Στον οδηγό αυτό περιγράφεται η διαδικασία καταχώρησης αιτήματος από κάποιο μέλος του ΑΠΘ.
Οι βασικές λειτουργίες που αφορούν τη διαχείριση αιτημάτων Χρήστη συμπεριλαμβάνονται στην καρτέλα «Τα αιτήματά μου» στο περιβάλλον https://papyros.auth.gr.
Στη συγκεκριμένη καρτέλα έχουμε πρόσβαση στις παρακάτω επιλογές:
- Εισαγωγή νέου αιτήματος
- Αιτήματα σε εξέλιξη (περιλαμβάνει λίστα με αιτήματα τα οποία δεν έχουν ακόμα διευθετηθεί)
- Αρχείο αιτημάτων χρήστη τελευταίου έτους
- Αρχείο απαντητικών εγγράφων σε αιτήματα χρήστη για το τελευταίο έτος
Καταχώριση αιτήματος και αποστολή για πρωτοκόλληση #
Για να καταχωρήσουμε ένα νέο αίτημα επιλέγουμε το πλήκτρο επιλογής εγγράφου στο παράθυρο Εισαγωγή νέου αιτήματος.
και επιλέγουμε το έγγραφο αιτήματος από τον υπολογιστή μας κάνοντας αναζήτηση. Εναλλακτικά, σύρουμε κατευθείαν το έγγραφο στο κέντρο του παραθύρου.
Μετά το ανέβασμα του αρχείου μας, εμφανίζεται αυτόματα η φόρμα αρχειοθέτησης αιτήματος μέσω της οποίας ρυθμίζουμε την κατηγορία και τον αποδέκτη του αιτήματός μας.
Εκεί, συμπληρώνουμε:
- Αν θα αποσταλεί στη μονάδα στην οποία ανήκουμε (Αίτημα προς τη μονάδα μου) ή στο Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης (Αίτημα προς το Τ.Π.Δ.).
- Την κατηγορία του αιτήματος μέσα από έτοιμη λίστα π.χ. Αίτημα αναρρωτικής άδειας, Ασθένειας τέκνου κτλ.
- Το θέμα του αιτήματος (προαιρετικά).
- Πιθανά σχόλια τα οποία θα μεταβιβαστούν στον αρμόδιο έγκρισης της πρωτοκόλλησης του αιτήματός μας.
Στη συνέχεια επιλέγοντας «Αρχειοθέτηση» το αίτημα λαμβάνει μοναδικό αριθμό αιτήματος (για μελλοντική αναφορά) και αποστέλλεται στον αρμόδιο έγκρισης πρωτοκόλλησης.
Εξυπηρέτηση αιτήματος #
Για κάθε ενέργεια που αφορά στο αίτημά μας (π.χ. πρωτοκόλληση, παραλαβή, εξυπηρέτηση, ακύρωση) ενημερωνόμαστε με κατάλληλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αν πρωτοκολληθεί απάντηση στο αίτημα μάς, ενημερωνόμαστε σχετικά με κατάλληλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ η κατάσταση του αιτήματος αλλάζει σε «Απαντήθηκε».
Το αίτημα πλέον θα εμφανίζεται στο παράθυρο «Αρχείο αιτημάτων» , ενώ το απαντητικό έγγραφο θα εμφανίζεται στη φόρμα του αιτήματος, αλλά και στο παράθυρο «Αρχείο απαντητικών εγγράφων» που αναφέρθηκε παραπάνω.
