Για να εισάγουμε νέο φοιτητή σε Τμήμα, καλό είναι να μεταβούμε την πρώτη φορά στην Επεξεργασία του Τμήματός μας, στην καρτέλα Άλλες ιδιότητες και να ελέγξουμε τον τελευταίο ΑΕΜ που δόθηκε σε φοιτητή μας. Μετά την καταχώρηση του φοιτητή μας,ο ΑΕΜ που θα αποδοθεί θα είναι ο επόμενος αριθμός.
Στη συνέχεια, μεταβαίνουμε από το Μενού αριστερά στην ένδειξη Φοιτητές και επιλέγουμε τη Δημιουργία.
Εισάγουμε τα απαραίτητα στοιχεία και πατάμε 
Μετά την υποβολή λαμβάνουμε μήνυμα ότι η διαδικασία Ολοκληρώθηκε επιτυχώς.
Πριν προχωρήσουμε στη δημιουργία του λογαριασμού του φοιτητή, επιλέγουμε Επεξεργασία και έπειτα μεταβαίνουμε στην καρτέλα Στοιχεία επικοινωνίας για να καταχωρήσουμε το κινητό του φοιτητή και να μπορέσει να λάβει το SMS δημιουργίας του ιδρυματικού του λογαριασμού. Το κινητό το εισάγουμε βάζοντας το πρόθεμα +30 για τους ελληνικούς αριθμούς και το αντίστοιχο πρόθεμα για κινητά τηλέφωνα άλλων χωρών. Τέλος πατάμε
Αφού δημιουργήσαμε το Φοιτητή, μεταβαίνουμε στην αρχική οθόνη που περιλαμβάνει το Σύνολο των φοιτητών. Επιλέγουμε το φοιτητή που μόλις καταχωρήσαμε και από τις Ενέργειες επιλέγουμε Δημιουργία Χρήστη. Στη συνέχεια ανοίγει ένα παράθυρο και πατάμε 
Με την πρώτη σύνδεση του φοιτητή στην υπηρεσία students.auth.gr ο λογαριασμός του θα ενημερωθεί και θα εμφανίζεται το σωστό όνομα χρήστη του φοιτητή στην καρτέλα του.
Συμπλήρωση στοιχείων στα λατινικά
Μετά τη δημιουργία του φοιτητή μπορούμε και πάλι από την αρχική σελίδα των φοιτητών να επιλέξουμε τον φοιτητή που επιθυμούμε και από τις Ενέργειες να επιλέξουμε Συμπλήρωση στοιχείων στα λατινικά, ώστε να συμπληρωθούν αυτόματα στα λατινικά τα προσωπικά του στοιχεία.
Πατάμε
Συμπλήρωση ονομάτων πατρός/μητρός στη γενική
Επίσης μπορούμε μετά τη δημιουργία του και πάλι από τις Ενέργειες στην αρχική σελίδα των φοιτητών, να επιλέξουμε Συμπλήρωση ονομάτων πατρός/μητρός στη γενική, ώστε αυτόματα να συμπληρωθούν και στη γενική πτώση τα στοιχεία του φοιτητή.
Πατάμε
Για την εξυπηρέτηση μίας αίτησης Αναστολής φοιτητή, θα πρέπει να λάβουμε στη Γραμματεία είτε Αίτηση από τον ίδιο το φοιτητή μέσα από το περιβάλλον students.auth.gr είτε να κάνουμε εκ μέρους του φοιτητή Αίτηση Αναστολής.
Συμπληρώνουμε αν θέλουμε έναν τίτλο για την αίτηση και οπωσδήποτε τις περιόδους αναστολής που επιθυμεί ο Φοιτητής και πατάμε
Τη συγκεκριμένη αίτηση όπως αντίστοιχα και άλλες Αιτήσεις Αναστολής, μπορούμε να τις βρούμε είτε από το Προφίλ του κάθε φοιτητή, πηγαίνοντας στην καρτέλα Αιτήσεις, είτε από την αρχική οθόνη της εφαρμογής, επιλέγουμε αριστερά στο μενού->Αιτήσεις->Όλες τμήματος και από τα κριτήρια αναζήτησης εμφανίζουμε τις Αιτήσεις Αναστολής.
Ανοίγουμε την αίτηση αναστολής που επιθυμούμε επιλέγοντας τις 
Στη συνέχεια επιλέγουμε Έγκριση ώστε να εγκριθεί το αίτημα του φοιτητή.
Με την έγκριση της αίτησης ανοίγει ένα παράθυρο για να συμπληρώσουμε τα απαραίτητα Στοιχεία Αναστολής του φοιτητή. Ορίζουμε πότε θα λήξει η αναστολή του και τέλος επιλέγουμε στην Κατάσταση-> Εγκρίθηκε, ώστε να εγκριθεί οριστικά η αίτηση και να αλλάξει η κατάσταση του Φοιτητή.
Με την Υποβολή των Στοιχείων Αναστολής, εγκρίνεται το αίτημα και η κατάσταση του φοιτητή αλλάζει σε Αναστολή σπουδών. Σε αυτό το σημείο αν επιθυμούμε μπορούμε να στείλουμε από το ίδιο παράθυρο και κάποιο μήνυμα στο φοιτητή μας για να τον ενημερώσουμε για την πορεία της αίτησής του.
Επαναφορά φοιτητή σε Ενεργή κατάσταση από Αναστολή σπουδών
Για να επαναφέρουμε έναν φοιτητή σε Ενεργή κατάσταση έπειτα από Αναστολή σπουδών, μεταβαίνουμε στην καρτέλα του φοιτητή που μας ενδιαφέρει και από την καρτέλα Επισκόπηση βρίσκουμε το πλαίσιο Αναστολή σπουδών και επιλέγουμε Επεξεργασία.
Στο παράθυρο που ανοίγει, τσεκάρουμε την επιλογή Επανεντάχθηκε και αυτόματα εμφανίζεται ένα πλαίσιο με τα Στοιχεία της επανένταξης. Συμπληρώνουμε την Ημερομηνία επανένταξης, το Έτος επανένταξης, την περίοδο Επανένταξης καθώς και το Εξάμηνο επανένταξης. Αν επιθυμούμε συμπληρώνουμε και τον Τύπο επανένταξης και τέλος πατάμε
Με την Υποβολή, ο φοιτητής αυτόματα μεταβαίνει στην κατάσταση Ενεργός και στο εξάμηνο και ακαδημαϊκό έτος που δηλώσαμε στα Στοιχεία επανένταξης.
Σε περίπτωση που έχουμε κάνει επανένταξη του φοιτητή, αλλά σε λάθος εξάμηνο μπορούμε να επεξεργαστούμε το εξάμηνο επανένταξης. Επιλέγουμε την Επεξεργασία στα στοιχεία της πιο πρόσφατης αναστολής και διορθώνουμε το εξάμηνο επανένταξης.
Σε περίπτωση που θέλουμε να διαγράψουμε μια αναστολή φοίτησης – επειδή οι λόγοι για τη δημιουργία της δεν συντρέχουν πλέον – μπορούμε από την Επισκόπηση στην καρτέλα του φοιτητή να μεταβούμε στο σημείο που εμφανίζονται οι αναστολές και στην πιο πρόσφατη αναστολή, εκτός από την επεξεργασία, προσφέρεται πλέον και η επιλογή της διαγραφής.
Για την εξυπηρέτηση μίας αίτησης Διαγραφής φοιτητή, θα πρέπει να λάβουμε στη Γραμματεία είτε Αίτηση από τον ίδιο το φοιτητή μέσα από το περιβάλλον students.auth.gr είτε να κάνουμε εκ μέρους του φοιτητή Αίτηση Διαγραφής.
Συμπληρώνουμε αν θέλουμε έναν τίτλο για την αίτηση και το Τμήμα προορισμού εφόσον ο λόγος διαγραφής είναι η μετεγγραφή του σε άλλο Ίδρυμα. Το Έτος και η Περίοδος διαγραφής είναι προ συμπληρωμένα και αφορούν την περίοδο που υποβλήθηκε η αίτηση. Καταχωρούμε κάποιο Σχόλιο εφόσον το επιθυμούμε και πατάμε
Τη συγκεκριμένη αίτηση όπως αντίστοιχα και άλλες Αιτήσεις Διαγραφής, μπορούμε να τις βρούμε είτε από το Προφίλ του κάθε φοιτητή, πηγαίνοντας στην καρτέλα Αιτήσεις, είτε από την αρχική οθόνη της εφαρμογής, επιλέγουμε αριστερά στο μενού->Αιτήσεις->Όλες τμήματος και από τα κριτήρια αναζήτησης εμφανίζουμε τις Αιτήσεις Διαγραφής.
Ανοίγουμε την αίτηση διαγραφής που επιθυμούμε επιλέγοντας 
Στη συνέχεια επιλέγουμε Έγκριση ώστε να εγκριθεί το αίτημα του φοιτητή.
Με την έγκριση της αίτησης ανοίγει ένα παράθυρο για να συμπληρώσουμε τα απαραίτητα Στοιχεία Διαγραφής του φοιτητή. Ορίζουμε την Ημερομηνία διαγραφής, το Έτος διαγραφής, την Περίοδο διαγραφής, τον Λόγο διαγραφής και κατόπιν επιλέγουμε Υποβολή, ώστε να εγκριθεί οριστικά η αίτηση και να αλλάξει η κατάσταση του Φοιτητή.
Με την Υποβολή των Στοιχείων Διαγραφής, εγκρίνεται το αίτημα και η κατάσταση του φοιτητή αλλάζει σε Διαγράφηκε. Σε αυτό το σημείο αν επιθυμούμε μπορούμε να στείλουμε από το ίδιο παράθυρο και κάποιο μήνυμα στο φοιτητή μας για να τον ενημερώσουμε για την πορεία της αίτησής του.
Μπορούμε πλέον να εκδώσουμε το Πιστοποιητικό διαγραφής του φοιτητή. Επειδή ο λόγος διαγραφής εκτυπώνεται στα Πιστοποιητικά χρησιμοποιούμε έναν από τους παρακάτω εγκεκριμένους λόγους :
- 01. σύμφωνα με πίνακες του Υπουργείου
- 02. με αίτησή του
- 03. με αίτησή της
- 04. με ολοκλήρωση προγράμματος
- 05. για μετεγγραφή
- 06. με απόφαση της Συνέλευσης/ΕΔΕ
Επαναφορά φοιτητή σε Ενεργή κατάσταση από Διαγραμμένη
Για να επαναφέρουμε έναν διαγραμμένο φοιτητή σε Ενεργή κατάσταση , επιλέγουμε από το μενού αριστερά Φοιτητές και την κατηγορία Όλοι. Πληκτρολογούμε το επώνυμο του φοιτητή και enter για να μας τον εμφανίσει. Τον επιλέγουμε και από τις Ενέργειες πατάμε Επαναφορά σε ενεργή κατάσταση.
Στο αναδυόμενο παράθυρο επιλέγουμε
Ο φοιτητής πλέον έχει μεταβεί σε Ενεργή κατάσταση.
Από την αρχική σελίδα του Πίνακα Ελέγχου, επιλέγουμε από το μενού αριστερά τους Φοιτητές. Στην καρτέλα των Ενεργών ή Όλων των φοιτητών, μπορούμε να επιλέξουμε κάποιους ή όλους τους φοιτητές και από τις Ενέργειες να προβούμε σε διάφορες μαζικές ενέργειες.
Υπολογισμός Εξαμήνου
Επιλέγοντας
Αλλαγή Προγράμματος Σπουδών
Επιλέγοντας έναν ή περισσότερους φοιτητές που ακολουθούν το ίδιο πρόγραμμα σπουδών, μπορούμε να τους μεταφέρουμε σε νέο. Επιλέγουμε το Πρόγραμμα Σπουδών και την κατεύθυνση που θέλουμε να μεταφερθούν οι επιλεγμένοι φοιτητές. Αν επιλέξουμε Ναι στην Αλλαγή ιδιοτήτων μαθημάτων και το μάθημα υπάρχει στη νέα κατεύθυνση με διαφορετικές ιδιότητες (π.χ. ECTS, εξάμηνο, συντελεστή) θα αλλάξουν οι ιδιότητες των μαθημάτων αυτών σύμφωνα με τη νέα κατεύθυνση. Αν επιλέξουμε Ναι στην Εξαίρεση παλιών μαθημάτων τα μαθήματα της παλιάς κατεύθυνσης που δεν υπάρχουν στη νέα κατεύθυνση δεν θα υπολογίζονται πλέον στη λήψη πτυχίου. Αυτό συμβαίνει μόνο μετά από αλλαγή από κατεύθυνση σε νέα κατεύθυνση και όχι από κορμό σε κατεύθυνση, καθώς τα μαθήματα πρέπει να συνεχίσουν να υπολογίζονται. Επιλέγουμε 
Αλλαγή Κατεύθυνσης
Μπορούμε να αλλάξουμε κατεύθυνση σε έναν ή περισσότερους φοιτητές. Αν επιλέξουμε Ναι στην Αλλαγή ιδιοτήτων μαθημάτων και το μάθημα υπάρχει στη νέα κατεύθυνση με διαφορετικές ιδιότητες (π.χ. ECTS, εξάμηνο, συντελεστή) θα αλλάξουν οι ιδιότητες των μαθημάτων αυτών σύμφωνα με τη νέα κατεύθυνση. Αν επιλέξουμε Ναι στην Εξαίρεση παλιών μαθημάτων τα μαθήματα της παλιάς κατεύθυνσης που δεν υπάρχουν στη νέα κατεύθυνση δεν θα υπολογίζονται πλέον στη λήψη πτυχίου. Αυτό συμβαίνει μόνο μετά από αλλαγή από κατεύθυνση σε νέα κατεύθυνση και όχι από κορμό σε κατεύθυνση, καθώς τα μαθήματα πρέπει να συνεχίσουν να υπολογίζονται. Επιλέγουμε
Μπορούμε να προσθέσουμε έναν ή περισσότερους φοιτητές σε συγκεκριμένη ομάδα. Επιλέγουμε την Ομάδα που θέλουμε και πατάμε
Στην περίπτωση σφάλματος σημαίνει ότι ο φοιτητής έχει ήδη χρεωμένη κάποια ομάδα, την οποία θα πρέπει να διαγράψουμε και μετά να προβούμε στην χρέωση νέας ομάδας.
Στην Επισκόπηση του φοιτητή, στο σημείο που εμφανίζονται οι Ομάδες, έχει προστεθεί η επιλογή της διαγραφής της ομάδας επιλέγοντας το 
Σε περίπτωση που ο φοιτητής έχει εξεταστεί επιτυχώς σε μαθήματα της ομάδας εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα:
Για να μπορέσει να διαγραφεί η ομάδα πρέπει στην καρτέλα Μαθήματα να γίνει επεξεργασία των μαθημάτων της ομάδας και να διαγραφεί η ομάδα.
Αφού διορθωθούν τα στοιχεία των μαθημάτων της ομάδας, επιτρέπεται και η διαγραφή της.
Νέα αίτηση Εγγράφου
Για συγκεκριμένο έγγραφο μπορούμε να επιλέξουμε Νέα αίτηση εγγράφου και να κάνουμε μαζικές αιτήσεις. Η μαζική παραγωγή αιτήσεων εγγράφων είναι ιδιαίτερα χρήσιμη στην περίπτωση πρωτοετών φοιτητών για την μαζική δημιουργία αιτήσεων για Βεβαιώσεις Σπουδών. Επιλέγουμε
Έλεγχος προϋποθέσεων υποτροφίας
Για συγκεκριμένη υποτροφία μπορούμε να επιλέξουμε κάποιους φοιτητές και να ελέγξουμε αν πληρούν τις προϋποθέσεις λήψης της. Επιλέγουμε
Έλεγχος προϋποθέσεων πτυχίου
Μπορούμε να δούμε ποιοι από τους ενεργούς φοιτητές του τμήματός μας πληρούν τις προϋποθέσεις λήψης πτυχίου του Προγράμματος Σπουδών που ακολουθούν. Επιλέγουμε
Ορισμός ακαδημαϊκού συμβούλου
Μπορούμε να ορίσουμε συγκεκριμένο ακαδημαϊκό σύμβουλο σε φοιτητές, επιλέγοντας το ακαδημαϊκό έτος και την περίοδο έναρξης της ανάθεσης. Επιλέγουμε
Σύνδεση με ιστορικό Τμήματος
Μπορούμε να συνδέσουμε συγκεκριμένους φοιτητές με συγκεκριμένο ιστορικό που έχουμε δημιουργήσει για το τμήμα. Η διαδικασία αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για την σωστή εξαγωγή Μεμβρανών (αναλυτικές οδηγίες στην ενότητα Πιστοποιητικά – Μεμβράνες). Επιλέγουμε
Επαναφορά σε ενεργή κατάσταση
Πτυχιούχοι, ανακηρυγμένοι, διεγραμμένοι και φοιτητές σε αναστολή μπορούν να επανέλθουν σε ενεργή κατάσταση. Επιλέγουμε
Συμπλήρωση στοιχείων στα λατινικά (ΕΛΟΤ-743)
Τα προσωπικά στοιχεία των φοιτητών, συμπληρώνονται αυτόματα στα λατινικά σύμφωναμε το πρότυπο του ΕΛΟΤ. Επιλέγουμε
Συμπλήρωση ονομάτων πατρός/μητρός στη γενική
Το πατρώνυμο και το μητρώνυμο των φοιτητών συμπληρώνεται αυτόματα στη γενική για την έκδοση κυρίως των μεμβρανών. Επιλέγουμε
Δημιουργία χρήστη
Μετά τη δημιουργία νέου φοιτητή, πρέπει να επιλέγουμε δημιουργία χρήστη για να μπορέσει να αποκτήσει και ιδρυματικό λογαριασμό. Επιλέγουμε
Διαγραφή σύνδεσης με χρήστη
Σε περίπτωση λανθασμένης καταχώρησης φοιτητή μπορούμε να επιλέξουμε διαγραφή σύνδεσης με χρήστη και διαγράφεται ο χρήστης που είχαμε δημιουργήσει. Επιλέγουμε
Διαγραφή φοιτητών
Εφόσον έχει γίνει λανθασμένη καταχώρηση φοιτητή και με την προϋπόθεση να μην έχει καταχωρημένη δήλωση μαθημάτων ή και βαθμούς, μπορούμε να προχωρήσουμε σε διαγραφή του. Επιλέγουμε
Σε περίπτωση που γίνει λανθασμένη διαγραφή κάποιου φοιτητή, μπορείτε να αποστέλλετε μήνυμα στην ηλεκτρονική διεύθυνση support-gram@auth.gr για να αναιρεθεί η διαγραφή του.
Στην ενότητα Επιπλέον Πληροφορίες μπορούμε να καταχωρήσουμε κάποιες επιπλέον πληροφορίες που αφορούν τον φοιτητή π.χ. Αλλαγή στοιχείων φοιτητή, Πρόγραμμα ανταλλαγής Erasmus κ.α. Η ενότητα αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη στα Διδακτορικά Προγράμματα Σπουδών για την ορθή έκδοση των Πιστοποιητικών. Για να εκτυπώνονται σωστά θα πρέπει να καταχωρηθούν σωστά οι Επιπλέον Πληροφορίες του υποψηφίου. Τα πεδία που είναι απαραίτητα είναι:
- Ημερομηνία, καταχωρείται η ημερομηνία έγκρισης της Επιπλέον Πληροφορίας
- Περιγραφή, καταχωρείται συνήθως η ονομασία του Τύπου Πληροφορίας χωρίς τον αριθμό
- Αριθμός Πρωτοκόλλου, καταχωρείται ο αριθμός της Συνέλευσης στην οποία εγκρίθηκε ο συγκεκριμένος Τύπος Πληροφορίας
- Κατάσταση, καταχωρείται ως Ολοκληρώθηκε για να εκτυπώνεται
- Σημειώσεις, καταχωρείται για κάθε Τύπο Πληροφορίας σύμφωνα με τις παρακάτω αναλυτικές οδηγίες
Για να εμφανίζεται ο Τύπος Πληροφορίας στα Πιστοποιητικά επιλέγουμε πάντα το πεδίο Δημοσιευμένη και 
1. Ορισμός θέματος
Στον Τύπο “1. Ορισμός θέματος” καταχωρούμε όλα τα απαιτούμενα πεδία και στις Σημειώσεις γράφουμε τον Τίτλο της διδακτορικής εργασίας στα ελληνικά και στα αγγλικά, όπως ακριβώς περιγράφεται στην ενότητα Πιστοποιητικά-Δίγλωσσα Πιστοποιητικά.
2. Τροποποίηση θέματος
Στην περίπτωση τροποποίησης θέματος της διδακτορικής διατριβής, χρησιμοποιούμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “2. Τροποποίηση θέματος”. Καταχωρούμε στις Σημειώσεις τον νέο τίτλο της διδακτορικής εργασίας στα ελληνικά και στα αγγλικά, όπως ακριβώς περιγράφεται στην ενότητα Πιστοποιητικά-Δίγλωσσα Πιστοποιητικά.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Στην περίπτωση τροποποίησης θέματος διδακτορικής διατριβής διορθώνουμε τον τίτλο και στην εργασία του Υποψηφίου.
3. Ορισμός επιβλέποντα
Για τον ορισμό επιβλέποντα, επιλέγουμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “3. Ορισμός επιβλέποντα”. Στο πεδίο Σημειώσεις καταχωρούμε το εξής κείμενο: Στη Συνεδρίαση της Συνέλευσης του Τμήματος αριθμ. ……… ορίστηκε ο/η Επιβλέπων/ουσα του υποψήφιου διδάκτορα: Όνομα επιβλέποντα, βαθμίδα, Τμήμα επιβλέποντα.
4. Ορισμός τριμελούς
Για τον ορισμό τριμελούς επιλέγουμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “4. Ορισμός τριμελούς”. Στο πεδίο Σημειώσεις συμπληρώνουμε τα ονόματα της τριμελούς ως εξής:
1. Όνομα επιβλέποντα, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter.
2. Όνομα πρώτου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter.
3. Όνομα δεύτερου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα
Έτσι θα εμφανίζονται τα ονόματα της τριμελούς το ένα κάτω από το άλλο.
5. Τροποποίηση τριμελούς
Για την Τροποποίηση τριμελούς επιλέγουμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “5. Τροποποίηση τριμελούς ” και συμπληρώνουμε το πεδίο Σημειώσεις όπως και στον Ορισμό τριμελούς.
6. Ορισμός μαθημάτων
Τα Τμήματα που έχουν στο διδακτορικό τους πρόγραμμα υποχρεωτική παρακολούθηση μαθημάτων, μπορούν να χρησιμοποιήσουν τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “6.. Ορισμός μαθημάτων”. Στο πεδίο Σημειώσεις καταχωρούμε τα μαθήματα ως εξής:
1. “Κωδικός μαθήματος”, “Τίτλος μαθήματος”, “προπτυχιακό/μεταπτυχιακο”, “Ακαδημαϊκό έτος”
2. “Κωδικός μαθήματος”, “Τίτλος μαθήματος”, “προπτυχιακό/μεταπτυχιακο”, “Ακαδημαϊκό έτος”
3. “Κωδικός μαθήματος”, “Τίτλος μαθήματος”, “προπτυχιακό/μεταπτυχιακο”, “Ακαδημαϊκό έτος” , κ.ο.κ.
Έτσι θα εμφανίζονται τα μαθήματα το ένα κάτω από το άλλο.
7. Εκθέσεις προόδου
Για να καταχωρήσουμε τις Εκθέσεις προόδου χρησιμοποιούμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “7. Εκθέσεις προόδου”. Στο πεδίο Σημειώσεις καταχωρούμε οι πληροφορίες για όλες τις εκθέσεις που έχει καταθέσει ο υποψήφιος ως εξής: “Ο/Η ανωτέρω έχει καταθέσει συνολικά τις παρακάτω εκθέσεις προόδου, οι οποίες εγκρίθηκαν ως εξής:
1η έκθεση προόδου, Δ.Σ. αριθμ. …….. για το ακαδημαϊκό έτος …….
2η έκθεση προόδου, Δ.Σ. αριθμ. …….. για το ακαδημαϊκό έτος …….
3η έκθεση προόδου, Δ.Σ. αριθμ. …….. για το ακαδημαϊκό έτος …….
8. Ορισμός επταμελούς
Για τον ορισμό επταμελούς επιλέγουμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “8. Ορισμός επταμελούς”. Στο πεδίο Σημειώσεις συμπληρώνουμε τα ονόματα της επταμελούς ως εξής:
1. Όνομα επιβλέποντα, βαθμίδα, Τμήμα, τίτλος (επιβλέπων) και πατάμε Enter.
2. Όνομα πρώτου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter
3. Όνομα δεύτερου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter
4. Όνομα τρίτου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter
5. Όνομα τέταρτου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter
6. Όνομα πέμπτου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter
7. Όνομα έκτου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα
Έτσι θα εμφανίζονται τα ονόματα της επταμελούς το ένα κάτω από το άλλο.
9. Τροποποίηση επταμελούς
Για την Τροποποίηση επταμελούς επιλέγουμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “9. Τροποποίηση επταμελούς” και συμπληρώνουμε το πεδίο Σημειώσεις όπως και στον Ορισμό επταμελούς.
9.2 Σχόλιο
Για την προσθήκη Σχολίου επιλέγουμε τον τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “9.2 Σχόλιο” και συμπληρώνουμε στο πεδίο Σημειώσεις το σχόλιο που θέλουμε να εμφανίζεται στο Πιστοποιητικό.
11. Συνεπίβλεψη διδακτορικής διατριβής
Στην περίπτωση συνεπίβλεψης της διδακτορικής διατριβής επιλέγουμε τον τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “11. Συνεπίβλεψη διδακτορικής διατριβής”. Στο πεδίο Σημειώσεις συμπληρώνουμε το εξής κείμενο: Ο τίτλος χορηγείται στο πλαίσιο Ειδικού Πρωτοκόλλου επιστημονικής συνεργασίας των Τμημάτων ……… και ……. για εκπόνηση διδακτορικών με συνεπίβλεψη, σύμφωνα με το ΦΕΚ 3310/29-8-2019, τις ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Ο συγκεκριμένος Επιπλέον Τύπος Πληροφορίας εκτυπώνεται μόνο στο Αντίγραφο Διδακτορικού Διπλώματος..
Εάν έχουμε προσθέσει και Επιπλέον Τύπους Πληροφορίας από τους παραπάνω και δεν επιθυμούμε να εμφανίζονται αποεπιλέγουμε το πεδίο Δημοσιευμενη του εκάστοτε τύπου. Όσοι Επιπλέον Τύποι Πληροφορίας δεν έχουν επιλεγμένο το Δημοσιευμένη δεν πρόκειται να εκτυπωθούν στα Πιστοποιητικά.
Σε οποιαδήποτε καρτέλα του περιβάλλοντος Ηλεκτρονικής Γραμματείας και αν βρισκόμαστε, υπάρχει ο μεγεθυντικός φακός 
Επιλέγοντάς το
Τα αποτελέσματα που επιστρέφονται αφορούν τόσο φοιτητές όσο και διδάσκοντες. Οι φοιτητές ανήκουν στα Τμήματα που έχουμε δικαιώματα πρόσβασης , ενώ οι διδάσκοντες είναι όλου του Ιδρύματος.
Επιλέγουμε το αποτέλεσμα της αναζήτησης που επιθυμούμε και μπορούμε να μεταβούμε στην καρτέλα του φοιτητή ή διδάσκοντα που επιθυμούμε.
Σε όλες τις λίστες των φοιτητών προστέθηκε η δυνατότητα δημιουργίας σύνθετων αναζητήσεων επιλέγοντας το 
Επιλέγουμε το
Παράδειγμα 1
Έστω ότι θέλουμε να αναζητήσουμε τους ενεργούς φοιτητές που γράφτηκαν την Χειμερινή περίοδο του Ακαδημαϊκού έτους 2020-21 και είτε ο τρόπος εγγραφής τους είναι με εισιτήριες εξετάσεις είτε γεννήθηκαν στη Θεσσαλονίκη. Αφού θέσουμε τα φίλτρα επιλέγουμε την 
Παράδειγμα 2
Έστω ότι θέλουμε να αναζητήσουμε σε όλους τους φοιτητές, αυτούς που έχουν συγκεκριμένη κατεύθυνση, οι οποίοι είναι είτε πτυχιούχοι είτε διαγραφέντες. Αφού θέσουμε τα φίλτρα επιλέγουμε την
Παράδειγμα 3
Έστω ότι θέλουμε να αναζητήσουμε στη λίστα των πτυχιούχων για φοιτητές που είτε έχουν ελληνική υπηκοότητα και ορκίστηκαν το Ακαδημαϊκό έτος 2022 είτε είναι άντρες οι οποίοι δεν έχουν ελληνική υπηκοότητα και ορκίστηκαν πριν από το 2022. Αφού θέσουμε τα φίλτρα επιλέγουμε την
Από την Εξαγωγή των Φοιτητών είτε στην κατηγορία Ενεργοί είτε Όλοι επιλέγουμε Εξαγωγή στηλών BETA.
Επιλέγουμε το πεδίο που επιθυμούμε από την αριστερή στήλη (διαθέσιμα πεδία) και μπορούμε να το προσθέσουμε στην εμφάνιση, ενώ επιλέγοντας ένα πεδίο από τη δεξιά στήλη (πεδία προς εμφάνιση) μπορούμε είτε να το αφαιρέσουμε είτε να το αλλάξουμε ως προς την εμφάνιση του με Επάνω και Κάτω.
Η εμφάνιση των διαθεσίμων στηλών που έχουμε επιλέξει διατηρείται σε επίπεδο χρήστη και μπορούμε να την παραμετροποιούμε όπως επιθυμούμε.
Η εμφάνιση στηλών που θα επιλέξουμε επηρεάζει και την εξαγωγή σε excel αφού πλέον θα εξάγονται μόνο οι στήλες που εμφανίζονται στη λίστα.
Πριν από την διαχείριση των αιτήσεων εγγραφής ελέγχουμε τον τελευταίο Αριθμό Ειδικού Μητρώου (ΑΕΜ) που υπάρχει καταχωρημένος στο σύστημα. Από την Επεξεργασίας Τμήματος και συγκεκριμένα στις Άλλες ιδιότητες στο πεδίο Τελευταίος αριθμός ΑΕΜ βάζουμε τον τελευταίο ΑΕΜ που έχει αποδοθεί σε φοιτητή για να αποδώσει αυτόματα το σύστημα τον αμέσως επόμενο διαθέσιμο. Όσο αφορά τον Αριθμό Γενικού Μητρώου (ΑΓΜ) καταργείται, οπότε δεν χρειάζεται κάποια επιπλέον ενέργεια από πλευράς σας.
Για να δούμε τις αιτήσεις εγγραφής πηγαίνουμε από το μενού αριστερά Προεγγραφές και συγκεκριμένα Αιτήσεις. Στα φίλτρα αναζήτησής θέτουμε στην κατάσταση της αίτησης Σε εκκρεμότητα και κατόπιν Αναζήτηση.
Επιλέγουμε το 
Σε όλα τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά (pdf αρχείο) υπάρχει η Προεπισκόπηση, την οποία είτε μπορούμε να πατήσουμε απευθείας, είτε από το βελάκι να κάνουμε λήψη του εγγράφου, για να προβάλλουμε το έγγραφο και να το ελέγξουμε ως προς την ορθότητα και την εγκυρότητα του. Στην περίπτωση που το επισυναπτόμενο αρχείο είναι .png επιλέγουμε Λήψη, το κατεβάζουμε και το προβάλουμε, εξάλλου είναι και η μόνη διαθέσιμη επιλογή στην εν λόγω μορφής αρχεία.
Eάν κάποιο από τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά είναι λάθος πηγαίνουμε στο κάτω μέρος της αίτησης και επιλέγουμε Σύνταξη νέου μηνύματος.
Συντάσσουμε ένα μήνυμα όπου στο Θέμα μπορούμε να βάλουμε τον τίτλο του επισυναπτόμενου δικαιολογητικού που ζητάμε διόρθωση, στο κείμενο επισημαίνουμε τι πρέπει να προσέξει ο υποψήφιος φοιτητής και κατόπιν πατάμε αποστολή.
Εν συνεχεία θέτουμε τη κατάσταση της αίτησης του υποψήφιου φοιτητή σε Προσωρινά αποθηκευμένη για να μπορέσει ο υποψήφιος φοιτητής να την επεξεργαστεί εκ νέου.
Στο αναδυόμενο μήνυμα επιλέγουμε ΝΑΙ.
Η κατάσταση της αίτησης του φοιτητή είναι Προσωρινά αποθηκευμένη και ο υποψήφιος φοιτητής μπορεί να την επεξεργαστεί εκ νέου. Επίσης λαμβάνει ηλεκτρονικό μήνυμα στο δηλωθέν κατά την αίτηση του e-mail προκειμένου να προβεί στις απαιτούμενες διορθώσεις.
Ο υποψήφιος φοιτητής μέσα από το περιβάλλον εγγραφής του μπορεί επίσης να στείλει μήνυμα με διευκρινιστική ερώτηση το οποίο μπορούμε να δούμε στην αίτηση του στα Μηνύματα.
Μπορούμε να επιλέξουμε το 
Μετά τον έλεγχο των δικαιολογητικών και εφόσον είναι τα απαιτούμενα επιλέγουμε Αποδοχή.
Στο αναδυόμενο μήνυμα επιλέγουμε ΝΑΙ.
ΠΡΟΣΟΧΗ !!! Με την αποδοχή της αίτησης ο υποψήφιος φοιτητής έχει γίνει Ενεργός φοιτητής, ,λαμβάνει sms για να ορίσει κωδικό για τον Ιδρυματικό του Λογαριασμό και δεν μπορεί να γίνει καμία αλλαγή στην κατάσταση της αίτησής του.
Εγγραφή φοιτητών από προηγούμενα ακαδημαϊκά έτη
Για να εισάγουμε ως ενεργό έναν φοιτητή που υπάρχει στις προεγγραφές σε προηγούμενο ακαδημαϊκό έτος εγγραφής , ακολουθούμε τα εξής βήματα:
Βρίσκουμε τον φοιτητή από την καρτέλα Προεγγραφές-> Υποψήφιοι φοιτητές και επιλέγουμε την καρτέλα Όλοι.
Επιλέγουμε το 
Πλέον ο φοιτητής έχει μεταφερθεί στο τρέχον ακαδημαϊκό έτος. Τον βρίσκουμε και από τις Ενέργειες επιλέγουμε Εισαγωγή ως ενεργός φοιτητής.
Αν ο φοιτητής είχε καταχωρημένο το κινητό του τηλέφωνο στην αίτησή του, με την εισαγωγή ως Ενεργός, θα προχωρήσει και η αποστολή του SMS για τον καθορισμό κωδικού για τον ιδρυματικό του λογαριασμό. Αν δεν είχε καταχωρημένο το κινητό του τηλέφωνο, θα πρέπει να επικοινωνήσει με την εξυπηρέτηση χρηστών στο 2310999000 για να δρομολογηθεί η αποστολή του.
Κατανομή Ακαδημαϊκού Συμβούλου
Πρόκειται για μια νέα λειτουργικότητα, κατά την εκτέλεση της οποίας κατανέμεται αυτόματα και ισάριθμα το πλήθος φοιτητών που επιλέγουμε ανά Ακαδημαϊκό Σύμβουλο. Από το μενού αριστερά επιλέγουμε Φοιτητές. Από την κατηγορία Ενεργών Φοιτητών θέτουμε τα κατάλληλα φίλτρα για να εμφανίσουμε τους φοιτητές, τους οποίους επιθυμούμε να κατανείμουμε αυτόματα σε Ακαδημαϊκούς Συμβούλους. Έστω για παράδειγμα ότι θέλουμε να ορίσουμε Ακαδημαϊκούς Συμβούλους στους νεοεισαχθέντες φοιτητές του Τμήματός μας. Στα κριτήρια αναζήτησης θέτουμε Έτος εγγραφής την τιμή 2024-2025 και στο στο πεδίο Με χρήστη επιλέγουμε Ναι.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Για να τρέξει η αυτόματη κατανομή Ακαδημαϊκού Συμβούλου πρέπει όλοι οι φοιτητές μας να έχουν συνδεόμενο χρήστη.
Από τις Ενέργειες πατάμε Επιλογή όλων για να επιλεχθούν όλοι οι φοιτητές μας και κατόπιν Κατανομή Ακαδημαϊκού Συμβούλου.
Στο αναδυόμενο παράθυρο ορίζουμε:
- Τα Τμήματα καθηγητών: Είναι προεπιλεγμένο το Τμήμα μας, ωστόσο έχουμε τη δυνατότητα να προσθέσουμε και οποιοδήποτε άλλο Τμήμα επιθυμούμε στην περίπτωση που ο Ακαδημαϊκός Σύμβουλος που θέλουμε να ορίσουμε δεν ανήκει στο Τμήμα μας.
- Τα Κριτήρια Επιλογής: Μπορούμε να επιλέξουμε μεταξύ των Κατηγοριών καθηγητών, Μεμονωμένων καθηγητών είτε και Όλων των καθηγητών.
- Το Έτος έναρξης της συμβουλευτικής σχέσης.
- Την Περίοδο έναρξης της συμβουλευτικής σχέσης.
- Την Ημερομηνία έναρξης της συμβουλευτικής σχέσης.
Αφου θέσουμε όλα τα παραπάνω επιλέγουμε 
Για να δούμε τις συνδέσεις Συμβούλου – φοιτητή από το μενού αριστερα επιλέγουμε Περισσότερα και κατόπιν Ακαδημαϊκοί Σύμβουλοι.
Στην περίπτωση που θέλουμε να ορίσουμε έναν άλλον Σύμβουλο από αυτόν που απέδωσε το σύστημα, μπορούμε να καταργήσουμε την συμβουλευτική σύνδεση επιλέγοντάς την και εν συνέχεια πατάμε Διαγραφή.
Έχουμε επίσης την δυνατότητα μαζικής κατάργησης συμβουλευτικών σχέσεων με Επιλογή όλων και κατόπιν Διαγραφή.
Για να δούμε τους Φοιτητές που έχει υπό επίβλεψη κάποιος Διδάσκοντας από το μενού αριστερά επιλέγουμε Διδάσκοντες. Στην αναζήτηση θέτουμε τον Διδάσκοντα που επιθυμούμε και επιλέγουμε τις 
Με την δημιουργία συμβουλευτικής σχέσης ενημερωνονται στο Ιδρυματικό τους e-mail τόσο ο φοιτητής όσο και ο Διδάσκοντας.
Ορισμός Ακαδημαϊκού Συμβούλου
Στην περίπτωση που θέλουμε να ορίσουμε ατομικά κάποιο Ακαδημαϊκό Σύμβουλο σε έναν φοιτητή, από το μενού αριστερά επιλέγουμε Φοιτητές και από τη Κατηγορία Ενεργών φοιτητών βρίσκουμε τον φοιτητή που επιθυμούμε και τον επιλέγουμε. Στη συνέχεια από τις Ενέργειες επιλέγουμε Ορισμός Ακαδημαϊκού Συμβούλου.
Στο αναδυόμενο παράθυρο ορίζουμε:
- Τον Ακαδημαϊκό Σύμβουλο
- Το Έτος έναρξης
- Την Περίοδο έναρξης
- Την Ημερομηνία έναρξης
Έχουμε επίσης τη δυνατότητα απενεργοποίησης υπαρχόντων αναθέσεων επιλέγοντας τη συγκεκριμένη επιλογή και ορίζοντας:
- Το Έτος λήξης
- Την Περίοδο λήξης
- Την Ημερομηνία λήξης
Επιλέγουμε
Εφόσον θέλουμε να ενεργοποιηθούν οι αιτήσεις Αυτο-εγγραφών στο Τμήμα μας θα πρέπει να ορίσουμε συγκεκριμένη Περίοδο αυτο-εγγραφής. Οι αιτήσεις αυτό-εγγραφών μπορούν να χρησιμοποιηθούν για κάθε τύπο εγγραφών που επιθυμούμε, εξαιρουμένου των επιτυχόντων στις Πανελλήνιες Εισαγωγικές εξετάσεις.
Για να ορίσουμε μία νέα περίοδο αυτο-εγγραφής μεταβαίνουμε από το μενού αριστερά στις Προεγγραφές και κατόπιν Περίοδοι Προεγγραφών. Σε περίπτωση που έχουμε ανοιχτές παλιές περιόδους προεγγραφών θα πρέπει πρώτα να τις θέσουμε σε κατάσταση Ολοκληρωμένη. Από την λίστα των Ανοιχτών Περιόδων προεγγραφών βρίσκουμε την
περίοδο εγγραφής, της οποίας θέλουμε να αλλάξουμε την κατάσταση και επιλέγουμε το 
Αλλάζουμε την κατάσταση σε Ολοκληρωμένη και επιλέγουμε Επόμενο.
Στο 2 βήμα επιλέγουμε απλά Επόμενο.
Στο 3 βήμα πατάμε 
Η περίοδος προεγγραφής εμφανίζεται πλέον στην Κατηγορία Όλες. Την ίδια διαδικασία επαναλαμβάνουμε για όλες τις Ανοιχτές Περιόδους προεγγραφής.
Δημιουργία Περιόδου Αυτο-εγγραφής
Από το μενού αριστερά επιλέγουμε Περίοδοι Προεγγραφών και κατόπιν Προσθήκη στοιχείου.
Στο 1ο βήμα συμπληρώνουμε:
- Τον Τίτλο της περιόδου εγγραφής.
- Την Ακαδημαϊκή περίοδο που θα εγγραφούν οι φοιτητές.
- Το Ακαδημαϊκό έτος που θα εγγραφούν οι φοιτητές.
- Την Κατάσταση, την οποία ορίζουμε ως Ανοιχτή.
- Το Πρόγραμμα Σπουδών που θα εγγραφούν οι φοιτητές και αφορά το τρέχον ΠΣ του Τμήματος μας.
- Στους επιτρεπόμενους Τρόπους εισαγωγής των υποψήφιων φοιτητών που επιτρέπεται να αιτηθούν για το Πρόγραμμα Σπουδών δεν επιλέγουμε κάποιο.
- Επιλέγουμε το check box , Επιτρέπεται αυτο-εγγραφή.
- Ορίζουμε τον Τρόπο εισαγωγής των φοιτητών από το drop down menu.
Πατάμε Επόμενο.
Στο 2ο βήμα ορίζουμε το διάστημα Υποβολής αιτήσεων των υποψηφίων φοιτητών και ορίζουμε τα Άρθρα, δηλαδή τα κείμενα που θέλουμε να εμφανίζονται ανάλογα με την κατάσταση της Αίτησης του κάθε υποψήφιου φοιτητή επιλέγοντας την ένδειξη της Αυτο-εγγραφής. Πατάμε Επόμενο.
Στην περίπτωση των Αυτο-εγγραφών επιλέγουμε και στα ελληνικά και στα αγγλικά τα παρακάτω άρθρα:
- Άρθρο για αυτο-εγγραφές (προ υποβολής)
- Article for auto preregistration – before submission
- Άρθρο για αυτο-εγγραφές – μετά την υποβολή χωρίς προσέλευση
- Article for auto-preregistration – after submission no show up
- Άρθρο για αυτο-εγγραφές – μετά την έγκριση
- Article for auto-preregistration – after approval
- Άρθρο για αυτο-εγγραφές (απόρριψη αίτησης)
- Article for auto-preregistration – application rejected
Στο 3ο βήμα ορίζουμε τα απαιτούμενα έγγραφα που θέλουμε να επισυνάψει ο φοιτητής με την αίτησή του και πατάμε
Προσθήκη Αξιολογητών
Πρόκειται για μια νέα λειτουργικότητα που έχει προστεθεί στο περιβάλλον Ηλεκτρονικής Γραμματείας και αφορά την αξιολόγηση αιτήσεων υποψηφίων φοιτητών σε Μεταπτυχιακά Προγράμματα Σπουδών ή Κατατακτήριες. Το διδακτικό προσωπικό, που θα έχει το ρόλο Αξιολογητή, μπορεί να έχει πρόσβαση στις αιτήσεις και στα δικαιολογητικά που υποβάλλονται και να ορίζει τον προσωπικό του βαθμό αξιολόγησης ανά αίτηση υποψηφίου.
Για να προσθέσουμε κάποιον Διδάσκοντα ως Αξιολογητή θα πρέπει πρώτα να απευθυνθούμε στο support-gram@auth.gr , ορίζοντας το Ονοματεπώνυμο του, για να του αποδοθεί ο αντίστοιχος ρόλος. Στην συνέχεια μπορούμε να προσθέσουμε τους Αξιολογητές των αιτήσεων στην περίοδο προεγγραφής που επιθυμούμε. Από το μενού αριστερά επιλέγουμε Προεγγραφές – Περίοδοι προεγγραφών και ανοίγουμε την Περίοδο προεγγραφής που έχουμε φτιάξει επιλέγοντας το 
Από την ενότητα Αξιολογητές υποψηφίων επιλέγουμε Προσθήκη.
Στη Λίστα των διαθεσίμων αξιολογητών πληκτρολογούμε το Ονομ/πωνυμο του Αξιολογητή που θέλουμε, τον επιλέγουμε και πατάμε 
Μπορούμε πλέον να τον δούμε στους Αξιολογητές υποψηφίων.
Εάν έχουμε προσθέσει κατά λάθος κάποιον Αξιολογητή μπορούμε να επιλέξουμε το 
Αφού ολοκληρωθεί η αξιολόγηση των αιτήσεων, μέσα από τις Προεγγραφές -> Αιτήσεις φοιτητών μπορούμε να παρακολουθούμε την πορεία των αξιολογήσεων. Στις Αιτήσεις υπάρχει μια νέα στήλη ο Βαθμός κατάταξης, που προκύπτει από τους βαθμούς των Αξιολογητών.
Επιλέγοντας το
Για τη διαχείριση των φοιτητών Μερικής Φοίτησης θα πρέπει να δημιουργηθούν αντίγραφα των ενεργών προγραμμάτων σπουδών, στα οποία ο τύπος φοίτησης θα πρέπει να είναι Μερικής Φοίτησης.
Αφού γίνει η αντιγραφή, μεταβαίνουμε στο ήδη υπάρχον πρόγραμμα σπουδών Πλήρους Φοίτησης για να κάνουμε σύνδεση με τα αντίστοιχα προγράμματα Μερικής Φοίτησης. Μόνο οι φοιτητές οι οποίοι παρακολουθούν προγράμματα Πλήρους Φοίτησης που έχουν συνδεθεί με προγράμματα Μερικής Φοίτησης μπορούν να υποβάλουν αίτηση για ένταξη σε Μερική Φοίτηση.
Στη συνέχεια στο πρόγραμμα Μερικής Φοίτησης θα πρέπει να ορίσουμε εκ νέου κανόνες εξαμήνων, σύμφωνα με τις αποφάσεις των Συνελεύσεων του τμήματος.
Μετά την εισαγωγή των παραπάνω ρυθμίσεων οι φοιτητές θα μπορούν πλέον να κάνουν μέσα από τη δική τους εφαρμογή ηλεκτρονικής γραμματείας (students.auth.gr) αίτηση Μερικής Φοίτησης και να επισυνάπτουν και τα απαραίτητα δικαιολογητικά.
Αίτηση εκ μέρους του φοιτητή μπορεί να κάνει και η γραμματεία, δεν μπορεί όμως να επισυνάψει τα απαραίτητα δικαιολογητικά.
Αίτηση μερικής φοίτησης από τη γραμματεία
Σε φοιτητή που βρίσκεται σε πρόγραμμα σπουδών Πλήρους Φοίτησης συνδεδεμένο με πρόγραμμα Μερικής Φοίτησης, επιλέγουμε από τις Ενέργειες την Αίτηση μερικής φοίτησης.
Συμπληρώνουμε τα στοιχεία της αίτησης, ανάλογα με την περίπτωση του φοιτητή και πατάμε Υποβολή.
Δημιουργείται μια αίτηση μερικής φοίτησης για τον φοιτητή, την οποία μπορούμε να διεκπεραιώσουμε όπως κάθε άλλη αίτηση.
Έγκριση αιτήσεων από τη γραμματεία
Οι αιτήσεις μερικής φοίτησης εμφανίζονται στις Αιτήσεις, σε ξεχωριστή καρτέλα.
Επιλέγοντας την αίτηση, μπορούμε να ελέγξουμε τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά (αν η αίτηση έχει γίνει από τον φοιτητή) και είτε να εγκρίνουμε είτε να απορρίψουμε την αίτηση.
Μετά την έγκριση της αίτησης ο φοιτητής μεταφέρεται αυτομάτως στο συνδεδεμένο πρόγραμμα σπουδών Μερικής Φοίτησης.
Οι πληροφορίες Μερικής Φοίτησης εμφανίζονται στην καρτέλα του και μπορεί να γίνει Επεξεργασία και Διαγραφή τους.
Επιλέγοντας την Επεξεργασία μπορούμε να δηλώσουμε τη λήξη της Μερικής Φοίτησης και να επιστρέψουμε τον φοιτητή σε πρόγραμμα σπουδών Πλήρους Φοίτησης.
Στην καρτέλα του φοιτητή εμφανίζονται πλέον και οι πληροφορίες επανένταξης.
Σε περίπτωση που επιλέξουμε τη Διαγραφή θα διαγραφεί κάθε πληροφορία που αφορούσε τη Μερική Φοίτηση για τον συγκεκριμένο φοιτητή.
Προσοχή!: Αν διαγράψουμε τα στοιχεία μερικής φοίτησης, ο φοιτητής θα παραμείνει στο πρόγραμμα σπουδών Μερικής Φοίτησης, χωρίς όμως να υπολογίζεται κανονικά στα στατιστικά των φοιτητών Μερικής Φοίτησης, ούτε θα μπορούμε να εμφανίσουμε πληροφορίες στα πιστοποιητικά του. Το ίδιο ισχύει και για φοιτητές οι οποίοι έχουν απλώς μεταφερθεί στο πρόγραμμα Μερικής Φοίτησης με αλλαγή προγράμματος σπουδών και όχι με έγκριση αίτησης.
Τους φοιτητές που βρίσκονται σε καθεστώς Μερικής Φοίτησης μπορούμε να τους βρούμε με μια σύνθετη αναζήτηση, χρησιμοποιώντας τον Τύπο Φοίτησης.
Στις λίστες των Φοιτητών έχει προστεθεί μια νέα καρτέλα, τα Στοιχεία Μερικής Φοίτησης.
Εδώ εμφανίζονται όλοι οι φοιτητές που βρίσκονται σε καθεστώς Μερικής Φοίτησης με τις πληροφορίες έναρξης και λήξης. Η κατάσταση φαίνεται Σε εξέλιξη για όσο διάστημα διαρκεί η Μερική Φοίτηση.
Μόλις λήξει το διάστημα η κατάσταση γίνεται Έληξε.
Σε αυτές τις περιπτώσεις μπορούμε, επιλέγοντας το μολυβάκι, να επανεντάξουμε τον φοιτητή σε πρόγραμμα σπουδών Πλήρους Φοίτησης.
Ο φοιτητής παραμένει στην καρτέλα Στοιχεία Μερικής Φοίτησης με την ένδειξη Ολοκληρώθηκε.
Επίσης, οι δηλώσεις μαθημάτων των φοιτητών που βρίσκονται σε προγράμματα Μερικής Φοίτησης ξεχωρίζουν από αυτές που υποβλήθηκαν από προγράμματα Πλήρους Φοίτησης ως προς τον τύπο εγγραφής περιόδου.
Με τον Τύπο Εγγραφής Περιόδου μπορεί να γίνει αναζήτηση στη λίστα των δηλώσεων, ώστε να εμφανιστούν μόνο οι δηλώσεις των φοιτητών Μερικής Φοίτησης.
