Το περιβάλλον διαχείρισης λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φιλοξενείται στην ιστοσελίδα lists.auth.gr

Για να κάνουμε είσοδο (login) δίνουμε τα στοιχεία του ιδρυματικού μας λογαριασμού στα αντίστοιχα πεδία.

Δημιουργία Λίστας #

Για να δημιουργήσουμε μια λίστα επιλέγουμε το +Request a List από το πάνω μενού ή το στρόγγυλο εικονίδιο +Create List . Η επιλογή εμφανίζεται μόνο στο μόνιμο προσωπικό του ΑΠΘ.

Μπορούμε να δημιουργήσουμε μια λίστα είτε από ένα νέο template είτε χρησιμοποιώντας/αντιγράφοντας μια υπάρχουσα λίστα.

Δημιουργία λίστας από πρότυπο #

• Στο πεδίο List name πληκτρολογούμε το επιθυμητό όνομα.
  Η διεύθυνση της λίστας μας θα έχει το όνομα που θα επιλέξουμε και την κατάληξη @lists.auth.gr.
• Στο πεδίο List type επιλέγουμε  τον τύπο της λίστας:
  στον τύπο Classic1 η εγγραφή στην λίστα είναι ανοιχτή (Subscription is open, with owner notification),
  ενώ στον τύπο Classic2 πρέπει την εγγραφή να την εγκρίνει ο ιδιοκτήτης της λίστας (Subscription with owner approval)
• Στο Subject πληκτρολογούμε το θέμα της λίστας και στο πεδίο Audience επιλέγουμε Aristotle Mailing Lists.
• Συμπληρώνουμε το πεδίο Description και πατάμε Submit your creation request.

Όταν εγκριθεί η αίτηση θα ειδοποιηθούμε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αντιγραφή Υπάρχουσας Λίστας #

• Αφού επιλέξουμε το +Create List από το αρχικό μενού, κάνουμε κλικ στο Copy an existing list.
• Από το αναπτυσσόμενο μενού επιλέγουμε μια ενεργή λίστα την οποία θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε ως πρότυπο.
• Δίνουμε ένα νέο όνομα  στο πεδίο New list name.
• Επιλέγουμε copy list configuration.
• Στη νέα σελίδα που εμφανίζεται επιλέγουμε Confirm.

Η λίστα θα δημιουργηθεί  με πρότυπο την λίστα που έχουμε επιλέξει. Όταν εγκριθεί η αίτηση θα ειδοποιηθούμε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Προσθήκη/Αφαίρεση Συνδρομητή #

• Από το κεντρικό μενού επιλέγουμε My Lists.
• Εντοπίζουμε την λίστα που μας ενδιαφέρει και επιλέγουμε Add/delete Subscribers.

Προσθήκη Συνδρομητή #

• Στο πεδίο Add subscribers→Email address πληκτρολογούμε το email του χρήστη που θέλουμε να προσθέσουμε στην λίστα και πατάμε Add.
• Aν δεν επιθυμούμε να λάβει ο χρήστης αυτοματοποιημένο μήνυμα που θα τον ενημερώνει για την προσθήκη της διεύθυνσής του στη λίστα επιλέγουμε το κουτάκι Quiet.
• Επιλέγοντας Multiple add μπορούμε να προσθέσουμε πολλές διευθύνσεις ταυτόχρονα έχοντας παράλληλα τη δυνατότητα να γίνει Quiet.

Διαγραφή Συνδρομητή #

• Στο πεδίο Subscriber Table επιλέγουμε από τα αριστερά τα emails προς διαγραφή από την λίστα και πατάμε Delete selected email addresses.
• Aν δεν επιθυμούμε να λάβει ο χρήστης αυτοματοποιημένο μήνυμα που θα τον ενημερώνει για την διαγραφή της διεύθυνσής του από τη λίστα επιλέγουμε το κουτάκι Quiet.

Στη νέα σελίδα που εμφανίζεται επιλέγουμε Confirm για να ολοκληρωθεί η διαγραφή.

Δυνατότητα Διαγραφής Συνδρομητή #

Ορισμός υποσέλιδου #

Μπορούμε να θέσουμε ένα υποσέλιδο (footer) στα μηνύματα που αποστέλλονται για να ενημερώνουμε τους συνδρομητές πως μπορούν να διαγραφούν από τη λίστα.

• Επιλέγουμε τη λίστα που μας ενδιαφέρει και κάνουμε κλικ από τα αριστερά στο Admin. Στη συνέχεια Edit List Config→Message Templates.

Στη συνέχεια επιλέγουμε Edit Message Footer.

Στο πεδίο που εμφανίζεται:

• Αν οι χρήστες μπορούν να διαγραφούν μόνοι τους μπορούμε να γράψουμε ένα μήνυμα της μορφής:
  “Αν δεν επιθυμείτε πλέον να λαμβάνετε μηνύματα από αυτήν τη λίστα ακολουθήστε τον σύνδεσμο https ://lists.auth.gr/sympa/signoff/xxx”
  Ο σύνδεσμος για να διαγραφεί κάποιος από την λίστα είναι https ://lists.auth.gr/sympa/signoff/xxx όπου xxx βάζουμε το όνομα της λίστας.
• Αν δεν επιθυμούμε οι συνδρομητές να έχουν την δυνατότητα να διαγράψουν τον εαυτό τους από τους συνδρομητές της λίστας μπορούμε να γράψουμε ένα μήνυμα της μορφής:
  “Αν δεν επιθυμείτε πλέον να λαμβάνετε μηνύματα από αυτήν τη λίστα στείλτε μήνυμα στην διεύθυνση xxx @xxx.xxx”

Ορισμός τρόπου διαγραφής #

Για να ορίσουμε αν θα είναι ανοιχτή στους συνδρομητές η δυνατότητα διαγραφής ή μόνο ο διαχειριστής της λίστας θα μπορεί να διαγράφει συνδρομητές:

• Επιλέγουμε Admin και στην συνέχεια Edit List Config→Privileges.
• Στο πεδίο Who can unsubscribe (unsubscribe) μπορούμε να επιλέξουμε αν η διαγραφή θα είναι:
  – open with mail confirmation, owner is notified (open_notify) δηλαδή ανοιχτό ή ανοιχτό με επιβεβαίωση μηνύματος, με ειδοποίηση του ιδιοκτήτη
  – impossible (closed) δηλαδή μόνο ο διαχειριστής μπορεί να διαγράφει

Δυνατότητα Αποστολής Μηνυμάτων #

• Από το κεντρικό μενού επιλέγουμε My lists
• Εντοπίζουμε την λίστα που μας ενδιαφέρει και επιλέγουμε από τα αριστερά Admin και έπειτα Edit List Config→Sending/receiving setup.

Στο πεδίο Who can send messages (send) από την αναπτυσσόμενη λίστα επιλέγουμε ποιοι χρήστες θα έχουν την δυνατότητα να αποστείλουν μηνύματα:

• Restricted to subscribers
  Μόνο οι παραλήπτες της λίστας μπορούν να αποστέλλουν μηνύματα
  Τα μηνύματα αποστέλλονται απευθείας χωρίς να απαιτείται επιβεβαίωση

• Public
  Δημόσια λίστα που μπορεί να στείλει ο καθένας
  Τα μηνύματα αποστέλλονται απευθείας χωρίς να απαιτείται επιβεβαίωση
   
• Moderated, even for moderators
  Η αποστολή μηνυμάτων απαιτεί έγκριση από το διαχειριστή της λίστας
  Ο διαχειριστής λαμβάνει μήνυμα (όπως φαίνεται παρακάτω) για να εγκρίνει την αποστολή του μηνύματος στους συνδρομητές/ μέλη της λίστας

Αποστολή μηνυμάτων #

Για να στείλουμε ένα μήνυμα σε μία λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου η οποία απαιτεί έγκριση από τον διαχειριστή:

1. Στέλνουμε το επιθυμητό μήνυμα στη λίστα που θέλουμε.
   Mπορούμε να ρυθμίσουμε μία διεύθυνση απάντησης στην οποία μπορούν να απαντούν οι παραλήπτες στο πεδίο Reply-To
2. Στη συνέχεια θα λάβουμε ένα μήνυμα έγκρισης για να εγκρίνουμε την αποστολή του μηνύματος στους παραλήπτες της λίστας. Το μήνυμα έχει την μορφή που φαίνεται παρακάτω.
3. Επιλέγουμε τον δεύτερο σύνδεσμο που υπάρχει στο μήνυμα. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο μηνύματος στο οποίο απλά επιλέγουμε Αποστολή χωρίς να κάνουμε κάποια επιπλέον ενέργεια.