zoom icon

Οδηγίες διοργάνωσης και διεξαγωγής μίας εκδήλωσης μέσω Zoom

Βασικές Οδηγίες διοργάνωσης και διεξαγωγής μίας εκδήλωσης μέσω Zoom

Κάθε διοργάνωση μιας εκδήλωσης  απαιτεί χρόνο και προετοιμασία σε πολλά επίπεδα είτε πρόκειται να διεξαχθεί κανονικά σε κάποια φυσική αίθουσα (με φυσική παρουσία των παρευρισκόμενων), είτε μέσω προγράμματος τηλεδιάσκεψης Zoom (χωρίς φυσική παρουσία), είτε μέσω συνδυασμού και των δύο. Ο οδηγός στοχεύει να δώσει γενικές κατευθύνσεις ώστε να γίνουν σαφή κάποια γενικά τεχνικά και οργανωτικά θέματα που είναι απαραίτητο να διευθετούνται εγκαίρως για την επιτυχία κάθε εκδήλωσης.

Διευκρινίζουμε ότι σε καμία περίπτωση αυτός ο οδηγός δεν είναι υποχρεωτικός για τα βήματα που συνίσταται να ακολουθηθούν, ούτε μπορεί να καλύψει κάθε σενάριο.

Τεχνική Ορολογία για χρήση Zoom

 

Είναι σημαντικό να διευκρινιστούν κάποιοι όροι ώστε να υπάρχει κοινό επίπεδο κατανόησης από όλους τους εμπλεκόμενους σε μία εκδήλωση.

Τι σημαίνει Zoom Meeting:

To ΑΠΘ έχει παραχωρήσει Ζοοm άδειες σε μέλη ΔΕΠ και εξειδικευμένο προσωπικό για δυνατότητα Meetings και όχι Webinar. Με τον όρο Zoom Meeting εννοούμε μία τηλεδιάσκεψη, με δυνατότητα συμμετοχής των συμμετεχόντων με μικρόφωνο και κάμερα, ο καθένας από τον χώρο του. Οι συμμετέχοντες μπορούν να προβάλλουν σε κοινή χρήση μια παρουσίαση  (ανάλογα με τα δικαιώματά τους), και να βλέπουν ποιοι άλλοι συμμετέχουν.

Σε ένα Zoom Meeting μπορούν να υπάρχουν οι εξής 3 ρόλοι χρηστών

  • Hosts (περισσότερα εδώ)
  • Co-Hosts (περισσότερα εδώ)
  • Participants (περισσότερα εδώ)

Τι σημαίνει Zoom Webinar:

Με τον όρο Zoom Webinar εννοούμε διαδικτυακά σεμινάρια τα οποία έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε ο Host και Panelists να μπορούν να μοιράζονται το βίντεο, τον ήχο και την οθόνη τους. Τα Webinars επιτρέπουν στους συμμετέχοντες μόνο για προβολή. Έχουν τη δυνατότητα να αλληλοεπιδρούν μέσω ερωτήσεων και απαντήσεων, συνομιλίας και να απαντούν σε ερωτήσεις ψηφοφορίας. Ο οικοδεσπότης μπορεί επίσης να καταργήσει τη σίγαση των παρευρισκόμενων. Οι συμμετέχοντες σε διαδικτυακά σεμινάρια δεν μπορούν να μετονομάσουν τον εαυτό τους επίσης.

Σε ένα Zoom Webinar μπορούν να υπάρχουν οι εξής 4 ρόλοι χρηστών

  • Host (περισσότερα εδώ)
  • Co-host (περισσότερα εδώ)
  • Panelist (περισσότερα εδώ)
  • Attendee (περισσότερα εδώ)

 

Τι σημαίνει Live Streaming

Με το όρο αυτό εννοούμε τη ζωντανή ή απευθείας μετάδοση μέσω διαδικτύου. Το Live Streaming δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να μεταδώσει σε απευθείας σύνδεση το τι συμβαίνει εκείνη ακριβώς τη στιγμή σε μία αίθουσα, δωμάτιο τηλεδιάσκεψης η σε οποιοδήποτε χώρο υπάρχει κάμερα με σύνδεση στο διαδίκτυο. Το ΚΗΔ προσφέρει την τεχνογνωσία, εκπαίδευση και ρυθμίσεις για τις παρακάτω υπηρεσίες Live Streaming

  • Live Streaming από Εγκατεστημένη σταθερή Κάμερα αίθουσας σε κάποιο Website:

Μεταδίδεται ότι συμβαίνει σε κάποια αίθουσα ζωντανά, σε κάποιο Website με τη χρήση ενός Player. Οι θεατές είναι παθητικοί και δεν έχουν δυνατότητα συμμετοχής. Σαν να βλέπουμε ένα βίντεο στο Youtube.

  • Live Streaming από Zoom σε κάποιο Website:

Μεταδίδεται ότι συμβαίνει στο Zoom ζωντανά, σε κάποιο Website με τη χρήση ενός Player. Οι θεατές είναι παθητικοί και δεν έχουν δυνατότητα συμμετοχής. Σαν να βλέπουμε ένα βίντεο στο Youtube.

 

Τεχνικά και Οργανωτικά ζητήματα πριν την Εκδήλωση

Μορφή Εκδήλωσης

Υπεύθυνος για το οργανωτικό και τεχνικό κομμάτι μίας εκδήλωσης είναι η οργανωτική επιτροπή ή ο διοργανωτής. Ιδιαίτερα για το οργανωτικό κομμάτι μίας εκδήλωσης, ο διοργανωτής θα πρέπει μεριμνήσει ώστε να οριστικοποιήσει εγκαίρως τον τρόπο με το οποίο θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση και τον τρόπο με τον οποίο θα παρευρεθούν οι συμμετέχοντες. Ουσιαστικά είναι απαραίτητο να οριστικοποιείται η μορφή της εκδήλωσης αρκετό καιρό πριν ώστε να υπάρχει αρκετός χρόνος για καλή προετοιμασία από όλους τους εμπλεκόμενους. Μία εκδήλωση μπορεί να πραγματοποιηθεί με μία από τις παρακάτω μορφές.

  • Φυσική συμμετοχή σε φυσική αίθουσα (χωρίς Zoom). Streaming μέσω IP Κάμερας
    • Χρήση υπάρχουσας εγκατεστημένης υποδομής, σταθερής κάμερας, κονσόλας ήχου, projector κτλ.
  • Ηλεκτρονική συμμετοχή σε δωμάτιο τηλεδιάσκεψης Zoom
    • Χρήση μία συσκευής που να διαθέτει κάμερα και μικρόφωνο και με δυνατότητα πρόσβασης στην εφαρμογή Zoom.
  • Υβριδικό μοντέλο – Συνδυασμός των πρώτων δύο επιλογών.
    • Στο σενάριο αυτό κάποιοι συμμετέχοντες είναι με φυσική παρουσία ενώ άλλοι απομακρυσμένα.

 

Πρόγραμμα εκδήλωσης

Το πρόγραμμα της εκδήλωσης είναι καλό να οργανώνεται με τέτοιο τρόπο ώστε να αποφεύγονται πιθανά προβλήματα. Μερικοί τομείς που συντελούν στην καλή οργάνωση μίας εκδήλωσης είναι οι εξής:

  • Το πρόγραμμα μίας εκδήλωσης είναι καλό να περιλαμβάνει της χρονική διάρκεια κάθε συνεδρίας, κάθε ομιλίας / παρουσίασης / χαιρετισμούς ώστε να αποφεύγεται η καθυστέρηση της λήξης μίας εκδήλωσης.
  • Αν η εκδήλωση πρόκειται να προβληθεί και καταγραφτεί διαδικτυακά μέσω Video Streaming είναι καλό να αναφέρεται στο πρόγραμμα. Ο διοργανωτής με αυτό τον πρώτο τρόπο ενημερώνει τους συμμετέχοντες για αναμετάδοση και καταγραφή της εκδήλωσης. Περισσότερα στην ενότητα «Καταγραφή και Αναμετάδοση Εκδήλωσης»
  • Αν η εκδήλωση περιλαμβάνει χρήση Zoom εφαρμογής, συνίσταται να δημιουργείται ένα (1) δωμάτιο για Meeting και όχι πολλαπλά ξεχωριστά λόγω των πολλών ρυθμίσεων που πρέπει να εφαρμοστούν. Αν μία εκδήλωση πρόκειται να διεξαχθεί για παραπάνω από μία ημέρες μπορείτε να κάνετε χρήση της επιλογής Recurring Meeting κατά το Schedule. Σε κάθε περίπτωση ο Host έχει τη δυνατότητα να ξεκινήσει χειροκίνητα οποιαδήποτε στιγμή την εκδήλωση που έχει χρονοπρογραμματίσει σε περίπτωση που οι ώρες έναρξης και λήξης είναι διαφορετικές για κάθε ημέρα.

 Ανάρτηση και Δημοσιοποίηση της Εκδήλωσης

Αν η εκδήλωση μεταδοθεί ζωντανά μέσω Live Streaming σε κεντρικό ιστότοπου του ΑΠΘ, www.auth.gr είναι απαραίτητο να προηγηθεί ανάρτηση της

Συνεννόηση με τους Ομιλητές της Εκδήλωσης

Ο διοργανωτής είναι πολύ σημαντικό να συνεννοηθεί με το κάθε ομιλητή ξεχωριστά προκειμένου να διασφαλίσει ότι έχει ενημερωθεί για τη μορφή και τους κανονισμούς της εκδήλωσης.

Συνεννόηση με τους Τεχνικούς της Εκδήλωσης

Για την επιτυχία κάθε εκδήλωσης - τηλεδιάσκεψης είναι καλό να αποδίδονται ρόλοι. Ο διοργανωτής οφείλει να επικοινωνήσει και να ενημερώσει:

  • τους τεχνικούς – υπεύθυνους της αίθουσας που ασχολούνται με τα θέματα ήχου – εικόνας.
  • τους τεχνικούς (Host & Co-Hosts) που διαχειρίζονται το Ζoom και τις συναφή λειτουργίες. Πιο αναλυτικά αυτή η ομάδα αναλαμβάνει βασικούς ευθύνες όπως:
    • Διαχείριση Participants (Ήχου, Μικροφώνων, Κάμερες, Share Screen, Waiting Room)
    • Διαχείριση Chat (ερωτήσεων – απαντήσεων, και offline ερωτήσεων μέσω email)
    • Διαχείριση Custom Streaming, Local Recording αν υφίστανται κατά περίπτωση.
    • Διαχείριση έκτακτων ζητημάτων των ομιλητών (απομακρυσμένων και μη)

Να τονιστεί ότι ιδιαίτερα για μεγάλες εκδηλώσεις είναι απαραίτητο να υπάρχουν αρκετοί Co-hosts οι οποίοι θα είναι υπεύθυνοι για τις παραπάνω ευθύνες. Σε καμία περίπτωση δεν συστήνεται να επιτελούνται και να κρίνονται όλα από ένα άτομο. Για λόγους ασφάλειας και επιτυχίας μίας εκδήλωσης είναι απολύτως απαραίτητο αυτό να ληφθεί σοβαρά υπόψη.

  • τους τεχνικούς (από ΚΗΔ) που διαχειρίζονται το τεχνικό κομμάτι του Live Streaming μέσω του Media Server του ΑΠΘ. Σημειώνεται ότι πρέπει να έχει ήδη προηγηθεί επίσημο αίτημα για τις υπηρεσίες που προσφέρει το ΚΗΔ.

Σύνδεση σε δίκτυο

Ιδιαίτερα για τον Host και τους Co-Hosts συνίσταται η χρήση ενσύρματης σύνδεσης στο internet. Η χρήση ασύρματης σύνδεσης έχει το ρίσκο της μερικής-σύντομης ή ολικής αποσύνδεσης από το Zoom. Αυτό επηρεάζει άμεσα τις λειτουργίες Local Recording , Streaming, και Recording+Streaming στους Servers του ΑΠΘ. Τυχόν αποσύνδεση ίσως έχει ως αποτέλεσμα την απώλεια καταγεγραμμένου υλικού της εκδήλωσης και της αναμετάδοσης αυτής.

Πρόβα τηλεδιάσκεψης

Συνίσταται να προηγηθούν πρόβες πριν από κάθε εκδήλωση. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι οι ρυθμίσεις του Zoom χρειάζεται να οριστικοποιηθούν αρκετές μέρες πριν και να μην τροποποιηθούν. Πρέπει να διασφαλιστεί ότι κάθε εμπλεκόμενος έχει κατανοήσει το ρόλο του και τις ευθύνες του στην εκδήλωση. Οι πρόβες συμβάλουν στην καλή προετοιμασία όλων.

Καταγραφή και Αναμετάδοση της Εκδήλωσης

Ο διοργανωτής οφείλει να λάβει δήλωση συγκατάθεσης από όλους του ομιλητές. Παρακάτω υπάρχει ένα δείγμα.

Με τη συμμετοχή μου στην εκδήλωση ___________ αποδέχομαι ότι έχω λάβει γνώση και συμφωνώ οι υπεύθυνοι να προβούν σε βιντεοσκόπηση και ζωντανή αναμετάδοσή της εκδήλωσης μέσω διαδικτύου. Τυχόν υλικό που θα παρουσιάσω, δηλώνω ότι είμαι ο νόμιμος κάτοχος του περιεχομένου ή μου έχει αποδοθεί η κατάλληλη άδεια για αυτό. Ουδεμία ευθύνη μεταβιβάζω στο ΚΗΔ και στα υπόλοιπα όργανα του ΑΠΘ.

 

Τεχνικά και Οργανωτικά ζητήματα κατά  τη διάρκεια της Εκδήλωσης

 

Ανακοινώσεις

Έχει αποδειχτεί ωφέλιμο σε κάθε εκδήλωση να υπάρχουν και να ανακοινώνονται ορισμένες σύντομες και πρακτικές οδηγίες. Αυτές μπορεί να είναι κάποιοι κανονισμοί που είναι απαραίτητο να τηρούν όλοι συμμετέχοντες για την ομαλή διεξαγωγή της εκάστοτε εκδήλωσης. Αυτό μπορεί να γίνει κατά την έναρξη μίας εκδήλωσης η μετά από κάθε μεγάλο διάλειμμα.

Τήρηση οδηγιών και κανονισμών

Καθένας από τους συμμετέχοντες οφείλει να τηρεί τις οδηγίες και τους κανονισμούς που θα ισχύουν στα πλαίσια της εκδήλωσης. Η μη τήρηση των κανονισμών από οποιονδήποτε συμμετέχοντα συνεπάγεται πιθανό αποκλεισμό του. Ο διοργανωτής διατηρεί το δικαίωμα να ενεργήσει όπως αυτός θεωρεί κατάλληλο για να διασφαλίσει την ομαλή ροή της εκδήλωσης.

Τήρηση Χρόνου

Μπορεί πολύ εύκολα σε μία εκδήλωση μέσω Zoom να ξεπεραστεί ο προβλεπόμενος χρόνος λόγω περισπασμών. Είναι πολύ σημαντικό να υπάρχει όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ακρίβεια στην τήρηση του χρόνου καθώς διάφορες πλατφόρμες, συστήματα και συνδέσεις πολλές φορές χρονοπρογραμματίζονται για λόγους ασφαλείας.

Ερωτήσεις από το κοινό

Μετά το τέλος κάθε ομιλίας μπορείτε να επιλέξετε αν θα υπάρχει μία περίοδος για ερωτήσεις. Υπάρχουν 3 τρόποι διεξαγωγής ερωτήσεων:

  1. Live online Ερώτηση. Κάθε συμμετέχοντας στη τηλεδιάσκεψη μπορεί να ζητήσει τον λόγο με τη λειτουργία Raise Hand τη στιγμή που θα ανακοινώσετε ότι επιτρέπεται κάτι τέτοιο. Οι αρμόδιοι υπεύθυνοι πρέπει να αποφασίσουν σε ποιον θα δοθεί ο λόγος εκτελώντας τον αντίστοιχο αίτημα (Ask to unmute Microphone + Ask to Start Video).
  2. Offline Ερώτηση μέσω Chat

Οι συμμετέχοντες μπορούν να κάνουν τις ερωτήσεις στο Chat. Αν για λόγους ασφαλείας περί αθέμιτων σχολίων απενεργοποιήσετε τη λειτουργία Chat για το κοινό, να γνωρίζετε ότι διατηρούν το δικαίωμα να μπορούν να στείλουν προσωπικό μήνυμα στον Host και Co-Hosts

  1. Offline Ερώτηση μέσω Email

Η χρήση email για ερωτήσεις, έχει αποδειχθεί ιδιαίτερα ασφαλής μέθοδος είτε στην περίπτωση απροσδόκητων καταστάσεων είτε στην περίπτωση εξοικονόμησης χρόνου. Έπειτα ο διαχειριστής δειγματοληπτικά αποφασίζει ποια ερωτήματα θα κοινοποιηθούν και θα απαντηθούν δημόσια.

Zoom Λειτουργίες

  • Ενότητα Security
    • Waiting Room. Ο Host και οι co-hosts έχουν δικαίωμα να εγκρίνουν ή να απορρίπτουν την πρόσβαση στο δωμάτιο. Προτού εισέλθετε στη τηλεδιάσκεψη παρακαλούμε να ρυθμίσετε το ονοματεπώνυμό σας να φαίνεται σωστά. Τυχόν φωτογραφία ως profile picture πρέπει να είναι κατάλληλη για την περίσταση.
  • Lock Meeting. Αν η εκδήλωση είναι κλειστού τύπου, δηλαδή οι συμμετέχοντες είναι συγκεκριμένοι, μπορείτε να κάνετε Lock Meeting εφόσον όλοι έχουν συνδεθεί. Αν αποσυνδεθεί κάποιος, δεν μπορεί να εισέλθει ξανά.
  • Λειτουργία Share. Για λόγους ασφαλείας καλό είναι να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία Share Screen για τους Participants. Αν κάποιος Participant είναι να παρουσιάσει, μπορείτε είτε να τον κάνετε λιγο πριν Co-host, είτε να του αποδώσετε εκείνη τη στιγμή το δικαίωμα παρουσίασης.
  • Λειτουργία Chat. Οι διαχειριστές χρειάζεται να παρακολουθούν το τι συμβαίνει στο Chat μεριμνώντας άμεσα για το ηθικό κομμάτι σε μία εκδήλωση.
  • Λειτουργία Rename. Η μετονομασία του λογαριασμού χρήστη κατά τη σύνδεσή του στην τηλεδιάσκεψη, καλό είναι να παραμένει ενεργή μόνο τα πρώτα λεπτά μετά την έναρξη της εκδήλωσης. Τα ονόματα πρέπει να είναι Ολοκληρωμένα. (Όνομα + Επώνυμο). Έπειτα συνίσταται να απενεργοποιείτε το Rename των συμμετεχόντων. (Rename themselves)

 

  • Κάμερα / Μικρόφωνο. Το Μικρόφωνο και η κάμερα ενός participant εφόσον δεν του έχει δοθεί ο λόγος (πχ να κάνει μία ερώτηση) ή δεν έχει κάποιο μέρος να παρουσιάσει, παραμένουν  κλειστά. Από προεπιλογή επίσης είναι καλό να εφαρμοστεί η ρύθμιση να μη μπορεί κανένας να κάνει άρση του μικροφώνου με δική του πρωτοβουλία (unmute themselves). Όταν έρθει η σειρά του κάθε εισηγητή / ομιλητή / συμμετέχοντα να μιλήσει και να εμφανιστεί στην Κάμερα, οι διαχειριστές μπορούν να κάνουν (Ask to unmute Microphone + Ask to Start Video) ή να τον διορίσουν co-host. To αίτημα θα εμφανιστεί στον συμμετέχοντα ως popup window και πρέπει να το αποδεχτεί ώστε να ενεργοποιηθεί η κάμερα και το μικρόφωνο του.
  • Local Recording. Υπάρχει η δυνατότητα να κάνετε τοπική καταγραφή μίας εκδήλωσης στο Laptop / Desktop που θα χρησιμοποιείτε ως Host ή Co-Hosts στην εκδήλωση. Σας συνιστούμε ανεπιφύλακτα να κάνετε καταγραφή τοπικά σε περισσότερα του ενός υπολογιστικά μηχανήματα. Σε κάθε περίπτωση αυτό μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμο σε περίπτωση που αποσυνδεθεί στιγμιαία το Zoom Streaming και χαθεί η επικοινωνία με τον Media Server του ΑΠΘ. Κατά τη διάρκεια του Recording θα υπάρχει πάνω αριστερά στην οθόνη του Zoom η ένδειξη Recording με κόκκινα γράμματα. Είναι απολύτως απαραίτητο να ενημερώνετε τους συμμετέχοντες για αυτό κατά την έναρξη μίας εκδήλωσης καθημερινά λόγω GDPR ζητημάτων). Όταν τελειώσει μία εκδήλωση μπορείτε να σταματήσετε το recording για να γίνει η μετατροπή και αποθήκευση του βίντεο της τηλεδιάσκεψης στον υπολογιστή σας. Αυτό μπορεί να διαρκέσει αρκετή ώρα. Μέχρι να ολοκληρωθεί , συνίσταται να μην κάνετε άλλες εργασίες στον υπολογιστή σας.
  • Custom Live Streaming

Όπως αναφέρθηκε πιο πάνω, για να μεταδώσουμε ζωντανά ότι συμβαίνει στο Zoom, σε κάποιο Website με τη χρήση ενός Player για να παρακολουθεί ο κόσμος ως παθητικός και όχι ενεργητικός ακροατής. Συνεπώς στην περίπτωση που έχουμε Live Streaming από Zoom σε κάποιο Website, χρειάζεται ο Host να ενεργοποιήσει αυτή τη δυνατότητα λίγο πριν την έναρξη της εκδήλωσης εφόσον όλες οι ρυθμίσεις που περιγράφονται εδώ έχουν ήδη γίνει αρκετές ημέρες πριν. O Host χρειάζεται ιδιαίτερα άγρυπνος για αυτή τη λειτουργία καθώς είναι ο μοναδικός τρόπος επικοινωνίας του Zoom με τους Servers του ΚΗΔ ΑΠΘ ώστε να μπορεί να αναμεταδίδει και να καταγράφει μέσω Live Streaming μία εκδήλωση.

 

Τεχνικά και Οργανωτικά ζητήματα μετά την Εκδήλωση

 

Διακοπή Live Streaming

O Host πρέπει να διακόψει το Live Streaming και τερματίσει το δωμάτιο της τηλεδιάσκεψης ώστε έπειτα να προχωρήσει στην αποθήκευση / μετατροπή της καταγραφής της εκδήλωσης. Οι Co-Hosts που μπορεί να καταγράφουν παράλληλα στα δικά τους μηχανήματα, μπορούν και αυτοί προχωρήσουν στο βήμα της αποθήκευσης της καταγραφής της εκδήλωσης εφόσον έχει τελειώσει η εκδήλωση, ακόμα και αν ο Host δεν έχει διακόψει το Live Streaming.

Αποθήκευση / Μετατροπή της Καταγραφής της Εκδήλωσης

Στο τέλος κάθε εκδήλωσης ο Host και οι Co-Hosts οφείλουν να σταματάνε την καταγραφή, να αναμένουν την μετατροπή και να αποθηκεύουν το υλικό τοπικά ή σε άλλο μέσο. Συνίσταται να κρατάνε αντίγραφα.

 

 

 

 
Με εικόνες