Η καταχώρηση διδασκόντων στο σύστημα γραμματειών πρέπει να ακολουθεί της καταχώρησης των διδασκόντων στην Πανεπιστημιακή Υπηρεσία Καταλόγου (ΠΥΚΑ) προκειμένου να αντλούνται από αυτήν τα πλήρη στοιχεία τους αλλά και να μπορούν να αποκτήσουν ιδρυματικό λογαριασμό με πρόσβαση στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες γραμματείας. Η καταχώρηση στην ΠΥΚΑ γίνεται από το αρμόδιο τμήμα της Διεύθυνσης προσωπικού για κάθε κατηγορία διδάσκοντα και φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.

Από την καταχώρηση στην ΠΥΚΑ εξαιρούνται τα μέλη τριμελών εξεταστικών επιτροπών τα οποία μπορούν να καταχωρούνται απευθείας στο registrar με την προϋπόθεση να έχουμε διαθέσιμο το ΑΜΚΑ τους αν πρόκειται για Έλληνες πολίτες ή τον αριθμό διαβατηρίου ή εθνικής ασφάλισης αν πρόκειται για μέλη από το εξωτερικό. Ειδικά στην καταχώρηση μελών από το εξωτερικό θα πρέπει να υπάρχει ως πρόθεμα του αριθμού διαβατηρίου ή εθνικής ασφάλισης, ο κωδικός της χώρας (country code) σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο στην ιστοσελίδα https://countrycode.org/.

Ακολουθεί σε σύνοψη η περιγραφή των ενεργειών της γραμματείας του τμήματος για κάθε κατηγορία διδάσκοντα προκειμένου να ολοκληρωθεί η καταχώρηση στην ΠΥΚΑ. Δεν απαιτείται καμία ενέργεια της Γραμματείας ενός τμήματος για καταχώρηση στην ΠΥΚΑ μελώ