Η ελάχιστη ταχύτητα δικτύου που απαιτείται για τηλεδιασκέψεις με κάμερα είναι της τάξης των 2.6Mbps/1.8Mbps (up/down) για ανάλυση κάμερας HD 720p (1280x720px). Περισσότερες πληροφορίες υπάρχουν στην ιστοσελίδα https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362023-System-Requirements-….

Σημειώστε ότι αν δεν είστε μέλος ΔΕΠ και δεν έχετε απευθυνθεί στο ΚΗΔ στο παρελθόν για διεξαγωγή συνεδρίας με Zoom, θα πρέπει να αιτηθείτε στο ΚΗΔ την ενεργοποίηση της άδεια χρήσης χωρίς χρονικό περιορισμό (διαφορετικά υπάρχει περιορισμός χρήσης στα 40 λεπτά).

Επισημαίνεται ότι για να αξιοποιηθούν οι πλήρεις δυνατότητες διαχείρισης των δωματίων από τους Hosts και Co-hosts θα πρέπει να έχουν κάνει update στην τελευταία έκδοση του Zoom.

Δημιουργία δωματίου συνεδρίας για εξέταση μαθήματος #

Για να δημιουργήσουμε ένα δωμάτιο συνεδρίας, ώστε να εξυπηρετεί ανάγκες εξετάσεων, ανοίγουμε την εφαρμογή Zoom και επιλέγουμε Schedule (αν δεν είναι εγκατεστημένη στον υπολογιστή μας την κατεβάζουμε από την ιστοσελίδα https://zoom.us/download).

Στο νέο παράθυρο που εμφανίζεται, ορίζουμε το όνομα, την ημερομηνία και την ώρα της εξέτασης. Επίσης, στο πεδίο Security προσέχουμε ώστε να είναι ενεργές η χρήση Passcode, ώστε να εισέρχονται στην εξέταση μόνο άτομα που γνωρίζουν τον κωδικό και η επιλογή Waiting Room, ώστε οι φοιτητές να μπουν αρχικά σε χώρο αναμονής.
Η ρύθμιση αυτή συστήνεται αν θέλουμε να προετοιμάσουμε το δωμάτιο της διάλεξης (κάμερα, μικρόφωνο, αρχεία κτλ), χωρίς να υπάρχουν συμμετέχοντες, αλλά και για να μην εισέρχονται στη συνεδρία οποτεδήποτε, αλλά να περιμένουν τη σειρά τους. Ο διοργανωτής μπορεί να τους αποδεχθεί ανά πάσα στιγμή όσο βρίσκονται στον χώρο αναμονής. Επίσης, μπορεί να τοποθετήσει οποτεδήποτε έναν συμμετέχοντα στον χώρο αναμονής, αν δεν πρέπει να παρευρίσκεται στη συνεδρία, π.χ. εισήλθε νωρίτερα από την προκαθορισμένη ώρα..

Στο πεδίο Advanced Options επιλέγουμε:

• Mute participants upon entry, ώστε τα μικρόφωνα των συμμετεχόντων να είναι απενεργοποιημένα όταν αυτοί συνδέονται στην τηλεδιάσκεψη.

Μετά τις παραπάνω ρυθμίσεις οι φοιτητές θα πρέπει να συμβουλευθούν τις οδηγίες συμμετοχής σε εξ αποστάσεως συνεδρία με ταυτοποίηση για να συνδεθούν στο δωμάτιο της εξέτασης με το Zoom. Συστήνεται να τους σταλούν οι οδηγίες από τους διδάσκοντες.

Στην περίπτωση που κάποιος φοιτητής συνδεθεί στη συνεδρία με λογαριασμό εκτός ΑΠΘ (π.χ. gmail) τότε στους συμμετέχοντες (participants) της συνεδρίας, αφού συνδεθεί, θα φαίνεται στο ονοματεπώνυμό του η ένδειξη Guest.

Ρυθμίσεις ασφαλείας δωματίου συνεδρίας #

Για τις ανάγκες των εξετάσεων προτείνεται να γίνουν επιπλέον οι παρακάτω ρυθμίσεις ασφαλείας στη συνεδρία, αφού συνδεθούμε σε αυτήν, την ημέρα της εξέτασης.

Απενεργοποίηση δυνατότητας για μετονομασία συμμετέχοντα

Αφού συνδεθούμε στη συνεδρία, επιλέγουμε στο μενού, στο κάτω μέρος, την ένδειξη Host Tools και απενεργοποιούμε τη δυνατότητα Rename themselves, ώστε οι συμμετέχοντες να μην μπορούν να μετονομάσουν τον εαυτό τους μετά την είσοδο στο δωμάτιο.

Η παραπάνω προτίμηση μπορεί να γίνει συνολικά για όλες τις συνεδρίες που είμαστε διοργανωτές από την ιστοσελίδα https://authgr.zoom.us/profile/setting, όπου υπάρχει η σχετική ρύθμιση “Allow participants to rename themselves“.

Απενεργοποίηση δυνατότητας για chat μεταξύ των συμμετεχόντων

Επιλέγουμε στο μενού, στο κάτω μέρος, την ένδειξη Host Tools και απενεργοποιούμε τη δυνατότητα Chat.

Στο παράθυρο που ανοίγει δεξιά επιλέγουμε τις τρεις τελίτσες.

Ρυθμίζουμε στο υπομενού που εμφανίζεται την επιλογή Host and co-hosts ώστε οι φοιτητές να μπορούν να επικοινωνήσουν μόνο με τον διδάσκοντα (Host).

Κλείδωμα δωματίου

Έχουμε τη δυνατότητα να κλειδώσουμε το δωμάτιο της συνεδρίας ώστε να μην προσπαθήσει να εισέλθει άλλος, επιλέγουμε στο μενού, στο κάτω μέρος, την ένδειξη Host Tools. Στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο Lock meeting.

Στο εξής δε θα μπορεί να εισέλθει κανείς άλλος στη συνεδρία.

Συμβουλευθείτε και τις Συχνές ερωτήσεις για θέματα ασφάλειας μιας συνεδρίας – Zoom.

Διαχείριση παραθύρων απεικόνισης #

Για να μπορούμε να βλέπουμε ταυτόχρονα όλους τους συμμετέχοντες στο παράθυρο της συνεδρίας θα πρέπει να έχουμε επιλέξει επάνω δεξιά στον τρόπο προβολής το Gallery View.

Αν θέλουμε να εστιάσουμε σε ένα παράθυρο συμμετέχοντα, πηγαίνουμε στις τελίτσες που υπάρχουν στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου κι επιλέγουμε στο μενού που εμφανίζεται Pin video. Αμέσως τον βλέπουμε σε μεγαλύτερο παράθυρο. Στη συνέχεια, για να επανέλθουμε στην προβολή των παραθύρων σε παράθεση, επιλέγουμε Unpin video.

Διαχωρισμός συμμετεχόντων σε διαφορετικά δωμάτια (Breakout rooms) #

Αν είναι αναγκαίο μπορούμε να χωρίσουμε τους συμμετέχοντες σε διαφορετικά δωμάτια (π.χ. ανά ομάδα), αφού συνδεθούμε στο δωμάτιο της συνεδρίας. Σε αυτήν την περίπτωση είναι χρήσιμο να υπάρχει σε κάθε δωμάτιο κι ένας παρουσιαστής για να έχει τον συντονισμό. Έναν συμμετέχοντα τον κάνουμε συμπαρουσιαστή αφού τον εντοπίσουμε στους συμμετέχοντες (Participants) από την επιλογή More > Make Co-Host.

Στη συνέχεια επιλέγουμε από τη γραμμή εργαλείων Breakout Rooms

και ακολουθούμε τις οδηγίες που εμφανίζονται. Σε αυτές επιλέγουμε το πλήθος ατόμων ανά δωμάτιο και αν θα διαχωριστούν τυχαία (αυτόματα) ή χειροκίνητα οπότε ο παρουσιαστής επιλέγει ποιοι θα ενταχθούν σε κάθε δωμάτιο. Αναλυτικές οδηγίες για τον διαχωρισμό συμμετεχόντων σε μικρότερα δωμάτια υπάρχουν στην ιστοσελίδα Zoom – Διαχωρισμός συμμετεχόντων σε μικρότερα δωμάτια.

Άλλες χρήσιμες οδηγίες

Επιστρέψτε ξανά στην ιστοσελίδα Οδηγίες εξ αποστάσεως συνεδρίας μέσω Zoom και δείτε τα υπόλοιπα Εγχειρίδια.