Εισαγωγή

Στο ΑΠΘ έχουν διαμορφωθεί αίθουσες οι οποίες έχουν εξοπλιστεί κατάλληλα με οπτικοακουστικό εξοπλισμό ώστε να προσφέρουν συμπληρωματικές υπηρεσίες εξ αποστάσεως εκπαίδευσης. Ειδικότερα, ο εξοπλισμός των αιθουσών αυτών προσφέρει, ανάλογα με τον τύπου της αίθουσας, ένα σύνολο νέων υπηρεσιών που ενισχύουν τόσο τη σύγχρονη όσο και την ασύγχρονη τηλεκπαίδευση (ζωντανή μετάδοση-streaming, βιντεοσκόπηση – recording και διάσκεψη Ιστού – web conferencing) μεταφέροντας την εικόνα και τον ήχο σε απομακρυσμένους συμμετέχοντες και υποστηρίζοντας την παραγωγή εκπαιδευτικού υλικού.  

Το εκπαιδευτικό υλικό μπορεί να περιλαμβάνει βιντεοσκοπημένες διαλέξεις, σεμινάρια, και άλλες εκπαιδευτικές ή ερευνητικές δραστηριότητες. Το περιεχόμενο θα συλλέγεται σε υποδομές του ΚΗΔ και θα διατηρούνται σύμφωνα με το ενότητα 8.  Ως χρήστης νοείται κάθε αποδέκτης της προσφερόμενης υπηρεσίας.

Ο σκοπός της πολιτικής ορθής χρήσης εξοπλισμού και ηλεκτρονικής διεξαγωγής μαθήματος είναι να διασφαλιστεί ότι όλα τα άτομα που συμμετέχουν στο μάθημα, είτε είναι εκπαιδευτές, φοιτητές ή άλλοι συμμετέχοντες, χρησιμοποιούν τον ηλεκτρονικό εξοπλισμό και τους πόρους με υπεύθυνο, ασφαλή και νόμιμο τρόπο.

Ορθή Χρήση Εξοπλισμού

Ο εξοπλισμός έχει εγκατασταθεί και διατίθεται με σκοπό:

1. τη χρήση από τους διδάσκοντες του Τμήματος ή/και των Τμημάτων της Κοσμητείας στο πλαίσιο μαθημάτων όλων των κύκλων σπουδών
2. την υποστήριξη εκπαιδευτικών και ευρύτερα ακαδημαϊκών δράσεων του Τμήματος και του ΑΠΘ.

Ο προσφερόμενος εξοπλισμός στις αίθουσες είναι:

• Βιντεοπροβολέας
• Οθόνη Προβολής
• Κάμερα υψηλής ανάλυσης
• Ασύρματη μικροφωνική εγκατάσταση για τον καθηγητή (ένα μικρόφωνο πέτου)
• Σύστημα και μέσα για
  • ενσύρματη σύνδεση μέσω αναμονής VGA στο βιντεοπροβολέα με σκοπό την παρουσίαση περιεχομένου με εικόνα.
  • ενσύρματη σύνδεση μέσω αναμονής HDMI στο βιντεοπροβολέα με σκοπό την παρουσίαση περιεχομένου μη εικόνα και ήχο.
  • ασύρματη σύνδεση στο βιντεοπροβολέα μέσω ασύρματων μέσων με σκοπό την παρουσίαση περιεχομένου μη εικόνα και ήχο.
  • ενσύρματη σύνδεση μέσω Ethernet
• Επίτοιχο panel ενεργοποίησης – απενεργοποίηση και παραμετροποίησης του σεναρίου χρήσης που θα ακολουθήσει ο εξοπλισμός.

Οι προσφερόμενες λειτουργίες και τα σενάρια χρήσης που υποστηρίζει, αναφορικά με τη σύγχρονη-ασύγχρονη τηλεκπαίδευση, είναι ενδεικτικά τα ακόλουθα:

• 1^ο Σενάριο: Ζωντανή αναμετάδοση (Live streaming) της διάλεξης.
• 2^ο Σενάριο: Καταγραφή της διάλεξης στον κεντρικό server του Πανεπιστημίου για μετέπειτα διάθεση (Video On Demand).
• 3^ο Σενάριο: Τηλεδιάσκεψη με χρήση της κάμερας και τυχόν ηχητικής – μικροφωνικής εγκατάστασης που υπάρχει στην αίθουσα. Σημειώνεται ότι υπάρχει δυνατότητα καταγραφής και ζωντανής αναμετάδοση μέσα από μία πλατφόρμα τηλεδιάσκεψης, π.χ. Zoom.

Η υλοποίηση των παραπάνω σεναρίων αξιοποιεί τον εγκατεστημένο εξοπλισμό. Για οποιαδήποτε εφαρμογή διαφορετικού σεναρίου που απαιτεί τροποποίηση της υφιστάμενης υποδομής, παρακαλούμε επικοινωνήστε με το ΚΗΔ, ώστε να διασφαλιστεί η αποτελεσματική χρήση του εξοπλισμού.

Αιτήματα και παράδοση υλικού: Για το σενάριο 1 και 2, απαιτείται να υποβληθεί πριν από κάθε μάθημα/εκδήλωση σχετικό αίτημα στην ιστοσελίδα: https://eforms.auth.gr/it/live_streaming/. Όλες οι πληροφορίες, προϋποθέσεις, οδηγίες και κανονισμοί εμπεριέχονται στην υπηρεσία «Εικόνας / ήχου». 

Τα αρχεία της βιντεοσκόπησης των μαθημάτων/εκδηλώσεων παραδίδονται μόνο στο μέλος το οποίο έχει υποβάλει αίτημα στο ΚΗΔ μέσω της σχετικής φόρμας https://eforms.auth.gr/it/live_streaming/. Το υλικό αποστέλλεται μέσω «File server», εφόσον αυτό ζητηθεί από τους διοργανωτές μέσω της παρακάτω φόρμας: https://eforms.auth.gr/it/vod/

Τεχνική Υποστήριξη

Για κάθε αίθουσα έχει οριστεί υπεύθυνος αίθουσας από το Tμήμα και έχουν γνωστοποιηθεί τα στοιχεία επικοινωνίας του στο Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (ΚΗΔ). Πριν από την έναρξη της διάλεξης-εκδήλωσης, μπορείτε να απευθυνθείτε στον υπεύθυνο της αίθουσας, ώστε να υπάρχει το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα. Παράλληλα, για οποιοδήποτε πιθανό πρόβλημα, δυσλειτουργία η βλάβη προκύψει, αφού παρατηρηθεί, αναφέρεται στον υπεύθυνο της αίθουσας ως 1ο επίπεδο υποστήριξης. Στην περίπτωση που δεν μπορέσει να επιλυθεί από το 1ο επίπεδο, το πρόβλημα χρειάζεται να δρομολογηθεί με email (vs-ticket@it.auth.gr) στο 2ο επίπεδο υποστήριξης, το οποίο είναι το ΚΗΔ.

Ο υπεύθυνος της αίθουσας, που έχει οριστεί, ελέγχει εκ των προτέρων όλες τις τεχνικές λεπτομέρειες και δεν χρειάζεται να παρίσταται κατά τη διάρκεια των μαθημάτων/εκδηλώσεων. Κατά τη διάρκεια των μαθημάτων/εκδηλώσεων υπεύθυνος στην αίθουσα θεωρείται ο διδάσκων/ουσα ή αιτών/ούσα.

Το ΚΗΔ, μέσω αυτοματοποιημένων μηχανισμών κεντρικής διαχείρισης, διαχειρίζεται και ελέγχει απομακρυσμένα την κατάσταση του εξοπλισμού ενώ κατά διαστήματα εφαρμόζει διαδικασίες ενημέρωσης / αναβάθμισης του εγκατεστημένου λογισμικού. Αν απαιτηθεί, δρομολογεί επιτόπου επίσκεψη τεχνικού του.

Το ΚΗΔ έχει αναρτήσει εγχειρίδια σε όλες τις αίθουσες σε εμφανές σημείο, ενώ παράλληλα διατηρεί στην ιστοσελίδα του ηλεκτρονικά εγχειρίδια με τις προσφερόμενες λειτουργίες και τα σενάρια χρήσης του εξοπλισμού για τη διευκόλυνση του υπεύθυνου αίθουσας και των διδασκόντων. Ο εγκατεστημένος διαθέσιμος εξοπλισμός προσφέρει αυτοματισμούς υψηλού επιπέδου και δεν απαιτείται παρουσία τεχνικού στην αίθουσα, κατά τη διάρκεια των μαθημάτων, μετά την πρώτη εξοικείωση των διδασκόντων με αυτόν.

Επισήμανση: Οποιαδήποτε αλλαγή υπευθύνου θα πρέπει επίσης να γνωστοποιείται στο ΚΗΔ. Ο υπεύθυνος της αίθουσας καθώς και όλοι οι χρήστες του εξοπλισμού οφείλουν να μελετάνε και να συμβουλεύονται τα σχετικά δημοσιευμένα εγχειρίδια όσον αφορά την καλή χρήση, την καλή συντήρηση και την καθαριότητα του εξοπλισμού.

Ασφάλεια και Λειτουργικότητα Συστημάτων

• Υπεύθυνος για την ασφάλεια και επίβλεψη του εξοπλισμού είναι το εκάστοτε τμήμα του ΑΠΘ στο οποίο ανήκει η αίθουσα και εκπροσωπείται από το άτομο (υπεύθυνο της αίθουσας) που έχει οριστεί από τον πρόεδρο του εκάστοτε τμήματος/σχολής. Ο υπεύθυνος της αίθουσας είναι αρμόδιος για την ασφάλεια και την ομαλή λειτουργία του εξοπλισμού στην αίθουσα. Ειδικότερα, διασφαλίζει ότι όλος ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείται στην τάξη είναι ασφαλής από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή κακόβουλη δραστηριότητα. Παράλληλα, είναι αρμόδιος για τη διαχείριση, τη συντήρηση και τη διασφάλιση ότι ο εξοπλισμός είναι διαθέσιμος και λειτουργεί σωστά όταν χρειάζεται (για όλες τις εκπαιδευτικές και ερευνητικές δραστηριότητες μαθήματα, εκδηλώσεις κτλ).
• Επισήμανση: Απαγορεύεται οποιαδήποτε σύνδεση, προσθήκη, τροποποίηση ή παραμετροποίηση, αλλαγή η κατάργηση μέρους η συνόλου του εξοπλισμού χωρίς προηγούμενη συνεννόηση με το ΚΗΔ.
• Υπεύθυνο για τις δια ζώσης ή απομακρυσμένες αναβαθμίσεις και έλεγχο της λειτουργικότητας, καθώς και ενημέρωσης του λογισμικού των συστημάτων είναι το ΚΗΔ.
• Η χρήση του εξοπλισμού και η χρήση των υποδομών του ΑΠΘ, όπως χρήση της δικτυακής πρίζας Ethernet, γίνεται αποκλειστικά μόνο από τους διδάσκοντες και όχι από τρίτα άτομα (π.χ. τηλεοπτικά συνεργεία κτλ). Οι διδάσκοντες/ουσες κατά τη χρήσης του εξοπλισμού και την ηλεκτρονική διεξαγωγή του μαθήματος ή της εκδήλωσης θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι προστατεύουν το απόρρητο και τα δεδομένα των συμμετεχόντων όπως αυτά ορίζονται στον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων. Συνεπώς, είναι ιδιαίτερα σημαντική η προηγούμενη ενημέρωση τους για την εγγραφή ήχου/ εικόνας, καθώς επίσης και για την περίπτωση κατά την οποία οι συμμετέχοντες/ούσες είναι αναγνωρίσιμοι/ες (π.χ., πρόσωπα, φωνές).
• Η ενεργοποίηση/απενεργοποίηση της βιντεοσκόπησης/καταγραφής/τηλεδιάσκεψης γίνεται με ευθύνη του εκάστοτε διδάσκοντα/διοργανωτή από το επιτοίχιο χειριστήριο που υπάρχει στις αναβαθμισμένες αίθουσες. Την ευθύνη για την ενεργοποίηση / απενεργοποίηση των λειτουργιών την φέρει αποκλειστικά το μέλος ΔΕΠ το οποίο διεξάγει το μάθημα – εκδήλωση. Απαγορεύεται η ενεργοποίηση/απενεργοποίηση των αντίστοιχων δυνατότητων από οποιοδήποτε καθ΄ ύλην αναρμόδιο άτομο είτε με χρήση του εξοπλισμού της αίθουσας είτε με χρήση τρίτου εξοπλισμού.

Πλαίσιο επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων

Το ΑΠΘ στο πλαίσιο της διαρκούς προσπάθειας για την ανάπτυξη ψηφιακών υπηρεσιών και υποδομών υποστήριξης των εκπαιδευτικών, ερευνητικών και διοικητικών διαδικασιών του, προχώρησε στην αναβάθμιση αιθουσών σε όλα τα Τμήματα του ΑΠΘ με βάση διαπιστωμένες εκπαιδευτικές ανάγκες και ακολουθώντας τις διεθνείς τάσεις για ανάπτυξη περιβαλλόντων υβριδικής μάθησης και ενίσχυση της εξωστρέφειας με άλλα Ευρωπαϊκά ιδρύματα και φορείς. Για τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται, εφαρμόζεται ο Γενικός Κανονισμός. Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 και ο εθνικός νόμος 4624/2019. Το ΑΠΘ εφαρμόζει την Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων την οποία συνιστούμε να διαβάσετε εδώ.

Συλλογή δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται μέσω της βιντεοσκόπησης εφόσον αυτή ενεργοποιείται και της ζωντανής μετάδοσης (ή/και της τηλεδιάσκεψης) θα περιορίζονται στα απαραίτητα για την εκπαιδευτική δραστηριότητα όπως εικόνα, φωνή, εκφραστικά στοιχεία και ονοματεπώνυμο καθηγητή, καθώς και φωνή των φοιτητών όταν υποβάλλουν ερωτήματα κατά την διάρκεια των μαθημάτων. Στις περιπτώσεις των εκδηλώσεων τα προσωπικά δεδομένα των παραβρισκόμενων ενδέχεται να περιλαμβάνουν την εικόνα. Τα δεδομένα που συλλέγονται θα διατηρούνται εμπιστευτικά και ασφαλή στις κεντρικές υπολογιστικές υποδομές του ΑΠΘ.

Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων βασίζεται:

α) στην εκπλήρωση καθήκοντος ως προς την εκπαιδευτική διαδικασία μετά από σχετική ενημέρωση.

β) στη συγκατάθεση των φυσικών προσώπων στο πλαίσιο διεξαγωγής εκδηλώσεων μετά από σχετική ενημέρωση. Στο σημείο αυτό τονίζεται ότι η είσοδος του φυσικού προσώπου στον χώρο στον οποίο υπάρχει κατάλληλη σήμανση ισοδυναμεί με θετική ενέργεια συγκατάθεσής του.

Αν κάποιος φοιτητής  δεν επιθυμεί την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων του, μέσω της ηχογράφησης της φωνής του κατά την υποβολή κάποιου ερωτήματος στη διάρκεια του μαθήματος, θα πρέπει να παρέχεται εναλλακτικός τρόπος υποβολής ερωτήσεων στον διδάσκοντα και να υπάρχει μέριμνα ώστε να μην υπάρξει μετάδοση της φωνής του φοιτητή στο διαδίκτυο (π.χ. σίγαση μικροφώνου και υποβολή ερωτήσεων μέσω κάποια φόρμας chat, Q&A). Ο διδάσκων θα μπορεί, εφόσον το κρίνει απαραίτητο για τη διδακτική διαδικασία, να επαναλάβει ο ίδιος το ερώτημα που τέθηκε από τον φοιτητή

H διάθεση του περιεχόμενου αυτού θα γίνεται κατά βάση μέσα από τις ιστοσελίδες Τμημάτων/Μονάδων του ΑΠΘ, την υπηρεσία Ηλεκτρονικών Μαθημάτων του ΑΠΘ ή, αν πρόκειται για εκδήλωση, και από μέσα κοινωνικής δικτύωσης μονάδων του ΑΠΘ.

Απαγορεύεται η βιντεοσκόπηση κατά τη διάρκεια των μαθημάτων από φοιτητές/φοιτήτριες ή άλλους επισκέπτες χωρίς την έγγραφη άδεια του διδάσκοντα. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι για φωτογραφήσεις ή βιντεοσκοπήσεις που προβαίνουν ιδιωτικά για λογαριασμό τους τα φυσικά πρόσωπα, το ΑΠΘ δεν έχει καμία σχέση κι επομένως δε φέρει καμία ευθύνη γι’ αυτές τις επεξεργασίες.

Ασφάλεια δεδομένων

Το πανεπιστήμιο λαμβάνει όλα τα απαραίτητα μέτρα για να διασφαλίζει την ασφάλεια των υπολογιστικών υποδομών που φιλοξενούν το βιντεοσκοπημένο υλικό. Το υλικό φιλοξενείται στις κεντρικές υπολογιστικές υποδομές του ΚΗΔ που έχουν πιστοποιηθεί με το ISO 27001:2013. Ελαχιστοποίηση των προσωπικών δεδομένων: Στη λήψη και στην προβολή των βίντεο θα χρησιμοποιούνται τεχνικές που θα εστιάζουν αποκλειστικά στους ομιλητές και στην έδρα.

Διατήρηση δεδομένων

Τα βίντεο αποθηκεύονται σε ασφαλείς διακομιστές του πανεπιστημίου-ΚΗΔ. Το βιντεοσκοπημένο υλικό το οποίο αφορά μαθήματα διατηρείται για πέντε χρόνια και το υλικό που αφορά εκδηλώσεις διατηρείται ως αρχειακό υλικό. Στην περίπτωση που ο διδάσκων ή οργανωτική επιτροπή επιλέξει βιντεοσκόπηση – τοπική καταγραφή με σκοπό τη μετέπειτα διάθεση μέσω της πλατφόρμας ηλεκτρονικών μαθημάτων τότε αυτός είναι υπεύθυνος για τη μετέπειτα αρχειοθέτηση του τοπικού αντιγράφου.

Σε περίπτωση ανάκληση της συγκατάθεσης συμμετέχοντα σε εκδήλωση, το βιντεοσκοπημένο υλικό είτε ανωνυμοποιείται με την απόκρυψη των προσωπικών δεδομένων μέσω μοντάζ είτε διαγράφεται εφόσον η ανωνυμοποίηση είναι δύσκολο να επιτευχθεί. 

Ενημέρωση για το σενάριο χρήσης της αίθουσας

Οι φοιτητές θα ενημερώνονται από τον διδάσκοντα του μαθήματος ή από την οργανωτική επιτροπή για το εκάστοτε σενάριο χρήσης της αίθουσας και τη διαδικασία που θα ακολουθηθεί.

Οι υπεύθυνοι οφείλουν να ενημερώνουν έγκαιρα, προτού και κατά την έναρξη της διαδικασίας για τη βιντεοσκόπηση ή και τη ζωντανή μετάδοση ή/και την τηλεδιάσκεψη. Επίσημη ενημέρωση για την διαδικασία του μαθήματος ή της εκδήλωσης μπορούν να παρέχουν μόνο οι διδάσκοντες ή η εκάστοτε οργανωτική επιτροπή.

Συμμόρφωση

Το πανεπιστήμιο θα διασφαλίσει τη συμμόρφωση με τον GDPR και οποιαδήποτε άλλη σχετική νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων. Θα διενεργείται τακτική επανεξέταση και παρακολούθηση της πολιτικής για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης και τον εντοπισμό τομέων προς βελτίωση. Η πολιτική θα αναρτηθεί στην ιστοσελίδα του ΚΗΔ ώστε να λαμβάνουν γνώση όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των καθηγητών, του προσωπικού και των φοιτητών, θα αναρτηθεί στις αίθουσες και θα κοινοποιηθεί μέσω email σε όλο το εκπαιδευτικό προσωπικό του ΑΠΘ.

Ισχύς Πολιτικής Ορθής Χρήσης

Η πολιτική ορθής χρήσης ισχύει για όλους τους χρήστες του συνόλου ή μέρους του εξοπλισμού από τη στιγμή που εγκαθίσταται σε μία αίθουσα. Όλοι οι χρήστες οφείλουν να είναι ενήμεροι για την ισχύουσα πολιτική ορθής χρήσης και να την τηρούν. Σημειώνεται ότι η παρούσα πολιτική ορθής χρήσης αναθεωρείται σε συμμόρφωση με σχετικές νομικές διατάξεις.