Πληροφορίες

Στο περιβάλλον ηλεκτρονικής γραμματείας registrar.auth.gr επιτρέπει στους υπαλλήλους Γραμματειών και Μεταπτυχιακών να διαχειρίζονται θέματα των προγραμμάτων σπουδών που προσφέρουν τα ακαδημαϊκά τμήματα του ΑΠΘ.

Οι υπάλληλοι γραμματείας τμήματος μπορούν να:

• Διαμορφώνουν τα προγράμματα σπουδών του τμήματος
• Ανοίγουν δηλώσεις μαθημάτων για τους φοιτητές τους
• Δέχονται τις βαθμολογίες που καταθέτουν οι διδάσκοντες στις τάξεις τους
• Διεκπεραιώνουν τις αιτήσεις των φοιτητών για την έκδοση πιστοποιητικών
• Οργανώνουν ορκωμοσίες για φοιτητές που έχουν καλύψει τις προϋποθέσεις λήψης πτυχίου

Προϋποθέσεις

Δικαίωμα πρόσβασης στο σύστημα Ηλεκτρονικής Γραμματείας αποκτούν υπάλληλοι γραμματείας και μεταπτυχιακού όπως ορίζονται από τον Πρόεδρο ή τον Γραμματέα του Τμήματος.

Για τον ορισμό τους απαιτούνται δύο βήματα:

1. Απόκτηση δικαιώματος πρόσβασης με συμπλήρωση της Αίτησης
2. Απόκτηση δικαιωμάτων διαχείρισης ενός προγράμματος σπουδών με συμπλήρωση αιτήματος σε roles.auth.gr
3. Απόδοση ρόλου στην καρτέλα Ρόλοι του κάθε Τμήματος

Για να αποδοθούν δικαιώματα διαχείρισης στο φοιτητολόγιο ενός προγράμματος σπουδών θα πρέπει ο Πρόεδρος ή ο Γραμματέας του Τμήματος να υποβάλει την ηλεκτρονική Αίτηση χρήσης υπηρεσιών ηλεκτρονικής γραμματείας.

Οδηγίες

Για την εξυπηρέτηση των χρηστών Ηλεκτρονικής Γραμματείας έχουν οριστεί νέοι συνάδελφοι. Όποια ερωτήματα έχετε μπορείτε να καλείτε στα αντίστοιχα τηλέφωνα εξυπηρέτησης.

Οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις επικοινωνίας support-gram@auth.gr και support-gram-reports@auth.gr εξακολουθούν και ισχύουν και μπορείτε να προωθείτε και εκεί τα ερωτήματά σας.

Αναλυτικά οι συνάδελφοι που έχουν αναλάβει την εξυπηρέτηση κάποιων Τμημάτων, τα τηλέφωνά τους και τα αντίστοιχα Τμήματα ευθύνης τους:

Για τα Μεταπτυχιακά και Διδακτορικά Τμήματα ισχύει ο ίδιος διαχωρισμός.

Μπορείτε να δείτε οδηγίες για τη νέα εφαρμογή ηλεκτρονικής γραμματείας εδώ.

Χρονική Ισχύς

Η πρόσβαση στο σύστημα Ηλεκτρονικής Γραμματείας απενεργοποιείται η πρόσβαση όταν ο Πρόεδρος ή ο Γραμματέας Τμήματος υποβάλει αίτημα στο ΚΗΔ για την αφαίρεση δικαιωμάτων από συγκεκριμένο υπάλληλο που χάνει το ρόλο.

Η πρόσβαση εξαρτάται ταυτόχρονα και από τη διάρκεια ισχύος του ιδρυματικού λογαριασμού αλλά και του ψηφιακού πιστοποιητικού που βρίσκεται στην κρυπτογραφική συσκευή (που περιέχει ψηφιακό πιστοποιητικό Class A) και το οποίο λήγει περιοδικά. Οδηγίες για την έκδοση νέου ψηφιακού πιστοποιητικού Class A υπάρχουν σε αυτήν την ιστοσελίδα και ο υπάλληλος Γραμματείας πρέπει να φροντίζει για την ενημέρωση του πιστοποιητικού του.

Κανονισμός

Ο κάθε εξουσιοδοτημένος χρήστης που έχει πρόσβαση στο σύστημα Ηλεκτρονικής Γραμματείας οφείλει να τηρεί τον κανονισμό για τις Ευθύνες και υποχρεώσεις χρηστών Η/Υ στα ιδιωτικά δίκτυα Γραμματειών. Η χρήση της υπηρεσίας γίνεται μόνο από προκαθορισμένες θέσεις εργασίας σε προστατευμένα τοπικά δίκτυα.

Συχνές Ερωτήσεις

• Πως μπορώ να διαγράψω τα Cookies και την προσωρινή μνήμη (Cache) από τον browser μου;

  
  Σε Google Chrome:

  1. Επάνω δεξιά, κάνουμε κλικ στην επιλογή More/Περισσότερα και μετά Delete browsing data/Διαγραφή δεδομένων περιήγησης.
     
     
     
     
  2. Επιλέγουμε χρονικό εύρος, όπως Last Hour or All time/Τελευταία ώρα ή Από την αρχή και τους τύπους των πληροφοριών που θέλουμε να διαγράψουμε. Τέλος, κάνουμε Delete Data/Διαγραφή δεδομένων.
     
     
     

  Σε Mozilla Firefox:

  1. Κάνουμε κλικ στο κουμπί του μενού και επιλέγουμε τις Settings/Ρυθμίσεις.
     
  2. Επιλέγουμε την καρτέλα Privacy & Security/Απόρρητο και ασφάλεια. Στην ενότητα Cookies and Site Data/Cookies και δεδομένα ιστοτόπων, κάνουμε κλικ στην Clear data/Απαλοιφή δεδομένων.
     
  3. Στο αναδιπλούμενο μενού δίπλα στο πεδίο When/Πότε, επιλέγουμε Everything/Όλα. Βεβαιωνόμαστε ότι έχουμε επιλέξει μόνο τα Cookies and Site Data/Cookies και δεδομένα ιστοτόπων και Temporary cached files and pages/Προσωρινά αποθηκευμένα αρχεία και σελίδες. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Clear/Απαλοιφή.
     

  Σε Microsoft Edge:

  1. Ανοίγουμε το πρόγραμμα περιήγησης Edge, επιλέγουμε Setting and more/Ρυθμίσεις και πολλά άλλα  > Settings/Ρυθμίσεις > Cookies and Site permissions/Cookies και δικαιώματα τοποθεσίας.
     
     
     
  2. Στην περιοχή Cookies and data stored/Cookies και αποθηκευμένα δεδομένα, επιλέγουμε Manage and delete cookies and site data/Διαχείριση και διαγραφή cookies και δεδομένων τοποθεσίας.
     
     
  3. See all cookies and site data/Εμφάνιση όλων των Cookies και των δεδομένων τοποθεσίας. Κάνουμε κλικ στην Remove all/Εκκαθάριση όλων και στο αναδυόμενο παράθυρο πατάμε Clear/Διαγραφή.
     

  Σε Safari:

  1. Επιλέγουμε History/Ιστορικό > Clear History/Εκκαθάριση ιστορικού και μετά κάνουμε κλικ στο αναδυόμενο μενού.
     
  2. Στο πεδίο Clear/Εκκαθάριση επιλέγουμε την περίοδο που επιθυμούμε να γίνει εκκαθάριση του ιστορικού περιήγησής μας και τέλος πατάμε Clear History/Εκκαθάριση ιστορικού.
     

• Πού απευθύνομαι για τη δημιουργία νέου Τμήματος στο registrar.auth.gr;

  Σε περίπτωση που θέλετε να προστεθεί νέο Τμήμα στο registrar.auth.gr, θα πρέπει ο/η Προϊστάμενος/η του Τμήματος, να αποστείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση support-gram@auth.gr αναφέροντας την ονομασία του Τμήματος και τους χρήστες που θα έχουν πρόσβαση στο νέο Τμήμα.

• Όταν το Τμήμα αποκτά νέο διδάσκοντα σε κάποιο μάθημα, πώς μπορώ να τον εισάγω στο σύστημα;

  Για κάθε νέο διδάσκοντα θα πρέπει να ακολουθείτε η διαδικασία καταχώρησής του στο σύστημα ηλεκτρονικής γραμματείας, σύμφωνα με τις οδηγίες της σελίδας: https://it.auth.gr/manuals/registrar/#5-toc-title

• Ποιον μπορώ να ενημερώσω για παρατηρήσεις που έχω σε ψηφιακά πιστοποιητικά που εκδίδει το registrar.auth.gr;

  Για κάθε παρατήρηση σχετικά με τα εκδιδόμενα πιστοποιητικά, θα πρέπει να αποστέλλετε μήνυμα στην ηλεκτρονική διεύθυνση:support-gram-reports@auth.gr

• Πώς ρυθμίζω τον υπολογιστή μου στη Γραμματεία για να υπογράφω ψηφιακά πιστοποιητικά;

  Κάθε υπολογιστής ηλεκτρονικής γραμματείας έχει τις απαραίτητες ρυθμίσεις για την ψηφιακή υπογραφή των πιστοποιητικών που εκδίδονται. Για κάθε πρόβλημα που εμφανίζεται, θα πρέπει να επικοινωνείτε στην ηλεκτρονική διεύθυνση support-gram@auth.gr

• Τι είναι η κρυπτογραφική συσκευή που αποκτά ο κάθε υπάλληλος γραμματείας;

  Η κρυπτογραφική συσκευή είναι ένα usb stick με συγκεκριμένες προδιαγραφές και χρησιμοποιείται για την πρόσβαση σε συστήματα όπως αυτό της ηλεκτρονικής γραμματείας ή για την ψηφιακή υπογραφή εγγράφων σύμφωνα με τις απαιτήσεις που επιβάλλει το ΠΔ 25/ΦΕΚ 44/25-02-2014 σχετικά με την χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών στο Ελληνικό Δημόσιο.

• Όταν καταχωρώ το PIN της κρυπτογραφικής μου συσκευής λαμβάνω μήνυμα ότι δεν βρέθηκε ενεργό πιστοποιητικό.

  Έχει λήξει το πιστοποιητικό στο token σας και πρέπει να προχωρήσετε σε αίτηση ανανέωσής του από τη σελίδα της Harica.

• Καταχώρησα το PIN μου λανθασμένα και λαμβάνω μήνυμα ότι το token έχει κλειδώσει.

  Θα χρειαστεί να συνδεθείτε στο μηχάνημα με το γραμματειακό μας password και να καλέσετε στη ΜΨΔ ώστε, μέσω TeamViewer, να γίνει επανακαθορισμός του PIN.

• Δε θυμάμαι τον γραμματειακό μου κωδικό πρόσβασης.

  Επικοινωνήστε με τη ΜΨΔ ώστε να σας προωθήσουμε σύνδεσμο μέσω του οποίου θα καθορίσετε ξανά τον κωδικό σας.

• Το λογισμικό για την αναγνώριση της κρυπτογραφικής συσκευής εμφανίζει σύμβολα αντί για ελληνικούς χαρακτήρες. Πώς μπορώ να το διορθώσω;

  Στην περίπτωση που το λογισμικό αναγνώρισης της κρυπτογραφικής μας συσκευής (π.χ. Safenet) εμφανίζει σύμβολα ( @, #, $ ) αντί για ελληνικούς χαρακτήρες, θα πρέπει να αλλάξετε τις τοπικές ρυθμίσεις συστήματος (system locale). Για να κάνετε την αλλαγή, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

  1. Επιλέξτε από κάτω αριστερά το κουμπί της έναρξης των Windows και στο πεδίο της αναζήτησης γράψτε πίνακας ελέγχου/control panel.

  2. Μεταβείτε στην κατηγορία Ώρα, γλώσσα και περιοχή/Clock, Language and Region και έπειτα στην ενότητα Περιοχή/Region.

  3. Έπειτα, επιλέξτε την καρτέλα Διαχείριση/Administrative και πατήστε στο κουμπί Αλλαγή τοπικών ρυθμίσεων συστήματος/Change system locale που θα βρείτε στην ενότητα Γλώσσα για τα προγράμματα που δεν υποστηρίζουν Unicode.

  4. Στο νέο παράθυρο επιλέξτε τα Ελληνικά/Greek και πατήστε στο κουμπί ΟΚ για να αποθηκευτούν οι αλλαγές σας.

  5. Αμέσως μετά θα σας ζητηθεί να επανεκκινήσετε τον υπολογιστή σας έτσι ώστε να εφαρμοστούν οι αλλαγές στη γλώσσα.

Εγχειρίδια

• Διακίνηση εγγράφων με προσωπικά δεδομένα

  Διακίνηση εγγράφων με προσωπικά δεδομένα

• Αναλυτικός οδηγός της εφαρμογής https://registrar.auth.gr

  Περιβάλλον ηλεκτρονικής γραμματείας https://registrar.auth.gr 1. Σύνδεση στην εφαρμογή 2. Εργασίες Έναρξης Ακαδημαϊκής Περιόδου 3. Φοιτητές 4. Αιτήσεις 5. Δηλώσεις 6. Διδάσκοντες 7. Βαθμολογίες 8. Ορκωμοσίες 9. Πιστοποιητικά 10. Εργασίες 11. Πρακτική Άσκηση 12. Υποτροφίες 13. Μάθημα 14. Πρόγραμμα Σπουδών 15. Ημερολόγια 16. Ρόλοι χρηστών 17. Ιδρυματικός Κατάλογος-Περίγραμμα Μαθήματος (Μ1)

• Απομακρυσμένη πρόσβαση στο ιδιωτικό δίκτυο Γραμματειών

  Απομακρυσμένη πρόσβαση (VPN) στο ιδιωτικό δίκτυο γραμματειών

• Διαμόρφωση εμφάνισης Ψηφιακής υπογραφής σε πιστοποιητικά που χορηγούν οι Γραμματείες Τμημάτων

  Διαμόρφωση εμφάνισης ψηφιακής υπογραφής σε πιστοποιητικά που χορηγούν οι γραμματείες τμημάτων

• Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής σε έγγραφα

  Εγκεκριμένη ψηφιακή υπογραφή pdf αρχείων με τη χρήση του Adobe Reader σε περιβάλλον Windows Εγκεκριμένη ψηφιακή υπογραφή pdf αρχείων με τη χρήση του Adobe Reader σε περιβάλλον Macos

Αρχεία