Πριν από την διαχείριση των αιτήσεων εγγραφής ελέγχουμε τον τελευταίο Αριθμό Ειδικού Μητρώου (ΑΕΜ) που υπάρχει καταχωρημένος στο σύστημα. Από την Επεξεργασίας Τμήματος και συγκεκριμένα στις Άλλες ιδιότητες στο πεδίο Τελευταίος αριθμός ΑΕΜ βάζουμε τον τελευταίο ΑΕΜ που έχει αποδοθεί σε φοιτητή για να αποδώσει αυτόματα το σύστημα τον αμέσως επόμενο διαθέσιμο. Όσο αφορά τον Αριθμό Γενικού Μητρώου (ΑΓΜ) καταργείται, οπότε δεν χρειάζεται κάποια επιπλέον ενέργεια από πλευράς σας.
Για να δούμε τις αιτήσεις εγγραφής πηγαίνουμε από το μενού αριστερά Προεγγραφές και συγκεκριμένα Αιτήσεις. Στα φίλτρα αναζήτησής θέτουμε στην κατάσταση της αίτησης Σε εκκρεμότητα και κατόπιν Αναζήτηση.
Επιλέγουμε το για να προβάλλουμε την αίτηση και να ελέγξουμε τα δικαιολογητικά που υπέβαλε ο φοιτητής με την ηλεκτρονική Υποβολή της αίτησης του.
Σε όλα τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά (pdf αρχείο) υπάρχει η Προεπισκόπηση, την οποία είτε μπορούμε να πατήσουμε απευθείας, είτε από το βελάκι να κάνουμε λήψη του εγγράφου, για να προβάλλουμε το έγγραφο και να το ελέγξουμε ως προς την ορθότητα και την εγκυρότητα του. Στην περίπτωση που το επισυναπτόμενο αρχείο είναι .png επιλέγουμε Λήψη, το κατεβάζουμε και το προβάλουμε, εξάλλου είναι και η μόνη διαθέσιμη επιλογή στην εν λόγω μορφής αρχεία.
Eάν κάποιο από τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά είναι λάθος πηγαίνουμε στο κάτω μέρος της αίτησης και επιλέγουμε Σύνταξη νέου μηνύματος.
Συντάσσουμε ένα μήνυμα όπου στο Θέμα μπορούμε να βάλουμε τον τίτλο του επισυναπτόμενου δικαιολογητικού που ζητάμε διόρθωση, στο κείμενο επισημαίνουμε τι πρέπει να προσέξει ο υποψήφιος φοιτητής και κατόπιν πατάμε αποστολή.
Εν συνεχεία θέτουμε τη κατάσταση της αίτησης του υποψήφιου φοιτητή σε Προσωρινά αποθηκευμένη για να μπορέσει ο υποψήφιος φοιτητής να την επεξεργαστεί εκ νέου.
Στο αναδυόμενο μήνυμα επιλέγουμε ΝΑΙ.
Η κατάσταση της αίτησης του φοιτητή είναι Προσωρινά αποθηκευμένη και ο υποψήφιος φοιτητής μπορεί να την επεξεργαστεί εκ νέου. Επίσης λαμβάνει ηλεκτρονικό μήνυμα στο δηλωθέν κατά την αίτηση του e-mail προκειμένου να προβεί στις απαιτούμενες διορθώσεις.
Ο υποψήφιος φοιτητής μέσα από το περιβάλλον εγγραφής του μπορεί επίσης να στείλει μήνυμα με διευκρινιστική ερώτηση το οποίο μπορούμε να δούμε στην αίτηση του στα Μηνύματα.
Μπορούμε να επιλέξουμε το και να δούμε το μήνυμα που μας έστειλε ο υποψήφιος φοιτητής.
Μετά τον έλεγχο των δικαιολογητικών και εφόσον είναι τα απαιτούμενα επιλέγουμε Αποδοχή.
Στο αναδυόμενο μήνυμα επιλέγουμε ΝΑΙ.
ΠΡΟΣΟΧΗ !!! Με την αποδοχή της αίτησης ο υποψήφιος φοιτητής έχει γίνει Ενεργός φοιτητής, ,λαμβάνει sms για να ορίσει κωδικό για τον Ιδρυματικό του Λογαριασμό και δεν μπορεί να γίνει καμία αλλαγή στην κατάσταση της αίτησής του.
Εγγραφή φοιτητών από προηγούμενα ακαδημαϊκά έτη
Για να εισάγουμε ως ενεργό έναν φοιτητή που υπάρχει στις προεγγραφές σε προηγούμενο ακαδημαϊκό έτος εγγραφής , ακολουθούμε τα εξής βήματα:
Βρίσκουμε τον φοιτητή από την καρτέλα Προεγγραφές-> Υποψήφιοι φοιτητές και επιλέγουμε την καρτέλα Όλοι.
Επιλέγουμε το δίπλα από τον κωδικό υποψηφίου του φοιτητή για να επεξεργαστούμε την αίτησή του και αλλάζουμε το ακαδημαϊκό έτος στο τρέχον. Έπειτα πατάμε .
Πλέον ο φοιτητής έχει μεταφερθεί στο τρέχον ακαδημαϊκό έτος. Τον βρίσκουμε και από τις Ενέργειες επιλέγουμε Εισαγωγή ως ενεργός φοιτητής.
Αν ο φοιτητής είχε καταχωρημένο το κινητό του τηλέφωνο στην αίτησή του, με την εισαγωγή ως Ενεργός, θα προχωρήσει και η αποστολή του SMS για τον καθορισμό κωδικού για τον ιδρυματικό του λογαριασμό. Αν δεν είχε καταχωρημένο το κινητό του τηλέφωνο, θα πρέπει να επικοινωνήσει με την εξυπηρέτηση χρηστών στο 2310999000 για να δρομολογηθεί η αποστολή του.
Για να εισάγουμε νέο φοιτητή σε Τμήμα, καλό είναι να μεταβούμε την πρώτη φορά στην Επεξεργασία του Τμήματός μας, στην καρτέλα Άλλες ιδιότητες και να ελέγξουμε τον τελευταίο ΑΕΜ που δόθηκε σε φοιτητή μας. Μετά την καταχώρηση του φοιτητή μας,ο ΑΕΜ που θα αποδοθεί θα είναι ο επόμενος αριθμός.
Στη συνέχεια, μεταβαίνουμε από το Μενού αριστερά στην ένδειξη Φοιτητές και επιλέγουμε τη Δημιουργία.
Εισάγουμε τα απαραίτητα στοιχεία και πατάμε . Προσέχουμε να έχουμε συμπληρώσει όλα τα υποχρεωτικά πεδία για να ενεργοποιηθεί η Υποβολή.
Μετά την υποβολή λαμβάνουμε μήνυμα ότι η διαδικασία Ολοκληρώθηκε επιτυχώς.
Πριν προχωρήσουμε στη δημιουργία του λογαριασμού του φοιτητή, επιλέγουμε Επεξεργασία και έπειτα μεταβαίνουμε στην καρτέλα Στοιχεία επικοινωνίας για να καταχωρήσουμε το κινητό του φοιτητή και να μπορέσει να λάβει το SMS δημιουργίας του ιδρυματικού του λογαριασμού. Το κινητό το εισάγουμε βάζοντας το πρόθεμα +30 για τους ελληνικούς αριθμούς και το αντίστοιχο πρόθεμα για κινητά τηλέφωνα άλλων χωρών. Τέλος πατάμε .
Αφού δημιουργήσαμε το Φοιτητή, μεταβαίνουμε στην αρχική οθόνη που περιλαμβάνει το Σύνολο των φοιτητών. Επιλέγουμε το φοιτητή που μόλις καταχωρήσαμε και από τις Ενέργειες επιλέγουμε Δημιουργία Χρήστη. Στη συνέχεια ανοίγει ένα παράθυρο και πατάμε . Με αυτό τον τρόπο δημιουργείται ένας προσωρινός χρήστης για το φοιτητή μας και αποστέλλεται το SMS για τη δημιουργία του ιδρυματικού του λογαριασμού.
Με την πρώτη σύνδεση του φοιτητή στην υπηρεσία students.auth.gr ο λογαριασμός του θα ενημερωθεί και θα εμφανίζεται το σωστό όνομα χρήστη του φοιτητή στην καρτέλα του.
Συμπλήρωση στοιχείων στα λατινικά
Μετά τη δημιουργία του φοιτητή μπορούμε και πάλι από την αρχική σελίδα των φοιτητών να επιλέξουμε τον φοιτητή που επιθυμούμε και από τις Ενέργειες να επιλέξουμε Συμπλήρωση στοιχείων στα λατινικά, ώστε να συμπληρωθούν αυτόματα στα λατινικά τα προσωπικά του στοιχεία.
Πατάμε στο εμφανιζόμενο παράθυρο και ολοκληρώνεται η διαδικασία.
Συμπλήρωση ονομάτων πατρός/μητρός στη γενική
Επίσης μπορούμε μετά τη δημιουργία του και πάλι από τις Ενέργειες στην αρχική σελίδα των φοιτητών, να επιλέξουμε Συμπλήρωση ονομάτων πατρός/μητρός στη γενική, ώστε αυτόματα να συμπληρωθούν και στη γενική πτώση τα στοιχεία του φοιτητή.
Πατάμε στο εμφανιζόμενο παράθυρο και ολοκληρώνεται η διαδικασία.
Για την εξυπηρέτηση μίας αίτησης Αναστολής φοιτητή, θα πρέπει να λάβουμε στη Γραμματεία είτε Αίτηση από τον ίδιο το φοιτητή μέσα από το περιβάλλον students.auth.gr είτε να κάνουμε εκ μέρους του φοιτητή Αίτηση Αναστολής.
Συμπληρώνουμε αν θέλουμε έναν τίτλο για την αίτηση και οπωσδήποτε τις περιόδους αναστολής που επιθυμεί ο Φοιτητής και πατάμε .
Τη συγκεκριμένη αίτηση όπως αντίστοιχα και άλλες Αιτήσεις Αναστολής, μπορούμε να τις βρούμε είτε από το Προφίλ του κάθε φοιτητή, πηγαίνοντας στην καρτέλα Αιτήσεις, είτε από την αρχική οθόνη της εφαρμογής, επιλέγουμε αριστερά στο μενού->Αιτήσεις->Όλες τμήματος και από τα κριτήρια αναζήτησης εμφανίζουμε τις Αιτήσεις Αναστολής.
Ανοίγουμε την αίτηση αναστολής που επιθυμούμε επιλέγοντας τις και κατόπιν Προβολή. Έπειτα επιλέγουμε Διεκπεραίωση ώστε να προχωρήσουμε με τη διεκπεραίωση της αίτησης.
Στη συνέχεια επιλέγουμε Έγκριση ώστε να εγκριθεί το αίτημα του φοιτητή.
Με την έγκριση της αίτησης ανοίγει ένα παράθυρο για να συμπληρώσουμε τα απαραίτητα Στοιχεία Αναστολής του φοιτητή. Ορίζουμε πότε θα λήξει η αναστολή του και τέλος επιλέγουμε στην Κατάσταση-> Εγκρίθηκε, ώστε να εγκριθεί οριστικά η αίτηση και να αλλάξει η κατάσταση του Φοιτητή.
Με την Υποβολή των Στοιχείων Αναστολής, εγκρίνεται το αίτημα και η κατάσταση του φοιτητή αλλάζει σε Αναστολή σπουδών. Σε αυτό το σημείο αν επιθυμούμε μπορούμε να στείλουμε από το ίδιο παράθυρο και κάποιο μήνυμα στο φοιτητή μας για να τον ενημερώσουμε για την πορεία της αίτησής του.
Επαναφορά φοιτητή σε Ενεργή κατάσταση από Αναστολή σπουδών
Για να επαναφέρουμε έναν φοιτητή σε Ενεργή κατάσταση έπειτα από Αναστολή σπουδών, μεταβαίνουμε στην καρτέλα του φοιτητή που μας ενδιαφέρει και από την καρτέλα Επισκόπηση βρίσκουμε το πλαίσιο Αναστολή σπουδών και επιλέγουμε Επεξεργασία.
Στο παράθυρο που ανοίγει, τσεκάρουμε την επιλογή Επανεντάχθηκε και αυτόματα εμφανίζεται ένα πλαίσιο με τα Στοιχεία της επανένταξης. Συμπληρώνουμε την Ημερομηνία επανένταξης, το Έτος επανένταξης, την περίοδο Επανένταξης καθώς και το Εξάμηνο επανένταξης. Αν επιθυμούμε συμπληρώνουμε και τον Τύπο επανένταξης και τέλος πατάμε .
Με την Υποβολή, ο φοιτητής αυτόματα μεταβαίνει στην κατάσταση Ενεργός και στο εξάμηνο και ακαδημαϊκό έτος που δηλώσαμε στα Στοιχεία επανένταξης.
Σε περίπτωση που έχουμε κάνει επανένταξη του φοιτητή, αλλά σε λάθος εξάμηνο μπορούμε να επεξεργαστούμε το εξάμηνο επανένταξης. Επιλέγουμε την Επεξεργασία στα στοιχεία της πιο πρόσφατης αναστολής και διορθώνουμε το εξάμηνο επανένταξης.
Σε περίπτωση που θέλουμε να διαγράψουμε μια αναστολή φοίτησης – επειδή οι λόγοι για τη δημιουργία της δεν συντρέχουν πλέον – μπορούμε από την Επισκόπηση στην καρτέλα του φοιτητή να μεταβούμε στο σημείο που εμφανίζονται οι αναστολές και στην πιο πρόσφατη αναστολή, εκτός από την επεξεργασία, προσφέρεται πλέον και η επιλογή της διαγραφής.
Για την εξυπηρέτηση μίας αίτησης Διαγραφής φοιτητή, θα πρέπει να λάβουμε στη Γραμματεία είτε Αίτηση από τον ίδιο το φοιτητή μέσα από το περιβάλλον students.auth.gr είτε να κάνουμε εκ μέρους του φοιτητή Αίτηση Διαγραφής.
Συμπληρώνουμε αν θέλουμε έναν τίτλο για την αίτηση και το Τμήμα προορισμού εφόσον ο λόγος διαγραφής είναι η μετεγγραφή του σε άλλο Ίδρυμα. Το Έτος και η Περίοδος διαγραφής είναι προ συμπληρωμένα και αφορούν την περίοδο που υποβλήθηκε η αίτηση. Καταχωρούμε κάποιο Σχόλιο εφόσον το επιθυμούμε και πατάμε .
Τη συγκεκριμένη αίτηση όπως αντίστοιχα και άλλες Αιτήσεις Διαγραφής, μπορούμε να τις βρούμε είτε από το Προφίλ του κάθε φοιτητή, πηγαίνοντας στην καρτέλα Αιτήσεις, είτε από την αρχική οθόνη της εφαρμογής, επιλέγουμε αριστερά στο μενού->Αιτήσεις->Όλες τμήματος και από τα κριτήρια αναζήτησης εμφανίζουμε τις Αιτήσεις Διαγραφής.
Ανοίγουμε την αίτηση διαγραφής που επιθυμούμε επιλέγοντας και κατόπιν Προβολή. Έπειτα επιλέγουμε Διεκπεραίωση ώστε να προχωρήσουμε με τη διεκπεραίωση της αίτησης.
Στη συνέχεια επιλέγουμε Έγκριση ώστε να εγκριθεί το αίτημα του φοιτητή.
Με την έγκριση της αίτησης ανοίγει ένα παράθυρο για να συμπληρώσουμε τα απαραίτητα Στοιχεία Διαγραφής του φοιτητή. Ορίζουμε την Ημερομηνία διαγραφής, το Έτος διαγραφής, την Περίοδο διαγραφής, τον Λόγο διαγραφής και κατόπιν επιλέγουμε Υποβολή, ώστε να εγκριθεί οριστικά η αίτηση και να αλλάξει η κατάσταση του Φοιτητή.
Με την Υποβολή των Στοιχείων Διαγραφής, εγκρίνεται το αίτημα και η κατάσταση του φοιτητή αλλάζει σε Διαγράφηκε. Σε αυτό το σημείο αν επιθυμούμε μπορούμε να στείλουμε από το ίδιο παράθυρο και κάποιο μήνυμα στο φοιτητή μας για να τον ενημερώσουμε για την πορεία της αίτησής του.
Μπορούμε πλέον να εκδώσουμε το Πιστοποιητικό διαγραφής του φοιτητή. Επειδή ο λόγος διαγραφής εκτυπώνεται στα Πιστοποιητικά χρησιμοποιούμε έναν από τους παρακάτω εγκεκριμένους λόγους :
- 01. σύμφωνα με πίνακες του Υπουργείου
- 02. με αίτησή του
- 03. με αίτησή της
- 04. με ολοκλήρωση προγράμματος
- 05. για μετεγγραφή
- 06. με απόφαση της Συνέλευσης/ΕΔΕ
Επαναφορά φοιτητή σε Ενεργή κατάσταση από Διαγραμμένη
Για να επαναφέρουμε έναν διαγραμμένο φοιτητή σε Ενεργή κατάσταση , επιλέγουμε από το μενού αριστερά Φοιτητές και την κατηγορία Όλοι. Πληκτρολογούμε το επώνυμο του φοιτητή και enter για να μας τον εμφανίσει. Τον επιλέγουμε και από τις Ενέργειες πατάμε Επαναφορά σε ενεργή κατάσταση.
Στο αναδυόμενο παράθυρο επιλέγουμε .
Ο φοιτητής πλέον έχει μεταβεί σε Ενεργή κατάσταση.
Από την αρχική σελίδα του Πίνακα Ελέγχου, επιλέγουμε από το μενού αριστερά τους Φοιτητές. Στην καρτέλα των Ενεργών ή Όλων των φοιτητών, μπορούμε να επιλέξουμε κάποιους ή όλους τους φοιτητές και από τις Ενέργειες να προβούμε σε διάφορες μαζικές ενέργειες.
Υπολογισμός Εξαμήνου
Επιλέγοντας γίνεται η ενημέρωση του εξαμήνου των επιλεγμένων φοιτητών.
Αλλαγή Προγράμματος Σπουδών
Επιλέγοντας έναν ή περισσότερους φοιτητές που ακολουθούν το ίδιο πρόγραμμα σπουδών, μπορούμε να τους μεταφέρουμε σε νέο. Επιλέγουμε το Πρόγραμμα Σπουδών και την κατεύθυνση που θέλουμε να μεταφερθούν οι επιλεγμένοι φοιτητές. Αν επιλέξουμε Ναι στην Αλλαγή ιδιοτήτων μαθημάτων και το μάθημα υπάρχει στη νέα κατεύθυνση με διαφορετικές ιδιότητες (π.χ. ECTS, εξάμηνο, συντελεστή) θα αλλάξουν οι ιδιότητες των μαθημάτων αυτών σύμφωνα με τη νέα κατεύθυνση. Αν επιλέξουμε Ναι στην Εξαίρεση παλιών μαθημάτων τα μαθήματα της παλιάς κατεύθυνσης που δεν υπάρχουν στη νέα κατεύθυνση δεν θα υπολογίζονται πλέον στη λήψη πτυχίου. Αυτό συμβαίνει μόνο μετά από αλλαγή από κατεύθυνση σε νέα κατεύθυνση και όχι από κορμό σε κατεύθυνση, καθώς τα μαθήματα πρέπει να συνεχίσουν να υπολογίζονται. Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Αλλαγή Κατεύθυνσης
Μπορούμε να αλλάξουμε κατεύθυνση σε έναν ή περισσότερους φοιτητές. Αν επιλέξουμε Ναι στην Αλλαγή ιδιοτήτων μαθημάτων και το μάθημα υπάρχει στη νέα κατεύθυνση με διαφορετικές ιδιότητες (π.χ. ECTS, εξάμηνο, συντελεστή) θα αλλάξουν οι ιδιότητες των μαθημάτων αυτών σύμφωνα με τη νέα κατεύθυνση. Αν επιλέξουμε Ναι στην Εξαίρεση παλιών μαθημάτων τα μαθήματα της παλιάς κατεύθυνσης που δεν υπάρχουν στη νέα κατεύθυνση δεν θα υπολογίζονται πλέον στη λήψη πτυχίου. Αυτό συμβαίνει μόνο μετά από αλλαγή από κατεύθυνση σε νέα κατεύθυνση και όχι από κορμό σε κατεύθυνση, καθώς τα μαθήματα πρέπει να συνεχίσουν να υπολογίζονται. Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Μπορούμε να προσθέσουμε έναν ή περισσότερους φοιτητές σε συγκεκριμένη ομάδα. Επιλέγουμε την Ομάδα που θέλουμε και πατάμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Στην περίπτωση σφάλματος σημαίνει ότι ο φοιτητής έχει ήδη χρεωμένη κάποια ομάδα, την οποία θα πρέπει να διαγράψουμε και μετά να προβούμε στην χρέωση νέας ομάδας.
Στην Επισκόπηση του φοιτητή, στο σημείο που εμφανίζονται οι Ομάδες, έχει προστεθεί η επιλογή της διαγραφής της ομάδας επιλέγοντας το .
Σε περίπτωση που ο φοιτητής έχει εξεταστεί επιτυχώς σε μαθήματα της ομάδας εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα:
Για να μπορέσει να διαγραφεί η ομάδα πρέπει στην καρτέλα Μαθήματα να γίνει επεξεργασία των μαθημάτων της ομάδας και να διαγραφεί η ομάδα.
Αφού διορθωθούν τα στοιχεία των μαθημάτων της ομάδας, επιτρέπεται και η διαγραφή της.
Νέα αίτηση Εγγράφου
Για συγκεκριμένο έγγραφο μπορούμε να επιλέξουμε Νέα αίτηση εγγράφου και να κάνουμε μαζικές αιτήσεις. Η μαζική παραγωγή αιτήσεων εγγράφων είναι ιδιαίτερα χρήσιμη στην περίπτωση πρωτοετών φοιτητών για την μαζική δημιουργία αιτήσεων για Βεβαιώσεις Σπουδών. Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Έλεγχος προϋποθέσεων υποτροφίας
Για συγκεκριμένη υποτροφία μπορούμε να επιλέξουμε κάποιους φοιτητές και να ελέγξουμε αν πληρούν τις προϋποθέσεις λήψης της. Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία (αναλυτικές οδηγίες στην ενότητα Υποτροφίες).
Έλεγχος προϋποθέσεων πτυχίου
Μπορούμε να δούμε ποιοι από τους ενεργούς φοιτητές του τμήματός μας πληρούν τις προϋποθέσεις λήψης πτυχίου του Προγράμματος Σπουδών που ακολουθούν. Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Ορισμός ακαδημαϊκού συμβούλου
Μπορούμε να ορίσουμε συγκεκριμένο ακαδημαϊκό σύμβουλο σε φοιτητές, επιλέγοντας το ακαδημαϊκό έτος και την περίοδο έναρξης της ανάθεσης. Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Σύνδεση με ιστορικό Τμήματος
Μπορούμε να συνδέσουμε συγκεκριμένους φοιτητές με συγκεκριμένο ιστορικό που έχουμε δημιουργήσει για το τμήμα. Η διαδικασία αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για την σωστή εξαγωγή Μεμβρανών (αναλυτικές οδηγίες στην ενότητα Πιστοποιητικά – Μεμβράνες). Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Επαναφορά σε ενεργή κατάσταση
Πτυχιούχοι, ανακηρυγμένοι, διεγραμμένοι και φοιτητές σε αναστολή μπορούν να επανέλθουν σε ενεργή κατάσταση. Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Συμπλήρωση στοιχείων στα λατινικά (ΕΛΟΤ-743)
Τα προσωπικά στοιχεία των φοιτητών, συμπληρώνονται αυτόματα στα λατινικά σύμφωναμε το πρότυπο του ΕΛΟΤ. Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Συμπλήρωση ονομάτων πατρός/μητρός στη γενική
Το πατρώνυμο και το μητρώνυμο των φοιτητών συμπληρώνεται αυτόματα στη γενική για την έκδοση κυρίως των μεμβρανών. Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Δημιουργία χρήστη
Μετά τη δημιουργία νέου φοιτητή, πρέπει να επιλέγουμε δημιουργία χρήστη για να μπορέσει να αποκτήσει και ιδρυματικό λογαριασμό. Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Διαγραφή σύνδεσης με χρήστη
Σε περίπτωση λανθασμένης καταχώρησης φοιτητή μπορούμε να επιλέξουμε διαγραφή σύνδεσης με χρήστη και διαγράφεται ο χρήστης που είχαμε δημιουργήσει. Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Διαγραφή φοιτητών
Εφόσον έχει γίνει λανθασμένη καταχώρηση φοιτητή και με την προϋπόθεση να μην έχει καταχωρημένη δήλωση μαθημάτων ή και βαθμούς, μπορούμε να προχωρήσουμε σε διαγραφή του. Επιλέγουμε για να ξεκινήσει η διαδικασία.
Σε περίπτωση που γίνει λανθασμένη διαγραφή κάποιου φοιτητή, μπορείτε να αποστέλλετε μήνυμα στην ηλεκτρονική διεύθυνση support-gram@auth.gr για να αναιρεθεί η διαγραφή του.
Στην ενότητα Επιπλέον Πληροφορίες μπορούμε να καταχωρήσουμε κάποιες επιπλέον πληροφορίες που αφορούν τον φοιτητή π.χ. Αλλαγή στοιχείων φοιτητή, Πρόγραμμα ανταλλαγής Erasmus κ.α. Η ενότητα αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη στα Διδακτορικά Προγράμματα Σπουδών για την ορθή έκδοση των Πιστοποιητικών. Για να εκτυπώνονται σωστά θα πρέπει να καταχωρηθούν σωστά οι Επιπλέον Πληροφορίες του υποψηφίου. Τα πεδία που είναι απαραίτητα είναι:
- Ημερομηνία, καταχωρείται η ημερομηνία έγκρισης της Επιπλέον Πληροφορίας
- Περιγραφή, καταχωρείται συνήθως η ονομασία του Τύπου Πληροφορίας χωρίς τον αριθμό
- Αριθμός Πρωτοκόλλου, καταχωρείται ο αριθμός της Συνέλευσης στην οποία εγκρίθηκε ο συγκεκριμένος Τύπος Πληροφορίας
- Κατάσταση, καταχωρείται ως Ολοκληρώθηκε για να εκτυπώνεται
- Σημειώσεις, καταχωρείται για κάθε Τύπο Πληροφορίας σύμφωνα με τις παρακάτω αναλυτικές οδηγίες
Για να εμφανίζεται ο Τύπος Πληροφορίας στα Πιστοποιητικά επιλέγουμε πάντα το πεδίο Δημοσιευμένη και για να αποθηκευτούν οι καταχωρησεις μας.
1. Ορισμός θέματος
Στον Τύπο “1. Ορισμός θέματος” καταχωρούμε όλα τα απαιτούμενα πεδία και στις Σημειώσεις γράφουμε τον Τίτλο της διδακτορικής εργασίας στα ελληνικά και στα αγγλικά, όπως ακριβώς περιγράφεται στην ενότητα Πιστοποιητικά-Δίγλωσσα Πιστοποιητικά.
2. Τροποποίηση θέματος
Στην περίπτωση τροποποίησης θέματος της διδακτορικής διατριβής, χρησιμοποιούμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “2. Τροποποίηση θέματος”. Καταχωρούμε στις Σημειώσεις τον νέο τίτλο της διδακτορικής εργασίας στα ελληνικά και στα αγγλικά, όπως ακριβώς περιγράφεται στην ενότητα Πιστοποιητικά-Δίγλωσσα Πιστοποιητικά.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Στην περίπτωση τροποποίησης θέματος διδακτορικής διατριβής διορθώνουμε τον τίτλο και στην εργασία του Υποψηφίου.
3. Ορισμός επιβλέποντα
Για τον ορισμό επιβλέποντα, επιλέγουμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “3. Ορισμός επιβλέποντα”. Στο πεδίο Σημειώσεις καταχωρούμε το εξής κείμενο: Στη Συνεδρίαση της Συνέλευσης του Τμήματος αριθμ. ……… ορίστηκε ο/η Επιβλέπων/ουσα του υποψήφιου διδάκτορα: Όνομα επιβλέποντα, βαθμίδα, Τμήμα επιβλέποντα.
4. Ορισμός τριμελούς
Για τον ορισμό τριμελούς επιλέγουμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “4. Ορισμός τριμελούς”. Στο πεδίο Σημειώσεις συμπληρώνουμε τα ονόματα της τριμελούς ως εξής:
1. Όνομα επιβλέποντα, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter.
2. Όνομα πρώτου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter.
3. Όνομα δεύτερου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα
Έτσι θα εμφανίζονται τα ονόματα της τριμελούς το ένα κάτω από το άλλο.
5. Τροποποίηση τριμελούς
Για την Τροποποίηση τριμελούς επιλέγουμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “5. Τροποποίηση τριμελούς ” και συμπληρώνουμε το πεδίο Σημειώσεις όπως και στον Ορισμό τριμελούς.
6. Ορισμός μαθημάτων
Τα Τμήματα που έχουν στο διδακτορικό τους πρόγραμμα υποχρεωτική παρακολούθηση μαθημάτων, μπορούν να χρησιμοποιήσουν τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “6.. Ορισμός μαθημάτων”. Στο πεδίο Σημειώσεις καταχωρούμε τα μαθήματα ως εξής:
1. “Κωδικός μαθήματος”, “Τίτλος μαθήματος”, “προπτυχιακό/μεταπτυχιακο”, “Ακαδημαϊκό έτος”
2. “Κωδικός μαθήματος”, “Τίτλος μαθήματος”, “προπτυχιακό/μεταπτυχιακο”, “Ακαδημαϊκό έτος”
3. “Κωδικός μαθήματος”, “Τίτλος μαθήματος”, “προπτυχιακό/μεταπτυχιακο”, “Ακαδημαϊκό έτος” , κ.ο.κ.
Έτσι θα εμφανίζονται τα μαθήματα το ένα κάτω από το άλλο.
7. Εκθέσεις προόδου
Για να καταχωρήσουμε τις Εκθέσεις προόδου χρησιμοποιούμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “7. Εκθέσεις προόδου”. Στο πεδίο Σημειώσεις καταχωρούμε οι πληροφορίες για όλες τις εκθέσεις που έχει καταθέσει ο υποψήφιος ως εξής: “Ο/Η ανωτέρω έχει καταθέσει συνολικά τις παρακάτω εκθέσεις προόδου, οι οποίες εγκρίθηκαν ως εξής:
1η έκθεση προόδου, Δ.Σ. αριθμ. …….. για το ακαδημαϊκό έτος …….
2η έκθεση προόδου, Δ.Σ. αριθμ. …….. για το ακαδημαϊκό έτος …….
3η έκθεση προόδου, Δ.Σ. αριθμ. …….. για το ακαδημαϊκό έτος …….
8. Ορισμός επταμελούς
Για τον ορισμό επταμελούς επιλέγουμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “8. Ορισμός επταμελούς”. Στο πεδίο Σημειώσεις συμπληρώνουμε τα ονόματα της επταμελούς ως εξής:
1. Όνομα επιβλέποντα, βαθμίδα, Τμήμα, τίτλος (επιβλέπων) και πατάμε Enter.
2. Όνομα πρώτου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter
3. Όνομα δεύτερου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter
4. Όνομα τρίτου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter
5. Όνομα τέταρτου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter
6. Όνομα πέμπτου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα και πατάμε Enter
7. Όνομα έκτου μέλους, βαθμίδα, Τμήμα
Έτσι θα εμφανίζονται τα ονόματα της επταμελούς το ένα κάτω από το άλλο.
9. Τροποποίηση επταμελούς
Για την Τροποποίηση επταμελούς επιλέγουμε τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “9. Τροποποίηση επταμελούς” και συμπληρώνουμε το πεδίο Σημειώσεις όπως και στον Ορισμό επταμελούς.
9.2 Σχόλιο
Για την προσθήκη Σχολίου επιλέγουμε τον τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “9.2 Σχόλιο” και συμπληρώνουμε στο πεδίο Σημειώσεις το σχόλιο που θέλουμε να εμφανίζεται στο Πιστοποιητικό.
11. Συνεπίβλεψη διδακτορικής διατριβής
Στην περίπτωση συνεπίβλεψης της διδακτορικής διατριβής επιλέγουμε τον τον Επιπλέον Τύπο Πληροφορίας “11. Συνεπίβλεψη διδακτορικής διατριβής”. Στο πεδίο Σημειώσεις συμπληρώνουμε το εξής κείμενο: Ο τίτλος χορηγείται στο πλαίσιο Ειδικού Πρωτοκόλλου επιστημονικής συνεργασίας των Τμημάτων ……… και ……. για εκπόνηση διδακτορικών με συνεπίβλεψη, σύμφωνα με το ΦΕΚ 3310/29-8-2019, τις ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Ο συγκεκριμένος Επιπλέον Τύπος Πληροφορίας εκτυπώνεται μόνο στο Αντίγραφο Διδακτορικού Διπλώματος..
Εάν έχουμε προσθέσει και Επιπλέον Τύπους Πληροφορίας από τους παραπάνω και δεν επιθυμούμε να εμφανίζονται αποεπιλέγουμε το πεδίο Δημοσιευμενη του εκάστοτε τύπου. Όσοι Επιπλέον Τύποι Πληροφορίας δεν έχουν επιλεγμένο το Δημοσιευμένη δεν πρόκειται να εκτυπωθούν στα Πιστοποιητικά.
Σε οποιαδήποτε καρτέλα του περιβάλλοντος Ηλεκτρονικής Γραμματείας και αν βρισκόμαστε, υπάρχει ο μεγεθυντικός φακός .
Επιλέγοντάς το εμφανίζεται το πλαίσιο αναζήτησης στο οποίο πληκτρολογούμε το όνομα ή μέρος του ονόματος που θέλουμε να αναζητήσουμε και πατάμε enter.
Τα αποτελέσματα που επιστρέφονται αφορούν τόσο φοιτητές όσο και διδάσκοντες. Οι φοιτητές ανήκουν στα Τμήματα που έχουμε δικαιώματα πρόσβασης , ενώ οι διδάσκοντες είναι όλου του Ιδρύματος.
Επιλέγουμε το αποτέλεσμα της αναζήτησης που επιθυμούμε και μπορούμε να μεταβούμε στην καρτέλα του φοιτητή ή διδάσκοντα που επιθυμούμε.
Σε όλες τις λίστες των φοιτητών προστέθηκε η δυνατότητα δημιουργίας σύνθετων αναζητήσεων επιλέγοντας το .
Επιλέγουμε το και εμφανίζεται το παράθυρο στο οποίο μπορούμε να δημιουργήσουμε τη σύνθετη έκφρασή που επιθυμούμε. Διαθέσιμα είναι όλα τα πεδία που σχετίζονται με την ιδιότητα του φοιτητή (π.χ. προσωπικά στοιχεία, στοιχεία εγγραφής, διαγραφής και αποφοίτησης). Η δημιουργία των εκφράσεων είναι παρόμοια με τις εκφράσεις των υποτροφιών (αναλυτικές οδηγίες στην ενότητα Υποτροφίες – Ορισμός Σύνθετου κανόνα).
Παράδειγμα 1
Έστω ότι θέλουμε να αναζητήσουμε τους ενεργούς φοιτητές που γράφτηκαν την Χειμερινή περίοδο του Ακαδημαϊκού έτους 2020-21 και είτε ο τρόπος εγγραφής τους είναι με εισιτήριες εξετάσεις είτε γεννήθηκαν στη Θεσσαλονίκη. Αφού θέσουμε τα φίλτρα επιλέγουμε την .
Παράδειγμα 2
Έστω ότι θέλουμε να αναζητήσουμε σε όλους τους φοιτητές, αυτούς που έχουν συγκεκριμένη κατεύθυνση, οι οποίοι είναι είτε πτυχιούχοι είτε διαγραφέντες. Αφού θέσουμε τα φίλτρα επιλέγουμε την .
Παράδειγμα 3
Έστω ότι θέλουμε να αναζητήσουμε στη λίστα των πτυχιούχων για φοιτητές που είτε έχουν ελληνική υπηκοότητα και ορκίστηκαν το Ακαδημαϊκό έτος 2022 είτε είναι άντρες οι οποίοι δεν έχουν ελληνική υπηκοότητα και ορκίστηκαν πριν από το 2022. Αφού θέσουμε τα φίλτρα επιλέγουμε την .
Από την Εξαγωγή των Φοιτητών είτε στην κατηγορία Ενεργοί είτε Όλοι επιλέγουμε Εξαγωγή στηλών BETA.
Επιλέγουμε το πεδίο που επιθυμούμε από την αριστερή στήλη (διαθέσιμα πεδία) και μπορούμε να το προσθέσουμε στην εμφάνιση, ενώ επιλέγοντας ένα πεδίο από τη δεξιά στήλη (πεδία προς εμφάνιση) μπορούμε είτε να το αφαιρέσουμε είτε να το αλλάξουμε ως προς την εμφάνιση του με Επάνω και Κάτω.
Η εμφάνιση των διαθεσίμων στηλών που έχουμε επιλέξει διατηρείται σε επίπεδο χρήστη και μπορούμε να την παραμετροποιούμε όπως επιθυμούμε.
Η εμφάνιση στηλών που θα επιλέξουμε επηρεάζει και την εξαγωγή σε excel αφού πλέον θα εξάγονται μόνο οι στήλες που εμφανίζονται στη λίστα.