zoom icon

Πως δημιουργούμε ένα Zoom Webinar

Τελευταία ενημέρωση: 09/03/2021

 

Πως δημιουργούμε ένα Zoom Webinar

Ο παρόν οδηγός θεωρεί δεδομένο ότι είστε εξοικειωμένοι με τις βασικές λειτουργίες του Zoom for Meetings και παρουσιάζει τα σημεία στα οποία το Zoom for Webinars διαφοροποιείται.

Βήμα1: Συνδεθείτε με τον ιδρυματικό σας λογαριασμό μέσω SSO στο zoom.us

Κατα την είσοδό σας στο Zoom.us επιλέξτε σύνδεση με SSO. (Συνίσταται η χρήση Chrome, Firefox)

Βήμα2: Από το μενού αριστερά σας, επιλέγετε Profile

Στην ενότητα License Type θα πρέπει να βλέπετε την άδεια Webinar που σας έχει αποδοθεί για το διάστημα της εκδήλωσης που έχετε αιτηθεί. (Αιτήσεις γίνονται εδώ. Στα σχόλια μπορείτε να αναγράψετε ότι πρόκεται για Webinar ώστε να εξεταστεί το αίτημά σας και η διαθεσιμότητα αδειών)

Βήμα3: Από το μενού αριστερά σας, επιλέγετε Webinars.

Έπειτα Schedule a Webinar.

Βήμα4: Δημιουργία ενός Zoom Webinar

Η διαδιαδικασία είναι παρόμοια με το Scheduling ενός Zoom Meeting. Συμπληρώνετε όλα τα απαραίτητα στοιχεία και κάνετε τις ρυθμίσεις που σας εξυπηρετούν.

 

Στην ενότητα Webinar Options, παρατηρείτε 2 επιλογές που δεν υπάρχουν στο Zoom for Meetings. Επιλέγετε τα αντίστοιχα σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

  • Q&A είναι η λειτουργία υποβολής ερωτημάτων από τους Attendees μέσω ειδικής φόρμας.
  • Practice Session είναι μια λειτουργία που σας επιτρέπει να κάνετε δοκιμές ανοίγοντας το Webinar.
Βήμα5: Επιλέγετε Schedule

Εφόσον ορίσατε τις επιλογές που επιθυμείτε, επιλέγετε στο τέλος Schedule.

Έπειτα η σελίδα πρόκειται να ανανεωθεί. Η περιοχή με το μπλε πλαίσιο είναι η περιοχή με τις βασικές - αρχικές ρυθμίσεις του Webinar. Στο κάτω μέρος (σημείο με μωβ πλαίσιο) έχουν εμφανιστεί 6 ενότητες που περιλαμβάνουν ρυθμίσεις:

1. Invitations
2. Email Settings
3. Branding
4. Polls / Survey
5. Q&A
6. More

Στην ενότητα Invitations μπορείτε να διαχειριστείτε τις προσκλήσεις των Panelists και των Attendees.
Οι Panelists λαβαίνουν πρόσκληση για συμμετοχή στο Webinar ο καθένας προσωπικά. Αυτή την προσωπική πρόσκληση δεν πρέπει να την προωθούν σε τρίτους, καθώς φέρει τον προσωπικό σύνδεσμο σύνδεσής τους στο Webinar με το όνομά τους.
Οι Attendees έχουν όλοι τον ίδιο δημόσιο κρυπτογραφημένο σύνδεσμο, μπορείτε να αντιγράψετε την πρόσκληση (Copy Invitaton) και να την κοινοποιήσετε με email η να την αναρτήσετε σε κάποια ιστοσελίδα.
Αν επιθυμείτε να υπάρχει Registration (φόρμα εγγραφής) για το Webinar, μπορείτε να κάνετε τις απαραίτητες τροποποιήσεις από το Registation Settings.

Στο επόμενο βήμα παρουσιάζεται η εισαγωγή των Panelists με αρχείο .csv μέσω της επιλογής import from CSV, και η επιλογή Edit με την οποία μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε έναν Panelist ή να του αποστείλετε ξανά την πρόσκληση.

Βήμα6: Αποστολή Πρόσκλησης στους Panelists

Με την επιλογή Edit στο τμήμα Invite Panelists, αναδύεται ένα παράθυρο με μία φόρμα που ζητάει να εισάγετε χειροκίνητα τα στοιχεία του κάθε Panelist ξεχωριστά για να λάβει πρόσκληση. Αυτό το σενάριο είναι βολικό αν έχετε μικρό αριθμό Panelists.

Παράδειγμα εισαγωγής στοιχείων στην φόρμα προσκλήσεων:
Name: Γεώργιος Δοκιμαστικός - Πρόεδρος Οργανισμού τάδε, Καθ. Τμ. Πληροφορικής ΑΠΘ
Email: username@auth.gr

Εναλλακτικά μπορείτε να εισάγετε αυτοματοποιημένα τους Panelists.

Στην περίπτωση που ο αριθμός των Panelists είναι μεγάλος, μπορείτε να τους προσθέσετε μέσω ενός αρχείου .csv. Αυτό γίνεται με την επιλογή import from .csv
Το CSV είναι ένα αρχείο οριοθετημένο με (,) κόμμα. Αυτό που καλείστε να κάνετε είναι στη στήλη Α να προσθέσετε τα στοιχεία των Panelists το ένα μετά το άλλο (γραμμή - γραμμή) με τη μορφή: Email, Ονοματεπώνυμο – (τίτλος ίσως) δηλαδή: username@auth.gr,Γεώργιος Γεωργίου - Καθηγητής Τμ. Πληροφορικής ΑΠΘ

 

Προσοχή! Μη χρησιμοποιείτε το (,) κόμμα παρά μόνο για τον διαχωρισμό του Email, Ονοματεπώνυμο, διαφορετικά το αρχείο ενδέχεται να μη φορτωθεί σωστά.

Ακολουθεί παράδειγμα.

 

Μπορείτε να κάνετε λήψη το πρότυπο αρχείο CSV από την ενότητα των αρχείων σε αυτό τον οδηγό. [CSV-UTF8-panelists.csv.]

Προσοχή! Είναι απαραίτητο να αποθηκεύσετε το αρχείο αφού το επεξεργαστείτε σε μορφή CSV UTF-8.
Εφόσον έχουν προστεθεί οι Panelists με επιτυχία, η φόρμα προσκλήσεων πρέπει να δείχνει όπως η επόμενη εικόνα ως παράδειγμα.

Βήμα7: Ρυθμίσεις Email για το Webinar

Στην ενότητα Email Settings μπορείτε να διαχειριστείτε το καθετί που σχετίζεται με την επικοινωνία που γίνεται μέσω email για τους σκοπούς του Webinar. To email που θα δηλώσετε ως Email Contact είναι αυτό απο το οποίο θα φεύγουν οι προσκλήσεις, υπενθυμίσεις, ειδοποιήσεις απο την φόρμα εγγραφής και άλλες ενημερώεις σχετικά με το Webinar. Μπορείτε να συμπληρώσετε ότι email σας εξυπηρετεί, πέρα απο το προεπιλεγμένο.

Στο τμήμα Reminder Email από το οποίο μπορείτε να ρυθμίσετε να γίνει υπενθύμιση (περιλαμβάνει την πρόσκληση) στους panelists 1 ώρα, 1 μέρα και 1 εβδομάδα πριν την έναρξη του Webinar.

 

 
Με εικόνες