Πληροφορίες

Το Σ.Η.Δ.Ε. (Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων) Α.Π.Θ. στηρίζεται στην εφαρμογή «Πάπυρος» και τέθηκε σε παραγωγική λειτουργία τον Ιανουάριο 2021, σε αντικατάσταση του προηγούμενου Σ.Η.Δ.Ε. “docs.auth.gr”.

Εξυπηρετεί όλες τις υπηρεσιακές μονάδες (Διοικητικές και Ακαδημαϊκές) του Αριστοτελείου Πανεπιστήμιου Θεσσαλονίκης με δικαίωμα πρόσβασης στους χρήστες που παρέχεται με τη χρήση του ιδρυματικού τους λογαριασμού (username/password).

Οι βασικές λειτουργικότητες του «Πάπυρος» είναι οι εξής:

• Εισαγωγή εγγράφων (με μεταφόρτωση από τον υπολογιστή ή σάρωση)
• Ψηφιακή υπογραφή εγγράφων (στη Desktop έκδοση προς το παρόν δεν είναι διαθέσιμη η χρήση της απομακρυσμένης υπογραφής Harica)
• Πρωτοκόλληση εγγράφων
• Διακίνηση εγγράφων (προς χρήστες ή Μονάδες του ΑΠΘ)
• Αναζήτηση εγγράφων
• Έλεγχος ιστορικού δρομολογήσεων (σε ποιους χρήστες/Μονάδες διακινήθηκε κάποιο έγγραφο)
• Δημιουργία και εκτύπωση αναφορών για τα αρχειοθετημένα έγγραφα
• Διαχείριση μελών Μονάδας (διαθέσιμη μόνο σε Προϊσταμένους Μονάδων και μόνο με τη χρήση της Desktop έκδοσης)

Για το Σ.Η.Δ.Ε. «Πάπυρος» λειτουργεί τηλεφωνική υποστήριξη στον αριθμό 2310-992222, καθημερινά και ώρες 08:30 έως 15:00.

Προϋποθέσεις

1. Να ανήκετε στο προσωπικό του ΑΠΘ (διοικητικό προσωπικό, μέλη ΔΕΠ, Λοιπό Προσωπικό, εργαζόμενοι με σύμβαση).
2. Να διαθέτετε ενεργό ιδρυματικό λογαριασμό στο ΑΠΘ.

Οδηγίες

Το Σ.Η.Δ.Ε. Α.Π.Θ. προσφέρεται  σε τρεις εκδόσεις:

1. Εφαρμογή Desktop. Χρησιμοποιείται από το διοικητικό προσωπικό για την ηλεκτρονική πρωτοκόλληση και διακίνηση εγγράφων. Απαιτεί εγκατάσταση της εφαρμογής σε υπολογιστή (σε υπολογιστές που είναι στην Κεντρική διαχείριση του ΚΗΔ υπάρχει προεγκατεστημένη). Σε περίπτωση χρήσης από υπολογιστή εκτός δικτύου ΑΠΘ  θα χρειαστεί να συνδεθείτε πρώτα στην υπηρεσία VPN. Μπορούμε να κατεβάσουμε την εφαρμογή από τον σύνδεσμο https://papyros.auth.gr/setup/PapyrosR7.exe.

2. Εφαρμογή Web (https://papyros.auth.gr). Υποστηρίζει όλες τις λειτουργίες εκτός της ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης. Δεν έχει κάποιον περιορισμό στη χρήση, απευθύνεται κυρίως σε μέλη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας που παραλαμβάνουν έγγραφα μέσω του Σ.Η.Δ.Ε. ή διακινούν έγγραφα περιστασιακά. Επισημαίνεται ότι όταν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή web για ψηφιακή υπογραφή εκτός του δικτύου του Πανεπιστημίου με token απαιτείται να είστε συνδεδεμένοι με VPN στο δίκτυο του Πανεπιστημίου. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιείτε την εξ αποστάσεως ψηφιακή υπογραφή που δεν απαιτεί χρήση VPN.

3. Εφαρμογή για κινητά Papyros for Business. Δίνει τη δυνατότητα να κάνουμε χρήση ορισμένων υπηρεσιών του Παπύρου όπως εμφάνιση εγγράφων, ανάθεση, ψηφιακή υπογραφή, από την κινητή συσκευή μας. Δεν απαιτείται σύνδεση VPN. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιαδήποτε κινητή συσκευή (iOS, Android).

Οι χρήστες του συστήματος αποκτούν έναν από τους τρεις ρόλους:

• Προϊστάμενος, ο εκάστοτε Προϊστάμενος, Διευθυντής, Γενικός Διευθυντής, Πρόεδρος κάποιου τμήματος/μονάδας. Ο Προϊστάμενος είναι ταυτόχρονα και Διαχειριστής του τμήματος/μονάδας του.
• Διαχειριστής, μέλος τμήματος/μονάδας με δικαιώματα διαχείρισης χρηστών στη μονάδα που ανήκει.
• Μέλος, ο απλός χρήστης του Παπύρου με δικαιώματα εισαγωγής κι ανάγνωσης εγγράφων που δρομολογούνται από/προς τη μονάδα στην οποία ανήκει.

Οδηγίες χρήσης και διαχείρισης θα βρείτε στα εγχειρίδια αυτής της ιστοσελίδας.

Κανονισμός

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο διέπεται από τον “Εσωτερικό Κανονισμό για την ηλεκτρονική διαχείριση των εγγράφων του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης” που ενέκρινε η Σύγκλητος του ΑΠΘ στη συνεδρίαση της με αριθμό 3099/30-03-2022.

Εγχειρίδια

• Εισαγωγή εγγράφου

  Εγχειρίδιο

• Διαχείριση εισερχομένων εγγράφων μονάδας

  Εγχειρίδιο

• Διαχείριση εξερχόμενων εγγράφων μονάδας

  Εγχειρίδιο

• Υποβολή Αιτήματος Μονάδας (από Ακαδημαϊκή Μονάδα)

  Εγχειρίδιο

• Διαχείριση αιτημάτων μελών Μονάδας

  Εγχειρίδιο

• Αποστολή αιτήματος από μέλος Μονάδας (Αίτημα χρήστη/Εμπιστευτικό Αίτημα Χρήστη)

  Εγχειρίδιο

• Ψηφιακή υπογραφή εγγράφων

  Εγχειρίδιο

• Εφαρμογή για κινητά Papyros for Business

  Εγχειρίδιο

Αρχεία