Για την παροχή της υπηρεσίας απαιτείται η πλήρης και ανεπιφύλακτη συμμόρφωση των υπευθύνων και των διαχειριστών των φιλοξενούμενων εικονικών υποδομών του ΑΠΘ με τους παρακάτω όρους.

Γενικά

• Η λειτουργία κάθε φιλεξενούμενης εικονικής υποδομής δεν πρέπει να αντιβαίνει στον υφιστάμενο Κανονισμό Λειτουργίας Δικτύου Δεδομένων ΑΠΘ.
• Ο Υπεύθυνος εικονικής υποδομής πρέπει να ανήκει στο μόνιμο προσωπικό του ΑΠΘ.
• Οι εικονικές υποδομές υπομονάδων και δράσεων του ΑΠΘ φιλοξενούνται για ένα έτος. Ο Υπεύθυνος ενημερώνεται με e-mail πριν την επικείμενη λήξη τους, για να αιτηθεί την παράταση της φιλοξενίας.
• Το ΚΗΔ μπορεί να ζητά επιβεβαίωση των στοιχείων των τεχνικών διαχειριστών.
• Τα περιεχόμενα κάθε φιλοξενούμενης εικονικής υποδομής διατηρούνται για δύο (2) μήνες από τη λήξη της φιλοξενίας του.
• Όλες οι αιτήσεις εξετάζονται και εγκρίνονται ή απορρίπτονται από την εποπτεύουσα Επιτροπή και κατά περίπτωση από το Πρυτανικό συμβούλιο.

Υποχρεώσεις Υπεύθυνου εικονικής υποδομής

• ενημερώνει άμεσα το ΚΗΔ σε περίπτωση αλλαγής διαχειριστή ή αλλαγής τεχνικού υπευθύνου, καθώς και όταν το ΚΗΔ ζητά επιβεβαίωση αυτών των στοιχείων.
• διασφαλίζει ότι ο εκάστοτε τεχνικός υπεύθυνος και διαχειριστής είναι τεχνικά επαρκής.
• διασφαλίζει ότι η δράση που εξυπηρετεί η εικονική υποδομή αφορά ακαδημαϊκή δραστηριότητα του ΑΠΘ.
• διασφαλίζει ότι η χρήση της υπηρεσίας αφορά αποκλειστικά τη δράση που περιγράφεται στην αίτησή του.
• προκειμένου να γίνεται σωστή αξιοποίηση των υπολογιστικών και αποθηκευτικών πόρων της υπηρεσίας εικονικών υποδομών, ο υπεύθυνος οφείλει να ενημερώνει το ΚΗΔ σε περίπτωση παύσης της χρήσης της υποδομής προκειμένου να αποδεσμεύονται οι πόροι.

Υποχρεώσεις Διαχειριστή εικονικής υποδομής

Διαχειριστής κάθε εικονικής υποδομής είναι ο τεχνικός στον οποίο ο Υπεύθυνος της εικονικής υποδομής έχει αναθέσει τη διαμόρφωση, λειτουργία και συντήρησή της. Ο διαχειριστής οφείλει να:

• διατηρεί τον κωδικό πρόσβασης της εικονικής υποδομής αυστηρά προσωπικό και να ενημερώνει άμεσα το ΚΗΔ σε περίπτωση διαρροής ή απώλειάς του.
• φροντίζει ώστε η λειτουργία κάθε εικονικής υποδομής να μην καταχράται τους πόρους του συστήματος (επεξεργαστική ισχύ, μνήμη, αποθηκευτικό χώρο, εύρος δικτύου), ώστε να μη δημιουργεί προβλήματα στη λειτουργία των υπόλοιπων εικονικών μηχανών που φιλοξενούνται εκεί.
• επιμελείται τη λήψη και διατήρηση αντιγράφων ασφαλείας του εικονικού εξυπηρετητή. Το ΚΗΔ διατηρεί με δικά του μέσα, αντίγραφα ασφαλείας του συνόλου των εικονικών υποδομών για περιορισμένο χρονικό διάστημα και δύναται να επαναφέρει εικονικές υποδομές μόνο σε περιπτώσεις σημαντικής απώλειας δεδομένων.
• παρακολουθεί τα θέματα ασφάλειας και να διορθώνει τα σχετικά προβλήματα που συνδέονται με το λειτουργικό σύστημα και τις εφαρμογές που έχει εγκαταστήσει και διατηρεί στον φιλοξενούμενο εικονικό εξυπηρετητή.
• Ακολουθεί τις τεχνικές συστάσεις και οδηγίες του ΚΗΔ

Υποχρεώσεις και παροχές ΚΗΔ

Οι διαχειριστές του ΚΗΔ θα εκτελούν ενέργειες συντήρησης φροντίζοντας:

• η υποδομή εικονικών μηχανών (virtualization platform) και το σύστημα αποθηκευτικού χώρου να αναβαθμίζονται τακτικά με τις τελευταίες ενημερώσεις που κυκλοφορούν επισήμως από τους κατασκευαστές, ώστε να αποφεύγονται επικίνδυνες εκθέσεις σε προβλήματα ασφαλείας.
• τη λήψη κεντρικών αντιγράφων ασφαλείας (backup) τα οποία θα εγγυώνται τη λειτουργία του συνόλου της υποδομής εικονικών υποδομών.

Για να εξασφαλιστεί η σωστή αξιοποίηση των υπολογιστικών και αποθηκευτικών πόρων της υπηρεσίας εικονικών υποδομών:

• σε περίπτωση που διαπιστωθεί ότι ο εικονικός εξυπηρετητής δεν αξιοποιεί τους υπολογιστικούς/αποθηκευτικούς πόρους που έχει δεσμεύσει, θα ειδοποιείται ο υπεύθυνος προκειμένου να γίνονται αναπροσαρμογές στα μεγέθη (πχ μέγεθος μνήμης, αριθμός CPU, αποθηκευτικός χώρος).
• σε περίπτωση που διαπιστωθεί αδράνεια στην εικονική μηχανή για διάστημα άνω των δύο (2) μηνών, αυτή θα μπορεί να απενεργοποιείται και το ΚΗΔ θα ενημερώνει τον υπεύθυνο. Στη συνέχεια θα ξεκινούν οι διαδικασίες αποδέσμευσης των πόρων.
• σε περίπτωση που ο υπεύθυνος ή ο διαχειριστής δεν ανταποκρίνονται στις υποχρεώσεις τους σε σχέση με την εικονική υποδομή (π.χ. δεν ανταποκρίνονται στην επικοινωνία του ΚΗΔ), η εικονική υποδομή μπορεί να απενεργοποιείται προσωρινά ή και να τερματίζεται πρόωρα η φιλοξενία της

Χρονικά παράθυρα συντήρησης

Για τις τακτικές ανάγκες αναβαθμίσεων υλικού ή συντήρησης λογισμικού, στην αρχή κάθε ημερολογιακού έτους ανακοινώνονται στον ιστοχώρο του ΚΗΔ τρία (3) 8ωρα και τρία (3) 4ωρα παράθυρα συντήρησης σε εργάσιμες ώρες των συστημάτων. Μία εβδομάδα πριν το εκάστοτε παράθυρο συντήρησης, αποστέλλεται ανακοίνωση στην email λίστα χρηστών των υπηρεσιών της παρούσας πολιτικής. Στη λίστα μπορούν να εγγραφούν ο χρήστης και όσα άλλα μέλη της ομάδας/μονάδας υποδείξει (προτείνεται κατ’ ελάχιστο ένα μέλος κάθε ωφελούμενης ομάδας/μονάδας). Στην περίπτωση που ένα παράθυρο συντήρησης συμπίπτει με ημέρα που για οποιοδήποτε λόγο (π.χ. ανωτέρα βία) είναι αδύνατη η τέλεση των απαραίτητων ενεργειών/εργασιών, η ομάδα διαχείρισης του ΚΗΔ ενδέχεται να μεταφέρει το παράθυρο συντήρησης σε άλλη ημερομηνία ή να το αναβάλλει. Σε επείγουσες περιπτώσεις εκτός του ελέγχου του ΚΗΔ (π.χ. επείγουσες ενημερώσεις ασφάλειας) μπορούν να γίνονται και διακοπές εκτός του παραπάνω προγράμματος.