Τελευταία ενημέρωση: 09/03/2021

Πως διαχειριζόμαστε ένα Zoom Webinar

O οδηγός χρησιμοποιεί το πρόγραμμα Zoom Client for Meetings για Windows Version 5.5.4

Ο παρόν οδηγός θεωρεί δεδομένο ότι:

1. είστε εξοικειωμένοι με τις βασικές λειτουργίες του Zoom for Meetings και παρουσιάζει τα σημεία στα οποία το Zoom for Webinars διαφοροποιείται. Διαφορετικά συνιστούμε να ανασκοπήσετε τα σχετικά εγχειρίδια που έχει δημοσιεύσει το ΚΗΔ.
2. είστε εξοικιωμένοι με τις ορολογίες, Zoom meeting, webinar, streaming κτλ. Διαφορετικά συνιστούμε να ανασκοπήσετε τις οδηγίες για τη διοργάνωση και διεξαγωγή μίας εκδήλωσης μέσω Zoom.
3. γνωρίζετε πως να δημιουργείτε ένα Webinar.

Βήμα1: Συνδεθείτε με τον ιδρυματικό σας λογαριασμό μέσω SSO στο zoom.us #

Κατα την είσοδό σας στο Zoom.us επιλέξτε σύνδεση με SSO. (Συνίσταται η χρήση Chrome, Firefox)

Αφού συνδεθείτε, πλοηγηθείτε μέσω του μενού στην ενότητα Webinars και στην επιλογή Upcoming Webinars βλέπετε τα επερχόμενα Webinars που έχετε ήδη δημιουργήσει. (Δείτε εδώ πως δημιουργούμε ένα Webinar.)

Βήμα2: Επιλέξτε Start Webinar και εισέλθετε με το γνωστό πρόγραμμα Zoom για Windows / Mac / Linux, (Zoom client) #

Η διαχείριση ενός Webinar είναι σχεδόν ίδια σε σχέση με το Meeting εκτός από κάποιες ελάχιστες διαφορές. (Σημείωση: Συχνά υπάρχουν ενημερώσεις έκδοση Zoom οι οποίες ενδέχεται να προσθέτουν νέες λειτουργίες και σε μερικές περιπτώσεις κάποιες να καταργούνται. Συνιστούμε να ενημερώνετε τακτικά το πρόγραμμα Zoom που χρησιμοποιείτε)

Οι κύριες διαφορές είναι:

• Στο πάνω μέρος της οθόνης παρατηρείτε την επιλογή Start Webinar, ειδοποιώντας σας ότι βρίσκεστε σε Practice Session κατά το οποίο μπορούν να εισέρχονται μόνο Ο Host και οι Panelists. Μπορείτε να ορίσετε κάποιους Panelists ως Co-hosts για βοήθεια. Για να μπορούν να εισέρχονται οι Attendees, χρειάζεται να επιλέξετε Start Webinar και το Webinar είναι ορατό στους Attendees. Δεν μπορείτε να επιστρέψετε σε Practice Session.
• Στο κάτω μέρος της οθόνης παρατηρείτε την μπάρα με τα εργαλεία διαχείρισης του Webinar. Το Q&A (Questions & Answers) εμφανίζεται επειδή κατά τη δημιουργία του Webinar επιλέξατε ότι θέλετε αυτή την λειτουργία. Εκτός των Participants, όλα τα υπόλοιπα εργαλεία λειτουργούν κατά τον ίδιο τρόπο όπως σε ένα Zoom meeting.
• Στους Participants, παρατηρείτε ως διαχειριστές ότι βλέπετε 2 κατηγορίες. Τους Panelists και τους Attendees. Σημαντικό είναι να τονιστεί ότι εικονικά φαίνεται ότι Panelists και Attendees βρίσκονται στο ίδιο δωμάτιο Webinar, αλλά ουσιαστικά είναι 2 διαφορετικά εικονικά δωμάτιά με διαφορετικά δικαιώματα και διαφορετικό τρόπο προβολής του Webinar.
• Οι Panelists έχουν το δικαίωμα να συμμετέχουν ενεργά στο Webinar με δυνατότητα χρήσης μικροφώνου, κάμερας και share screen ανάλογα με τα δικαιώματα που έχετε ορίσει.
• Οι Attendees είναι απλά παθητικοί ακροατές. Δεν έχουν δικαίωμα να χρησιμοποιούν κάμερα. Θα μπορούσαμε να πούμε ότι είναι σαν να βλέπουν τηλεόραση. Το Zoom ωστόσο δίνει το δικαίωμα αλιλεπίδρασης, δηλαδή να:
  • Μπορούν να μιλήσουν εφόσον τους εκχωρηθεί το δικαίωμα (Allow to Talk) Σημείωση: Αφού τελειώσει, χρειάζεται να πάρετε το δικαίωμα λόγου (Remove Permission to Talk)
  • Μπορούν να γράψουν στο Chat εφόσον το επιτρέψετε από τις ρυθμίσεις.
  • Μπορούν να υποβάλουν ερωτήσεις στη φόρμα Q&A και να ψηφίζουν πιο είναι το πιο χρησιμο ερώτημα που θα ήθελαν απάντηση.

Ακολουθούν παραδείγματα με εικόνες.

Παρακάτω παρατηρείτε την επιλογή Start Webinar και το σύνολο των χρηστών που είναι Panelists και Attendees.

O Host και οι Co-Hosts έχουν το δικαίωμα να αλλάζουν τον ρόλο ενός χρήστη από Panelist σε Attendee με την επιλογή Change Role to Attendee και το αντίστροφο, έναν Attendee σε Panelist με την επιλογή Promote to Panelist.

Η αλλαγή του ρόλου από Panelist σε Attendee ήταν πετυχημένη και παρατηρείτε ότι ο χρήστη έχει εισέλθει στην κατηγορία των Attendees. H αλλαγη του ρόλου συνήθως γίνεται μέσα σε 2-3 δευτερόλεπτα.

Μπορείτε να δώσετε δικαίωμα λόγου στους Attendees αφού επιλέξετε έναν συγκεκριμένο χρήση και έπειτα την επιλογή Allow to Talk. Στην επιλογή More υπάρχουν επιπλέον επιλογές όπως: Promote to Panelist, Rename, Remove.

Βήμα3: Έλεγχος ρυθμίσεων και δικαιωμάτων των Panelists και των Attendees #

Μπορείτε να ελέγξετε και τροποποιήστε τις ρυθμίσεις και τα δικαιώματα των Panelists και των Attendees σύμφωνα με τις ανάγκες σας με την επιλογή …  όπως δείχνει το βελάκι, που βρίσκεται κάτω δεξιά στην περιοχή των Participants. (Προσοχή να μη μπερδευτείτε με την περιοχή του Chat που συνήθως είναι ακριβώς από κάτω, αν είναι ανοιχτό.)

Βήμα4: Έλεγχος ρυθμίσεων και δικαιωμάτων των Participants για το Chat #

Μπορείτε να ελέγξετε και τροποποιήστε τις ρυθμίσεις και τα δικαιώματα των Participants για το Chat σύμφωνα με τις ανάγκες σας με την επιλογή … που βρίσκεται κάτω δεξιά στην περιοχή του Chat.

Αξίζει να δημειωθεί ότι κάθε φορά που επιθυμείτε ως Host / Co-Host να στείλετε ένα μήνυμα στο Chat, μπορεί να επιλέξετε τους αποδέκτες. Επίσης απο τις ρυθμίσεις μπορείτε να ρυθμίσετε ποιος μπορεί να γράφει στο Chat, ή να το θέσετε εκτός λειτουργίας.

Βήμα5: Έλεγχος ρυθμίσεων και δικαιωμάτων των Participants για το Chat #

Μπορείτε να ελέγξετε και τροποποιήστε τις ρυθμίσεις και τα δικαιώματα των Participants για το Chat σύμφωνα με τις ανάγκες σας με την επιλογή … που βρίσκεται κάτω δεξιά στην περιοχή του Chat.

Αξίζει να δημειωθεί ότι κάθε φορά που επιθυμείτε ως Host / Co-Host να στείλετε ένα μήνυμα στο Chat, μπορεί να επιλέξετε τους αποδέκτες. Επίσης απο τις ρυθμίσεις μπορείτε να ρυθμίσετε ποιος μπορεί να γράφει στο Chat, ή να το θέσετε εκτός λειτουργίας.

Βήμα6: Έλεγχος και τροποποίηση της Προβολής του Webinar (My View / Attendees View) #

Μπορείτε να ελέγξετε και να τροποποιήστε τον τρόπο προβολής του Webinar για εσάς και τον τρόπο προβολής του Webinar για τους Attendees. Πάνω δεξιά στην περιοχή παρουσίασης υπάρχει η επιλογή View η οποία αποτελείται από:

• My View
  • Speaker View
  • Gallery View
• Attendee View
  • Follow Host’s view = Βλέπουν ακριβώς ότι ορίζει να βλέπει ο Host κάθε φορά. (όχι οι co-hosts).
  • Speaker view = Βλέπουν έναν ενεργό Panelist κάθε φορά.
  • Gallery view = Βλέπουν όλους τους Panelists.

Βήμα7: Έλεγχος και τροποποίηση ρυθμίσεων Q&A #

Μπορείτε να ελέγξετε και να τροποποιήστε τις ρυθμίσεις Q&A για τους Attendees σύμφωνα με τις ανάγκες σας με την επιλογή του εικονιδίου (γρανάζι) πάνω δεξιά στην περιοχή του Q&A.

Σε αυτή την περιοχή έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε αν οι ερωτήσεις θα είναι ανώνυμες ή επώνυμες, αν οι Attendees θα βλέπουν μόνο τα ερωτήματα που έχουν απαντηθεί ή όλα, αν θα μπορούν να ψηφίζουν με Like το ποιο σημαντικό ερώτημα που θα ήθελαν απάντηση και τέλος αν θα μπορούν να σχολιάζουν.

Βήμα8: Έλεγχος και διχείριση των ερωτημάτων στο Q&A #

Στην φόρμα Q&A, όταν λάβετε ένα ερώτημα μπορείτε να ορίσετε είτε ότι θα απαντηθεί Live, είτε να πληκτρολογήσετε την απάντηση η μια σχετική ενημέρωση σε σχέση με το ερώτημα. Στην παρακάτω εικόνα παρατηρείτε ότι οι χρήστες έχουν κάνει Like στο ερώτημα. Τα ερωτήματα με τα περισσότερα Likes ανεβαίνουν στην κορυφή της λίστας.

Επίσης υπάρχει η δυνατότητα να απαντήσετε όχι δημόσια αλλά ιδιωτικά στον Attendee επιλέγοντας Send Privately

Μόλις απαντηθεί ένα ερώτημα, μετακινείται στην κατηγορία Answered και αντίστοιχα στη κατηγορία Dismissed αν ένα ερώτημα απορριφθεί από τον Host / Co-Hosts / Panelists.

Βήμα9: Εγγραφή Webinar (Τοπικά) και λειτουργία Live Streaming #

Ως Host / Co-host έχετε το δικαίωμα να κάνετε έναρξη εγγραφής του Webinar τοπικά στο υπολογιστή και του Live Streaming γίνεται με τον ίδιο τρόπο όπως στα Meetings.

Αυτές οι επιλογές εμφανίζονται αφου επιλέξετε την επιλογή More. Για το πως ρυθμίζουμε το Custom Live Streaming (Αναμετάδοση περιεχομένου σε κάποια ιστοσελίδα, όχι μέσα κοινωνικής δικτύωσης) ανατρέξτε σε αυτόν τον οδηγό. Ότι ισχύει για τα Meetings κατα το ίδιο τρόπο ισχύει και για τα Webinar.

Βήμα10: Αντιγραφή του συνδέσμου Webinar για τους Αttendees κατα τη διάρκεια του Webinar #

Έχετε τη δυνατότητα να δείτε και αντιγράψετε τον σύνδεσμο για σύνδεση στο Webinar για τους Attendees που δεν απαιτεί Registration του χρήστη είτε απο το Zoom.us στη τροποποίηση των ρυθμίσεων του Webinar, είτε από την πράσινη ασπίδα ελέγχου που υπάρχει πάνω αριστερά στην περιοχή παρουσίασης. (Βλέπε εικόνα)

Βήμα11: Start Webinar #

Έφόσον είστε έτοιμοι με τις ρυθμίσεις σας και εφόσον οι Panelists έχουν ελεγξει το σύστημα και τον εξοπλισμό τους (Μικρόφωνα, Ακουστικά, Κάμερα κτλ), μπορείτε να ξεκινήσετε το Webinar με την επιλογή Start Webinar. Αμέσως μετά θα εμφανιστεί για λίγο η ένδειξη The webinar is now live. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι απο αυτή τη στιγμή και έπειτα είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί στο τι “λέγεται στον αέρα” καθώς το περιεχόμενο μεταδίδεται σε όλους τους Attendees και αναμεταδίδεται σε ιστοσελίδα / ιστοσελίδες σε όλους τους θεατές εφόσον έχετε ενεργοποιήσει το Live Streaming.

Συμβουλές – Υπενθυμίσεις #

• Σε ένα Webinar είναι απαραίτητο να έχει ο Host βοήθεια από αρκετούς co-hosts είτε για τη διαχείρισή του, είτε για την τοπική εγγραφή του, ιδιαίτερα όταν πρόκεται για webinar που αποτελείται απο πολλά άτομα. Σε κάθε περίπτωση ο Host και Co-hosts οφείλουν να βαδίζουν με μία κοινή γραμμή και να έχουν συμφωνήσει για τις ρυθμίσεις που θα ισχύουν ώστε να μην προκαλείται σύγχηση στους χρήστες.
• Πρόβες είναι απαραίτητο να γίνουν με τον Host, τους Co-Hosts και τους Panelists. Είναι σημαντικό να αποφασιστούν οι ρυθμίσεις που θα ισχύουν και να γνωστοποιηθούν στους Panelists ώστε να γνωρίζουν πως θα αντιδρούν σε κάποια κατάσταση.
• Είναι ωφέλιμο ο Host να ορίζει alternative Hosts (αυστηρά μέσω του Zoom.us) και όχι μέσω του Zoom Client σε περίπτωση που ο κανονικός Host δεν μπορεί να εισέλθει την ημέρα και ώρα της εκδήλωσης για οποιονδήποτε λόγο.
• Σημαντικό! Να χρησιμοποιείτε ενσύρματη σύνδεση στο Internet τόσο εσείς ως Host όσο και οι Panelists.
• Σημαντικό! Να διατηρείτε το σύστημά σας (λειτουργικό σύστημα) καθώς και τον Zoom Client πάντοτε ενημερωμένο στην τελευταία έκδοση.
• Σημαντικό! Να πραγματοποιείτε εγγραφή (Local Recording) σε περισσότερες απο μία συσκευές ώστε να διασφαλίσετε ότι δε θα χαθεί το καταγεγραμένο περιεχόμενο στην περίπτωση αποσύνδεσης από το Internet ή στην περίπτωση εμφάνιση κάποιου σφάλματος στο σύστημα του Host / Co-hosts.