Αναθεωρήσεις διαδικασιών φοιτητολογίου

Σχετικά με το Κανονιστικό Πλαίσιο σε θέματα διαδικασιών και πιστοποιητικών Φοιτητολογίου

 

Θεσσαλονίκη, 29 Ιουλίου 2021
Αριθμ. Πρωτ.: 49551

Σχετ.: Το έγγραφο με αριθμό πρωτ. 46343/16-7-2021 του Τμήματος Σπουδών με τις συνημμένες εισηγήσεις.

Σας γνωρίζουμε ότι η  Σύγκλητος του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης στη συνεδρίασή της με αριθμό 3071/21-7-2021, έχοντας υπόψη:
α) το παραπάνω σχετικό έγγραφο με τις συνημμένες εισηγήσεις του Τμήματος Σπουδών και του Κέντρου Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (Κ.Η.Δ.), οι οποίες αφορούν σε:

  1. Νέες διαδικασίες φοιτητολογίου
  2. Αναθεωρήσεις υφιστάμενων διαδικασιών φοιτητολογίου
  3. Νέα πιστοποιητικά φοιτητολογίου
  4. Αναθεωρήσεις υφιστάμενων πιστοποιητικών φοιτητολογίου  και

β) την εισήγηση του Αντιπρύτανη Ακαδημαϊκών Υποθέσεων και Φοιτητικής Μέριμνας καθηγητή πρώτης βαθμίδας του Τμήματος Γεωπονίας κ. Δημητρίου Κωβαίου, και μετά από συζήτηση ενέκρινε τις ακόλουθες εισηγήσεις που περιλαμβάνονται στο παραπάνω σχετικό έγγραφο με αριθμό πρωτ. 46343/16-7-2021 του Τμήματος Σπουδών:

Α. Για την κατάργηση εγγράφων εξαμήνου φοιτητών
Β. Για το Φύλλο Βαθμολογίας και τη Διαδικασία Ορκωμοσίας
Γ. Για τη διαχείριση αυτόματων δηλώσεων μαθημάτων
Δ. Για την έκδοση Πιστοποιητικών
Ε. Για τον καθορισμό προθεσμιών στην υποβολή βαθμολόγησης μαθημάτων 
 
Αναλυτικά:

Α. Εισήγηση για την Κατάργηση Δηλώσεων Εγγραφών Εξαμήνου

1. Υφιστάμενη κατάσταση

Με την έναρξη του εξαμήνου οι φοιτητές υποχρεούνται να συμπληρώσουν δύο δηλώσεις, μία Δήλωση Εγγραφής στο τρέχον εξάμηνο και μία Δήλωση Μαθημάτων.

Δεδομένα:
● Η δήλωση μαθημάτων είναι υποχρεωτική για να επιτραπεί στον φοιτητή η συμμετοχή του στις παρακολουθήσεις και στις εξετάσεις καθώς και η παραλαβή συγγραμμάτων των αντίστοιχων μαθημάτων.
● Η δήλωση εγγραφής στο εξάμηνο άρχισε από το ακαδημαϊκό έτος 2012-2013 περίπου.
● Σύμφωνα με τον ισχύοντα τότε νόμο αν ένας φοιτητής δεν έκανε ανανέωση της εγγραφής του για δύο εξάμηνα, διαγραφόταν από το Τμήμα. Ο νόμος αυτός δεν ισχύει πλέον.
● Η ύπαρξη δύο δηλώσεων προκαλεί σύγχυση σε αρκετούς φοιτητές, ακόμα δε περισσότερο επειδή συχνά συμβαίνει με τη λάθος σειρά, σε περιπτώσεις που το Τμήμα τους ανοίγει περίοδο δηλώσεων μαθημάτων νωρίς και μετά έρχεται η περίοδος δηλώσεων εξαμήνου που ανοίγει ιδρυματικά για όλους τους φοιτητές, σύμφωνα με τις ημερομηνίες στο Ακαδημαϊκό Ημερολόγιο, που δεν μπορούν να λαμβάνουν υπόψη τις δηλώσεις μαθημάτων όλων των Τμημάτων
● Καμία Γραμματεία δεν ελέγχει σήμερα την ύπαρξη ή απουσία αυτής της Δήλωσης Εγγραφής Εξαμήνου από τους φοιτητές της, όπως φαίνεται στην πράξη και η υλοποίηση και συντήρηση στο πληροφοριακό σύστημα είναι μία ιδιαιτερότητα που προκαλεί προβλήματα
● Είμαστε το μόνο ίδρυμα στη χώρα που εξακολουθεί να έχει σε ισχύ τη Δήλωση Εγγραφής Εξαμήνου ως ξεχωριστή ενέργεια από τη Δήλωση Μαθημάτων.

2. Εισήγηση

Με βάση τα δεδομένα της υφιστάμενης κατάστασης προτείνεται:
● Κατάργηση της δήλωσης εγγραφής στο εξάμηνο.
● Να θεωρείται η δήλωση μαθημάτων ισοδύναμη της δήλωσης εγγραφής εξαμήνου.
● Να επιτρέπεται ακόμα και κενή Δήλωση Μαθημάτων, ώστε να μπορεί ο φοιτητής να δηλώσει την Εγγραφή του στο εξάμηνο, ακόμα και σε περιπτώσεις που δεν παρακολουθεί άλλα μαθήματα, αλλά ολοκληρώνει κάποια εργασία και επιθυμεί να εμφανίζεται εγγεγραμμένος στο εξάμηνο.
 

Β. Εισήγηση για το Φύλλο Βαθμολογίας και Διαδικασία Ορκωμοσίας

1. Υφιστάμενη κατάσταση


Μέχρι πρότινος ο φοιτητής έκανε μία απλή αίτηση ορκωμοσίας στην Γραμματεία του Τμήματος δια ζώσης ή ηλεκτρονικά με email (εκτός συστήματος Ηλ. Γραμματείας) και αιτούνταν να λάβει μέρος στην προγραμματισμένη ορκωμοσία.
Η Γραμματεία έκανε έλεγχο της κατάστασης του φοιτητή και αν πληρούσε τις προϋποθέσεις ολοκλήρωσης των σπουδών του, τον ανακήρυσσε Υποψήφιο Πτυχιούχο και προετοίμαζε τα έγγραφα για την υπογραφή τους ιδιοχείρως την ημέρα της ορκωμοσίας. Ανάμεσα σε αυτά και το Φύλλο Βαθμολογίας, που είναι το επίσημο πρακτικό της αποδοχής της αναλυτικής βαθμολογίας μαθημάτων από τον ίδιο τον φοιτητή, και κατ’ επέκταση και του βαθμού πτυχίου του.
Την ημέρα της ορκωμοσίας και αν ο φοιτητής λάμβανε τελικά μέρος σε αυτή, προσέρχονταν με την Αστυνομική και Ακαδημαϊκή του Ταυτότητα στη Γραμματεία, υπέγραφε το Πρωτόκολλο Ορκωμοσίας και το Φύλλο Βαθμολογίας.
Αυτά τα δύο έντυπα (Πρωτόκολλο Ορκωμοσίας και Φύλλο Βαθμολογίας) στη συνέχεια, αφού τα υπέγραφε ο Πρόεδρος και ο/η Κοσμήτορας της Σχολής ή ο/η Προϊστάμενος της Γραμματείας του Τμήματος αντίστοιχα, κρατούνταν στον φάκελο του φοιτητή και αποτελούσαν την απόδειξη ότι ο φοιτητής συμμετείχε στην ορκωμοσία και ότι ήταν σύμφωνος με τις βαθμολογίες των μαθημάτων και το βαθμό πτυχίου που αναγράφονταν στο Φύλλο Βαθμολογίας.

Δεδομένα:
● Η αίτηση συμμετοχής σε ορκωμοσία, η κατάθεση απαιτούμενων δικαιολογητικών και η συμμετοχή στην ορκωμοσία, γίνονται πλέον διαδικτυακά λόγω της πανδημίας.
● Μετά την αίτηση συμμετοχής του φοιτητή, η Γραμματεία κάνει έλεγχο των προϋποθέσεων λήψης πτυχίου και εφόσον τις πληροί, ανακηρύσσει τον φοιτητή σε Υποψήφιο Πτυχιούχο και του αποστέλλει το Φύλλο Βαθμολογίας, ώστε να έχει τη δυνατότητα να το ελέγξει προκαταβολικά πριν την ορκωμοσία του και να ζητήσει τυχόν διορθώσεις.
● Ο φοιτητής πρέπει να το υπογράψει, να επικυρώσει την φυσική υπογραφή του σε ΚΕΠ και να το στείλει πίσω στη Γραμματεία.
● Η όλη διαδικασία δημιουργεί μεγάλες καθυστερήσεις στην διεκπεραίωση των διαδικασιών της ορκωμοσίας.
● Το πληροφοριακό σύστημα Ηλεκτρονικής Γραμματείας δεν αξιοποιείται ιδιαίτερα στην οργάνωση και την τήρηση αυτής της διαδικασίας.
● Τα αποδεικτικά της ολοκλήρωσης είναι έγγραφα και διατηρούνται στο έντυπο αρχείο. Τυχόν μελλοντικός έλεγχος γίνεται με δυσκολία και εξατομικευμένα για συγκεκριμένο απόφοιτο.

2. Εισήγηση

Με βάση τα δεδομένα της υφιστάμενης κατάστασης και τις δυνατότητες που μας δίνει το νέο σύστημα Ηλεκτρονικής Γραμματείας που αναπτύχθηκε, προτείνονται τα παρακάτω:
1. Να μηχανοργανωθεί όλη η διαδικασία από την αίτηση φοιτητή, τον έλεγχο του Φύλλου Βαθμολογίας μέχρι την παράδοση όλων των πιστοποιητικών στον πτυχιούχο.
2. Να δίνεται η δυνατότητα στον φοιτητή να ελέγχει το Φύλλο Βαθμολογίας του αμέσως μετά την αίτηση ορκωμοσίας (και πριν την ορκωμοσία) και να επιβεβαιώνει την αποδοχή του, αποστέλλοντας στη Γραμματεία του τμήματός του Υπεύθυνη Δήλωση Ν.105 μέσω του gov.gr, η οποία θα μπορεί να ελεγχθεί για εγκυρότητα όπως προβλέπεται εδώ: https://www.gov.gr/ipiresies/polites-kai-kathemerinoteta/upeuthune-delos.... Τo Φύλλο Βαθμολογίας θα φέρει έναν μοναδικό κωδικό ελέγχου τον οποίο θα αντιγράφει ο φοιτητής στην Υπεύθυνη Δήλωση και τον οποίο θα μπορεί στο μέλλον να χρησιμοποιήσει η Γραμματεία για να ανατρέξει στο συγκεκριμένο Φύλλο Βαθμολογίας ώστε να αποδείξει την αποδοχή του από τον φοιτητή.
3. Ο/Η Προϊστάμενος/η Τμήματος να βάζει στη συνέχεια ηλεκτρονική υπογραφή στο Φύλλο Βαθμολογίας που έγινε αποδεκτό από τον φοιτητή, ώστε να αποκτά και το Φύλλο Βαθμολογίας νομική υπόσταση με ισοδύναμο φυσικής υπογραφής και να κλειδώνει ψηφιακά για μελλοντική αναφορά. Επίσης, να παραδίδεται ηλεκτρονικά στον φοιτητή μετά την ορκωμοσία του, μαζί με τα άλλα πιστοποιητικά που του χορηγεί η Γραμματεία.
4. Να μην απαιτείται υπογραφή από τον Πρόεδρο του Τμήματος.
5. Προαιρετικά, αν θέλουν οι γραμματείες μπορούν να κρατούν αποδεικτικό στο φυσικό φάκελο του φοιτητή, εκτυπώνοντας το ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο Φύλλο Βαθμολογίας.
6. Να ενημερωθούν όλες οι Γραμματείες ότι νομιμοποιούνται να ακολουθήσουν τις παραπάνω διαδικασίες, να αποφεύγουν την εξυπηρέτηση αιτημάτων εκτός του συστήματος Ηλεκτρονικής Γραμματείας και να εξασφαλίσουν ότι ο/η Προϊστάμενος/η κάθε Τμήματος έχει τη δυνατότητα (και την πρόθεση χρήσης) ηλεκτρονικής υπογραφής.

Τα οφέλη από τα παραπάνω είναι:
● Να τυποποιηθεί η διαδικασία ορκωμοσίας για όλο το ίδρυμα
● Οι πτυχιούχοι να εξυπηρετούνται ταχύτερα με μαζική προετοιμασία όλων των πιστοποιητικών σε χρόνο πολύ μικρότερο από ότι απαιτούσε μέχρι σήμερα η μεμονωμένη εξυπηρέτηση και προετοιμασία πιστοποιητικών
● Να αποτυπώνεται η λήψη πτυχίου και ηλεκτρονικά με ψηφιακές υπογραφές εντός του συστήματος Ηλεκτρονικής Γραμματείας, ώστε να μπορεί να ελέγχεται σε βάθος χρόνου, χωρίς αναζήτηση στο φυσικό αρχείο

Γ. Εισήγηση για Διαχείριση Αυτόματων Δηλώσεων Μαθημάτων

1. Υφιστάμενη κατάσταση

Με την έναρξη κάθε εξαμήνου οι φοιτητές υποχρεούνται να κάνουν Δήλωση Μαθημάτων.

Δεδομένα:
● Κάνοντας Δήλωση Μαθημάτων, ο φοιτητής έχει το δικαίωμα να πάρει τα αντίστοιχα συγγράμματα και να συμμετέχει στις παρακολουθήσεις και στις εξετάσεις των αντίστοιχων μαθημάτων.
● Ορισμένες Γραμματείες δημιουργούν μαζικές αυτόματες δηλώσεις σε φοιτητές ενός έτους με συγκεκριμένα μαθήματα για όλους (σετ υποχρεωτικών μαθημάτων), ειδικά για διευκόλυνσή τους κατά τα πρώτα έτη, που η επιλογή μαθημάτων είναι περιορισμένη.
● Στις περιπτώσεις των μαζικών Δηλώσεων Μαθημάτων δεν απαιτείται καμία άλλη ενέργεια από τον φοιτητή, ούτε καν επιβεβαίωση, με αποτέλεσμα το Ίδρυμα να μην γνωρίζει πόσοι φοιτητές πραγματικά έχουν πρόθεση να παρακολουθήσουν μαθήματα το συγκεκριμένο εξάμηνο.

2. Εισήγηση

Με βάση τα δεδομένα της υφιστάμενης κατάστασης προτείνεται:
1. Η δήλωση μαθημάτων να εξακολουθήσει να είναι υποχρεωτική, αλλά να απαιτείται η συμφωνία του φοιτητή με το περιεχόμενο της Δήλωσης Μαθημάτων.
2. Σε περίπτωση που η Γραμματεία κάνει αυτόματες δηλώσεις (δεν συνιστάται γενικά), θα πρέπει, σε εύλογο χρονικό διάστημα που ορίζεται από την ίδια με την έναρξη και λήξη Δηλώσεων Μαθημάτων, να μπαίνουν οι φοιτητές και να επιβεβαιώνουν την προσυμπληρωμένη Δήλωση Μαθημάτων που τους έχει ετοιμάσει η Γραμματεία. Επιπλέον, η Γραμματεία μπορεί να ρυθμίζει αν το επιθυμεί, ποια από τα μαθήματα της δήλωσης είναι κλειδωμένα και ποια μπορούν να αφαιρεθούν από τον φοιτητή αν δεν τα επιθυμεί, ενώ ορίζει και το αν επιτρέπεται να προστεθούν μαθήματα σε αυτήν.
3. Σε περίπτωση που η αυτόματη δήλωση δεν έχει επιβεβαιωθεί από τον φοιτητή στο συγκεκριμένο διάστημα μέχρι τη λήξη των Δηλώσεων Μαθημάτων η Γραμματεία θα πρέπει να τη διαγράφει .
4. Η διαγραφή των μη επιβεβαιωμένων αυτόματων δηλώσεων κρίνεται απαραίτητη για να έχουμε πραγματική στατιστική απεικόνιση των φοιτητών που συμμετέχουν ενεργά στις διδακτικές διαδικασίες.
 

Δ. Εισήγηση για Πιστοποιητικά

1. Υφιστάμενη κατάσταση

Μέχρι τώρα ο φοιτητής μπορούσε να αιτηθεί και να πάρει το οποιοδήποτε πιστοποιητικό είτε ηλεκτρονικά με ψηφιακή υπογραφή, είτε έντυπα με την ιδιόχειρη υπογραφή του Προϊσταμένου και τη σφραγίδα του Τμήματος.

Δεδομένα:
● Το παλιό σύστημα Ηλ. Γραμματείας δεν αποθηκεύει τα αντίγραφα των πιστοποιητικών που δίνονται στους φοιτητές, ούτε καν αυτά που πρωτοκολλούνται. Επιπλέον, δεν εμποδίζει την δημιουργία εκτός συστήματος και την εισαγωγή σκαναρισμένων πιστοποιητικών οποιουδήποτε τύπου.
● Το νέο σύστημα Ηλ. Γραμματείας αποθηκεύει όλα τα αντίγραφα των πιστοποιητικών που δίνονται στους φοιτητές και δεν επιτρέπει τροποποίηση ή αλλαγή, μετά την παράδοσή τους. Επιπλέον, διαχωρίζει κατηγορίες/τύπους πιστοποιητικών και μπορεί να κλειδώνει την παραγωγή τους εντός συστήματος, μόνο από ιδρυματικά πρότυπα (templates).
● Τα δύο συστήματα είναι σε παράλληλη λειτουργία, αλλά η ηλεκτρονική παράδοση στον φοιτητή υποστηρίζεται μέσα από το καινούριο, που για την ώρα επιτρέπει σε δευτερεύοντες τύπους πιστοποιητικών (οι βασικοί τύποι είναι κλειδωμένοι και παράγονται εντός) να εισάγονται από τον χρήστη Γραμματείας σε σκαναρισμένη μορφή.
● Λόγω της επικρατούσας κατάστασης της πανδημίας η όλη διαδικασία παράδοσης στοΝ φοιτητή είναι επιθυμητό να γίνεται πλέον διαδικτυακά.
● Ο φοιτητής αιτείται το πιστοποιητικό μέσω του students.auth.gr .
● Η διεκπεραίωση γίνεται από την Γραμματεία, υπογράφεται ψηφιακά από τον/την Προϊστάμενο/η του Τμήματος και παραδίδεται ηλεκτρονικά στον ενδιαφερόμενο έχοντας πάνω και ψηφιακή υπογραφή και QR code για έντυπη χρήση.
● Υπάρχουν κάποιοι φοιτητές οι οποίοι δεν επιθυμούν ή δεν εξυπηρετούνται από την ψηφιακή υπογραφή.
● Υπάρχουν Προϊστάμενοι Τμήματος οι οποίοι αρνούνται να υπογράψουν ψηφιακά.

2. Εισήγηση

Με βάση τα δεδομένα της υφιστάμενης κατάστασης προτείνονται τα παρακάτω:
1. Όλες οι Γραμματείες να εισάγουν στο πεδίο της υπογραφής την εικόνα της σφραγίδας του Τμήματος με την υπογραφή του/της Προϊσταμένου/ης, ώστε η ψηφιακά υπογεγραμμένη έκδοση των πιστοποιητικών να έχει ταυτόχρονα και την εμφάνιση της φυσικής υπογραφής.
2. Οι Γραμματείες να εκδίδουν όλα τα Πιστοποιητικά μόνο ψηφιακά υπογεγραμμένα μέσα από το καινούργιο σύστημα Ηλεκτρονικής Γραμματείας, όπου αποθηκεύονται και δεν επιδέχονται τροποποιήσεις.
3. Ο φοιτητής να έχει την δυνατότητα παραλαβής Πιστοποιητικού αρχικά ηλεκτρονικά μέσα από το περιβάλλον ηλεκτρονικής γραμματείας φοιτητών, που υποχρεωτικά θα είναι και ψηφιακά υπογεγραμμένο και επιπλέον έτοιμο για έντυπη χρήση αν χρειαστεί.
4. Να ενημερωθούν όλες οι Γραμματείες ότι νομιμοποιούνται να ακολουθήσουν τις παραπάνω διαδικασίες.
 

Ε. Εισήγηση για τον καθορισμό προθεσμιών στην υποβολή βαθμολόγησης μαθημάτων.

1. Υφιστάμενη κατάσταση

Εξαιτίας της καθυστέρησης βαθμολόγησης μαθημάτων, δημιουργούνται σημαντικά προβλήματα στις δηλώσεις των μαθημάτων της επόμενης περιόδου (κυρίως στην εξεταστική του Σεπτεμβρίου), καθώς και στις διαδικασίες ορκωμοσίας.

2. Εισήγηση

Σε εφαρμογή του Άρθρου 59 του Εσωτερικού Κανονισμού του ΑΠΘ, προτείνουμε να συμπεριληφθεί στο Ακαδημαϊκό Ημερολόγιο η αναφορά:
«Αποστολή αποτελεσμάτων εξετάσεων το πολύ εντός τριών εβδομάδων από την εξέταση του μαθήματος»
 
  Η παρούσα απόφαση διαβιβάζεται στις Κοσμητείες των Σχολών και στις Γραμματείες των Τμημάτων για τις δικές τους περαιτέρω ενέργειες.