Ακολουθώντας τις παρακάτω οδηγίες μπορούμε να πραγματοποιήσουμε:
– άμεσα σύσκεψη με οποιονδήποτε χρησιμοποιώντας το Microsoft Teams ή
– να δημιουργήσουμε έναν σύνδεσμο συμμετοχής σε σύσκεψη ο οποίος θα χρησιμοποιείται για επαναλαμβανόμενες συνεδρίες.

Απαραίτητη προϋπόθεση για τον προγραμματισμό σύσκεψης είναι να έχουμε ενεργοποιήσει τις cloud υπηρεσίες Microsοft Office365 σύμφωνα με τις οδηγίες εδώ. Η είσοδος γίνεται με τα στοιχεία του ιδρυματικού λογαριασμού στο ΑΠΘ. Η ενεργοποίηση των υπηρεσιών Office365 ολοκληρώνεται μέσα σε χρονικό διάστημα μιας (1) ώρας καθώς απαιτείται συγχρονισμός με τη Microsoft και ενεργοποιείται λογαριασμός της μορφής <ιδρυματικό username>@office365.auth.gr (ενδέχεται να υπάρχουν καθυστερήσεις κάποιες ώρες λόγω φόρτου στη Microsoft).

Δημιουργία σύσκεψης #

Για να δημιουργήσουμε τον σύνδεσμο της σύσκεψης, ανοίγουμε την εφαρμογή Microsoft Teams (ή επισκεπτόμαστε τον σύνδεσμο https://teams.microsoft.com), από το μενού στα αριστερά επιλέγουμε Calendar/Ημερολόγιο και κάνουμε κλικ σε οποιοδήποτε πεδίο του ημερολογίου (δεν έχει σημασία η ημερομηνία καθώς η σύσκεψη που θα δημιουργήσουμε θα λειτουργεί ανά πάσα στιγμή).

Στο νέο παράθυρο που εμφανίζεται πληκτρολογούμε αρχικά το όνομα της σύσκεψης.
Στο επόμενο πεδίο εισαγάγουμε προαιρετικά τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συμμετεχόντων. Κάθε συμμετέχοντας θα λάβει μήνυμα-πρόσκληση το οποίο περιέχει σύνδεσμο σύνδεσης στην τηλεδιάσκεψη. Αν δε θέλουμε να σταλεί πρόσκληση στους συμμετέχοντες αυτόματα από το Microsoft Teams, μπορούμε να αφήσουμε το πεδίο κενό και να κοινοποιήσουμε αργότερα τον σύνδεσμο στα άτομα που επιθυμούμε στέλνοντας τους ένα απλό email.

Επιλέγουμε την ενδεικτική ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης της συνεδρίας μας.
Τέλος, κάνουμε κλικ στο Send/Αποστολή (ή Save/ Αποθήκευση) στο πάνω δεξιά μέρος της εφαρμογής.

Πρόσκληση συμμετεχόντων #

Αν δεν πληκτρολογήσαμε τις διευθύνσεις των συμμετεχόντων κατά τη δημιουργία της τηλεδιάσκεψης, χρειάζεται να τους αποστείλουμε το link σύνδεσης. Εντοπίζουμε την σύσκεψη που προγραμματίσαμε στο Calendar/Ημερολόγιο στο Microsoft Teams, κάνουμε δεξί κλικ πάνω της και επιλέγουμε Copy link/Αντιγραφή σύνδεσης. Ο απαραίτητος για τη συμμετοχή σύνδεσμος έχει αντιγραφεί στο πρόχειρο μας και μπορούμε να τον μοιραστούμε με τους συμμετέχοντες.

Σημειώνεται ότι ο σύνδεσμος της συνεδρίας δε λήγει ποτέ, άρα μπορεί να χρησιμοποιείται ο ίδιος για επαναλαμβανόμενες συνεδρίες.

Έναρξη σύσκεψης #

Για να ξεκινήσουμε την τηλεδιάσκεψη αρκεί να ανοίξουμε τον σύνδεσμο της συνεδρίας που αντιγράψαμε στο παραπάνω βήμα σε έναν οποιοδήποτε πλοηγό και να εισέλθουμε χρησιμοποιώντας το email μας στο Office365 (<ιδρυματικό username> @office365.auth.gr) . Εναλλακτικά, μπορούμε να την εντοπίσουμε στο Calendar/Ημερολόγιο του Microsoft Teams και με δεξί κλικ πάνω της να επιλέξουμε Join online/Συμμετοχή online.

Οι συμμετέχοντες στη συνεδρία, εφόσον έχουν στη διάθεσή τους τον σύνδεσμό της, μπορούν να ακολουθήσουν τις οδηγίες https://it.auth.gr/manuals/msteams-participant/ για τη σύνδεσή τους μέσω Web. Δεν απαιτείται να έχουν ενεργοποιήσει τον λογαριασμό τους στις υπηρεσίες Office365 καθώς μπορούν να συνδεθούν ως απλοί επισκέπτες/guests. Επίσης, δεν απαιτείται να εγκαταστήσουν την εφαρμογή MS Teams.

Άλλες οδηγίες για περισσότερες λειτουργίες του Microsoft Teams, όπως είναι η οργάνωση φοιτητών σε Ομάδα/Τάξη, είναι διαθέσιμες σε αυτόν τον οδηγό.