Στον οδηγό αυτό περιγράφεται η διαδικασία υποβολής αιτήματος μονάδας από Ακαδημαϊκή Μονάδα (π.χ. Αίτημα Προμήθειας χαρτιού Α4) προς μια άλλη Μονάδα του ΑΠΘ μέσω της desktop εφαρμογής του Παπύρου.

Με την καταχώρηση του αιτήματος, το έγγραφο λαμβάνει άμεσα αριθμό πρωτοκόλλου.

1. Από το αρχικό μενού επιλέγουμε τον Φάκελο μη αρχειοθετημένων. Στην συνέχεια επιλέγουμε το κουμπί Επιλογή από υπολογιστή και επιλέγουμε το έγγραφο. Επίσης, μπορούμε να ανεβάσουμε απευθείας το έγγραφο με drag and drop από το σημείο που το έχουμε αποθηκευμένο τοπικά στον υπολογιστή μας.

2. Κάνοντας δεξί κλικ πάνω στο αρχείο που ανεβάσαμε, επιλέγουμε Δεδομένα, Αρχειοθέτηση και Αίτημα Μονάδας.

3. Στο σημείο αυτό, συμπληρώνουμε:

• Το τμήμα στο οποίο ανήκουμε.
• Την κατηγορία του αιτήματος μέσα από έτοιμη λίστα π.χ. Αίτημα Προμήθειας χαρτιού Α4, κλπ.
• Το θέμα του αιτήματος (προαιρετικά).
• Σε ποιους απευθύνεται το συγκεκριμένο αίτημα.
• Τυχόν επισυναπτόμενα έγγραφα.

Μετά την τελευταία αναβάθμιση του Παπύρου, οι Ακαδημαϊκές Μονάδες πρωτοκολλούν απευθείας τα έγγραφα τους, χωρίς παρέμβαση του τμήματος Πρωτοκόλλου κι ως εκ τούτου απαιτείται προσοχή κατά την επιλογή παραληπτών είτε προς Ενέργεια, είτε προς Κοινοποίηση.

4. Τέλος επιλέγουμε Αρχειοθέτηση.