Η εφαρμογή Zoom επιτρέπει τη διεξαγωγή διαδικτυακών συναντήσεων, μαθημάτων, σεμιναρίων (webinars) και συνεργασιών εξ αποστάσεως στο πλαίσιο των εκπαιδευτικών καθηκόντων του διδακτικού προσωπικού.

Διατίθενται οι άδειες Zoom Workplace for Education Enterprise Essentials, οι οποίες παρέχουν δυνατότητες διοργάνωσης:

• τηλεδιασκέψεων (Zoom Meetings),
• διαδικτυακών σεμιναρίων (Zoom Webinars)

διάρκειας έως 30 ωρών και με μέγιστο πλήθος συμμετεχόντων τα 500 άτομα.

Επιπλέον, διατίθεται ειδική άδεια για Zoom Webinar από τη ΜΨΔ για σύνδεση έως 1000 ατόμων. 

Συμμετέχοντες

Δεν υπάρχει περιορισμός για τους συμμετέχοντες (π.χ. φοιτητές).

Διοργανωτές Meeting ή Webinar

Η υπηρεσία παρέχεται για την εξυπηρέτηση των εκπαιδευτικών αναγκών. Ως εκ τούτου:

• Εξ ορισμού μέλη ΔΕΠ, ΕΔΙΠ και Ομότιμοι Καθηγητές κατέχουν αυτομάτως την πλήρη άδεια (Zoom Workplace for Education Enterprise Essentials), αρκεί η σύνδεση στην εφαρμογή Zoom να γίνεται μέσω SSO με χρήση του ιδρυματικού τους λογαριασμού.
• Άλλες κατηγορίες διδασκόντων θα πρέπει να στείλουν το αίτημά τους για απόδοση της κατάλληλης άδειας Zoom, μέσω email στη διεύθυνση support@auth.gr. Για την άμεση εξυπηρέτησή τους θα χρειαστεί να παρέχουν την πλήρη email διεύθυνση (Sign-In Email) που εμφανίζεται αν συνδεθούν στην ιστοσελίδα https://authgr.zoom.us/profile με τον ιδρυματικό τους λογαριασμό.
• Η ΜΨΔ πραγματοποιεί ελέγχους ανά τακτά διαστήματα και αναιρεί την απόδοση αδειών όταν αυτές δε χρησιμοποιούνται από διδάσκοντες που δεν έχουν πλέον συνεργασία με το ΑΠΘ.

Στην ειδική περίπτωση διεξαγωγής Zoom Webinar με περισσότερους από 500 συμμετέχοντες, θα πρέπει να υποβληθεί η Αίτηση παραχώρησης προσωρινής άδειας Zoom Webinar 1000 η οποία δίνει δυνατότητα σύνδεσης έως 1000 ατόμων.

Τα υπόλοιπα μέλη του ΑΠΘ που δεν κατέχουν την πλήρη άδεια μπορούν να διοργανώνουν συνεδρίες Zoom μέσω του ιδρυματικού τους λογαριασμού με μέγιστη διάρκεια τα 40 λεπτά και μέγιστο πλήθος συμμετεχόντων τα 300 άτομα.

Εφαρμογή Zoom

Κατεβάστε την εφαρμογή Zoom από την ιστοσελίδα https://zoom.us/download επιλέγοντας έκδοση ανάλογα με το λειτουργικό της συσκευής σας (ηλεκτρονικός υπολογιστής, tablet κτλ)

Διαχείριση συνεδριών

Η διαχείριση των συνεδριών Zoom γίνεται:

• είτε μέσω της ιστοσελίδας https://authgr.zoom.us
• είτε μέσω της εφαρμογής Zoom που έχετε εγκαταστήσει στον υπολογιστή σας.

Είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε τις απαραίτητες ενημερώσεις (updates) της εφαρμογής ώστε να χρησιμοποιείτε την πιο πρόσφατη έκδοση.

Αναλυτικές οδηγίες θα βρείτε επιλέγοντας τα Εγχειρίδια της υπηρεσίας στο μενού της ιστοσελίδας.

Η ΜΨΔ ενδέχεται να προχωρήσει σε ανάκληση αδειών που δεν έχουν χρησιμοποιηθεί για διάστημα δύο μηνών, εάν αυτό κριθεί σκόπιμο για την κάλυψη τρέχουσων εκπαιδευτικών αναγκών.

1. Προσπαθώ να συνδεθώ σε δωμάτιο εξέτασης και παίρνω το παρακάτω μήνυμα:

Τι πρέπει να κάνω;

Αυτό συμβαίνει επειδή το δωμάτιο εξέτασης από τον διοργανωτή έχει ρυθμιστεί με τρόπο που να απαιτεί σύνδεση με λογαριασμό email σε συγκεκριμένο domain. Θα πρέπει να άρει περιορισμούς που σχετίζονται με το email domain των χρηστών που συνδέονται στο δωμάτιο.

2. Προσπαθώ να συνδεθώ με τον ιδρυματικό μου λογαριασμό στο Zoom από την επιλογή Sign in with SSO και όταν δίνω το authgr ως Company domain δεν αποκρίνεται το κουμπί Continue. Πώς μπορώ να προχωρήσω;

Ελέγξτε ποιος είναι ο προεπιλεγμένος πλοηγός (deafult browser) στον υπολογιστή σας. Αν είναι ο Opera τότε θα πρέπει να τον αλλάξετε καθώς δεν υποστηρίζεται (https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362023-System-requirements-…).

3. Αντιμετωπίζω πρόβλημα με την κάμερα ή το μικρόφωνό μου όταν συνδέομαι στο Zoom. Που μπορώ να βρω σχετική βοήθεια;

Για την κάμερα συμβουλευθείτε την ιστοσελίδα https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/202952568-My-Video-Camera-Isn-t-Working. Αν έχετε υπολογιστή με Win10 δείτε και την ιστοσελίδα https://support.microsoft.com/el-gr/help/4468232/windows-10-camera-microphone-and-privacy. Τέλος, δείτε τα προτεινόμενα διαγνωστικά εργαλεία στην ιστοσελίδα https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/202920719-Meeting-and-phone-statistics.

• Πώς μπορώ να πραγματοποιήσω ένα Zoom Webinar

  Για να πραγματοποιήσετε ένα Zoom Webinar με μέγιστο αριθμό συμμετεχόντων τα 500 άτομα, χρειάζεται να έχετε την άδεια Zoom Workplace for Education Enterprise Essentials η οποία παρέχει δυνατότητα για διεξαγωγή τόσο για Zoom Meeting όσο και Zoom Webinar. Η συγκεκριμένη άδεια αποδίδεται σε διδακτικό προσωπικό. Δείτε περισσότερα στις Προϋποθέσεις χρήσης της υπηρεσίας καθώς και στα Εγχειρίδια.

  Στην ειδική περίπτωση που αναμένετε να συνδεθούν στο Webinar περισσότερα από 500 άτομα, μπορεί να σας παραχωρηθεί ειδική άδεια για Webinar 1000 ατόμων. Θα πρέπει να υποβάλετε την Αίτηση παραχώρησης προσωρινής άδειας Zoom Webinar 1000. Μετά την υποβολή, θα χρειαστεί να περιμένετε έως 3 ημέρες πριν την προγραμματισμένη εκδήλωση για να σας αποδοθεί. Μέχρι τότε μπορείτε να προγραμματίσετε ένα Zoom Meeting ώστε να ανακοινώσετε τον σύνδεσμο συμμετοχής, και όταν λάβετε την άδεια για Webinar 1000 ατόμων να κάνετε τη μετατροπή σύμφωνα με αυτές τις οδηγίες.

• Πώς μπορώ να αποκτήσω άδεια Zoom για συνεδρίες μεγάλης χρονικής διάρκειας;

  Η χρήση της βασικής άδειας Zoom περιορίζει τη διάρκεια χρήσης του δωματίου στα 40 λεπτά, επιτρέποντας στον διοργανωτή και τους συμμετέχοντες να συνδεθούν ξανά στο ίδιο δωμάτιο μετά τη λήξη του χρονικού ορίου.

  Η βασική άδεια επιτρέπει:

  • Δωμάτια τηλεδιασκέψεων έως 40 λεπτά
  • 300 συμμετέχοντες ανά τηλεδιάσκεψη
  • Ομαδική συνομιλία (Chat)
  • Χρήση Whiteboard
  • Σημειώσεις κλπ.

  Η χρήση της πλήρους άδειας Zoom η οποία αποδίδεται σε διδακτικό προσωπικό παρέχει επιπλέον, δυνατότητα για :

  • τηλεδιασκέψεις μεγάλης διάρκειας (30 ωρών),
  • σύνδεση έως 500 συμμετέχοντες ανά τηλεδιάσκεψη.

  Για να αιτηθείτε την πλήρη άδεια zoom θα χρειαστεί:

  • να συνδεθείτε (Sign-in) στην ιστοσελίδα https://authgr.zoom.us/profile με το username και το password του ιδρυματικού σας λογαριασμού σας, στην ενότητα Sign-In να αντιγράψετε το Sign-In Email σας και να μας το στείλετε στο support@auth.gr περιγράφοντας το αίτημα σας για απόκτηση της άδειας,
  • να μας τεκμηριώσετε στο ίδιο μήνυμα ότι ασκείτε εκπαιδευτικό έργο.

  

• Έχω δημιουργήσει Zoom Meeting και θέλω να το μετατρέψω σε Zoom Webinar. Υπάρχει η δυνατότητα;

  Το Zoom Meeting μπορεί να μετατραπεί σε Zoom Webinar διατηρώντας τον ίδιο σύνδεσμο συμμετοχής στη συνεδρία που δημιουργήθηκε. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Συνδεθείτε στο περιβάλλον https://authgr.zoom.us/
  2. Επιλέξτε Meetings στο πλαϊνό μενού αριστερά.
  3. Πατήστε επάνω στο όνομα της συνεδρίας που θέλετε να μετατρέψετε σε Webinar.
  4. Πηγαίνετε στο κάτω μέρος της σελίδας κι επιλέξτε Convert this Meeting to a Webinar.
  5. Πατήστε Convert για ολοκλήρωση της αλλαγής.

  Οδηγίες για τη δημιουργία και διαχείριση ενός Zoom Webinar θα βρείτε στα εγχειρίδια της ιστοσελίδας της υπηρεσίας https://it.auth.gr/service/zoom/?tab=service_docs

  Στην ειδική περίπτωση που επιθυμείτε Zoom Webinar στο οποίο αναμένετε να συνδεθούν περισσότερα από 500 άτομα, θα πρέπει να υποβάλετε την Αίτηση παραχώρησης προσωρινής άδειας Zoom Webinar 1000. Μετά την υποβολή, θα πρέπει να περιμένετε έως 3 ημέρες πριν την προγραμματισμένη εκδήλωση για να σας αποδοθεί. Μέχρι τότε μπορείτε να προγραμματίσετε ένα Zoom Meeting ώστε να ανακοινώσετε τον σύνδεσμο συμμετοχής, και όταν λάβετε την άδεια για Webinar 1000 ατόμων να κάνετε τη μετατροπή σύμφωνα με τις παραπάνω οδηγίες.

• Συχνές ερωτήσεις για θέματα ασφάλειας μιας συνεδρίας - Zoom

  1. Πώς προγραμματίζω μία ασφαλή τηλεδιάσκεψη;
  2. Πώς ενημερώνω τους συμμετέχοντες για την είσοδο στη συνεδρία;
  3. Ποιές είναι οι ρυθμίσεις ασφαλείας εντός της τηλεδιάσκεψης;
  4. Μπορώ να απενεργοποιήσω με μία επιλογή τα μικρόφωνα των συμμετεχόντων και τις κάμερες;
  5. Πώς μπορώ να απενεργοποιήσω τη δυνατότητα διαμοιρασμού οθόνης (screen sharing) για τους συμμετέχοντες;
  6. Μπορώ να εξασφαλίσω ότι θα εισέλθουν στην τηλεδιάσκεψη μόνο μέλη του πανεπιστημίου;
  7. Πώς μπορώ να απενεργοποιήσω το chat μεταξύ των συμμετεχόντων;
  8. Πώς ενεργοποιώ το waiting room;
  9. Μπορώ να απενεργοποιήσω τη δυνατότητα σημείωσης/annotate για τους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια διαμοιρασμού οθόνης;
  10. Μπορώ να απενεργοποιήσω τη δυνατότητα μετονομασίας για τους συμμετέχοντες;
  11. Μπορώ να αφαιρέσω έναν συμμετέχοντα και να απαγορεύσω την επανασύνδεσή του;

• Zoom διδάσκοντες - Πώς βλέπω τους συμμετέχοντες σε μια συνεδρία;

  Μπορείτε να δείτε τους συμμετέχοντες στη συνεδρία ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

  1. Συνδεθείτε στο περιβάλλον https://authgr.zoom.us
  2. Επιλέξτε από αριστερά Reports >  Usage
  3. Κάντε αναζήτηση με βάση την ημερομηνία της συνεδρίας/εξέτασης.

  

  Στο παράθυρο που εμφανίζεται πατήστε Show unique users ώστε να βλέπετε μία φορά κάθε συμμετέχοντα (αν συνδέθηκε μία φορά σε δωμάτιο αναμονής και μετά στο κύριο δωμάτιο ή σε επιμέρους δωμάτια τότε εμφανίζεται πολλές φορές ένας συμμετέχοντας.)

  

  Δείτε τα στοιχεία σύνδεσης που εμφανίζονται. Με User Email της μορφής authgr_ XXXXXΧΧΧ εμφανίζονται όσοι συνδέθηκαν με SSO με χρήση του ιδρυματικού τους λογαριασμού.
  Από το κουμπί Export μπορείτε να κάνετε εξαγωγή σε Excel τους συμμετέχοντες.

• Zoom διδάσκοντες - Πώς διενεργώ μία ψηφοφορία (poll) στο Zoom;

  Αν θέλουμε να συλλέξουμε απαντήσεις σε ένα ερώτημα με ψηφοφορία αξιοποιούμε τη λειτουργικότητα Polls. Είναι διαθέσιμη επιλογή στη γραμμή εργαλείων του Zoom, στην επιλογή More.

  

  Μας δίνει τη δυνατότητα να ξεκινήσουμε εκείνη την ώρα μία ψηφοφορία.
  Υπάρχουν σχετικές οδηγίες στη ιστοσελίδα  https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/213756303-Polling-for-Meetings. Σε περίπτωση που δεν εμφανίζεται η επιλογή Polls βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργή τη λειτουργία των Polls στις ρυθμίσεις σας στο Zoom από την ιστοσελίδα https://authgr.zoom.us/profile/setting, επιλέγοντας να δείτε ρυθμίσεις για Meeting ή Webinar, ανάλογα με το είδος της συνεδρίας σας.

• Zoom διδάσκοντες - Εκ παραδρομής αφαίρεσα έναν συμμετέχοντα από την επιλογή Remove και τώρα δεν μπορεί να εισέλθει ξανά. Πώς μπορεί να συμμετέχει στη διάλεξη;

  Η υπηρεσία Ζoom  «θυμάται» αν στην τρέχουσα συνεδρία μας έγινε remove ένας συμμετέχων όταν είναι ανενεργή η επιλογή "Allow removed participants to rejoin" στη σελίδα ρυθμίσεων https://authgr.zoom.us/profile/setting. Θα μπορεί να εισέλθει μόνο από άλλη συσκευή στην ίδια συνεδρία. By default η προαναφερόμενη ρύθμιση είναι ενεργή για τις άδειες Zoom που αποδίδονται στα μέλη του ΑΠΘ. Σε επόμενες συνεδρίες ακόμα και αν είναι ίδιος ο σύνδεσμος του "δωματίου" θα μπορεί να εισέλθει ο συμμετέχων από οποιαδήποτε συσκευή.

• Zoom διδάσκοντες - Με ποιον λογαριασμό πρέπει να κάνω είσοδο για να διοργανώσω τηλεδιάσκεψη;

  Η είσοδος πρέπει να γίνει από την επιλογή στο παράθυρο εισόδου του Zoom Sign In with SSO δίνοντας ως Company Domain το authgr, ώστε να χρησιμοποιήσουμε τον ιδρυματικό μας λογαριασμό.

• Zoom διδάσκοντες - Υπάρχει χρονικό όριο στην τηλεδιάσκεψη;

  Υπάρχουν χρονικά όρια ανάλογα με την άδεια Zoom που διαθέτετε. Μπορείτε να δείτε πληροφορίες στην ιστοσελίδα της Zoom https://support.zoom.com/hc/el/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0067966.

  Συνοπτικά, το όριο μίας συνεδρίας Zoom Meeting είναι:

  • 40 λεπτά για συνεδρίες χωρίς την πλήρη άδεια (βασική άδεια που διατίθεται σε φοιτητές και προσωπικό),
  • 30 ώρες για συνεδρίες με την πλήρη άδεια που διατίθεται στο διδακτικό προσωπικό. Με την ίδια άδεια μπορεί να διοργανωθεί Zoom Webinar με το ίδιο χρονικό όριο.

• Zoom διδάσκοντες - Πόσα άτομα μπορούν να εμφανίζονται ταυτόχρονα σε μία οθόνη του Zoom;

  Το Zoom έχει όριο στο πλήθος των εικονιδίων (thumbnails) που εμφανίζονται σε μία οθόνη και αντιστοιχούν στους συμμετέχοντες. Σε μία οθόνη μπορούν να εμφανίζονται μέχρι 49 εικονίδια, ενώ οι υπόλοιποι που τυχόν υπάρχουν θα εμφανίζονται σε επόμενη σελίδα της οθόνης (https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0063672).

  Yπάρχει δυνατότητα να γίνεται απόκρυψη των εικονιδίων των συμμετεχόντων που έχουν κλειστή κάμερα από την επιλογή Participants (https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360021921032-In-Meeting-Controls).

• Zoom διδάσκοντες - Πόσα ταυτόχρονα Meetings με το Zoom μπορώ να προγραμματίσω με την άδεια που έχω;

  Οι άδειες που έχει προμηθευτεί το ΑΠΘ δίνουν δυνατότητα σε κάθε host να διενεργεί 2 meetings ταυτόχρονα σε διαφορετικές συσκευές (https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206122046-Can-I-Host-Concurren...)

• Zoom διδάσκοντες - Πώς μπορώ να δω αν έχω άδεια για Meetings με το Zoom και πόσοι μπορούν να είναι οι συμμετέχοντες;

  Στη σελίδα https://authgr.zoom.us/profile βλέπουμε στην ενότητα Account αν έχουμε την άδεια:

  Zoom Meetings: 500 participants
  Zoom Webinars: 500 attendees

  οπότε η μέγιστη χρονική διάρκεια μίας διάλεξης είναι 30 ώρες και ο μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων είναι 500 άτομα.

• Zoom διδάσκοντες - Πόσα άτομα μπορούν να συμμετέχουν σε μία εξ αποστάσεως διάλεξη με το Zoom;

  Στη διάλεξη (Zoom Meeting) μπορούν να συμμετέχουν έως 500 άτομα εφόσον ο διοργανωτής διαθέτει την πλήρη άδεια. Διαφορετικά, στη βασική άδεια ο μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων είναι τα 300 άτομα. Περισσότερες πληροφορίες υπάρχουν στην ιστοσελίδα https://it.auth.gr/faq/zoom-license/.

• Zoom διδάσκοντες - Τι πρέπει να περιέχει η πρόσκληση που θα στείλω στους συμμετέχοντες και ποιες είναι οι οδηγίες συμμετοχής;

  Πρέπει να περιέχει τα παρακάτω στοιχεία του δωματίου:
  - τον σύνδεσμο του δωματίου της διάλεξης, π.χ. https://authgr.zoom.us/j/922231079?pwd=Q0lQNDN4V2FqSFE3ZTB3NElBR2VqQT0
  ή
  - την ταυτότητα του δωματίου (Μeeting ID), π.χ. 922 231 123 και 
  -  τον κωδικό (Password), π.χ. 003725.
  Επίσης, θα είναι χρήσιμο, ειδικά την πρώτη φορά, να στείλουμε στους συμμετέχοντες και τις οδηγίες συμμετοχής https://it.auth.gr/manuals/zoomparticipant/.

• Zoom διδάσκοντες - Μπορώ να προσθέσω Alternative host σε μία συνεδρία μου στο Zoom;

  Η δυνατότητα αυτή υποστηρίζεται στη συνδρομή του ΑΠΘ μόνο από το διαχειριστικό περιβάλλον https://authgr.zoom.us. Στην προγραμματισμένη μας συνεδρία επιλέγουμε Edit/Επεξεργασία και στο πεδίο Alternative host προσθέτουμε το id του συνδιοργανωτή ο οποίος πρέπει απαραιτήτως να έχει άδεια από το ΑΠΘ για απεριόριστης χρονικής διάρκειας διαλέξεις με το Zoom. Το id του ο συνδιοργανωτής μπορεί να το δει για να μας το γνωστοποιήσει από το προφίλ του στο Zoom https://authgr.zoom.us/profile στο πεδίο Sign-In email. Όλη η διαδικασία, περιγράφεται αναλυτικά στο εγχειρίδιο για τον ορισμό Alternative Host σε ένα Meeting / Webinar.

• Οδηγίες διοργάνωσης και διεξαγωγής μίας εκδήλωσης μέσω Zoom

  Οδηγίες διοργάνωσης και διεξαγωγής μίας εκδήλωσης μέσω Zoom

• Διεξαγωγή εξ αποστάσεως διάλεξης με το Zoom

  Διεξαγωγή εξ αποστάσεως διάλεξης με το Zoom

• Διαχείριση δωματίου εξ αποστάσεως διάλεξης με το Zoom

  Διαχείριση δωματίου εξ αποστάσεως διάλεξης με το Zoom

• Zoom Client - Ενημέρωση στην τελευταία έκδοση

  Zoom Client - Ενημέρωση στην τελευταία έκδοση

• Live Streaming ενός Zoom Meeting / Webinar

  Live Streaming ενός Zoom Meeting με χρήση υποδομών του ΑΠΘ

• Zoom Webinar - Δημιουργία

  Πως δημιουργούμε ένα Zoom Webinar

• Zoom Webinar - Διαχείριση

  Πως διαχειριζόμαστε ένα Zoom Webinar

• Διεξαγωγή εξ αποστάσεως συνεδρίας για τις ανάγκες εξετάσεων

  Δημιουργία συνεδρίας για τις ανάγκες εξετάσεων με τη χρήση της υπηρεσίας Zoom

• Διαχωρισμός συμμετεχόντων σε δωμάτια

  Διαχωρισμός συμμετεχόντων σε μικρότερα δωμάτια

• Εξαγωγή συμμετεχόντων

  Εξαγωγή συμμετεχόντων σε συνεδρία με το Zoom

• Zoom Reports - Εξαγωγή

  Εξαγωγή reports ενός Zoom Meeting/Webinar

• Δυνατότητες Registration / Branding / Polling σε ένα Meeting

  Ρυθμίσεις συνεδρίας με αξιοποίηση δυνατοτήτων Registration / Βranding / Polling

• Eνεργοποίηση δυνατότητας Language Interpretation

  Eνεργοποίηση δυνατότητας Language Interpretation

• Μεταγλώττιση στο Zoom με την εφαρμογή Live Transcribe

  Λειτουργία ζωντανής απομαγνητοφώνησης σε εξ αποστάσεως διάλεξη

• Zoom Whiteboards - Δημιουργία

  Δημιουργία Zoom Whiteboards

• Τελετή ορκωμοσίας

  Οδηγίες για εξ αποστάσεως συμμετοχή σε ορκωμοσία με το Zoom

• Συμμετοχή σε εξ αποστάσεως διάλεξη - φοιτητές

  Συμμετοχή σε εξ αποστάσεως διάλεξη με το Zoom

• Οδηγίες συμμετοχής σε εξ αποστάσεως συνεδρία με ταυτοποίηση

  Οδηγίες συμμετοχής σε εξ αποστάσεως συνεδρία με ταυτοποίηση (φοιτητές)