Στην Προβολή Τμήματος υπάρχει μία νέα καρτέλα με το όνομα Ρόλοι όπου καταγράφονται συγκεκριμένοι ρόλοι που αφορούν κάθε Τμήμα. Οι περισσότεροι ρόλοι έχουν αποδοθεί μαζικά από την ΜΨΔ, ωστόσο η φροντίδα ενημέρωσης και συντήρησης όλης της πληροφορίας θα πρέπει να γίνεται από τον/την Προϊσταμένο/η κάθε Τμήματος. 

Οι ρόλοι που υπάρχουν σε κάθε Προπτυχιακό Τμήμα είναι:

• Γραμματέας Τμήματος
• Πρόεδρος Τμήματος
• Υπάλληλος Γραμματείας
• Πρόεδρος ΟΜΕΑ
• Μέλος ΟΜΕΑ

Οι ρόλοι που υπάρχουν σε κάθε Μεταπτυχιακό Τμήμα είναι:

• Γραμματέας Τμήματος
• Διευθυντής Μεταπτυχιακού
• Υπάλληλος Γραμματείας

Οι ρόλοι που υπάρχουν σε κάθε Διδακτορικό Τμήμα είναι:

• Γραμματέας Τμήματος

Μπορούμε να προσθέσουμε και τον ρόλο του Προέδρου του Τμήματος.

Οι ρόλοι που υπάρχουν σε κάθε Μεταδιδακτορικό Τμήμα είναι:

• Γραμματέας Τμήματος

Μπορούμε να προσθέσουμε και τον ρόλο του Προέδρου του Τμήματος.

Ιδιαίτερα σημαντική είναι η ύπαρξη του ρόλου του/της Γραμματέας Τμήματος,  για να μπορούν να εμφανίζονται στα Πιστοποιητικά των φοιτητών τα στοιχεία του/της εκάστοτε Διοικητικά Προϊσταμένου/μένης.

Επίσης, όταν αναλάβει καθήκοντα ένας νέος χρήστης ηλεκτρονικής Γραμματείας Τμήματος ο/η Προϊστάμενος/μένη αποδίδει τον ρόλο με τα Τμήματα πρόσβασης μέσα απο το roles.auth.gr . Στη συνέχεια και αφού λάβει μήνυμα επιβεβαίωσης απο το support-gram@auth.gr ότι το αίτημα έχει εξυπηρετηθεί, θα πρέπει να αποδοθεί και στην καρτέλα Ρόλοι ο αντίστοιχος Ρόλος Υπαλλήλου Γραμματείας. Για να προσθέσουμε μία νέα εγγραφή επιλέγουμε Προσθήκη Ρόλου.

Στο αναδυόμενο παράθυρο συμπληρώνουμε:

• Το ονοματεπώνυμο ή το username του χρήστη που θέλουμε να προσθέσουμε
• Την ιδιότητα / Ρόλος
• Η κατάσταση Ενεργός είναι προσυμπληρωμένη απο το σύστημα
• Ημερομηνία παραλαβής καθηκόντων
• Επιλέγουμε ΟΚ για να εφαρμοστούν οι καταχωρήσεις μας

Αν θέλουμε να καταργήσουμε κάποιον ρόλο, επιλέγουμε το ανθρωπάκι δίπλα σε κάθε ρόλο, επιβεβαιώνουμε την κατάργηση και η ημερομηνία αυτόματα συμπληρώνεται από την τρέχουσα ημερομηνία.

ΠΡΟΣΟΧΗ!! Όποτε έχουμε αλλαγή ανάθεσης ρόλου, θα κάνουμε πρώτα κατάργηση ρόλου, όπως περιγράφεται παραπάνω, και στη συνέχεια θα προχωράμε σε νέα καταχώρηση. Είναι ιδιαίτερα σημαντική η τήρηση ιστορικότητας της συγκεκριμένης λειτουργικότητας.