Microsoft Office365 Education

Υπηρεσίες Cloud της Microsoft για εκπαιδευτικά ιδρύματα

Κατηγορία

Αφορά

Τα μέλη του ΑΠΘ απολαμβάνουν υπηρεσίες cloud μέσω του προγράμματος Office365 for Education της εταιρίας Microsoft.
Το πρόγραμμα Office365 είναι ένα δυναμικό πρόγραμμα στο οποίο προσθέτονται/αφαιρούνται διάφορες υπηρεσίες που μπορούν να αξιοποιηθούν από τις Ακαδημαϊκές Κοινότητες. Μεταξύ άλλων, προσφέρονται τα εξής:

1 TB διαθέσιμος αποθηκευτικός χώρος μέσω του OneDrive for Business
email με διαχείριση από online έκδοση του Outlook όπου για τα μέλη του ΑΠΘ η διεύθυνση έχει κατάληξη auth.gr
online εκδόσεις Word, Excel, Powerpoint, OneNote
OneNote Class
Calendar
Newsfeed
Skype for business

Επιπλέον, μέσω ειδικής συμφωνίας του ΑΠΘ με την εταιρία Microsoft, παρέχονται και οι Desktop Εκδόσεις του Microsoft Office ProPlus (Office 2016) τις οποίες μπορεί να εγκαταστήσει κάθε δικαιούχος σε συγκεκριμένο αριθμό προσωπικών υπολογιστών.

Όλες οι παραπάνω υπηρεσίες και οι παράμετροι (π.χ. διαθέσιμος αποθηκευτικός χώρος) ΔΕΝ παρέχονται από το ΚΗΔ και κατά συνέπεια μπορούν να αλλάξουν από την εταιρία παροχής (Microsoft) χωρίς προηγούμενη ενημέρωση ή προειδοποίηση.

Προϋποθέσεις

Να έχετε ενεργό ιδρυματικό λογαριασμό στο ΑΠΘ. Ειδικά η παροχή των Desktop Εκδόσεων του Microsoft Office ProPlus (Office 2016) είναι διαθέσιμη μόνο στις παρακάτω κατηγορίες ενεργών μελών του ΑΠΘ:

Φοιτητές και υποψήφιοι διδάκτορες
Διδάσκοντες
Προσωπικό (μόνιμο ή με σύμβαση)

Οδηγίες

Ενεργοποίηση της υπηρεσίας

Για να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία θα πρέπει πρώτα να την ενεργοποιήσετε μέσα από το περιβάλλον διαχείρισης του ιδρυματικού σας λογαριασμού https://accounts.auth.gr/misc/office365.php όπου επιλέγετε το κουμπί Ενεργοποίηση πρόσβασης στις cloud υπηρεσίες της Microsoft.

Η ενεργοποίηση της υπηρεσίας χρειάζεται μέχρι 1 ώρα για να ολοκληρωθεί (ενδέχεται να υπάρχουν καθυστερήσεις κάποιες ώρες λόγω φόρτου στη Microsoft).

Μετά την ενεργοποίηση, αποκτάτε μια νέα Ταυτότητα χρήστη που είναι το όνομα χρήστη (username) του ιδρυματικού σας λογαριασμού με το επίθεμα @office365.auth.gr

Χρήση της υπηρεσίας

Για να συνδεθείτε στις υπηρεσίες Office365 ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Επισκεφθείτε μία από τις παρακάτω διευθύνσεις:
- https://portal.office.com
- https://login.microsoftonline.com
Πληκτρολογήστε για είσοδο τη νέα σας ταυτότητα που έχει τη μορφή <ιδρυματικό username>@office365.auth.gr

Δεν απαιτείται κωδικός πρόσβασης καθώς θα κατευθυνθείτε αυτόματα σε ιστοσελίδα του ΑΠΘ (login.auth) για την απόδοση των στοιχείων πρόσβασης του ιδρυματικού σας λογαριασμού.

Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή (client)

Skype for business

Μία συνήθης συνεδρία μέσω της υπηρεσίας skype for business μπορεί να πραγματοποιηθεί χωρίς να έχετε εγκαταστήσει την desktop εφαρμογή Skype for Business. Συμβουλευθείτε τις οδηγίες στο εγχειρίδιο https://it.auth.gr/el/skypemeeting.
Το πλεονέκτημα της desktop εφαρμογής είναι η δυνατότητα βιντεοσκόπησης της εκάστοτε συνεδρίας και κάποιες φορές η ταχύτητα διαμοιρασμού οθόνης. Για την περίπτωση χρήσης της desktop εφαρμογής Skype for Business θα πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί μας (support@auth.gr) καθώς απαιτείται επιπλέον κωδικός πρόσβασης και πρέπει να ενεργοποιήσουμε έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων (multi-factor authentication--MFA) για το λογαριασμό σας στη Microsoft.

Οι υπηρεσίες Office365 for Education παρέχουν πολλές δυνατότητες. Επισημαίνουμε ότι χρησιμοποιείτε αυτές τις υπηρεσίες με δική σας ευθύνη και το ΚΗΔ παρέχει υποστήριξη μόνο στο επίπεδο πρόσβασης των υπηρεσιών χωρίς να δύναται να εξυπηρετεί αιτήματα/προβλήματα που αφορούν στη χρήση των συγκεκριμένων υπηρεσιών.

Το ΚΗΔ, θα συγκεντρώνει κατά διαστήματα αιτήματα και γνωστά προβλήματα, θα δημιουργεί κατάλληλα εγχειρίδια καθώς και θα εμπλουτίζει τον ειδικό χώρο των Συχνών Ερωτήσεων για τη διευκόλυνσή σας.

Ειδικές οδηγίες για την διαχείριση του ιδρυματικού email στο Outlook του Office365

Αν επιθυμείτε να διαχειρίζεστε το ιδρυματικό σας email στο Outlook του Office365 ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Από το περιβάλλον accounts.auth.gr επιλέξτε Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο -> Προώθηση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου και προσθέστε την Ταυτότητά σας στις υπηρεσίες Office365, δηλαδή αυτή με την μορφή <ιδρυματικό username>@office365.auth.gr.
Αυτόματα, όλα τα μηνύματα που θα έχουν προορισμό το ιδρυματικό σας email, θα προωθούνται στο Outlook του Office365 και κανένα μήνυμα δε θα παραλαμβάνεται από τον διακομιστή αλληλογραφίας του ΑΠΘ. Σημειώστε ότι δε θα έχετε πρόσβαση στα μηνύματά σας από το περιβάλλον webmail.auth.gr.
Για να διαχειρίζεστε στο εξής την αλληλογραφία σας:
- είτε μπορείτε να συνδέεστε στις υπηρεσίες Microsoft Office365 (portal.office.com) και να επιλέγετε Αλληλογραφία
- είτε μπορείτε να επισκέπτεστε απευθείας το περιβάλλον outlook.office365.com
Το email που θα δώσετε για είσοδο είναι η ταυτότητά σας στο Office365 <ιδρυματικό username>@office365.auth.gr

Προσοχή! Όταν στέλνετε μηνύματα θα εμφανίζεται ως διεύθυνση αποστολής των μηνυμάτων σας αυτή με τη μορφή <ιδρυματικό username>@office365.auth.gr. Για να αλλάξει στην ιδρυματική σας διεύθυνση, θα χρειαστεί να επικοινωνήσετε με την εξυπηρέτηση χρηστών του ΚΗΔ αποστέλλοντας μήνυμα στη διεύθυνση support@auth.gr.

Χρονική ισχύς

Οι υπηρεσίες Microsoft Office 365 for Education μπορούν να αξιοποιηθούν για όσο διάστημα είναι ενεργός ο ιδρυματικός σας λογαριασμός.

Ειδικά η παροχή της Desktop έκδοσης Microsoft OfficeProPlus μέσω του Office365 for Education, παρέχεται μόνο στα μέλη που έχουν ενεργή ακαδημαϊκή ιδιότητα. Όταν η ιδιότητά σας απενεργοποιηθεί (π.χ. σε περίπτωση αποφοίτησης, συνταξιοδότησης, μετάταξης, διακοπής) θα διαπιστώσετε ότι το Desktop λογισμικό του Office μεταβαίνει σε κατάσταση μειωμένης λειτουργικότητας (reduced-functionality). Οι υπόλοιπες υπηρεσίες του Office365 for Education συνεχίζονται κανονικά, για όσο διάστημα έχετε ενεργό Ιδρυματικό Λογαριασμό στο ΑΠΘ.

Κανονισμός

Η ενεργοποίηση και χρήση των υπηρεσιών Microsoft Office 365 for Education προϋποθέτει ότι συμφωνείτε με τους Όρους Παροχής Υπηρεσιών Τρίτων Παρόχων στο ΑΠΘ.

Άλλες πληροφορίες

Αντιμετωπίζω πρόβλημα

Δεν μπορώ να συνδεθώ με τα στοιχεία μου στη σελίδα του Οffice 365. Μου βγάζει το σφάλμα “We don't recognize this user ID or password. Be sure to type the password for your work or school account.”

Βεβαιωθείτε πρώτα ότι έχετε ενεργοποιήσει τις υπηρεσίες Office365 από το περιβάλλον accounts.auth.gr.
Για να συνδεθείτε, θα πρέπει στο πεδίο που ζητείται το email σας να πληκτρολογήσετε την ταυτότητά σας στις υπηρεσίες Office365 που έχει τη μορφή <ιδρυμ. username>@office365.auth.gr. Μετά, κάνοντας κλικ στο πεδίο του κωδικού ή πατώντας tab, θα κατευθυνθείτε στη σελίδα του ΑΠΘ (login.auth) όπου θα δώσετε τα στοιχεία του ιδρυματικού σας λογαριασμού.

Η εγκατάσταση του Office365 αποτυγχάνει χωρίς να εμφανίζεται κάποιο σφάλμα

Αν συμβαίνει το παραπάνω θα πρέπει να συμβουλευθείτε τον οδηγό αντιμετώπισης σφαλμάτων της Microsoft.

Χρήσιμοι σύνδεσμοι

Το Office στην εκπαίδευση

Office Training Center

Συχνές ερωτήσεις

Γιατί δεν εμφανίζονται σωστά τα ονόματα των συνημμένων στο Outlook;

Έχουμε παρατηρήσει πως σε παλαιότερες εκδόσεις της εφαρμογής, τα συνημμένα μηνύματα εμφανίζονται με τους παρακάτω τρόπους, τροποποιώντας τον τίτλο τους και σε αρκετές περιπτώσεις αφαιρείται και η κατάληξη του αρχείου.

Η Microsoft έχει λύσει το πρόβλημα στις νεότερες εκδόσεις, αλλά υπάρχει η πιθανότητα να μην έχετε λάβει κάποια νεότερη έκδοση στο κανάλι ενημερώσεων στο οποίο βρίσκεστε.

Για να αλλάξετε κανάλι ενημερώσεων και να μεταβείτε στο Current όπου το συγκεκριμένο πρόβλημα έχει λυθεί, παρακαλούμε ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

1. Κλείστε όλες τις εφαρμογές του Office (outlook. word, excel, powerpoint).

2. Κατεβάστε το αρχείο change_update_channel.zip

3. Αποσυμπιέστε το αρχείο που κατεβάσατε.

4. Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο update.bat ώστε να εκτελεστεί και να ξεκινήσει η ενημέρωση της εφαρμογής.

Γιατί λαμβάνω σφάλμα στην εγκατάσταση Skype for Business;

Στην περίπτωση που λαμβάνετε σφάλμα κατά την εγκατάσταση του Skype for Business όπως το παρακάτω, μπορείτε να το εγκαταστήσετε χρησιμοποιώντας το αντίστοιχο αρχείο ανάλογα με την έκδοση του λειτουργικού συστήματος που διαθέτετε (32 Bit ή 64 Bit).

Πώς αποκτώ κωδικό εφαρμογής/app password για το skype for business;

Αρχικά θα πρέπει να έχει γίνει η ενεργοποίηση ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων (multi-factor authentication) για τον λογαριασμό μας στo Office365 από το ΚΗΔ σύμφωνα με αυτήν την ιστοσελίδα.

Κατόπιν, θα πρέπει να συνδεθείτε στην ιστοσελίδα https://account.activedirectory.windowsazure.com/AppPasswords.aspx. Αφού εισέλθετε επιτυχώς, βλέπετε το παράθυρο Κωδικοί πρόσβασης εφαρμογών.

Στη συνέχεια πατήστε δημιουργία.

Η σελίδα θα σας δώσει έναν κωδικό. Αυτόν θα χρησιμοποιήσετε κατά την είσοδο σας στην εφαρμογή Skype for business. Το email εισόδου παραμένει <ιδρυματικό username>@office365.auth.gr.

Πώς ρυθμίζω τον έλεγχο ταυτότητας πολλών παραγόντων (MFA);

Αρχικά θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το ΚΗΔ για την ενεργοποίηση του ελέγχου ταυτότητας πολλών παραγόντων (MFA) στο λογαριασμό σας. Εφόσον ενεργοποιηθεί, στο βίντεο http://g.microsoftonline.com/1AX00en/175 θα βρείτε σχετικές οδηγίες για τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε και αφορά στην πρόσβαση MFA. Αφού ολοκληρώσετε επιτυχώς, στο εξής θα απαιτείται επιπλέον βήμα αυθεντικοποίησης κατά την είσοδο σας στις υπηρεσίες του Οffice365.

Σε πόσους υπολογιστές μπορώ να εγκαταστήσω και να λειτουργώ ταυτόχρονα το Office

Μέσω του Microsoft Office 365 Education μπορείτε να εγκαταστήσετε και να λειτουργείτε ταυτόχρονα το Office 2016 σε 5 προσωπικές συσκευές.

Τι θα απογίνουν τα αρχεία μου μετά τη λήξη του ιδρυματικού μου λογαριασμού;

Τα αρχεία που έχετε αποθηκεύσει στο OneDrive δε θα είναι προσβάσιμα μετά τη λήξη του ιδρυματικού σας λογαριασμού. Θα πρέπει, με τη δική σας φροντίδα, να μεταφορτωθούν τοπικά σε κάποιο αποθηκευτικό μέσο. Ωστόσο, αν η διακοπή του λογαριασμού είναι προσωρινή, έχετε υπόψη ότι τα αρχεία θα διατηρούνται για δύο (2) μήνες στους εξυπηρετητές της Microsoft και θα μπορέσετε να έχετε πρόσβαση σε αυτά όταν ανανεώσετε το λογαριασμό σας.

Πως μπορώ να συγχρονίσω έναν τοπικό φάκελο του Η/Υ μου με το OneDrive;

Θα πρέπει να εγκαταστήσετε το αντίστοιχο λογισμικό που προσφέρεται από τη Microsoft.

Μπορώ να επιλέξω να εγκαταστήσω μόνο το Word ή το Excel από όλο το πακέτο του Office;

To OfficeProplus προσφέρεται προς εγκατάσταση ως πακέτο που περιλαμβάνει όλα τα επί μέρους προγράμματα. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Word online και το Excel online που είναι διαθέσιμα στο portal.office.com χωρίς να εγκαταστήσετε την Desktop έκδοση.