Συχνές Ερωτήσεις

• Πώς μπορώ να αποκτήσω άδεια Zoom για συνεδρίες απεριόριστης διάρκειας;

  Η χρήση της βασικής άδειας Zoom περιορίζει τη διάρκεια χρήσης του δωματίου στα 40 λεπτά, επιτρέποντας στον διοργανωτή και τους συμμετέχοντες να συνδεθούν ξανά στο ίδιο δωμάτιο μετά τη λήξη του χρονικού ορίου.

  Η βασική άδεια επιτρέπει:

  • Δωμάτια τηλεδιασκέψεων έως 40 λεπτά
  • 100 συμμετέχοντες ανά τηλεδιάσκεψη
  • Ομαδική συνομιλία (Chat)
  • Χρήση Whiteboard
  • Σημειώσεις κλπ.

  Η χρήση της πλήρους άδειας Zoom παρέχει τις ίδιες δυνατότητες με τη βασική άδεια και παρέχει επιπλέον, δυνατότητα για :

  • τηλεδιασκέψεις απεριόριστης διάρκειας,
  • σύνδεσης έως 300 συμμετέχοντες ανά τηλεδιάσκεψη (ή 500 συμμετέχοντες κατόπιν σχετικού αιτήματος).

  Για να αιτηθείτε πλήρη άδεια zoom με απεριόριστη διάρκεια και 300 συμμετέχοντες θα χρειαστεί:

  • να συνδεθείτε (Sign-in) στην ιστοσελίδα https://authgr.zoom.us/profile με το username και το password του ιδρυματικού σας λογαριασμού σας και στην ενότητα Sign-In να αντιγράψετε το Sign-In Email σας και να μας το στείλετε στο support@auth.gr περιγράφοντας το αίτημα σας για απόκτηση της άδειας,
  • να μας τεκμηριώσετε στο ίδιο μήνυμα ότι ασκείτε εκπαιδευτικό έργο.
    *Εάν επιθυμείτε επέκταση για 500 συμμετέχοντες θα χρειαστεί να το αναφέρετε.

  

• Έχω δημιουργήσει Zoom Meeting και θέλω να το μετατρέψω σε Zoom webinar. Υπάρχει η δυνατότητα;

  Αρχικά, θα πρέπει να υποβάλετε την Αίτηση παραχώρησης προσωρινής άδειας Zoom Webinar, καθώς οι άδειες Zoom Webinar που διαθέτει η ΜΨΔ είναι περιορισμένες. Θα ενημερωθείτε για τυχόν έλλειψη διαθεσιμότητας.

  Το Zoom Meeting μπορεί να μετατραπεί σε Zoom Webinar διατηρώντας τον ίδιο σύνδεσμο συμμετοχής στη συνεδρία που δημιουργήθηκε.

  Οδηγίες για τη δημιουργία και διαχείριση ενός Zoom Webinar θα βρείτε στα εγχειρίδια της ιστοσελίδας της υπηρεσίας https://it.auth.gr/el/academicSupport/zoom.

• Συχνές ερωτήσεις για θέματα ασφάλειας μιας συνεδρίας - Zoom

  1. Πώς προγραμματίζω μία ασφαλή τηλεδιάσκεψη;
  2. Πώς ενημερώνω τους συμμετέχοντες για την είσοδο στη συνεδρία;
  3. Ποιές είναι οι ρυθμίσεις ασφαλείας εντός της τηλεδιάσκεψης;
  4. Μπορώ να απενεργοποιήσω με μία επιλογή τα μικρόφωνα των συμμετεχόντων και τις κάμερες;
  5. Πώς μπορώ να απενεργοποιήσω τη δυνατότητα διαμοιρασμού οθόνης (screen sharing) για τους συμμετέχοντες;
  6. Μπορώ να εξασφαλίσω ότι θα εισέλθουν στην τηλεδιάσκεψη μόνο μέλη του πανεπιστημίου;
  7. Πώς μπορώ να απενεργοποιήσω το chat μεταξύ των συμμετεχόντων;
  8. Πώς ενεργοποιώ το waiting room;
  9. Μπορώ να απενεργοποιήσω τη δυνατότητα σημείωσης/annotate για τους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια διαμοιρασμού οθόνης;
  10. Μπορώ να απενεργοποιήσω τη δυνατότητα μετονομασίας για τους συμμετέχοντες;
  11. Μπορώ να αφαιρέσω έναν συμμετέχοντα και να απαγορεύσω την επανασύνδεσή του;

• Zoom διδάσκοντες - Πώς βλέπω τους συμμετέχοντες σε μια συνεδρία;

  Μπορείτε να δείτε τους συμμετέχοντες στη συνεδρία ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

  1. Συνδεθείτε στο περιβάλλον https://authgr.zoom.us
  2. Επιλέξτε από αριστερά Reports >  Usage
  3. Κάντε αναζήτηση με βάση την ημερομηνία της συνεδρίας/εξέτασης.

  

  Στο παράθυρο που εμφανίζεται πατήστε Show unique users ώστε να βλέπετε μία φορά κάθε συμμετέχοντα (αν συνδέθηκε μία φορά σε δωμάτιο αναμονής και μετά στο κύριο δωμάτιο ή σε επιμέρους δωμάτια τότε εμφανίζεται πολλές φορές ένας συμμετέχοντας.)

  

  Δείτε τα στοιχεία σύνδεσης που εμφανίζονται. Με User Email της μορφής authgr_ XXXXXΧΧΧ εμφανίζονται όσοι συνδέθηκαν με SSO με χρήση του ιδρυματικού τους λογαριασμού.
  Από το κουμπί Export μπορείτε να κάνετε εξαγωγή σε Excel τους συμμετέχοντες.

• Zoom διδάσκοντες - Πώς διενεργώ μία ψηφοφορία (poll) στο Zoom;

  Αν θέλουμε να συλλέξουμε απαντήσεις σε ένα ερώτημα με ψηφοφορία αξιοποιούμε τη λειτουργικότητα Polls. Είναι διαθέσιμη επιλογή στη γραμμή εργαλείων του Zoom.

  

  Μας δίνει τη δυνατότητα να ξεκινήσουμε εκείνη την ώρα μία ψηφοφορία.
  Υπάρχουν σχετικές οδηγίες στο βίντεο της ιστοσελίδας  https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/213756303-Polling-for-Meetings.Σε περίπτωση που δεν εμφανίζεται η επιλογή Polls βεβαιωθείτε ότι έχετε εισέλθει σε μία συνάντηση από τις προγραμματισμένες που έχετε στο μενού Meetings της εφαρμογής Zoom και δεν ανοίγετε το προσωπικό σας δωμάτιο από την επιλογή New Meeting.

• Zoom διδάσκοντες - Εκ παραδρομής αφαίρεσα έναν συμμετέχοντα από την επιλογή Remove και τώρα δεν μπορεί να εισέλθει ξανά. Πώς μπορεί να συμμετέχει στη διάλεξη;

  Η υπηρεσία Ζoom  «θυμάται» αν στην τρέχουσα συνεδρία μας έγινε remove ένας συμμετέχων όταν είναι ανενεργή η επιλογή "Allow removed participants to rejoin" στη σελίδα ρυθμίσεων https://authgr.zoom.us/profile/setting. Θα μπορεί να εισέλθει μόνο από άλλη συσκευή στην ίδια συνεδρία. By default η προαναφερόμενη ρύθμιση είναι ενεργή για τις άδειες Zoom που αποδίδονται στα μέλη του ΑΠΘ. Σε επόμενες συνεδρίες ακόμα και αν είναι ίδιος ο σύνδεσμος του "δωματίου" θα μπορεί να εισέλθει ο συμμετέχων από οποιαδήποτε συσκευή.

• Zoom διδάσκοντες - Με ποιον λογαριασμό πρέπει να κάνω είσοδο για να διοργανώσω τηλεδιάσκεψη;

  Η είσοδος πρέπει να γίνει από την επιλογή στο παράθυρο εισόδου του Zoom Sign In with SSO δίνοντας ως Company Domain το authgr, ώστε να χρησιμοποιήσουμε τον ιδρυματικό μας λογαριασμό.

• Zoom διδάσκοντες - Υπάρχει χρονικό όριο στην τηλεδιάσκεψη;

  Όχι, δεν υπάρχει όριο εφόσον ο διοργανωτής είναι μέλος ΔΕΠ.

• Zoom διδάσκοντες - Πόσα άτομα μπορούν να εμφανίζονται ταυτόχρονα σε μία οθόνη του Zoom;

  Το Zoom έχει όριο στο πλήθος των εικονιδίων (thumbnails) που εμφανίζονται σε μία οθόνη και αντιστοιχούν στους συμμετέχοντες. Σε μία οθόνη μπορούν να εμφανίζονται μέχρι 49 εικονίδια, ενώ οι υπόλοιποι που τυχόν υπάρχουν θα εμφανίζονται σε επόμενη σελίδα της οθόνης. Ωστόσο υπάρχει δυνατότητα να γίνεται απόκρυψη των εικονιδίων των συμμετεχόντων που έχουν κλειστή κάμερα από την επιλογή Participants (https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360021921032-In-Meeting-Controls).

• Zoom διδάσκοντες - Πόσα ταυτόχρονα Meetings με το Zoom μπορώ να προγραμματίσω με την άδεια που έχω;

  Οι άδειες που έχει προμηθευτεί το ΑΠΘ δίνουν δυνατότητα σε κάθε host να διενεργεί 2 meetings ταυτόχρονα σε διαφορετικές συσκευές (https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206122046-Can-I-Host-Concurren...)

• Zoom διδάσκοντες - Πώς μπορώ να δω αν έχω άδεια για Meetings με το Zoom και πόσοι μπορούν να είναι οι συμμετέχοντες;

  Στη σελίδα https://authgr.zoom.us/profile βλέπουμε στην ενότητα Account αν έχουμε την άδεια Licensed για απεριόριστη χρονική διάρκεια διαλέξεων και πόσοι μπορούν να είναι οι συμμετέχοντες (300 ή 500).

• Zoom διδάσκοντες - Πόσα άτομα μπορούν να συμμετέχουν σε μία εξ αποστάσεως διάλεξη με το Zoom;

  Στη διάλεξη μπορούν να συμμετέχουν έως και 300 άτομα εφόσον διοργανωτής είναι μέλος ΔΕΠ. Κατ'απαίτηση μπορεί να αυξηθεί το όριο στους 500 συμμετέχοντες.

• Zoom διδάσκοντες - Τι πρέπει να περιέχει η πρόσκληση που θα στείλω στους συμμετέχοντες και ποιες είναι οι οδηγίες συμμετοχής;

  Πρέπει να περιέχει τα παρακάτω στοιχεία του δωματίου:
  - τον σύνδεσμο του δωματίου της διάλεξης, π.χ. https://authgr.zoom.us/j/922231079?pwd=Q0lQNDN4V2FqSFE3ZTB3NElBR2VqQT0
  ή
  - την ταυτότητα του δωματίου (Μeeting ID), π.χ. 922 231 123 και 
  -  τον κωδικό (Password), π.χ. 003725.
  Επίσης, θα είναι χρήσιμο, ειδικά την πρώτη φορά, να στείλουμε στους συμμετέχοντες και τις οδηγίες συμμετοχής https://it.auth.gr/manuals/zoomparticipant/.

• Zoom διδάσκοντες - Μπορώ να προσθέσω Alternative host σε μία συνεδρία μου στο Zoom;

  Η δυνατότητα αυτή υποστηρίζεται στη συνδρομή του ΑΠΘ μόνο από το διαχειριστικό περιβάλλον https://authgr.zoom.us. Στην προγραμματισμένη μας συνεδρία επιλέγουμε Edit/Επεξεργασία και στο πεδίο Alternative host προσθέτουμε το id του συνδιοργανωτή ο οποίος πρέπει απαραιτήτως να έχει άδεια από το ΑΠΘ για απεριόριστης χρονικής διάρκειας διαλέξεις με το Zoom. Το id του ο συνδιοργανωτής μπορεί να το δει για να μας το γνωστοποιήσει από το προφίλ του στο Zoom https://authgr.zoom.us/profile στο πεδίο Sign-In email. Όλη η διαδικασία, περιγράφεται αναλυτικά στο εγχειρίδιο για τον ορισμό Alternative Host σε ένα Meeting / Webinar.