Σε περίπτωση που επιθυμείτε και υπάρχει ανάγκη για εξ αποστάσεως συμμετοχή φοιτητών σε ορκωμοσία με χρήση Zoom, συνοπτικά τα απαιτούμενα βήματα παρουσιάζονται στις ακόλουθες ενότητες:
Απαραίτητες Προϋποθέσεις #
Απαραίτητες προϋποθέσεις για τον διοργανωτή της συνεδρίας με το Zoom:
- Να είστε κάτοχος άδειας χρήσης του Zoom. Συνδεθείτε στη σελίδα https://authgr.zoom.us/profile κι ελέγξτε στο πεδίο Account→License αν αναγράφεται Licensed. Αν δεν έχετε τη συγκεκριμένη άδεια και πρέπει να είστε η/ο διοργανώτρια/ωτής επικοινωνήστε με το ΚΗΔ στη διεύθυνση support@auth.gr προκειμένου να την αιτηθείτε για τις ανάγκες της τελετής
- Να έχετε την τελευταία έκδοση του Zoom. Κατεβάστε την από εδώ.
- Να κατέχετε τον απαραίτητο εξοπλισμό: υπολογιστή, προβολικό, usb κάμερα υψηλής ανάλυσης, βάση με περιστρεφόμενο βραχίονα ή τρίποδο, ποιοτικά μικρόφωνα με ηχείο τα οποία να έχουν απαραίτητα την λειτουργία «echo cancellation» για ήχο χωρίς ανάδραση (απευθυνθείτε στον τεχνικό της αίθουσας για υποστήριξη).
Δημιουργία δωματίου συνεδρίας στο Zoom με ταυτοποίηση συμμετέχοντα #
Για την εξ αποστάσεως συμμετοχή φοιτητών.
Για να δημιουργήσουμε ένα δωμάτιο συνεδρίας, ώστε να εξυπηρετεί ανάγκες της τελετής ορκωμοσίας:
- Aνοίγουμε την εφαρμογή Zoom και επιλέγουμε Schedule.
- Στο παράθυρο που εμφανίζεται, ορίζουμε:
- το όνομα, την ημερομηνία και την ώρα της εκδήλωσης.
- στο πεδίο Security προσέχουμε ώστε να είναι ενεργές:
- η χρήση Passcode,
- η επιλογή Waiting Room, για να μπουν οι φοιτητές αρχικά σε χώρο αναμονής και να μπορούμε να ελέγξουμε ποιος εισέρχεται στη συνεδρία αλλά και να προετοιμάσουμε το εικονικό δωμάτιο (κάμερα, μικρόφωνο κτλ), χωρίς να υπάρχουν συμμετέχοντες,
- η επιλογή Only authenticated users can join: Sign in to Zoom, ώστε να μπορούμε κατόπιν να επιβεβαιώσουμε ότι κάποιος συνδέθηκε με τον λογαριασμό του στο ΑΠΘ.
- Στο ίδιο παράθυρο κάνουμε κλικ στο Advanced Options, επιλέγουμε Mute participants on entry και τέλος Save.
- Με την ολοκλήρωση της δημιουργίας του εικονικού δωματίου μπορούμε να στείλουμε τα στοιχεία συμμετοχής στους φοιτητές της ορκωμοσίας.
Ενημέρωση φοιτητών για την πρόσβαση εξ αποστάσεως στο εικονικό δωμάτιο της ορκωμοσίας #
- Αποστέλλουμε ΜΟΝΟ στους φοιτητές που θα ορκιστούν τον σύνδεσμο συμμετοχής, το Meeting ID και το Passcode με την επισήμανση να συνδεθούν μισή ώρα νωρίτερα ώστε να γίνει η διαδικασία της ταυτοποίησης.
- Στο ίδιο μήνυμα τους ενημερώνουμε ότι θα πρέπει να συνδεθούν στη συνεδρία με τον ιδρυματικό τους λογαριασμό στο ΑΠΘ, όπως έκαναν και με τις εξ αποστάσεως εξετάσεις και περιγράφεται στην ιστοσελίδα https://it.auth.gr/manuals/students-distance-sessions/.
Σύνδεση την ημέρα της τελετής ορκωμοσίας και ρυθμίσεις ασφάλειας της συνεδρίας #
- Συνδεόμαστε την ημέρα της τελετής μισή ώρα πριν την έναρξη.
- Ελέγχουμε αν οι φοιτητές εισέρχονται με τον ιδρυματικό τους λογαριασμό. ΔΕ θα πρέπει να εμφανίζεται η ένδειξη Guest δίπλα από το όνομά τους βλέποντας τους συμμετέχοντες (Participants) στη συνεδρία.
Μετά την ταυτοποίηση και πριν την έναρξη της εκδήλωσης, ρυθμίζουμε την ασφάλεια του δωματίου επιλέγοντας Security. Για τις επιλογές που εμφανίζονται:
Share Screen: Αφαιρεί τη δυνατότητα Screen Sharing από άλλους συμμετέχοντες εκτός του διοργανωτή.
Chat: Αφαιρεί τη δυνατότητα χρήσης του chat από τους συμμετέχοντες. Εναλλακτικά, μπορούμε να ρυθμίσουμε τη δυνατότητα Chat μόνο με τον διοργανωτή. Αυτό γίνεται ανοίγοντας το παράθυρο του Chat της συνεδρίας κι επιλέγοντας τις 3 τελίτσες.
Rename Themselves: Αφαιρεί τη δυνατότητα μετονομασίας σε κάθε συμμετέχοντα.
Unmute Themselves: Αφαιρεί τη δυνατότητα ενεργοποίησης μικροφώνου στους συμμετέχοντες. Όταν το κάνουν ειδοποιείται με μήνυμα ο διοργανωτής προκειμένου να δώσει την άδεια.
Start Video: Αφαιρεί τη δυνατότητα ενεργοποίησης της κάμερας από τους συμμετέχοντες.
Share whiteboards: Αφαιρεί τη δυνατότητα διαμοιρασμού λευκού πίνακα.
Share notes: Αφαιρεί τη δυνατότητα διαμοιρασμού σημειώσεων.
Share meeting timers: Αφαιρεί τη δυνατότητα ορισμού χρονικών ειδοποιήσεων.
Σε περίπτωση που χρειαστεί να κάνουμε διαμοιρασμό οθόνης, αφού έχουμε ξεκινήσει το διαμοιρασμό οθόνης, από την μπάρα ελέγχου στο κάτω μέρος της οθόνης διαμοιρασμού επιλέγουμε More→Disable Annotation For Others.
Αν διαπιστωθεί οποιαδήποτε στιγμή περιστατικό παρεμβολής από οποιονδήποτε συμμετέχοντα, η επιλογή Security >Suspend Participant Activities αφαιρεί από τους συμμετέχοντες όλες τις παραπάνω δυνατότητες, διακόπτει τον διαμοιρασμό οθόνης και αποτρέπει την είσοδο οποιουδήποτε άλλου χρήστη στην τηλεδιάσκεψη.
Ζωντανή μετάδοση της τελετής ορκωμοσίας #
Για τη δυνατότητα παρακολούθησης των ορκωμοσιών από εξ αποστάσεως θεατές, παρέχεται η δυνατότητα ζωντανής αναμετάδοσης είτε μέσω του συστήματος τηλεδιάσκεψης Zoom από οποιονδήποτε χώρο, είτε μέσω μόνιμα εγκατεστημένου οπτικοακουστικού εξοπλισμού που υπάρχει σε κάποιες αίθουσες του ΑΠΘ. Οι αίθουσες αυτές βρίσκονται αναλυτικά στην αίτηση για Ζωντανή αναμετάδοση και καταγραφή εκδηλώσεων και οι οδηγίες και ο κανονισμός λειτουργίας της υπηρεσίας είναι σε αυτήν την ιστοσελίδα.
Επισημαίνεται ότι για τη ζωντανή αναμετάδοση μιας εκδήλωσης, πρέπει να έχουν ενημερωθεί οι συμμετέχοντες (π.χ. μέσω της ανακοίνωσης της τελετής), είτε συμμετέχουν δια ζώσης είτε εξ αποστάσεως, ότι θα προβληθούν στο διαδίκτυο κι εφόσον δεν το επιθυμούν είτε να βρίσκονται σε χώρο που δεν προβάλλεται από την κάμερα που βρίσκεται στην αίθουσα είτε να κλείσουν την κάμερά τους στο Zoom.
Για διευκρινίσεις σε τεχνικά θέματα μπορείτε να επικοινωνείτε με την Υποστήριξη Χρηστών του ΚΗΔ.