Το Σ.Η.Δ.Ε. (Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων) Α.Π.Θ. στηρίζεται στην εφαρμογή «Πάπυρος» και τέθηκε σε παραγωγική λειτουργία τον Ιανουάριο 2021, σε αντικατάσταση του προηγούμενου Σ.Η.Δ.Ε. “docs.auth.gr”.
Εξυπηρετεί όλες τις υπηρεσιακές μονάδες (Διοικητικές και Ακαδημαϊκές) του Αριστοτελείου Πανεπιστήμιου Θεσσαλονίκης με δικαίωμα πρόσβασης στους χρήστες που παρέχεται με τη χρήση του ιδρυματικού τους λογαριασμού (username/password).
Οι βασικές λειτουργικότητες του «Πάπυρος» είναι οι εξής:
Για το Σ.Η.Δ.Ε. «Πάπυρος» λειτουργεί τηλεφωνική υποστήριξη στον αριθμό 2310-992222, καθημερινά και ώρες 08:30 έως 15:00.
Το Σ.Η.Δ.Ε. Α.Π.Θ. προσφέρεται σε τρεις εκδόσεις:
1. Εφαρμογή Desktop. Χρησιμοποιείται από το διοικητικό προσωπικό για την ηλεκτρονική πρωτοκόλληση και διακίνηση εγγράφων. Απαιτεί εγκατάσταση της εφαρμογής σε υπολογιστή (σε υπολογιστές που είναι στην Κεντρική διαχείριση του ΚΗΔ υπάρχει προεγκατεστημένη). Σε περίπτωση χρήσης από υπολογιστή εκτός δικτύου ΑΠΘ θα χρειαστεί να συνδεθείτε πρώτα στην υπηρεσία VPN. Μπορούμε να κατεβάσουμε την εφαρμογή από τον σύνδεσμο https://papyros.auth.gr/setup/PapyrosR7.exe.
2. Εφαρμογή Web (https://papyros.auth.gr). Υποστηρίζει όλες τις λειτουργίες εκτός της ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης. Δεν έχει κάποιον περιορισμό στη χρήση, απευθύνεται κυρίως σε μέλη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας που παραλαμβάνουν έγγραφα μέσω του Σ.Η.Δ.Ε. ή διακινούν έγγραφα περιστασιακά. Επισημαίνεται ότι όταν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή web για ψηφιακή υπογραφή εκτός του δικτύου του Πανεπιστημίου με token απαιτείται να είστε συνδεδεμένοι με VPN στο δίκτυο του Πανεπιστημίου. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιείτε την εξ αποστάσεως ψηφιακή υπογραφή που δεν απαιτεί χρήση VPN.
3. Εφαρμογή για κινητά Papyros for Business. Δίνει τη δυνατότητα να κάνουμε χρήση ορισμένων υπηρεσιών του Παπύρου όπως εμφάνιση εγγράφων, ανάθεση, ψηφιακή υπογραφή, από την κινητή συσκευή μας. Δεν απαιτείται σύνδεση VPN. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιαδήποτε κινητή συσκευή (iOS, Android).
Οι χρήστες του συστήματος αποκτούν έναν από τους τρεις ρόλους:
Οδηγίες χρήσης και διαχείρισης θα βρείτε στα εγχειρίδια αυτής της ιστοσελίδας.
Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο διέπεται από τον “Εσωτερικό Κανονισμό για την ηλεκτρονική διαχείριση των εγγράφων του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης” που ενέκρινε η Σύγκλητος του ΑΠΘ στη συνεδρίαση της με αριθμό 3099/30-03-2022.
Για να χρησιμοποιηθεί το docs.auth ως εφαρμογή πρωτοκόλλου θα πρέπει ο προϊστάμενος της Μονάδας να ενημερώσει με ένα αίτημα τη ΜΨΔ. Η ΜΨΔ θα επικοινωνήσει στη συνέχεια με τους άμεσα ενδιαφερόμενους για τη διαδικασία που πρόκειται να ακολουθήσει και θα ενεργοποιήσει τη δυνατότητα πρωτοκόλλησης.
Για να ενεργοποιηθεί η δυνατότητα αποστολής αιτημάτων στη μονάδα σας μέσω της εφαρμογής docs.auth προϋπόθεση είναι να την έχει αιτηθεί στη ΜΨΔ ο προϊστάμενοςτης μονάδας σας. Η αίτηση μπορεί να αποσταλεί και με ένα απλό email στη διεύθυνση support@auth.gr
