Πληροφορίες

Οι λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρέχουν έναν αυτοματοποιημένο μηχανισμό διανομής email προς πολλούς χρήστες ταυτόχρονα χωρίς ο αποστολέας να γράψει καθε μία ξεχωριστά τις διεύθυνσεις των παραληπτών. Ο χρήστης στέλνει το email σε μία εικονική διεύθυνση (π.χ. listname@lists.auth.gr) και αυτό αποστέλλεται αυτόματα σε όλους τους εγγεγραμμένους χρήστες στη συγκεκριμένη λίστα. Οι χρήστες που συμμετέχουν σε μία λίστα συνήθως μοιράζονται κοινά ενδιαφέροντα για τα οποία επιθυμούν να ανταλλάσουν mail και να επικοινωνούν.

Οι χρήστες του ΑΠΘ έχουν τη δυνατότητα να δημιουργήσουν και να διαχειριστούν λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και να εγγραφούν σε υπάρχουσες, μέσα από το περιβάλλον https://lists.auth.gr/.

Για κάθε λίστα ορίζεται ως μέγιστο μέγεθος μηνύματος 1MB. Αν παρουσιαστεί ανάγκη για αποστολή μηνυμάτων μεγαλύτερου μεγέθους τότε αυτό γίνεται σε συνεννόηση με το ΚΗΔ. Ωστόσο προτείνεται να αναρτώνται μεγάλα αρχεία σε μια ιστοσελίδα και να αποστέλλεται ο σχετικός σύνδεσμος με μήνυμα στη λίστα.

Επιπλέον της υπηρεσίας λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παρέχεται η Υπηρεσία Ενημέρωσης μελών ΑΠΘ μέσω της οποίας, χρησιμοποιώντας δυναμικές λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να ενημερώνονται στοχευμένες ομάδες μελών ενός τμήματος/ μίας σχολής. Οι συνδρομητές των συγκεκριμένων λιστών συντηρούνται από το Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης με αυτοματοποιημένο μηχανισμό. Περισσότερες πληροοφορίες υπάρχουν στην ιστοσελίδα της υπηρεσίας.

Προϋποθέσεις

1. Να έχετε ενεργό ιδρυματικό λογαριασμό
2. Αν θέλετε να δημιουργήσετε νέα λίστα, να ανήκετε στο μόνιμο προσωπικό στο ΑΠΘ

Ρυθμίσεις

Από το περιβάλλον lists.auth.gr μπορείτε να εγγραφείτε σε υπάρχουσα λίστα, να δημιουργήσετε νέα λίστα, ή να ρυθμίσετε τις προτιμήσεις σας αν είστε συνδρομητής ή διαχειριστής κάποιας λίστας.
Σε περίπτωση που χρειαστείτε βοήθεια, συμβουλευτείτε το εγχειρίδιο της υπηρεσίας αμέσως παραπάνω ή τη Βοήθεια/Help που παρέχεται στο περιβάλλον διαχείρισης.

Οδηγίες

Για να δημιουργήσετε μια λίστα ηλεκτρονκού ταχυδρομείου αρκεί να συνδεθείτε στη διεύθυνση https://lists.auth.gr/ και αφού κάνετε Είσοδο με τα στοιχεία του Ιδρυματικού σας λογαριασμού να επιλέξετε Create list. Όταν εγκριθεί η δημιουργία της λίστας θα λάβετε σχετική ενημέρωση.

Διακρίνονται οι παρακάτω ειδικές περιπτώσεις δημιουργίας λιστών:

Λίστες Ακαδημαϊκών Τμημάτων, Τομέων, Εργαστηρίων. Στην περίπτωση αυτή το αίτημα υπογράφεται από τον Πρόεδρο του Τμήματος, τον διευθυντή του Τομέα ή του Εργαστηρίου αντίστοιχα.

Λίστες λοιπών Ακαδημαϊκών ή Διοικητικών Μονάδων του Πανεπιστημίου. Εννοούνται οι επίσημα αναγνωρισμένες με Πρυτανική Πράξη Μονάδες του Α.Π.Θ. Το αίτημα υπογράφεται από τον προϊστάμενο της Μονάδας.

Λίστες Ερευνητικών Ομάδων η σύνθεση των οποίων περιλαμβάνει μέλη της κοινότητας του ΑΠΘ. Εδώ εντάσσονται δράσεις που δεν σχετίζονται άμεσα με Ακαδημαϊκές Μονάδες του ΑΠΘ (για τις οποίες ισχύουν όσα αναφέρονται παραπάνω). Το αίτημα υπογράφεται από τον επικεφαλή της Ερευνητικής Ομάδας.

Λίστες Συνεδρίων τα οποία διοργανώνονται από Ακαδημαϊκή ή Διοικητική μονάδα του ΑΠΘ. Το αίτημα υπογράφεται από τον προϊστάμενο της Ακαδημαϊκής Μονάδας ή από τον διοργανωτή του συνεδρίου εφόσον είναι μόνιμο μέλος της Ακαδημαϊκής Μονάδας που διοργανώνει το συνέδριο.

Λίστες Συνεδρίων τα οποία δεν διοργανώνονται από Ακαδημαϊκή ή Διοικητική μονάδα του ΑΠΘ αλλά συμμετέχουν μέλη της Κοινότητας του ΑΠΘ. Το αίτημα υπογράφεται από το μέλος της Ακαδημαϊκής Μονάδας του ΑΠΘ που συμμετέχει στη διοργάνωση του συνεδρίου.

Λίστες Συλλόγων. Στην περίπτωση συλλόγων ή επιστημονικών εταιριών του ΑΠΘ το αίτημα υπογράφεται από τον Νόμιμο εκπρόσωπο τους. Το αίτημα υποβάλλεται για έγκριση από την Πρυτανεία ΑΠΘ, από όπου θα διαβιβαστεί υπηρεσιακά στο ΚΗΔ (εφόσον εγκριθεί).

Στην ειδική περίπτωση ανάγκης ενημέρωσης ομάδων μελών μιας μονάδας ενός τμήματος/μιας Σχολής (π.χ. φοιτητές, διδάσκοντες, προσωπικό) απευθυνθείτε στη Γραμματεία του τμήματος όπου έχουν διατεθεί από το ΚΗΔ οι σχετικές λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δυναμική ενημέρωση των παραληπτών. Περισσότερες πληροφορίες για υπηρεσίες ενημέρωσης μελών ΑΠΘ υπάρχουν στην ιστοσελίδα.

Οδηγίες διαχείρισης θα βρείτε στο περιβάλλον επιλέγοντας Βοήθεια.

Χρονική Ισχύς

Η υπηρεσία παρέχεται στους δικαιούχους για απεριόριστο χρονικό διάστημα. Η υπηρεσία μπορεί να διακοπεί:

1. Με αίτημα του δικαιούχου
2. Αυτοδίκαια με ενέργειες του ΚΗΔ ΑΠΘ όταν:

• Εκλείψει ο δικαιούχος ή λήξει η σχέση του με το Α.Π.Θ.,
• Μια λίστα δεν χρησιμοποιείται για διάστημα μεγαλύτερο από ένα (1) ημερολογιακό έτος, οπότε το ΚΗΔ διατηρεί το δικαίωμα κατάργησής της.

Πριν την κατάργηση οι διαχειριστές της αντίστοιχης λίστας θα ειδοποιούνται μέσω e-mail (στις διευθύνσεις e-mail που έχουν καταχωρήσει στο ΚΗΔ) ώστε να είναι ενήμεροι. Σε περίπτωση που ο δικαιούχος της λίστας επιθυμεί να ενεργοποιήσει ξανά μια καταργημένη λίστα, θα χρειαστεί απλά να ακολουθήσει εκ νέου την διαδικασία υποβολής αιτήματος.

Κανονισμός

Πλαίσιο χρήσης

Οι συνδρομητές πρέπει να έχουν υπόψη τους ότι οι διαχειριστές των λιστών δεν μπορούν να επαληθεύσουν την εγκυρότητα του κάθε μηνύματος. Οι διαχειριστές κάθε λίστας δεν παρακολουθούν συνεχώς τα μηνύματα της λίστας επομένως δεν είναι υπεύθυνοι για το όποιο περιεχόμενο τους και δεν εγγυώνται την ακρίβεια, πληρότητα ή τη χρησιμότητα των παρατιθέμενων πληροφοριών. Κάθε μήνυμα εκφράζει τις απόψεις του αποστολέα και όχι απαραίτητα τις απόψεις της αντίστοιχης λίστας, των διαχειριστών της ή του ΚΗΔ. Όποιο μέλος θεωρήσει ότι ένα μήνυμα είναι ανάρμοστο, παρακαλείται να ειδοποιήσει σε πρώτη φάση τον διαχειριστή της λίστας και σε δεύτερη φάση το ΚΗΔ. Το ΚΗΔ και οι διαχειριστές της λίστας διατηρούν το δικαίωμα να διαγράψουν το ανάρμοστο μήνυμα (και γενικότερα μηνύματα που παραβιάζουν τον παρόντα κανονισμό), μέσα σε λογικά χρονικά πλαίσια, με ή χωρίς προηγούμενη ειδοποίηση, αν το κρίνουν σκόπιμο. Επειδή αυτή η διαδικασία δεν είναι αυτόματη, δεν είναι εφικτό να διαγράφονται ή να διορθώνονται τέτοια μηνύματα άμεσα.

Οι συνδρομητές παραμένουν αποκλειστικά υπεύθυνοι για το περιεχόμενο των μηνυμάτων που αποστέλλουν. Επιπλέον, συμφωνούν να προστατεύουν και να απαλλάσσουν από κάθε ευθύνη τους διαχειριστές της λίστας και το ΚΗΔ, καθώς και τις όποιους δικτυακούς τόπους σχετίζονται με την αντίστοιχη λίστα. Οι διαχειριστές και το ΚΗΔ διατηρούν επίσης το δικαίωμα να αποκαλύψουν την ταυτότητα του συνδρομητή (ή οποιαδήποτε άλλη διαθέσιμη πληροφορία σχετική με αυτόν) στις αρμόδιες σύμφωνα με το πανεπιστήμιο και το νόμο αρχές, σε περίπτωση κάποιας παράνομης χρήσης, επίσημης καταγγελίας ή δικαστικής εντολής που έχει προκύψει από τη χρήση της λίστας. Το ΚΗΔ ουδεμία ευθύνη φέρει για τα προσωπικά δεδομένα που τυχόν αποστέλλονται από συνδρομητές μέσω της υπηρεσίας λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η εγγραφή ή διαγραφή συνδρομητών στις λίστες γίνεται με ευθύνη των διαχειριστών της. Επικουρικά είναι εφικτές οι προσθαφαίρεση συνδρομητών κάθε λίστας από το ΚΗΔ (με αυτόματη ή μη διαδικασία) με διευθύνσεις που διαθέτει το ΚΗΔ, και αντιστοιχούν σε χρήστες που οργανικά ανήκουν στην μονάδα (φοιτητές, μέλη ΔΕΠ μονάδας κ.α.). Για τους συνδρομητές των δυναμικών λιστών υπεύθυνο είναι το ΚΗΔ, το οποίο είναι και ο διαχειριστής τους.

Κάθε συνδρομητής έχει τη δυνατότητα με την εγγραφή του να εισάγει το ονοματεπώνυμό του και να ενεργοποιήσει ένα προσωπικό κωδικό πρόσβασης. Είναι ευθύνη κάθε συνδρομητή να παρουσιάζει ευπρεπείς και ακριβείς πληροφορίες στα στοιχεία του. Συμφωνεί να μην ανακοινώνει ποτέ τον κωδικό του σε άλλους χρήστες, για την προστασία της πρόσβασης του και για λόγους εγκυρότητας. Επίσης, συμφωνεί να μη χρησιμοποιεί ποτέ τον κωδικό κάποιου άλλου μέλους για οποιονδήποτε λόγο. Συνιστάται να χρησιμοποιείται ένας περίπλοκος και μοναδικός κωδικός, για να εμποδίζεται τυχόν παραβίαση του. Το σύστημα μπορεί να αφαιρεί χρήστες αυτόματα από οποιαδήποτε λίστα  εφόσον υπάρχει πρόβλημα στην προώθηση των μηνυμάτων τους όπως κυκλικές προωθήσεις, γεμάτες θυρίδες, ανύπαρκτες διευθύνσεις κ.α.

Για κάθε λίστα ορίζεται ως μέγιστο μέγεθος μηνύματος στο 1MB. Αν παρουσιαστεί ανάγκη για αποστολή μηνυμάτων μεγαλύτερου μεγέθους τότε αυτό γίνεται σε συνεννόηση με το ΚΗΔ. Ωστόσο προτείνεται να αναρτώνται μεγάλα αρχεία σε μια ιστοσελίδα και να αποστέλλεται ο σχετικός σύνδεσμος με μήνυμα στη λίστα.

Επίσης γνωστοποιείται ότι:

1. για κάθε μήνυμα καταγράφεται και η διεύθυνση IP αποστολέα, για την περίπτωση που χρειαστεί να αντιμετωπιστεί κάποιο περιστατικό ασφαλείας του ΑΠΘ.
2. το λογισμικό της υπηρεσίας τοποθετεί ένα cookie, στην προσωρινή μνήμη (cache) του φυλλομετρητή του συνδρομητή. Αυτό χρησιμοποιείται ΜΟΝΟ για να διατηρεί ή όχι τη σύνδεσή του με τη λίστα. Το λογισμικό δεν συλλέγει ούτε στέλνει κανένα άλλο είδος πληροφοριών στον υπολογιστή του συνδρομητή.

Κατάχρηση

Κάθε χρήστης δικτύου με την εγγραφή του ως συνδρομητής στις λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του lists.auth.gr, συμφωνεί ότι δεν θα διακινεί:

1. υλικό ή κείμενο στα μηνύματα του το οποίο είναι ψευδές, δυσφημιστικό, συκοφαντικό, ανακριβές, υβριστικό, αγενές, πρόστυχο, βλάσφημο, που να προκαλεί μίσος, που να απειλεί ή να παραβιάζει τον ιδιωτικό χώρο ενός άλλου μέλους λίστας, ή να έρχεται σε αντίθεση με την ισχύουσα νομοθεσία.
2. υλικό που να ανήκει στην πνευματική ιδιοκτησία κάποιου τρίτου χωρίς να έχει την έγγραφη συναίνεση του ιδιοκτήτη του υλικού αυτού.
3. ανεπιθύμητα εμπορικά και διαφημιστικά μηνύματα (spam), τεράστιους όγκους πληροφοριών (flooding), κάθε είδους διαφημίσεις, αλυσιδωτές επιστολές (chain letters), υλικό πυραμιδικού μάρκετινγκ και οποιουδήποτε είδους παρενοχλήσεις προς άλλα μέλη.

Δυναμικές λίστες

Ειδικά στην περίπτωση χρήσης δυναμικών λιστών, για να μην παρουσιαστεί επιβάρυνση στα συστήματα του ΚΗΔ και να εξασφαλιστεί η αδιάλειπτη λειτουργία των υπηρεσιών, υπάρχουν οι παρακάτω περιορισμοί:

1. δυνατότητα αποστολής μηνυμάτων μεγέθους έως 1MB. Για μεγαλύτερου μεγέθους μηνύματα συστήνεται στους διαχειριστές να ανεβάζουν συνημμένα αρχεία σε ιστοσελίδα ανακοινώσεων του Τμήματος/Σχολής και να αποστέλλουν το σύνδεσμο του αρχείου
2. αποστολή μηνυμάτων ΜΟΝΟ από εξουσιοδοτημένα άτομα
3. μη τήρηση ιστορικού και archive

Οι τεχνικοί του ΚΗΔ δύνανται να λάβουν συμπληρωματικά μέτρα για την προστασία των συστημάτων όταν κρίνουν απαραίτητο, ενδεικτικά όπως:

1. αποστολή μηνυμάτων σε digest mode (ένα συνοπτικό μήνυμα, περιέχει πολλά διαδοχικά μηνύματα μιας λιστας) για όλες δυναμικές τις λίστες ανεξαιρέτως ιδιότητας
2. διακίνηση με χαμηλή προτεραιότητα ή και εκτός ωρών γραφείου για όλες τις λίστες, ανεξαιρέτως ιδιότητας
3. παράλειψη σταδίων στη διακίνηση των μηνυμάτων εφόσον δεν χρειάζονται πραγματικά γι’αυτό το είδος αλληλογραφίας (π.χ. server antispam)

Ο κάθε συνδρομητής και διαχειριστής της υπηρεσίας λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οφείλει να τηρεί όλους τους παραπάνω κανόνες.

Εγχειρίδια

• Λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  Εγχειρίδιο