης καθώς και το Εξάμηνο επανένταξης. Αν επιθυμούμε συμπληρώνουμε και τον Τύπο επανένταξης και τέλος πατάμε Υποβολή.
Με την Υποβολή, ο φοιτητής αυτόματα μεταβαίνει στην κατάσταση Ενεργός και στο εξάμηνο και ακαδημαϊκό έτος που δηλώσαμε στα Στοιχεία επανένταξης.
Σε περίπτωση που έχουμε κάνει επανένταξη του φοιτητή, αλλά σε λάθος εξάμηνο μπορούμε να επεξεργαστούμε το εξάμηνο επανένταξης. Επιλέγουμε την Επεξεργασία στα στοιχεία της πιο πρόσφατης αναστολής και διορθώνουμε το εξάμηνο επανένταξης.
Σε περίπτωση που θέλουμε να διαγράψουμε μια αναστολή φοίτησης – επειδή οι λόγοι για τη δημιουργία της δεν συντρέχουν πλέον – μπορούμε από την Επισκόπηση στην καρτέλα του φοιτητή να μεταβούμε στο σημείο που εμφανίζονται οι αναστολές και στην πιο πρόσφατη αναστολή, εκτός από την επεξεργασία, προσφέρεται πλέον και η επιλογή της διαγραφής.
Για την εξυπηρέτηση μίας αίτησης Διαγραφής φοιτητή, θα πρέπει να λάβουμε στη Γραμματεία είτε Αίτηση από τον ίδιο το φοιτητή μέσα από το περιβάλλον students.auth.gr είτε να κάνουμε εκ μέρους του φοιτητή Αίτηση Διαγραφής.
Συμπληρώνουμε αν θέλουμε έναν τίτλο για την αίτηση και το Τμήμα προορισμού εφόσον ο λόγος διαγραφής είναι η μετεγγραφή του σε άλλο Ίδρυμα. Το Έτος και η Περίοδος διαγραφής είναι προ συμπληρωμένα και αφορούν την περίοδο που υποβλήθηκε η αίτηση. Καταχωρούμε κάποιο Σχόλιο εφόσον το επιθυμούμε και πατάμε Υποβολή.
Τη συγκεκριμένη αίτηση όπως αντίστοιχα και άλλες Αιτήσεις Διαγραφής, μπορούμε να τις βρούμε είτε από το Προφίλ του κάθε φοιτητή, πηγαίνοντας στην καρτέλα Αιτήσεις, είτε από την αρχική οθόνη της εφαρμογής, επιλέγουμε αριστερά στο μενού->Αιτήσεις->Όλες τμήματος και από τα κριτήρια αναζήτησης εμφανίζουμε τις Αιτήσεις Διαγραφής.
Ανοίγουμε την αίτηση διαγραφής που επιθυμούμε επιλέγοντας τις τρεις τελείες-> Προβολή. Έπειτα επιλέγουμε Διεκπεραίωση ώστε να προχωρήσουμε με τη διεκπεραίωση της αίτησης.
Στη συνέχεια επιλέγουμε Έγκριση ώστε να εγκριθεί το αίτημα του φοιτητή.
Με την έγκριση της αίτησης ανοίγει ένα παράθυρο για να συμπληρώσουμε τα απαραίτητα Στοιχεία Διαγραφής του φοιτητή. Ορίζουμε την Ημερομηνία διαγραφής, το Έτος διαγραφής, την Περίοδο διαγραφής, τον Λόγο διαγραφής και κατόπιν επιλέγουμε Υποβολή, ώστε να εγκριθεί οριστικά η αίτηση και να αλλάξει η κατάσταση του Φοιτητή.
Με την Υποβολή των Στοιχείων Διαγραφής, εγκρίνεται το αίτημα και η κατάσταση του φοιτητή αλλάζει σε Διαγράφηκε. Σε αυτό το σημείο αν επιθυμούμε μπορούμε να στείλουμε από το ίδιο παράθυρο και κάποιο μήνυμα στο φοιτητή μας για να τον ενημερώσουμε για την πορεία της αίτησής του.
Μπορούμε πλέον να εκδώσουμε το Πιστοποιητικό διαγραφής του φοιτητή. Επειδή ο λόγος διαγραφής εκτυπώνεται στα Πιστοποιητικά χρησιμοποιούμε έναν από τους παρακάτω εγκεκριμένους λόγους :
- 01. σύμφωνα με πίνακες του Υπουργείου
- 02. με αίτησή του
- 03. με αίτησή της
- 04. με ολοκλήρωση προγράμματος
- 05. για μετεγγραφή
- 06. με απόφαση της Συνέλευσης/ΕΔΕ
Επαναφορά φοιτητή σε Ενεργή κατάσταση από Διαγραμμένη
Για να επαναφέρουμε έναν διαγραμμένο φοιτητή σε Ενεργή κατάσταση , επιλέγουμε από το μενού αριστερά Φοιτητές και την κατηγορία Όλοι. Πληκτρολογούμε το επώνυμο του φοιτητή και enter για να μας τον εμφανίσει. Τον επιλέγουμε και από τις Ενέργειες πατάμε Επαναφορά σε ενεργή κατάσταση.
Στο αναδυόμενο παράθυρο επιλέγουμε Έναρξη.
Ο φοιτητής πλέον έχει μεταβεί σε Ενεργή κατάσταση.
Από την αρχική σελίδα του Πίνακα Ελέγχου, επιλέγουμε από το μενού αριστερά τους Φοιτητές. Στην καρτέλα των Ενεργών ή Όλων των φοιτητών, μπορούμε να επιλέξουμε κάποιους ή όλους τους φοιτητές και από τις Ενέργειες να προβούμε σε διάφορες μαζικές ενέργειες.
- Υπολογισμός Εξαμήνου
Επιλέγοντας έναρξη γίνεται η ενημέρωση του εξαμήνου των επιλεγμένων φοιτητών.
- Αλλαγή Προγράμματος
Επιλέγοντας έναν ή περισσότερους φοιτητές που ακολουθούν το ίδιο πρόγραμμα σπουδών, μπορούμε να τους μεταφέρουμε σε νέο.
- Αλλαγή Κατεύθυνσης
Μπορούμε να αλλάξουμε κατεύθυνση σε έναν ή περισσότερους φοιτητές.
- Προσθήκη Ομάδας
Μπορούμε να προσθέσουμε έναν ή περισσότερους φοιτητές σε συγκεκριμένη ομάδα.
- Νέα αίτηση Εγγράφου
Για συγκεκριμένο έγγραφο μπορούμε να επιλέξουμε Νέα αίτηση εγγράφου και να κάνουμε μαζικές αιτήσεις.
- Έλεγχος προϋποθέσεων υποτροφίας
Για συγκεκριμένη υποτροφία μπορούμε να επιλέξουμε κάποιους φοιτητές και να ελέγξουμε αν πληρούν τις προϋποθέσεις λήψης της.
- Έλεγχος προϋποθέσεων πτυχίου
Μπορούμε να δούμε ποιοι από τους ενεργούς φοιτητές του τμήματός μας πληρούν τις προϋποθέσεις λήψης πτυχίου.
- Ορισμός ακαδημαϊκού συμβούλου
Μπορούμε να ορίσουμε συγκεκριμένο ακαδημαϊκό σύμβουλο σε φοιτητές, επιλέγοντας το ακαδημαϊκό έτος και την περίοδο έναρξης της ανάθεσης.
- Σύνδεση με ιστορικό Τμήματος
Μπορούμε να συνδέσουμε συγκεκριμένους φοιτητές με συγκεκριμένο ιστορικό που έχουμε δημιουργήσει για το τμήμα.
- Επαναφορά σε ενεργή κατάσταση
Πτυχιούχοι, ανακηρυγμένοι, διεγραμμένοι και φοιτητές σε αναστολή μπορούν να επανέλθουν σε ενεργή κατάσταση.
- Συμπλήρωση στοιχείων στα λατινικά (ΕΛΟΤ-743)
Τα προσωπικά στοιχεία των φοιτητών, συμπληρώνονται αυτόματα στα λατινικά σύμφωναμε το πρότυπο του ΕΛΟΤ.
- Συμπλήρωση ονομάτων πατρός/μητρός στη γενική
Το πατρώνυμο και το μητρώνυμο των φοιτητών συμπληρώνεται αυτόματα στη γενική για την έκδοση κυρίως των μεμβρανών.
- Δημιουργία χρήστη
Μετά τη δημιουργία νέου φοιτητή, πρέπει να επιλέγουμε δημιουργία χρήστη για να μπορέσει να αποκτήσει και ιδρυματικό λογαριασμό.
- Διαγραφή σύνδεσης με χρήστη
Σε περίπτωση λανθασμένης καταχώρησης φοιτητή μπορούμε να επιλέξουμε διαγραφή σύνδεσης με χρήστη και διαγράφεται ο χρήστης που είχαμε δημιουργήσει.
- Διαγραφή φοιτητών
Εφόσον έχει γίνει λανθασμένη καταχώρηση φοιτητή και με την προϋπόθεση να μην έχει καταχωρημένη δήλωση μαθημάτων ή και βαθμούς, μπορούμε να προχωρήσουμε σε διαγραφή του.
Αιτήσεις #
Πρώτο βήμα για την εξυπηρέτηση των αιτήσεων των φοιτητών του Τμήματός μας, είναι να ρυθμίσουμε το πρωτόκολλο των αιτήσεων να ξεκινάει/συνεχίζει από τον αριθμό που επιθυμούμε. Μεταβαίνουμε από το Μενού αριστερά στην ένδειξη Περισσότερα και έπειτα Ρυθμίσεις. Στην αναζήτηση γράφουμε Σειρές εγγράφων και επιλέγουμε Εμφάνιση.
Επιλέγουμε Προσθήκη Στοιχείου για να ορίσουμε το όνομα, τον τρέχοντα αριθμό πρωτοκόλλου και τη μορφοποίησή του.
Στο Εμφανιζόμενο παράθυρο, εισάγουμε το ένα Όνομα για το Πρωτόκολλο, τον Τελευταίο Αριθμό πρωτοκόλλου, επιλέγουμε την ένδειξη Ενεργή, εισάγουμε την επιθυμητή Μορφοποίηση αριθμού εγγράφου(πχ.{DD}/{MM}/{YYYY}/{0000}) και τέλος πατάμε Υποβολή.
Οι αιτήσεις που μπορεί να υποβάλει ένας φοιτητής είναι οι εξής:
- Αιτήσεις εγγράφων για ένα συγκεκριμένο πιστοποιητικό που επιθυμεί ο φοιτητής
- Αίτηση Διαγραφής
- Αίτηση Αναστολής
- Αίτηση Ορκωμοσίας
- Άλλη αίτηση για κάποιο πιστοποιητικό στο οποίο ίσως επιθυμεί να προστεθεί κάποιο επιπλέον σχόλιο
Για την εξυπηρέτηση των αιτήσεων των φοιτητών του Τμήματός μας, μεταβαίνουμε είτε από την αρχική σελίδα της εφαρμογής είτε από το μενού αριστερά στις Αιτήσεις και από τις Εκκρεμείς αιτήσεις επιλέγουμε την ένδειξη Περισσότερα.
Βρίσκουμε την αίτηση του φοιτητή που θα εξυπηρετήσουμε, η κατάσταση της οποίας φαίνεται Σε εκκρεμότητα και πατάμε Προβολή. Αφού ανοίξει επιλέγουμε διεκπεραίωση αίτησης.
Στη συνέχεια πατάμε Έγκριση και η κατάσταση της αίτησης αλλάζει σε Εγκρίθηκε και βλέπουμε και το παραγόμενο Πιστοποιητικό στο Συνδεόμενο αρχείο. Επιλέγοντας το αρχείο μπορούμε να ελέγξουμε την ακρίβεια των στοιχείων. Σε περίπτωση που εντοπιστεί έγγραφο με προβληματικό περιεχόμενο, το πιστοποιητικό (όχι το αίτημα) μπορεί να ακυρωθεί και αφού γίνουν οι απαραίτητες διορθώσεις στο σύστημα Γραμματείας, να ξαναπαραχθεί και μάλιστα με τον ίδιο αριθμό πρωτοκόλλου που αρχικά δόθηκε, επιλέγοντας Επανέκδοση.
Σε περίπτωση που έχουμε περισσότερες από μία αιτήσεις σε Εκκρεμότητα, μπορούμε να τις διεκπεραιώσουμε μαζικά. Επιλέγουμε Αιτήσεις-> Αιτήσεις Εγγράφων, βρίσκουμε τις αιτήσεις που βρίσκονται σε εκκρεμότητα κάνοντας χρήση των φίλτρων αναζήτησης και τις επιλέγουμε. Στη συνέχεια από την Έγκριση πατάμε Έναρξη, αφήνουμε την μπάρα κύλισης να ολοκληρώσει τη διεκπεραίωση των αιτήσεων. Στη συνέχεια τις επιλέγουμε και πάλι όλες και τις Εγκρίνουμε. Πλέον οι αιτήσεις μας αφού ολοκληρωθεί η μπάρα κύλισης θα είναι σε κατάσταση Εγκρίθηκε.
Για την ψηφιακή υπογραφή ενός εγγράφου, επιλέγουμε την Αίτηση η οποία θα πρέπει να είναι Εγκεκριμένη και από την Έγκριση την Ψηφιακή Υπογραφή. Στο παράθυρο που ανοίγει βάζουμε το pin του token ή της κάρτας μας και επιλέγουμε να μείνουμε συνδεδεμένοι κατά της διάρκεια της συνεδρίας(δεν επιλέγουμε τη Δημοσίευση του πιστοποιητικού). Στην επιλογή πιστοποιητικών θα πρέπει να εμφανίζεται το Πιστοποιητικό που έχει το token ή η κάρτα μας και πατάμε Έναρξη.
Τέλος επιλέγουμε Δημοσίευση αν επιθυμούμε να το παραλάβει ο φοιτητής μέσα από το students.auth.gr(ειδοποιείται και μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος/email).
Με τον ίδιο τρόπο μπορούμε να επιλέξουμε περισσότερες από μία Εγκεκριμένες αιτήσεις που δεν φέρουν ψηφιακή υπογραφή και να τις υπογράψουμε μαζικά.
Δηλώσεις #
Μαζικές ενέργειες σε δηλώσεις (άνοιγμα/κλείσιμο)
Από την επιλογή αριστερά Δηλώσεις, μπορούμε να έχουμε πλήρη εικόνα των δηλώσεων των φοιτητών του τμήματός μας, στο τρέχον ακαδημαϊκό έτος αλλά και παλαιότερων ακαδημαϊκών ετών και περιόδων.
Από το πλαίσιο αναζήτησης, αν επιλέξουμε Περισσότερα έχουμε τη δυνατότητα εφαρμογής πλήθους φίλτρων που μας δίνουν τη δυνατότητα μαζικών ενεργειών στις δηλώσεις των φοιτητών. Μπορούμε να επιλέξουμε για παράδειγμα όλες τις δηλώσεις συγκεκριμένου έτους και εξαμήνου και να τις ανοίξουμε/κλείσουμε μαζικά.
Δήλωση μαθημάτων
Επιλέγοντας τη δήλωση ενός συγκεκριμένου φοιτητή από τις τρεις τελείες, μπορούμε να δούμε τη δήλωσή του και εφόσον είναι ανοιχτή έχουμε τη δυνατότητα επεξεργασίας της, διαγράφοντας ενδεχομένως κάποιο μάθημα (διαγραφή μαθημάτων) και προσθέτοντας (προσθήκη μαθημάτων) αν θέλουμε και κάποια άλλα.
Δημιουργία κενής δήλωσης για φοιτητή
Επιλέγοντας ένα συγκεκριμένο φοιτητή και πατώντας Προβολή από τις τρεις τελείες, μπορούμε στην καρτέλα Επισκόπηση να δημιουργήσουμε μια νέα κενή δήλωσή του, την οποία μπορούμε στη συνέχεια να την επεξεργαστούμε.
Επιπλέον μπορούμε να δημιουργήσουμε κενή δήλωση σε περισσότερους φοιτητές. Μεταβαίνουμε από το μενού αριστερά στην ένδειξη Δηλώσεις και επιλέγουμε την καρτέλα Φοιτητές χωρίς δήλωση. Επιλέγουμε τους φοιτητές που επιθυμούμε και πατάμε Δημιουργία δήλωσης.
Δημιουργία δήλωσης σε φοιτητή σε προηγούμενο εξάμηνο
Επιλέγοντας ένα συγκεκριμένο φοιτητή και πατώντας Προβολή από τις τρεις τελείες, μπορούμε στην καρτέλα Δηλώσεις να δημιουργήσουμε μια νέα κενή δήλωσή του, την οποία μπορούμε στη συνέχεια να την επεξεργαστούμε.
Αλλαγή κατεύθυνσης φοιτητή/Προσθήκη ομάδας
Από την προβολή όλων των Φοιτητών, μπορούμε να επιλέξουμε έναν ή και περισσότερους φοιτητές, εφαρμόζοντας και συγκεκριμένα φίλτρα αναζήτησης και να αλλάξουμε την κατεύθυνση που έχει/έχουν επιλέξει ή να τους προσθέσουμε σε συγκεκριμένη ομάδα μαθημάτων.
Επιλέγουμε την κατεύθυνση που επιθυμούμε και πατάμε έναρξη.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Η αίτηση συμμετοχής στις εξετάσεις υποβάλλεται άπαξ και δεν είναι επεξεργάσιμη.
Από την αρχική σελίδα του περιβάλλοντος ηλεκτρονικής γραμματείας επιλέγουμε τις τρεις τελείες δίπλα στο τρέχον ακαδημαϊκό έτος και στη συνέχεια Επεξεργασία Τμήματος.
Στη σελίδα που εμφανίζεται επιλέγουμε Άλλες ιδιότητες.
Εμφανίζεται η φόρμα επεξεργασίας και εισαγωγής των ρυθμίσεων για τις αιτήσεις συμμετοχής στις εξετάσεις. Ορίζουμε τα παρακάτω πεδία:
- Ακαδημαϊκό έτος εξεταστικής περιόδου
- Εξεταστική περίοδο
- Έναρξη περιόδου αιτήσεων
- Λήξη περιόδου αιτήσεων
Τέλος πατάμε Υποβολή.
Η συνολική πληροφορία είναι πλέον διαθέσιμη και στην αρχική σελίδα του registrar και μπορούμε να δούμε τους Ενεργούς φοιτητές του Τμήματος μας και πόσοι εξ αυτών αποδέχτηκαν ή όχι να συμμετάσχουν στις Εξετάσεις.
Επιπρόσθετα από την επιλογή Περισσότερα της αρχικής σελίδας, ανακατευθυνόμαστε στην Αίτηση Συμμετοχής σε εξετάσεις όπου μπορούμε να βάλουμε διάφορα φίλτρα αναζήτησης και σε μορφή λίστας να μας επιστρέψει τα επιθυμητά αποτελέσματα. Επίσης από τις τρεις τελείες κάθε αίτησης, μπορούμε να δούμε για κάθε φοιτητή τα μαθήματα στα οποία συναινεί να εξεταστεί.
Οι φοιτητές μπορούν να υποβάλουν την Αίτηση Συμμετοχής στις εξετάσεις μέσω του περιβάλλοντος students.auth.gr επιλέγοντας Εξυπηρέτηση και Συμμετοχή στην Επόμενη εξεταστική περίοδο. Μόλις ολοκληρώσουν την αίτησή τους, ενημερώνονται με αναλυτικό μήνυμα.
Oι διδάσκοντες λαμβάνουν την πληροφορία μέσα από το περιβάλλον faculty.auth.gr και έχουν τη δυνατότητα λήψης της λίστας των εγγεγραμμένων στο μάθημά τους με το αρχείο να περιλαμβάνει τις εξής πληροφορίες: Κωδικός Φοιτητή, ΑΕΜ, Επώνυμο, Όνομα, Πατρώνυμο, Email, Αποδοχή και Συμμετοχή.
Διδάσκοντες #
Η καταχώρηση διδασκόντων στο σύστημα γραμματειών πρέπει να ακολουθεί της καταχώρησης των διδασκόντων στην Πανεπιστημιακή Υπηρεσία Καταλόγου (ΠΥΚΑ) προκειμένου να αντλούνται από αυτήν τα πλήρη στοιχεία τους αλλά και να μπορούν να αποκτήσουν ιδρυματικό λογαριασμό με πρόσβαση στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες γραμματείας. Η καταχώρηση στην ΠΥΚΑ γίνεται από το αρμόδιο τμήμα της Διεύθυνσης προσωπικού για κάθε κατηγορία διδάσκοντα και φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.
Από την καταχώρηση στην ΠΥΚΑ εξαιρούνται τα μέλη τριμελών εξεταστικών επιτροπών τα οποία μπορούν να καταχωρούνται απευθείας στο registrar με την προϋπόθεση να έχουμε διαθέσιμο το ΑΜΚΑ τους αν πρόκειται για Έλληνες πολίτες ή τον αριθμό διαβατηρίου ή εθνικής ασφάλισης αν πρόκειται για μέλη από το εξωτερικό. Ειδικά στην καταχώρηση μελών από το εξωτερικό θα πρέπει να υπάρχει ως πρόθεμα του αριθμού διαβατηρίου ή εθνικής ασφάλισης, ο κωδικός της χώρας (country code) σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο στην ιστοσελίδα https://countrycode.org/.
Ακολουθεί σε σύνοψη η περιγραφή των ενεργειών της γραμματείας του τμήματος για κάθε κατηγορία διδάσκοντα προκειμένου να ολοκληρωθεί η καταχώρηση στην ΠΥΚΑ. Δεν απαιτείται καμία ενέργεια της Γραμματείας ενός τμήματος για καταχώρηση στην ΠΥΚΑ μελών ΔΕΠ καθώς αυτή η κατηγορία καταχωρείται αυτόματα με την ανάληψη καθηκόντων μέσω ενεργειών του αρμόδιου τμήματος της Διεύθυνσης προσωπικού (τμήμα μελών ΔΕΠ).
| Κατηγορία | Ποιο είναι το αρμόδιο τμήμα καταχώρησης στην ΠΥΚΑ; | Τι πρέπει να κάνει η Γραμματεία Τμήματος; |
|---|---|---|
| Διδάσκοντας με ενεργή σύμβαση στον ΕΛΚΕ | ΕΛΚΕ | Δεν απαιτείται ενέργεια. Μπορεί να καταχωρηθεί απευθείας στο σύστημα γραμματειών. |
| ΠΔ407 | Τμήμα ΔΕΠ | Επικοινωνεί με το τμήμα ΔΕΠ για την καταχώρηση του διδάσκοντα στο μητρώο διδασκόντων. |
| Διδάσκοντας με απόσπαση από Α’βάθμια, Β’βάθμια εκπ. | Τμήμα Διοίκησης | Επικοινωνεί με το τμήμα Διοίκησης για την καταχώρηση του διδάσκοντα στο μητρώο διδασκόντων. |
| Εξωτερικός διδάσκων που έχει σύμφωνο συνεργασίας με το τμήμα | Τμήμα ΔΕΠ | Αποστέλλει στο τμήμα ΔΕΠ συμπληρωμένα τα στοιχεία που φαίνονται στην προτεινόμενη φόρμα βεβαίωσης για καταχώρηση στην ΠΥΚΑ. |
Για να εισάγουμε νέο διδάσκοντα σε Τμήμα, μεταβαίνουμε από το Μενού αριστερά στην ένδειξη Διδάσκοντες και επιλέγουμε τη Δημιουργία.
Εισάγουμε τα απαραίτητα στοιχεία και συμπληρώνουμε στα πεδία: ΑΜΚΑ και Αριθμός Μητρώου, τον ΑΜΚΑ του διδάσκοντα. Αν δεν συμπληρωθούν αυτά τα δύο πεδία δεν θα ολοκληρωθεί η καταχώρηση του διδάσκοντα.
Μετά την Υποβολή, μπορούμε να δούμε το προφίλ του διδάσκοντα που μόλις καταχωρήσαμε.
Σε περίπτωση που πρόκειται για μέλος τριμελούς επιτροπής, δεν χρειάζεται να κάνουμε κάποια επιπλέον ενέργεια και μπορούμε να τον καταχωρήσουμε κατευθείαν στην εργασία/ες στις οποίες συμμετέχει.
Αν πρόκειται όμως για Διδάσκοντα του Τμήματός μας, μετά την καταχώρηση των προσωπικών στοιχείων του, θα πρέπει να μεταβούμε στην καρτέλα Διδάσκοντες, να επιλέξουμε το Διδάσκοντα που θέλουμε και να κάνουμε Δημιουργία χρήστη, ώστε να μπορέσει να συνδεθεί στην υπηρεσία ηλεκτρονικής γραμματείας Διδασκόντων (faculty.auth.gr).
Μετά τη Δημιουργία χρήστη, μπορούμε να δούμε ότι στο προφίλ του διδάσκοντα στη θέση του ονόματος χρήστη, έχει προστεθεί μία ακολουθία γραμμάτων και αριθμών η οποία θα ενημερωθεί με το ιδρυματικό όνομα χρήστη του διδάσκοντα, την πρώτη φορά που θα συνδεθεί στην υπηρεσία ηλεκτρονικής γραμματείας διδασκόντων.
Αφού δημιουργήσουμε τάξη/εξέταση για ένα μάθημα, μπορούμε να προσθέσουμε αντίστοιχα και διδάσκοντα ή διδάσκοντες. Από την τάξη ενός μαθήματος επιλέγουμε την καρτέλα Διδάσκοντες και επιλέγουμε Προσθήκη διδάσκοντα.
Βρίσκουμε το διδάσκοντα που θέλουμε, τον επιλέγουμε και πατάμε Εφαρμογή.
Με τον ίδιο τρόπο, μπορούμε να προσθέσουμε σε μία τάξη και επιπλέον διδάσκοντες. Αν επιθυμούμε μπορούμε να ορίσουμε και ρόλο σε κάθε διδάσκοντα, επιλέγοντας το μολυβάκι δεξιά και αλλάζοντας τον ρόλο τους.
Αντίστοιχα, μπορεί να γίνει και η προσθήκη διδασκόντων στην εξέταση ενός μαθήματος.
Βαθμολογίες #
Έγκριση Βαθμολογίου
Από τις υποβολές βαθμολογίας σε εκκρεμότητα που βρίσκονται στον Πίνακα Ελέγχου επιλέγουμε Περισσότερα για να δούμε τις εκκρεμείς Υποβολές Βαθμολογιών που έχουμε να εγκρίνουμε.
Στο ίδιο περιβάλλον μπορούμε να ανακατευθυνθούμε και από το μενού αριστερά επιλέγοντας Διδασκαλία και κατόπιν Υποβολές Βαθμολογιών.
Επιλέγουμε και μπορούμε να δούμε βασικά στοιχεία της Αποστολής του βαθμολογίου όπως:
- Εγκυρότητα της ψηφιακής υπογραφής
- Ημερομηνία και ώρα υποβολής
- Μοναδικό Αριθμό Αποστολής
- Σχετικό αρχείο των βαθμών
- Σύνολο βαθμών
Κατόπιν επιλέγουμε Έγκριση για να ενημερωθούν οι καρτέλες των Φοιτητών.
Επιλέγοντας την έγκριση εμφανίζεται το παρακάτ