Η καταχώρηση διδασκόντων στο σύστημα γραμματειών πρέπει να ακολουθεί της καταχώρησης των διδασκόντων στην Πανεπιστημιακή Υπηρεσία Καταλόγου (ΠΥΚΑ) προκειμένου να αντλούνται από αυτήν τα πλήρη στοιχεία τους αλλά και να μπορούν να αποκτήσουν ιδρυματικό λογαριασμό με πρόσβαση στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες γραμματείας. Η καταχώρηση στην ΠΥΚΑ γίνεται από το αρμόδιο τμήμα της Διεύθυνσης προσωπικού για κάθε κατηγορία διδάσκοντα και φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.

Από την καταχώρηση στην ΠΥΚΑ εξαιρούνται τα μέλη τριμελών εξεταστικών επιτροπών τα οποία μπορούν να καταχωρούνται απευθείας στο registrar με την προϋπόθεση να έχουμε διαθέσιμο το ΑΜΚΑ τους αν πρόκειται για Έλληνες πολίτες ή τον αριθμό διαβατηρίου ή εθνικής ασφάλισης αν πρόκειται για μέλη από το εξωτερικό. Ειδικά στην καταχώρηση μελών από το εξωτερικό θα πρέπει να υπάρχει ως πρόθεμα του αριθμού διαβατηρίου ή εθνικής ασφάλισης, ο κωδικός της χώρας (country code) σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο στην ιστοσελίδα https://countrycode.org/.

Ακολουθεί σε σύνοψη η περιγραφή των ενεργειών της γραμματείας του τμήματος για κάθε κατηγορία διδάσκοντα προκειμένου να ολοκληρωθεί η καταχώρηση στην ΠΥΚΑ. Δεν απαιτείται καμία ενέργεια της Γραμματείας ενός τμήματος για καταχώρηση στην ΠΥΚΑ μελών ΔΕΠ καθώς αυτή η κατηγορία καταχωρείται αυτόματα με την ανάληψη καθηκόντων μέσω ενεργειών του αρμόδιου τμήματος της Διεύθυνσης προσωπικού (τμήμα μελών ΔΕΠ).

Κατηγορία	Ποιο είναι το αρμόδιο τμήμα καταχώρησης στην ΠΥΚΑ;	Τι πρέπει να κάνει η Γραμματεία Τμήματος;
Διδάσκοντας με ενεργή σύμβαση στον ΕΛΚΕ	ΕΛΚΕ	Δεν απαιτείται ενέργεια. Μπορεί να καταχωρηθεί απευθείας στο σύστημα γραμματειών.
Εντεταλμένος Διδάσκοντας (πρώην ΠΔ407)	Τμήμα ΔΕΠ	Επικοινωνεί με το τμήμα ΔΕΠ για την καταχώρηση του διδάσκοντα στο μητρώο διδασκόντων.
Διδάσκοντας με απόσπαση από Α’βάθμια, Β’βάθμια εκπ.	Τμήμα Διοίκησης	Επικοινωνεί με το τμήμα Διοίκησης για την καταχώρηση του διδάσκοντα στο μητρώο διδασκόντων.
Εξωτερικός διδάσκων που έχει σύμφωνο συνεργασίας με το τμήμα	Τμήμα ΔΕΠ	Αποστέλλει στο τμήμα ΔΕΠ συμπληρωμένα τα στοιχεία που φαίνονται στην προτεινόμενη φόρμα βεβαίωσης για καταχώρηση στην ΠΥΚΑ.

Εφόσον κάποιος Διδάσκοντας συνάψει σύμβαση δεν σημαίνει ότι θα εμφανίστει αυτόματα και στο σύστημα Ηλεκτρονικής Γραμματείας. Εάν πρόκειται για νέο Διδάσκοντα θα πρέπει να τον καταχωρήσει η Γραμματεία. Εάν πρόκειται για Διδάσκοντα που έχει αλλάξει ιδιότητα, και ήταν ήδη καταχωρημένος στο σύστημα Ηλεκτρονικής Γραμματείας θα απευθύνεστε στο support-gram@auth.gr για να ενημερωθούν τα στοιχεία του σύμφωνα με την νέα ιδιότητα.

Για να εισάγουμε νέο Διδάσκοντα σε Τμήμα, μεταβαίνουμε από το Μενού αριστερά στην ένδειξη Διδάσκοντες και κατόπιν Όλοι. Στην Αναζήτηση πληκτρολογούμε το όνομα του Διδασκοντα που θέλουμε να καταχωρήσουμε και εφόσον δεν μας επιστρέψει κανένα αποτέλεσμα επιλέγουμε Δημιουργία.

Εισάγουμε τα απαραίτητα στοιχεία και συμπληρώνουμε στα πεδία: ΑΜΚΑ και Αριθμός Μητρώου, τον ΑΜΚΑ του διδάσκοντα και πατάμε . Αν δεν συμπληρωθούν αυτά τα δύο πεδία δεν θα ολοκληρωθεί η καταχώρηση του Διδάσκοντα.

Μετά την Υποβολή, μπορούμε να δούμε το προφίλ του Διδάσκοντα που μόλις καταχωρήσαμε.

Σε περίπτωση που πρόκειται για μέλος τριμελούς επιτροπής, δεν χρειάζεται να κάνουμε κάποια επιπλέον ενέργεια και μπορούμε να τον καταχωρήσουμε κατευθείαν στην εργασία/ες στις οποίες συμμετέχει.

Αν πρόκειται όμως για Διδάσκοντα του Τμήματός μας, μετά την καταχώρηση των προσωπικών στοιχείων του, θα πρέπει να μεταβούμε στην καρτέλα Διδάσκοντες, να επιλέξουμε το Διδάσκοντα που θέλουμε και να κάνουμε Δημιουργία χρήστη, ώστε να μπορέσει να συνδεθεί στην υπηρεσία ηλεκτρονικής γραμματείας Διδασκόντων (faculty.auth.gr).

Μετά τη Δημιουργία χρήστη, μπορούμε να δούμε ότι στο προφίλ του διδάσκοντα στη θέση του ονόματος χρήστη, έχει προστεθεί μία ακολουθία γραμμάτων και αριθμών η οποία θα ενημερωθεί με το ιδρυματικό όνομα χρήστη του διδάσκοντα, την πρώτη φορά που θα συνδεθεί στην υπηρεσία ηλεκτρονικής γραμματείας Διδασκόντων.