Χρησιμοποιώντας τη νέα υπηρεσία Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων ΑΠΘ – docs.auth μπορείτε να αποστέλλετε και να λαμβάνετε τα έγγραφά σας ηλεκτρονικά, εξασφαλίζοντας τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
- Κατάθεση των αιτημάτων σας από όπου και αν βρίσκεστε, οποιαδήποτε χρονική στιγμή
- Μείωση του χαρτιού, αποφυγή εκτυπώσεων και μετακινήσεων
- Αυτόματη αρχειοθέτηση όλων των εγγράφων που υποβάλατε και των απαντήσεων που λάβατε σε ένα φάκελο προσβάσιμο από οπουδήποτε
- Ενημέρωση για την πορεία εξέλιξης των εγγράφων σας.
Η υπηρεσία απευθύνεται στο μόνιμο προσωπικό του ΑΠΘ (Διδακτικό, Λοιπό, Διοικητικό) και σε 1η φάση μπορεί να αξιοποιηθεί άμεσα από ΟΛΟΥΣ για έγγραφα και αιτήματα προσωπικού προς το Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης ΑΠΘ.
Για την υποβολή του αιτήματός σας απαιτούνται μόνο τρία βήματα:
- Συνδεθείτε στο docs.auth.gr με τα στοιχεία του ιδρυματικού σας λογαριασμού
- Ανεβάστε το αίτημά σας (αρχείο PDF)
- Επιλέξτε την αποστολή του αιτήματος στο Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης ΑΠΘ.
Μετά την υποβολή του αιτήματος θα λάβετε:
- Ενημερωτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την επιβεβαίωση λήψης του εγγράφου
- Ενημερωτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον αριθμ. πρωτοκόλλου που έλαβε το έγγραφό σας μόλις αυτό πρωτοκολληθεί
- Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την απάντηση στο έγγραφό σας (ψηφιακά υπογεγραμμένο έγγραφο).
Αναλυτικές οδηγίες χρήσης θα βρείτε εδώ.
Σε 2η φάση το σύστημα θα επιτρέπει:
- Την κατάθεση αιτημάτων/εγγράφων προς τη Γραμματεία του Τμήματός σας (οδηγίες)
- Την αποστολή εγγράφων μεταξύ Διοικητικών Μονάδων (π.χ. μεταξύ Γραμματείας Τμήματος και Τμήματος Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης ΑΠΘ)
Ήδη τα Τμήματα (1) Πληροφορικής, (2) Μηχανολόγων Μηχανικών και (3) Φυσικής συμμετέχουν πιλοτικά στη 2η φάση, ενώ όσα άλλα Τμήματα επιθυμούν να ενεργοποιήσουν τη δυνατότητα αυτή θα πρέπει να επικοινωνήσουν με το ΚΗΔ.
Η συγκεκριμένη λειτουργικότητα αναπτύχθηκε από το Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης σε συνεργασία με την Επιτροπή Εκσυγχρονισμού Διοικητικών Διαδικασιών και το Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης.
