Χρήση της νέας εφαρμογής faculty.auth.gr διδασκόντων

Υποβολή βαθμολόγιου

Για την αποστολή βαθμολόγιου θα πρέπει:

- αρχικά να έχουμε ακολουθήσει τις οδηγίες Ρύθμισης του υπολογιστή για χρήση του faculty.auth.gr (Windows, MacOSX, Linux)
- να διαθέτουμε κρυπτογραφική συσκευή (ακαδημαϊκή ταυτότητα με usb card reader ή μαύρη συσκευή token Safenet) με ​αποθηκευμένο ενεργό ψηφιακό πιστοποιητικό τύπου Class A (ελέγξτε αν έχετε ενεργό πιστοποιητικό στην ακαδημαϊκή ταυτότητα)

Κατά τη διαδικασία της υποβολής βαθμολόγιου καλούμαστε να:

α) Κατεβάσουμε το αρχείο excel ή csv του βαθμολόγιου και να προσθέσουμε/αλλάξουμε βαθμούς
β) Ανεβάσουμε το αρχείο με το ενημερωμένο βαθμολόγιο
γ) Υπογράψουμε το βαθμολόγιο (προϋπόθεση είναι ότι εκτελείται στο παρασκήνιο η εφαρμογή υπογραφής UniverSIS Grades Digital Signing και έχουμε συνδέσει την ακαδημαϊκή του κάρτα που περιέχει ενεργό πιστοποιητικό)
δ) Δούμε το τελικό αποτέλεσμα της διαδικασίας. Στο ιστορικό αλλαγών των βαθμολόγιων του μαθήματος βλέπουμε ανά πάσα στιγμή τι έχουμε υποβάλει.

Μετά την υποβολή & ψηφιακή υπογραφή του βαθμολόγιου η γραμματεία καλείται να ελέγξει την εγκυρότητα του βαθμολόγιου και της ψηφιακής υπογραφής.

Ακολουθεί αναλυτική περιγραφή της διαδικασίας αποστολής βαθμολόγιου:

  1. Από την αρχική σελίδα https://faculty.auth.gr/#/dashboard μπορούμε να δούμε τις Ανοιχτές Βαθμολογίες και να επιλέξουμε το μάθημα για το οποίο θέλουμε να αποστείλουμε βαθμολόγιο από το κουμπί Βαθμολόγηση.

     
  2. Στη σελίδα που ανοίγει επιλέγουμε Λήψη Βαθμολογίου για να κατεβάσουμε το αρχείο .xls (ή .csv) με τους φοιτητές του μαθήματος και να προσθέσουμε/αλλάξουμε βαθμούς.


     
  3. Όταν ολοκληρώσουμε την επεξεργασία του βαθμολόγιου και είμαστε έτοιμοι να το υποβάλουμε, εκτελούμε πρώτα την εφαρμογή UniverSIS Grades Digital Signing που βρίσκεται στην Επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή μας (εκτός αν τη μεταφέραμε σε άλλη τοποθεσία οπότε την εκτελούμε από εκεί). Εμφανίζεται ένα παράθυρο που επιβεβαιώνει ότι η εφαρμογή τρέχει και περιμένει για να υπογράψουμε βαθμολόγιο (Ready to sign). Αν δε βρίσκουμε την εφαρμογή μετά από αναζήτηση μπορούμε να συμβουλευτούμε τον οδηγό ρύθμισης υπολογιστή για χρήση του faculty.auth.gr (Windows, MacOSX).



     
  4. Επιλέγουμε Υποβολή βαθμολογίας για το μάθημά μας. Είναι σημαντικό να μην αλλάξουμε κάτι στις γραμμές (εγγραφές) του αρχείου παρά μόνο σε ό,τι αφορά τη βαθμολογία. Δεν υπάρχει πρόβλημα αν αλλάξουμε όνομα στο αρχείο.
  5. Αφού επιλέξουμε Υποβολή βαθμολογίας θα εμφανιστεί παράθυρο των Windows το οποίο μας ρωτά αν θα επιτρέψουμε την επικοινωνία της εφαρμογής UniverSIS Grades Digital Signing με το περιβάλλον faculty.auth.gr. Η επικοινωνία είναι απαραίτητη προκειμένου να υπογράψουμε το βαθμολόγιο οπότε πρέπει να πατήσουμε Yes. Αν δεν έχουμε ανοίξει προηγουμένως την εφαρμογή UniverSIS Grades Digital Signing τότε θα εμφανιστεί μήνυμα που μας ενημερώνει ότι η εφαρμογή υπογραφής δεν είναι ανοικτή.

     
  6. Η εφαρμογή υπογραφής μας ζητά το ΡΙΝ της κρυπτογραφικής μας συσκευής που περιέχει το πιστοποιητικό με το οποίο θα υπογραφεί το βαθμολόγιο.

     
  7. Αφού δώσουμε το ΡΙΝ, η εφαρμογή αυτόματα εντοπίζει τα πιστοποιητικά μας στην κρυπτογραφική μας συσκευή.
    Θα πρέπει να επιλέξουμε το ενεργό πιστοποιητικό για να προχωρήσει το ανέβασμα του βαθμολόγιου.


     
  8. Κάνουμε αναζήτηση του βαθμολόγιου με χρήση του κουμπιού Browse και το εντοπίζουμε όπου είναι αποθηκευμένο για να το ανεβάσουμε και να υπογραφεί.
  9. Αφού ανεβάσουμε το βαθμολόγιο η εφαρμογή μας ενημερώνει για τις αλλαγές που πρόκειται να αποσταλούν, π.χ. θα ενημερωθεί 1 βαθμός.



    Επιλέγουμε Αποδοχή και Υπογραφή.
     
  10. Με την επιτυχή αποστολή του βαθμολόγιου παίρνουμε σχετικό ενημερωτικό μήνυμα όπου περιλαμβάνεται και ο Μοναδικός Αρ. Ελέγχου.
  11. Μόλις επιστρέψουμε στη σελίδα με τις βαθμολογίες του μαθήματος βλέπουμε πληροφορίες για την τελευταία μας υποβολή (Ολοκληρωμένη-Αναμένεται έγκριση) καθώς επίσης και το ιστορικό υποβολών μας όπου εμφανίζεται και η κατάσταση έγκρισης του βαθμολόγιου από τη Γραμματεία.




    Επιλέγοντας Εμφάνιση βαθμολογίου βλέπουμε τους βαθμούς που υποβάλαμε.
     
  12. Μετά από μία ημέρα, κι εφόσον η Γραμματεία εγκρίνει στο σύστημά της το βαθμολόγιο που υποβάλαμε θα βλέπουμε το μήνυμα Εγκρίθηκε στην τελευταία μας υποβολή. Οι φοιτητές μας θα δουν τους βαθμούς στο σύστημα ηλεκτρονικής γραμματείας την επόμενη μέρα που η Γραμματεία θα εγκρίνει το βαθμολόγιο (συνήθως πρέπει να περάσουν 2 ημέρες μετά την υποβολή μας).

     
Αντιμετώπιση προβλημάτων στην αποστολή βαθμολόγιου
  1. Αν δεν έχουμε συνδέσει καμία κρυπτογραφική συσκευή τότε μόλις επιλέξουμε Αποδοχή και Υπογραφή το πεδίο Συσκευή θα αναφέρει Επιλέξτε συσκευή χωρίς να έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε κάποια.

    (Σε αυτήν την περίπτωση επιλέγουμε Κλείσιμο και κάνουμε τη διαδικασία της υποβολής  βαθμολόγιου από την αρχή).

     
  2. Αν έχουμε ξεχάσει να ανοίξουμε την εφαρμογή υπογραφής, θα εμφανιστεί σχετική ενημέρωση.

    Αφού ανοίξουμε την υπογραφή κάνουμε κλικ στο σύμβολο της Ανανέωσης/Refresh στο παράθυρο για να προχωρήσει η διαδικασία υπογραφής.
     
  3. Αν κατά τη διαδικασία της υπογραφής το πεδίο Συσκευή έχει συμπληρωθεί με τα χαρακτηριστικά της συσκευής που περιέχει το πιστοποιητικό μας αλλά το πεδίο Πιστοποιητικό αναγράφει Επιλέξτε πιστοποιητικό όπως στην παρακάτω εικόνα:

    αυτό μπορεί να συμβαίνει:
    1. είτε επειδή δεν έχουμε δώσει το ΡΙΝ της συσκευής μας ενώ έχει ανοίξει κάπου το παράθυρο και μας ζητείται:
    2. είτε επειδή δεν υπάρχει πιστοποιητικό στη συσκευή.
    3. είτε επειδή υπάρχουν πάνω από 1 πιστοποιητικά και πρέπει να επιλέξουμε το ενεργό:
Επανάληψη υποβολής βαθμολόγιου - Διαγραφή βαθμού

Μπορούμε να υποβάλουμε εκ νέου βαθμολόγιο αν χρειαστεί να αλλάξουμε/διορθώσουμε βαθμούς.
Ακολουθούμε την διαδικασία που περιγράφεται στην ενότητα 1. Κάθε νεότερη υποβολή, ενημερώνει τον βαθμό για όσους φοιτητές έχουν ήδη βαθμολογία από προηγούμενη υποβολή. Διαγραφή βαθμού φοιτητή που έχουμε υποβάλει δεν είναι εφικτή από το ηλεκτρονικό σύστημα. Θα πρέπει να γίνει από τη Γραμματεία.

Η κατάσταση εξέτασης για το βαθμολόγιο του μαθήματος που θα υποβάλουμε εκ νέου θα είναι Ολοκληρωμένη-Αναμένεται έγκριση.
Αν το μάθημα δεν είναι διαθέσιμο στις Ανοιχτές βαθμολογίες της αρχικής μας σελίδας τότε η κατάσταση εξέτασης είναι Κλειστή και δεν υπάρχει δυνατότητα υποβολής νέου βαθμολόγιου. Θα πρέπει να ενημερώσουμε τη Γραμματεία για οποιαδήποτε αλλαγή ή για να ανοίξει ξανά το μάθημα.

Κατάσταση, στατιστικά και ιστορικό βαθμολογίας

Μπορούμε να δούμε την κατάσταση των βαθμολόγιων των μαθημάτων μας επιλέγοντας από την αρχική σελίδα Ανοιχτές Βαθμολογίες> Βαθμολόγηση σε καθένα μάθημα.

Στην ίδια σελίδα εμφανίζονται τα στατιστικά της τελευταίας εξέτασης και η κατανομή βαθμών με βάση το βαθμολόγιο που ανεβάσαμε

καθώς επίσης και το ιστορικό υποβολών όπου βλέπουμε τον μοναδικό αριθμό ελέγχου, την τρέχουσα κατάσταση και το κάθε βαθμολόγιο που υποβλήθηκε.

Οι διαθέσιμες καταστάσεις σε ανοιχτή βαθμολόγηση είναι:

  • Σε αναμονή έγκρισης: ο διδάσκοντας έχει καταθέσει επιτυχώς ένα βαθμολόγιο για το οποίο εκκρεμεί αποδοχή από την Γραμματεία
  • Εγκρίθηκε: ο διδάσκοντας έχει καταθέσει επιτυχώς ένα βαθμολόγιο και η Γραμματεία το έχει αποδεχτεί. Οι βαθμοί είναι πλέον διαθέσιμοι και στον φοιτητή και τους βλέπει αν συνδεθεί στο σύστημα ηλεκτρονικής γραμματείας φοιτητών.

Αν η βαθμολόγηση ενός μαθήματος είναι κλειστή (δεν έχει ανοίξει από τη Γραμματεία η τάξη για εξέταση) τότε στο μενού Μαθήματα>Τρέχοντα μαθήματα στο συγκεκριμένο μάθημα θα είναι απενεργοποιημένη επιλογή Βαθμολόγηση. Πρέπει να επικοινωνήσουμε με τη Γραμματεία για να ανοίξει την εξέταση. Επίσης, δε θα περιέχεται το συγκεκριμένο μάθημα στις Ανοιχτές βαθμολογίες της αρχικής σελίδας.

Επικοινωνία με τους φοιτητές μιας τάξης

Για να επικοινωνήσουμε με όλους τους φοιτητές μιας τάξης μαθήματος ή με κάποιους φοιτητές συγκεκριμένα από μία τάξη επιλέγουμε από το μενού Μαθήματα>Τρέχοντα. Αφού εντοπίσουμε το μάθημα επιλέγουμε το βελάκι στα δεξιά. Στο υπομενού που εμφανίζεται είτε επιλέγουμε Αποστολή email για να στείλουμε μήνυμα σε όλη την τάξη,

είτε επιλέγουμε Περισσότερα>Φοιτητές για να επικοινωνήσουμε μόνο με τους φοιτητές που θέλουμε.

Το μέγεθος του συνημμένου που έχουμε δυνατότητα να στείλουμε δεν μπορεί να ξεπερνά το 1ΜΒ.

Aν θέλουμε να επικοινωνήσουμε με τους φοιτητές ενός μαθήματος και μόνο με αυτούς της εξεταστικής Σεπτεμβρίου από την αρχική σελίδα στις Ανοιχτές Βαθμολογίες βρίσκουμε το μάθημα του εαρινού ή χειμερινού εξαμήνου του περασμένου ακαδημαϊκού έτους, επιλέγουμε Βαθμολόγηση και στη συνέχεια την εξεταστική του Σεπτεμβρίου.

Στη σελίδα που ανοίγει επιλέγουμε την Επικοινωνία για να στείλουμε μήνυμα στους συγκεκριμένους φοιτητές της εξεταστικής.

Για να επικοινωνήσουμε με τους φοιτητές μιας οποιασδήποτε εξεταστικής, επιλέγουμε από το μενού Μαθήματα > Ιστορικό Μαθημάτων.

Στο ιστορικό που εμφανίζεται εντοπίζουμε το μάθημα σε αυτά τα Χειμερινού ή του Εαρινού εξαμήνου του ακαδημαϊκού έτους που μας ενδιαφέρει και αφού το ανοίξουμε επιλέγουμε π.χ. Βαθμολογίες > ΣΕΠΤΕΜΒΡΙΟΣ 2019-2020. Εκεί μπορούμε να επικοινωνήσουμε με τους συγκεκριμένους φοιτητές από το ειδικό κουμπί Επικοινωνία.

 
Με εικόνες