Πληροφορίες

Η υπηρεσία αφορά στην διαχείριση υπηρεσιακών αρχείων σε κεντρικό δικτυακό αποθηκευτικό χώρο.

Παρέχονται οι παρακάτω κοινόχρηστοι φάκελοι αποθήκευσης αρχείων:

• “drive X:“, ορατός από κάθε υπολογιστή του εσωτερικού δικτύου γραμματειών
• “drive Υ:“, ορατός από τον terminal server των γραμματειών (tsgram)

Η υποδομή εξασφαλίζει:

• την προστασία απέναντι σε ιούς, malware, βλάβες υλικού
• την κοινή χρήση αρχείων από όλο το προσωπικό εντός της ίδιας Γραμματείας (sharing)
• την αυτόματη λήψη backups και εύκολη επαναφορά αρχείων

Ο αποθηκευτικός χώρος παρέχεται από ειδική συστοιχία δίσκων με πολύ υψηλά επίπεδα προστασίας έναντι βλαβών υλικού, ενώ υπάρχει υποστήριξη και από ξεχωριστό εφεδρικό σύστημα σε περίπτωση που χρειαστεί, π.χ. λόγω καταστροφών.

Προϋποθέσεις

Η υπηρεσία παρέχεται στο προσωπικό των γραμματειών ακαδημαϊκών τμημάτων μετά από αίτηση ενεργοποίησης από τον προϊστάμενο της γραμματείας.

Οδηγίες

Ενεργοποίηση

Ο προϊστάμενος της γραμματείας του τμήματος πρέπει να υποβάλει την online αίτηση.
Στην αίτηση μπορεί να ορίζει υπαλλήλους της γραμματείας που θα ασκούν διαχειριστικές αρμοδιότητες για λογαριασμό της γραμματείας.

Ο διαχειριστής έχει τις εξής δυνατότητες:

• καθορισμός δικαιωμάτων πρόσβασης
• ορισμός επιπλέον διαχειριστών

Χρήση

Σε καθέναν από τους χώρους “drive X:” και “drive Y:”  μπορείτε να αποθηκεύετε αρχεία της γραμματείας όπως ακριβώς στους εσωτερικούς δίσκους του υπολογιστή σας.

Οι παρακάτω προτάσεις δεν υποκαθιστούν την οργάνωση της κάθε γραμματείας, αλλά μπορούν να χρησιμεύσουν ως γενικές συστάσεις:

1. Ονομασία φακέλων:
   Εισερχόμενα, Εξερχόμενα, Δαπάνες, Μαθήματα, Ανακοινώσεις, Ορκομωσίες, ΦΕΚ, Πρακτικά κ.ο.κ.
2. Οργάνωση φακέλων:
   – Ομαδοποίηση αρχείων ανά έτος.
   – Διαγραφή παλιών αρχείων.
   – Δημιουργία υποφακέλων σε βάθος μικρότερο από τα έξι επίπεδα.
   – Σχετικά σύντομα ονόματα αρχείων και φακέλων.
   Όταν η διαδρομή (pathname) ενός αρχείου ξεπεράσει τους 256 χαρακτήρες εμφανίζονται προβλήματα σε ανύποπτο χρόνο (π.χ. στο back-up, στην αντιγραφή, στη διαγραφή ή στο άνοιγμα).
3. Ταξινόμηση αρχείων:
   Χρησιμοποιήστε την προβολή ταξινόμησης κατά ημερομηνία, καθώς έτσι εντοπίζονται γρηγορότερα τα πρόσφατα έγγραφα.
4. Ο διατιθέμενος χώρος είναι κατάλληλος για μόνιμη αποθήκευση κρίσιμων εγγράφων. Ως πρόχειροι χώροι, καλύτερα να χρησιμοποιούνται οι τοπικοί δίσκοι του Η/Υ σας. Τυχόν προσωρινά αρχεία πρέπει να καθαρίζονται άμεσα από τους δικτυακούς φακέλους, αλλιώς δεσμεύουν χώρο από τους κύριους δίσκους αλλά και τα backups.

Επαναφορά αρχείων

Σε περίπτωση σφάλματος, η επαναφορά μεμονωμένων αρχείων ή ολόκληρων φακέλων από backups γίνεται άμεσα (εντός δευτερολέπτων) κάνοντας δεξί κλικ στον φάκελο που περιέχει ή περιείχε (αν τυχόν διαγράφηκε από λάθος) το αρχείο κι επιλέγοντας Ιδιότητες > Προηγούμενες εκδόσεις.

Κανονισμός

Γενικά

1. Οι δικτυακοί αποθηκευτικοί χώροι παρέχονται με τη μορφή δύο δικτυακών φακέλων με όνομα”drive X:” (ορατός στο κλειστό δίκτυο γραμματειών) και “drive Υ:” (ορατός από τον terminal server των γραμματειών), προς το προσωπικό του κλειστού δικτύου των Γραμματειών, για τη διαχείριση και αποθήκευση υπηρεσιακών εγγράφων και μόνο.
2. Κάθε γραμματεία πρέπει να ορίσει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους της ως τοπικούς διαχειριστές αρμόδιους για:
   • την οργάνωση και συντήρηση του χώρου (π.χ. χωρισμός σε φακέλους–υποφακέλους, καθαρισμός από άχρηστα αρχεία, κ.ά)
   • τον εσωτερικό έλεγχο των δικαιωμάτων πρόσβασης στα αρχεία (π.χ. ποιο μέλος του προσωπικού της γραμματείας θα έχει δικαίωμα ανάγνωσης ή αλλαγής αρχείων),
   • την υποστήριξη άλλων χρηστών που ανήκουν στο προσωπικό της γραμματείας
3. Τα παραπάνω καθήκοντα μπορεί να τα ασκεί, παράλληλα με τον διαχειριστή που έχει οριστεί, και ο εκάστοτε προϊστάμενος της Γραμματείας.
4. Τα αρχεία είναι ορατά και διαθέσιμα για ανάγνωση και εγγραφή, από το υπόλοιπο προσωπικό της γραμματείας και οποιοδήποτε H/Y εντός της ίδιας γραμματείας. Επιπλέον τα αρχεία μπορούν να καθίστανται μη ορατά, μη αναγνώσιμα ή και μη εγγράψιμα για την υπόλοιπη γραμματεία. Αυτό όμως απαιτεί κάποια εξοικείωση με δικαιώματα φακέλων Windows από τους ενδιαφερόμενους ή βοήθεια από τον τοπικό διαχειριστή.
5. Το ΚΗΔ μεριμνά για την τακτική λήψη backups. Καθημερινά γίνεται λήψη 8 backups (shadow copies) και διατήρησή τους επί 24ωρο, καθώς και λήψη και διατήρηση 14 ημερησίων και 8 εβδομαδιαίων backups, φθάνοντας σχεδόν 2 μήνες βάθος (Νοε23). Ανάλογα με το διαθέσιμο χώρο στα συστήματα backup, το πλήθος και ο ρυθμός των backups μπορεί να μεταβληθεί χωρίς προειδοποίηση, αλλά ανά πάσα στιγμή θα διατίθενται τουλάχιστον 2 backups με χρονική απόσταση τουλάχιστον μιας εβδομάδας.

Περιορισμοί

1. Ο διατιθέμενος χώρος πρέπει να είναι ελεύθερος από απλά αρχεία στον κεντρικό κατάλογο (top directory), στον οποίο όμως επιτρέπεται η δημιουργία υποφακέλων.
2. Ο δικτυακός φάκελος είναι ορατός μόνο εντός του κλειστού δικτύου των Γραμματειών, και μόνο το προσωπικό (χρήστες) των Γραμματειών (Windows domain “GRAM”) μπορεί να δει ή και να αλλάξει τα αρχεία του.
3. Ο διατιθέμενος χώρος δεν είναι κατάλληλος για οποιαδήποτε χρήση, π.χ. για εγκατάσταση των περισσότερων εφαρμογών.
4. Δεν επιτρέπεται η αποθήκευση αρχείων ήχου και βίντεo ή εκτελέσιμων αρχείων, πλην εξαιρέσεων σε συγκεκριμένους υποφάκελους, εφόσον γίνει σχετικό αίτημα προς το ΚΗΔ.
5. Διατίθεται ο ελάχιστα απαιτούμενος αποθηκευτικός χώρος για τα κρίσιμα αρχεία της γραμματείας, μέχρι του μέγιστου ποσού των 50GB ανά γραμματεία. Μετά από τεκμηριωμένο αίτημα της γραμματείας μπορεί να αυξηθεί το μέγεθος του διατιθέμενου χώρου.
6. Για λόγους συντήρησης, οι τεχνικοί του ΚΗΔ θα μπορούν να κάνουν σύντομες διακοπές της υπηρεσίας κάθε Τετάρτη στο διάστημα 15:30-17:30 ή κάθε Πέμπτη 08:00-08:15, οπότε και ο δικτυακός φάκελος δεν θα είναι διαθέσιμος. Γι’ αυτές τις διακοπές θα στέλνεται προειδοποίηση τουλάχιστον 24 ώρες νωρίτερα όπου θα φαίνεται και ο εκτιμώμενος χρόνος διακοπής. Επίσης, μπορούν να προγραμματίζονται αυτόματες εργασίες κι επανεκκινήσεις των εξυπηρετητών στο διάστημα 00:00-06:00 καθημερινά, για τις οποίες δεν θα υπάρχει καμία άλλη προειδοποίηση, και οι οποίες θα εκτελούνται χωρίς την παρουσία τεχνικού.
7. Δεν υποστηρίζεται λειτουργία “Κάδου Απορριμάτων”. Τα αρχεία διαγράφονται και είναι δυνατή η επαναφορά τους μέσα από τις προηγούμενες εκδόσεις όπως περιγράφεται και στην ενότητα Γενικά.
8. Η απόδοση της υπηρεσίας εξαρτάται από την ποιότητα και την ταχύτητα της διασύνδεσης του Η/Υ χρήστη με το δίκτυο στο κεντρικό campus. Π.χ. σε κτίρια που δεν βρίσκονται εντός του κεντρικού campus, η υπηρεσία ενδέχεται να μην έχει γρήγορη απόκριση.

Αντιμετώπιση Προβλημάτων

1. Σε περίπτωση σφάλματος, η επαναφορά μεμονωμένων αρχείων ή ολόκληρων φακέλων από backups γίνεται άμεσα (εντός δευτερολέπτων) κάνοντας δεξί κλικ στον φάκελο που περιέχει ή περιείχε (αν τυχόν διαγράφηκε από λάθος) το αρχείο κι επιλέγοντας Ιδιότητες > Προηγούμενες εκδόσεις.
2. Αν το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε δεν αφορά το περιεχόμενο του δικτυακού φακέλου, αλλά γενικό πρόβλημα της υποδομής, μπορείτε να επικοινωνείτε με την εξυπηρέτηση χρηστών.

Χρήσιμοι Σύνδεσμοι

Τεχνικά δελτία για βλάβες ή προγραμματισμένες εργασίες

Άλλες Πληροφορίες

Οι υπολογιστές του κλειστού δικτύου των γραμματειών συνεχίζουν να έχουν περιορισμένη διασύνδεση με το υπόλοιπο δίκτυο, διατηρώντας έτσι τα αυξημένα επίπεδα ασφαλείας στα γραμματειακά δίκτυα.