Μέσω της εφαρμογής Zoom έχουμε τη δυνατότητα να έχουμε ξεχωριστά “δωμάτια” προκειμένου να διεξάγουμε την ταυτοποίηση του φοιτητή με επίδειξη στην κάμερα της αστυνομικής ή της ακαδημαϊκής του ταυτότητας χωρίς να είναι ορατή από άλλους συμμετέχοντες στη συνεδρία.

Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχει ενεργοποιηθεί δωμάτιο αναμονής στη συνεδρία της εξέτασης.

Ενεργοποίηση δωματίου αναμονής #

Το δωμάτιο αναμονής ενεργοποιείται:

α) είτε κατά τον προγραμματισμό της συνεδρίας στην καρτέλα των ρυθμίσεων, όπου στο πεδίο Security επιλέγουμε Waiting room,

β) είτε, εφόσον έχουμε συνδεθεί στη συνεδρία, πριν εισέλθουν άλλοι, μπορούμε να επιλέξουμε στο μενού του Zoom Security > Enable waiting room.

Επιλέξτε έναν από τους τρόπους ταυτοποίησης που ακολουθούν

Ταυτοποίηση φοιτητών έναν προς έναν κατά την είσοδο τους #

Για να κάνουμε έλεγχο ταυτότητας σε κάθε φοιτητή θα πρέπει να δημιουργήσουμε αρχικά τα μικρότερα δωμάτια (breakout rooms) εξέτασης όπου θα τοποθετείται κάθε φοιτητής με την ολοκλήρωση της ταυτοποίησης.

1. Πρώτα πρέπει να εισέλθουν οι επιτηρητές ώστε να τους μετατρέψουμε σε Co-Hosts. Για να μετατρέψουμε κάποιον σε Co-Host ώστε να έχει δικαιώματα μετακίνησης στα επιμέρους δωμάτια της συνεδρίας καθώς και διαχείρισης των συμμετεχόντων, από την επιλογή Participants στο ονομετεπώνυμο τους, επιλέγουμε More > Make Co-Host.

2.  Επιλέγουμε στο μενού του Zoom, Breakout rooms. Επιλέγουμε τον αριθμό των δωματίων εξέτασης που χρειαζόμαστε για να τοποθετούμε στη συνέχεια τους φοιτητές σε αυτά για την εξέταση, επιλέγουμε τον διαχωρισμό των συμμετεχόντων Manually και κάνουμε κλικ στο Create.

3. Θα ανοίξει νέο παράθυρο για να προσθέσουμε άτομα στα δωμάτια (Assign). Στο ίδιο παράθυρο μπορούμε να κάνουμε μετονομασία τα δωμάτια εξέτασης, να προσθέσουμε επιπλέον δωμάτια ή να διαγράψουμε κάποιο δωμάτιο και να ρυθμίσουμε από τα Options αν θα έχει τη δυνατότητα ο φοιτητής να επανέρχεται στο κύριο (αρχικό) δωμάτιο.

4. Κλείνουμε το παραπάνω παράθυρο και υποδεχόμαστε έναν-έναν τους συμμετέχοντες από το δωμάτιο αναμονής στο δωμάτιο κύριας συνεδρίας κάνοντας την ταυτοποίηση.
5. Για να τοποθετήσουμε κάποιον συμμετέχοντα σε δωμάτιο εξέτασης, αφού εισέλθει στην κύρια συνεδρία και ολοκληρωθεί η ταυτοποίηση, επιλέγουμε Breakout Rooms, στη συνέχεια στο δωμάτιο που θα τοποθετηθεί πατάμε Assign κι επιλέγουμε το ονοματεπώνυμο του από τα διαθέσιμα που εμφανίζονται. Τέλος, την πρώτη φορά που θα κάνουμε αντιστοίχιση ενός ατόμου σε δωμάτιο θα πρέπει να ανοίξουμε τα δωμάτια από την επιλογή Open All rooms.

Μόλις ανοίγουμε τα δωμάτια εμφανίζεται μήνυμα στον συμμετέχοντα που έχουμε αντιστοιχίσει με κάποιο δωμάτιο προκειμένου να εισέλθει σε αυτό (Join). Θα πρέπει να επιλέξει Join για να εισέλθει.

6. Συνεχίζουμε τη διαδικασία αντιστοίχισης σε δωμάτια. Αφού υποδεχόμαστε έναν προς έναν τους συμμετέχοντες από το δωμάτιο αναμονής και κάνουμε την ταυτοποίηση, από την επιλογή Breakout Rooms και στη συνέχεια στον συμμετέχοντα που είναι Unassigned επιλέγουμε Assign to για να τον τοποθετήσουμε στο κατάλληλο επιμέρους δωμάτιο.

Oι Host και Co-Hosts της συνεδρίας μπορούν να μεταπηδούν σε οποιοδήποτε δωμάτιο θέλουν, από την επιλογή Breakout Rooms > Join, στο δωμάτιο που θέλουν.

7. Από την επιλογή Close All Rooms μπορούμε να κλείσουμε ταυτόχρονα όλα τα δωμάτια και αυτόματα οι συμμετέχοντες θα μεταφερθούν στην κύρια συνεδρία. Από την επιλογή Broadcast message to all μπορούμε να στείλουμε μήνυμα που θα φτάσει σε όλα τα δωμάτια ταυτοχρόνως σαν ειδοποίηση.

Δειγματοληπτικός επανέλεγχος ταυτότητας κατά τη διάρκεια της εξέτασης #

Για να κάνουμε δειγματοληπτικό έλεγχο ταυτότητας θα πρέπει να έχουμε δημιουργήσει ένα ξεχωριστό δωμάτιο (breakout room) ταυτοποίησης όπου θα μεταφέρουμε για λίγο έναν φοιτητή με σκοπό την ταυτοποίηση.

1. Αφού εισέλθουν όλοι συμμετέχοντες στη συνεδρία και αφού μετατρέψουμε σε Co-Hosts τους επιτηρητές για να έχουν περισσότερα δικαιώματα στη συνεδρία, επιλέγουμε Breakout Rooms. Ρυθμίζουμε αρχικά πόσα δωμάτια εξέτασης θέλουμε και η τοποθέτηση σε αυτά των εξεταζόμενων να γίνει αυτόματα (Automatically) με τυχαίο τρόπο σε διαφορετικά δωμάτια. Επιλέγουμε Create Rooms.

2. Στο παράθυρο που ανοίγει επιλέγουμε Add Room ώστε να προστεθεί επιπλέον δωμάτιο για την ταυτοποίηση. Κάνουμε μετονομασία τα δωμάτια ώστε να τα ξεχωρίζουμε. Ελέγχουμε στις ρυθμίσεις (Options) επιπλέον ρυθμίσεις ασφάλειας που τυχόν θέλουμε.

3. Ολοκληρώνοντας τα παραπάνω, κάνουμε κλικ στο Open All Rooms ώστε να ανοίξουν τα δωμάτια.
4. Μετακινούμαστε στο δωμάτιο που είναι ο φοιτητής που θέλουμε να ταυτοποιήσουμε επιλέγοντας Breakout Rooms > Join και τον ενημερώνουμε για τη διαδικασία.

5. Μετακινούμαστε εμείς στο δωμάτιο ταυτοποίησης επιλέγοντας Breakout Rooms > Join και μετακινούμε στη συνέχεια και τον φοιτητή επιλέγοντας Breakout Rooms > Move to.

6. Μετά την ταυτοποίηση, με τον ίδιο τρόπο μετακινούμε τον φοιτητή στο δωμάτιο εξέτασης που βρισκόταν.

Ταυτοποίηση στα επιμέρους δωμάτια της εξέτασης #

Αν έχουμε ήδη διαχωρίσει τους φοιτητές σε μικρές ομάδες σε επιμέρους δωμάτια (breakout rooms)  εξέτασης, π.χ. 10 άτομα ανά δωμάτιο, κι έχουμε τοποθετήσει σε αυτά έναν επιτηρητή, η ταυτοποίηση μπορεί να γίνει από αυτόν. Για τον αυτόματο διαχωρισμό των φοιτητών σε επιμέρους δωμάτια εξέτασης χρησιμοποιείται η λειτουργικότητα Breakout Rooms της εφαρμογής Zoom. Αναλυτικές οδηγίες υπάρχουν στην ιστοσελίδα https://it.auth.gr/manuals/zoombreakout/.