Για να χρησιμοποιήσουμε την εφαρμογή προκειμένου να διεξάγουμε μία διάλεξη εξ αποστάσεως ακολουθούμε συνοπτικά τα εξής βήματα:

Εγκατάσταση εφαρμογής Zoom #

Κατεβάζουμε το αρχείο εγκατάστασης του Zoom ανάλογα με το λειτουργικό του υπολογιστή μας:
 

• Windows
• MacOS

Αν έχουμε άλλο λειτουργικό (π.χ. Linux, android, iOS) για να κατεβάσουμε την κατάλληλη έκδοση του Zoom πηγαίνουμε στην ιστοσελίδα https://zoom.us/download. Αποθηκεύουμε το αρχείο και το εκτελούμε για να ξεκινήσει η εγκατάσταση.

Σύνδεση στην εφαρμογή Zoom #

1. Ανοίγουμε την εφαρμογή και επιλέγουμε Sign in.

2. Στην καρτέλα που θα ανοίξει επιλέγουμε Sign In with SSO προκειμένου να εισέλθουμε με τον ιδρυματικό μας λογαριασμό. Είναι σημαντική αυτή η επιλογή προκειμένου να κάνουμε χρονικά απεριόριστη χρήση της υπηρεσίας (σε αντίθεση με το δωρεάν πακέτο που είναι μόνο για 40λεπτά).

3. Στο παράθυρο που ανοίγει συμπληρώνουμε ως Company Domain το authgr (προσοχή! Μία λέξη). Πατάμε Continue.

4. Ανοίγει η γνώριμη σελίδα εισόδου Single Sign On του ΑΠΘ όπου δίνουμε τα στοιχεία του ιδρυματικού μας λογαριασμού για να προχωρήσουμε. Μετά την είσοδο, στο παράθυρο που εμφανίζεται (launch application) επιλέγουμε το Zoom Meetings και Open link.

Με το άνοιγμα της εφαρμογής Zoom βλέπουμε την αρχική οθόνη (Home).

Δημιουργία δωματίου διάλεξης #

Οι οδηγίες που ακολουθούν αφορούν σε λειτουργικό σύστημα Windows και MacOS. Σε περίπτωση που έχουμε Linux, android ή iOS υπάρχουν αντίστοιχες οδηγίες στα αγγλικά στη σελίδα της υπηρεσίας https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362413-How-Do-I-Schedule-Meetings- .

1. Για να προγραμματίσουμε μία εξ αποστάσεως διάλεξη, επιλέγουμε στην αρχική σελίδα (Home) του Zoom το κουμπί Schedule.

2. Στο παράθυρο που ανοίγει συμπληρώνουμε κατάλληλα τις προτιμήσεις μας στα πεδία:

• Topic: Δίνουμε ένα όνομα στο δωμάτιο, π.χ. το όνομα του μαθήματος.
• Προγραμματισμός διάλεξης ή δημιουργία μόνιμου δωματίου διάλεξης:  Αν πρόκειται να χρησιμοποιούμε το ίδιο δωμάτιο κάθε φορά επιλέγουμε Recurring meeting. Η επιλογή αυτή είναι χρήσιμη αν το μάθημά μας πραγματοποιείται συστηματικά εξ αποστάσεως, ώστε μην δημιουργούμε κάθε φορά διαφορετικό δωμάτιο και να γνωρίζουν οι φοιτητές ότι δεν αλλάζει. Έτσι, μπορούμε να δημιουργήσουμε τόσα δωμάτια όσα είναι τα μαθήματά μας. Διαφορετικά, αν πρόκειται για μία μόνο διάλεξη, ορίζουμε την ημερομηνία, την ώρα και τη διάρκεια της διάλεξης από τα αντίστοιχα πεδία.
• Meeting Id: Αφήνουμε τη ρύθμιση που υπάρχει ως προεπιλογή.
• Security: Για λόγους ασφάλειας προτείνεται να είναι επιλεγμένο το Passcode και προαιρετικά οι άλλες δύο επιλογές (Waiting room, Only authenticated users can join: Sign in to Zoom):
  • Passcode: Αφήνουμε τον αριθμό που εμφανίζεται ως προεπιλογή ή τον αλλάζουμε όπως θέλουμε.
  • Waiting Room: Επιλέγουμε αν θέλουμε οι συμμετέχοντες μας να εισέρχονται σε δωμάτιο αναμονής πριν μπουν στο κύριο δωμάτιο της συνεδρίας. Η ρύθμιση αυτή συστήνεται αν θέλουμε να προετοιμάσουμε το δωμάτιο της διάλεξης (κάμερα, μικρόφωνο, αρχεία κτλ.) χωρίς να υπάρχουν συμμετέχοντες αλλά και να έχουμε τον έλεγχο ποιοι εισέρχονται κατά τη διάρκεια της διάλεξης. Κάθε φορά που κάποιος μπαίνει στον χώρο αναμονής λαμβάνουμε ειδοποίηση για να τον αποδεχθούμε.
  • Only authenticated users can join: Sign in to Zoom: η είσοδος στο δωμάτιο της διάλεξης θα γίνεται μόνο από εξουσιοδοτημένους επισκέπτες, δηλ. με χρήση ιδρυματικού ή άλλου λογαριασμού. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να δώσουμε οδηγία σε αυτούς να εισέλθουν με τον ιδρυματικό τους λογαριασμό στο ΑΠΘ επιλέγοντας κατά την είσοδο Sign On with SSO (όχι, λογαριασμό Facebook ή Google ή άλλο) και ως company domain να συμπληρώσουν authgr. Σημειώνεται ότι ακόμα και να επιλεχθεί το Only authenticated users can join: Sign in to Zoom θα μπορεί κάποιος συμμετέχων να συνδεθεί με άλλον λογαριασμό εκτός του ιδρυματικού, όπως gmail. Δεν υπάρχει τρόπος να περιορίσουμε την είσοδο στη συνεδρία με λογαριασμό π.χ. gmail ή άλλο. Με αυτή τη ρύθμιση, όποιος συμμετέχων δε χρησιμοποιήσει τα ιδρυματικά του στοιχεία κατά την είσοδο του, θα εμφανίζεται στον διοργανωτή (host) ως Guest στο παράθυρο των Participants. Η ρύθμιση δεν επιλέγεται στην περίπτωση μαθημάτων με ανοικτή πρόσβαση προκειμένου να είναι δυνατή η παρακολούθηση από νέους φοιτητές που δεν έχουν αποκτήσει ακόμα ιδρυματικό λογαριασμό.

• Video: Επιλέγουμε ποιοι θα χρησιμοποιούν κάμερα, παρουσιαστής (host) ή/και συμμετέχοντες (participants). 
• Audio: Αφήνουμε τη ρύθμιση που υπάρχει ως προεπιλογή.
• Calendar: Ρυθμίζουμε την επιλογή Other Calendars εφόσον δε θέλουμε να αποθηκευτεί η διάλεξη σε ημερολόγιο Google ή Outlook.

3. Κάνουμε κλικ στην επιλογή Advanced Options. Εκεί μπορούμε να ρυθμίσουμε:
   • Allow participants top join anytime: έχει ισχύ μόνο όταν δεν επιλέξουμε την παρακάτω ρύθμιση Waiting room. Αν την επιλέξουμε τότε πάντα θα πρέπει πρώτα να εισέρχεται στο δωμάτιο της διάλεξης ο διδάσκων ώστε στη συνέχεια να μπορούν να μπουν οι υπόλοιποι συμμετέχοντες.
   • Mute participants on entry: να τεθεί το μικρόφωνο των συμμετεχόντων σε σίγαση μόλις εισέλθουν. Η ρύθμιση αυτή επίσης συστήνεται.

Πατώντας Save δημιουργείται το δωμάτιο με τις ρυθμίσεις μας. Έχουμε τη δυνατότητα, αν χρειαστεί, αργότερα να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις αυτές.

Αποστολή στοιχείων δωματίου στους συμμετέχοντες #

Τα δωμάτια που έχουμε δημιουργήσει τα βλέπουμε όλα στην εφαρμογή Zoom αν επιλέξουμε Meetings.

Επιλέγουμε Copy Invitation για να στείλουμε τα στοιχεία του δωματίου στους συμμετέχοντες.  Αυτό μπορεί να γίνει είτε σε νέο email ή μέσω του https://sis.auth.gr όπου μπορούμε να στείλουμε μήνυμα στους φοιτητές μιας τάξης. Κάνουμε δεξί κλικ και Επικόλληση στο νέο μήνυμα. Τα δεδομένα που θα εμφανιστούν περιέχουν πληροφορίες που δεν είναι όλες χρήσιμες. Αρκούν:

• ο σύνδεσμος του δωματίου της διάλεξης,
  π.χ.   https://authgr.zoom.us/j/922231079?pwd=Q0lQNDN4V2FqSFE3ZTB3NElBR2VqQT0
• η ταυτότητα του δωματίου (Μeeting ID), π.χ. 922 231 123 και 
• ο κωδικός (Password), π.χ. 003725. 

Επιπλέον, είναι χρήσιμο να στείλουμε και τις οδηγίες συμμετοχής https://it.auth.gr/manuals/zoomparticipant/.

O σύνδεσμος Show Meeting Invitation μας δείχνει τις ίδιες πληροφορίες του δωματίου ενώ με το κουμπί Edit μπορούμε να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις που επιλέξαμε κατά τη δημιουργία του.

Σύνδεση στο δωμάτιο #

Με το κουμπί Start μπορούμε να συνδεθούμε στο δωμάτιο διάλεξης που δημιουργήσαμε.

Αν κατά τη δημιουργία του δωματίου είχαμε επιλέξει να μπαίνουν οι συμμετέχοντες σε χώρο αναμονής τότε θα βλέπουμε τους συμμετέχοντες να περιμένουν να τους αποδεχθούμε στο κουμπί Manage Participants > See waiting room.

Βλέποντας αυτούς που είναι σε αναμονή μπορούμε να τους αποδεχθούμε με την επιλογή Admit έναν έναν ή Admit all όλους ταυτόχρονα.

Οδηγίες διαχείρισης του δωματίου διάλεξης υπάρχουν στο εγχειρίδιο Οδηγός διαχείρισης συνεδρίας με το Zoom. Με εικόνες