Υπενθυμίζεται ότι μεγάλο μέρος των προσωπικών στοιχείων φοιτητών καταχωρούνται αυτόματα στο σύστημα ηλεκτρονικής γραμματείας κατά τη φάση της εγγραφής των επιτυχόντων μέσω της εφαρμογής register.auth.gr. Το προσωπικό των γραμματειών έχει την υποχρέωση της επικύρωσης της προεγγραφής και της καταχώρησης των απαραίτητων στοιχείων που περιγράφονται παρακάτω μόνο για τις κατηγορίες επιτυχόντων που δεν εγγράφονται μόνοι τους.
Προσοχή : Είναι ιδιαίτερα κρίσιμο να γίνει ταυτοποίηση των στοιχείων του φοιτητή, βάσει αστυνομικής ταυτότητας ή διαβατηρίου.
Αν πρόκειται για κατηγορία φοιτητή που δεν υπάρχει στις προεγγραφές, δημιουργούμε νέα καρτέλα από την επιλογή Δημιουργία -> Φοιτητή και συμπληρώνουμε τα απαραίτητα στοιχεία σύμφωνα με τις οδηγίες που ακολουθούν.
Στην Καρτέλα Ταυτότητα συμπληρώνουμε τα παρακάτω στοιχεία:
- Αριθμός Ταυτότητας (ή διαβατηρίου) και Ημερομηνία Έκδοσης , (η μορφή της ημερομηνίας είναι dd/mm/yyyy)
- Ημερομηνία γέννησης πλήρης (η μορφή της ημερομηνίας είναι dd/mm/yyyy)
- Τόπος γέννησης, (για τους γεννημένους εντός Ελλάδας αρκεί το όνομα της πόλης, ενώ για τους γεννημένους στο εξωτερικό θα αναγράφεται στη μορφή Πόλη, Χώρα)
- Υπηκοότητα
- ΑΜΚΑ (είναι υποχρεωτικό να συμπληρώνουμε για τους Έλληνες φοιτητές, ενώ για τους αλλοδαπούς Ευρωπαίους πολίτες μπορούμε να καταχωρούμε τον αριθμό ευρωπαϊκής κάρτας ασφάλισης και για τους μη Ευρωπαίους τον αριθμό εθνικής κοινωνικής ασφάλισης).
Στα στοιχεία δημοτολογίου συμπληρώνουμε όπως αναγράφονται στην αστυνομική ταυτότητα εκτός αν ο φοιτητής δηλώνει ότι δεν ισχύουν οπότε θα πρέπει να ελεγχθούν με κάποιον τρόπο τα νέα στοιχεία που ισχυρίζεται.
Για τον Τύπο εγγραφής χρησιμοποιούμε υποχρεωτικά, τους εγκεκριμένους από τη Σύγκλητο επίσημους τρόπους εγγραφής στο ΑΠΘ και συμπληρώνουμε υποχρεωτικά, εφόσον τον διαθέτουμε, τον Κωδικό υποψηφίου στο πεδίο Αρ. Δελτίου.
Είναι πολύ σημαντικό να ΜΗΝ ΕΙΝΑΙ ΚΕΝΟΣ ο Πατρικός τύπος εγγραφής για τον Τύπο εγγραφής που έχουμε επιλέξει παραπάνω.