Υπεύθυνος Επεξεργασίας
Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης (ΑΠΘ)
Διεύθυνση: Πανεπιστημιούπολη, 54124 Θεσσαλονίκη

Στοιχεία Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (DPO)
Email: data.protection@auth.gr

Η Μονάδα Ψηφιακής Διακυβέρνησης (ΜΨΔ) του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης (ΑΠΘ) υλοποιεί πιλοτικό έργο που στοχεύει στη βελτίωση της ποιότητας της τηλεφωνικής εξυπηρέτησης των χρηστών του με τη χρήση τεχνολογιών τεχνητής νοημοσύνης (AI). Στο πλαίσιο του έργου, με τη συναίνεσή σας πριν την έναρξη της συνομιλίας, ηχογραφούμε την κλήση σας, όταν καλείτε το κέντρο εξυπηρέτησης της ΜΨΔ (2310-999000) για να σας παρέχουμε τις υπηρεσίες μας, και στη συνέχεια αναλύουμε τα ηχογραφημένα αρχεία για να αναγνωρίσουμε το θέμα της συνομιλίας, να το ταξινομήσουμε ανάλογα και να παράγουμε την περίληψη της συνομιλίας. Για την υλοποίηση της ανάλυσης χρησιμοποιούμε σύγχρονα τεχνολογικά εργαλεία AI, όπως συστήματα Φυσικής Γλωσσικής Επεξεργασίας (NLP) και μεγάλα γλωσσικά μοντέλα (LLMs), τα οποία αξιοποιούνται αποκλειστικά για την ταξινόμηση και δημιουργία περιλήψεων των συνομιλιών, και δε λαμβάνουν αποφάσεις για εσάς ή το αίτημά σας με τρόπο που να επηρεάζουν την εξυπηρέτησή σας. 

Η συμμετοχή είναι προαιρετική. Εάν επιλέξετε να μην καταγραφεί η κλήση σας, η εξυπηρέτησή σας θα συνεχιστεί κανονικά από το προσωπικό μας, χωρίς καμία απολύτως διάκριση ή καθυστέρηση.

1. Προσωπικά δεδομένα

Κατά τη συμμετοχή σας στο έργο, επεξεργαζόμαστε τις εξής κατηγορίες των προσωπικών σας δεδομένων, όταν μας καλείτε:

• Τον αριθμό τηλεφώνου,
• τη φωνή σας,
• το περιεχόμενο της συνομιλίας μας,
• το email σας, εφόσον γνωστοποιηθεί κατά τη διάρκεια της επικοινωνίας.

2. Σκοποί και Νομική Βάση Επεξεργασίας

Ο σκοπός της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων είναι να διερευνήσουμε τη χρήση των σύγχρονων εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης για την ενίσχυση της αποτελεσματικότητας της τεχνικής υποστήριξης και τη βελτιστοποίηση της χρήσης των διαθέσιμων πόρων, με εφαρμογή κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών εγγυήσεων.

Στο έργο δεν επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα με τρόπο που να λαμβάνουμε αυτοματοποιημένες αποφάσεις ή να καταρτίσουμε προφίλ, τα οποία παράγουν έννομα αποτελέσματα που σας αφορούν ή σας επηρεάζουν σημαντικά με παρόμοιο τρόπο.

Η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων γίνεται με τη συγκατάθεση (άρθρο 6.1(α) του ΓΚΠΔ), που προκύπτει όταν αποδέχεστε την ηχογράφηση κατά την έναρξη της κλήσης.

3. Αποδέκτες και Περίοδος Διατήρησης Δεδομένων

Τα δεδομένα δε διαβιβάζονται σε τρίτους εντός ή εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης. Πρόσβαση έχουν μόνο εξουσιοδοτημένα μέλη της ΜΨΔ για τους ανωτέρω σκοπούς.

Τα δεδομένα (ηχογραφήσεις και τα παράγωγά τους) θα διατηρηθούν για το χρονικό διάστημα που είναι απολύτως απαραίτητο για την εξυπηρέτηση των σκοπών του πιλοτικού έργου. Το διάστημα αυτό υπολογίζεται σε 2 μήνες για τις ηχογραφήσεις και σε ένα (1) έτος για τα παράγωγά τους. Μετά την ολοκλήρωση αυτής της περιόδου, τα προσωπικά σας δεδομένα θα ανωνυμοποιηθούν ή θα καταστραφούν με ασφαλή τρόπο.

4. Δικαιώματα των Υποκειμένων των Δεδομένων

Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα επί των δεδομένων σας, υπό τις προβλεπόμενες νομικές προϋποθέσεις:

• πρόσβασης,
• διόρθωσης,
• διαγραφής και
• περιορισμού της επεξεργασίας. 

Έχετε επίσης το δικαίωμα να ανακαλέσετε οποιαδήποτε στιγμή  τη συγκατάθεσης σας, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που προηγήθηκε πριν την ανάκληση. Για την άσκηση των δικαιωμάτων σας μπορείτε να απευθύνεστε στη Μονάδα Ψηφιακής Διακυβέρνησης (ΜΨΔ).

Εάν πιστεύετε ότι τα προσωπικά σας δεδομένα ή τα δικαιώματα σας παραβιάζονται ή θέλετε να ρωτήσετε γι’ αυτά, παρακαλούμε πρώτα να επικοινωνήσετε με την Υπεύθυνη Προστασίας Δεδομένων του ΑΠΘ στο email data.protection@auth.gr.

Αν δε λάβετε ικανοποιητικές απαντήσεις για το θέμα σας, μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων μέσω της ιστοσελίδας www.dpa.gr ή να επικοινωνήσετε μαζί τους: Κηφισίας 1-3, ΤΚ 115 23, Αθήνα, τηλ. 210 6475600, email: complaints@dpa.gr

5. Μέτρα Ασφαλείας

Τα δεδομένα αποθηκεύονται και επεξεργάζονται αποκλειστικά σε ασφαλείς υποδομές του ΑΠΘ, χωρίς μεταφορά ή διανομή εκτός του ελεγχόμενου συστήματος του Ιδρύματος. Δε γίνεται κοινοποίηση σε τρίτους, εκτός από πιθανούς νομικά δεσμευμένους Εκτελούντες Επεξεργασία εντός του ΑΠΘ.

Για τη διασφάλιση των δεδομένων σας έχουν υιοθετηθεί ουσιαστικά τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, όπως ασφαλής αποθήκευση, αυστηρός έλεγχος πρόσβασης, τήρηση αρχείων καταγραφής (logging) και τακτικοί έλεγχοι ασφαλείας. Επιπλέον, εφαρμόζονται διαδικασίες αξιολόγησης κινδύνων.

Το έργο έχει σχεδιαστεί με στόχο τη βελτίωση των υπηρεσιών προς εσάς και την αναβάθμιση των εσωτερικών διαδικασιών, με πλήρη σεβασμό στην προστασία των προσωπικών σας δεδομένων και στη διαφύλαξη της εμπιστευτικότητάς τους.