Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων - papyros.auth
Σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων για το προσωπικό του ΑΠΘ-
Πληροφορίες
Το Σ.Η.Δ.Ε. (Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων) Α.Π.Θ. στηρίζεται στην εφαρμογή «Πάπυρος» και τέθηκε σε παραγωγική λειτουργία τον Ιανουάριο 2021, σε αντικατάσταση του προηγούμενου Σ.Η.Δ.Ε. “docs.auth.gr”.
Εξυπηρετεί όλες τις υπηρεσιακές μονάδες (Διοικητικές και Ακαδημαϊκές) του Αριστοτελείου Πανεπιστήμιου Θεσσαλονίκης με δικαίωμα πρόσβασης στους χρήστες που παρέχεται με τη χρήση του ιδρυματικού τους λογαριασμού (username/password).
Οι βασικές λειτουργικότητες του «Πάπυρος» είναι οι εξής:
- Εισαγωγή εγγράφων (με μεταφόρτωση από τον υπολογιστή ή σάρωση)
- Ψηφιακή υπογραφή εγγράφων (στη Desktop έκδοση προς το παρόν δεν είναι διαθέσιμη η χρήση της απομακρυσμένης υπογραφής Harica)
- Πρωτοκόλληση εγγράφων
- Διακίνηση εγγράφων (προς χρήστες ή Μονάδες του ΑΠΘ)
- Αναζήτηση εγγράφων
- Έλεγχος ιστορικού δρομολογήσεων (σε ποιους χρήστες/Μονάδες διακινήθηκε κάποιο έγγραφο)
- Δημιουργία και εκτύπωση αναφορών για τα αρχειοθετημένα έγγραφα
- Διαχείριση μελών Μονάδας (διαθέσιμη μόνο σε Προϊσταμένους Μονάδων και μόνο με τη χρήση της Desktop έκδοσης)
Για το Σ.Η.Δ.Ε. «Πάπυρος» λειτουργεί τηλεφωνική υποστήριξη στον αριθμό 2310-992222, καθημερινά και ώρες 08:30 έως 15:00.
-
Προϋποθέσεις
Όλα τα μέλη του Πανεπιστημίου (Διοικητικοί υπάλληλοι, ΔΕΠ, Λοιπό Προσωπικό) έχουν δικαίωμα χρήσης και των δύο εκδόσεων με προτεινόμενη χρήση της Desktop έκδοσης για το προσωπικό που εκτελεί εργασίες πρωτοκόλλησης και μαζικής διακίνησης εγγράφων, ειδικά όταν οι χρήστες βρίσκονται στον χώρο εργασίας τους.
Η Desktop έκδοση είναι δυνατό να χρησιμοποιηθεί και από το σπίτι (π.χ. σε περίπτωση τηλεργασίας) με προϋπόθεση την είσοδο στο VPN. Χρήση της Desktop έκδοσης με λειτουργικό σύστημα iOS δυστυχώς δεν είναι δυνατή. Η Web έκδοση δεν έχει κάποιον περιορισμό στη χρήση, απευθύνεται κυρίως σε μέλη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας που παραλαμβάνουν έγγραφα μέσω του Σ.Η.Δ.Ε. ή διακινούν έγγραφα περιστασιακά.
Η είσοδος στην υπηρεσία γίνεται με τα στοιχεία του ιδρυματικού λογαριασμού χρήστη του ΑΠΘ.
-
Οδηγίες
Το Σ.Η.Δ.Ε. Α.Π.Θ. προσφέρεται σε δύο εκδόσεις:
– Desktop
– WebΟι χρήστες του συστήματος αποκτούν έναν από τους τρεις ρόλους:
- Προϊστάμενος, ο εκάστοτε Προϊστάμενος, Διευθυντής, Γενικός Διευθυντής, Πρόεδρος κάποιου τμήματος/μονάδας. Ο Προϊστάμενος είναι ταυτόχρονα και Διαχειριστής του τμήματος/μονάδας του.
- Διαχειριστής, μέλος τμήματος/μονάδας με δικαιώματα διαχείρισης χρηστών στη μονάδα που ανήκει.
- Μέλος, ο απλός χρήστης του Παπύρου με δικαιώματα εισαγωγής κι ανάγνωσης εγγράφων που δρομολογούνται από/προς τη μονάδα στην οποία ανήκει.
Οδηγίες χρήσης και διαχείρισης θα βρείτε στα εγχειρίδια αυτής της ιστοσελίδας.
-
Κανονισμός
Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο διέπεται από τον “Εσωτερικό Κανονισμό για την ηλεκτρονική διαχείριση των εγγράφων του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης” που ενέκρινε η Σύγκλητος του ΑΠΘ στη συνεδρίαση της με αριθμό 3099/30-03-2022.
-
Εγχειρίδια
