zoom icon

Διαμόρφωση συνεδρίας για τις ανάγκες εξετάσεων με τη χρήση της υπηρεσίας Zoom

Οι οδηγίες που ακολουθούν αφορούν διδάσκοντες που χρησιμοποιούσαν ήδη την υπηρεσία Zoom για τις διαλέξεις των μαθημάτων τους και έχουν δημιουργήσει τα αντίστοιχα δωμάτια. Τα ίδια δωμάτια με την κατάλληλη προετοιμασία, όπως περιγράφεται παρακάτω, μπορούν να χρησιμοποιηθούν και στις εξετάσεις. Η προετοιμασία περιλαμβάνει ρυθμίσεις ασφαλείας στα δωμάτια ώστε οι συμμετέχοντες να εισέρχονται ταυτοποιημένοι με τον ιδρυματικό τους λογαριασμό, καθώς επίσης κι επιπλέον ρυθμίσεις που αφορούν σε δημιουργία χώρου αναμονής, σε παραμετροποίηση του chat και σε κλείδωμα του δωματίου. Επιπλέον, υπάρχει δυνατότητα να διαχωριστεί ένα δωμάτιο σε άλλα μικρότερα ώστε να χωριστούν οι συμμετέχοντες σε ομάδες.

Η ελάχιστη ταχύτητα δικτύου που απαιτείται για τηλεδιασκέψεις με κάμερα είναι της τάξης των 1,5Mbps για ανάλυση κάμερας HD 720p (1280x720px). Περισσότερες πληροφορίες υπάρχουν στην ιστοσελίδα https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362023-System-Requirements-....

Σημειώστε ότι αν δεν είστε μέλος ΔΕΠ θα πρέπει να αιτηθείτε στο ΚΗΔ την ενεργοποίηση της άδεια χρήσης χωρίς χρονικό περιορισμό (διαφορετικά υπάρχει περιορισμός χρήσης στα 40 λεπτά).

Αν χρησιμοποιείτε για πρώτη φορά την εφαρμογή Zoom ως διδάσκων δείτε τον αναλυτικό οδηγό για τη δημιουργία εξ αποστάσεως συνεδρίας για τις ανάγκες εξετάσεων.

Διαμόρφωση δωματίου συνεδρίας για εξέταση μαθήματος

Για να διαμορφώσουμε ένα δωμάτιο συνεδρίας που χρησιμοποιούμε ήδη για τις διαλέξεις των μαθημάτων μας, ώστε να εξυπηρετεί ανάγκες εξετάσεων, στο Zoom επιλέγουμε Meetings και στο δωμάτιο του μαθήματος αφού το επιλέξουμε κάνουμε Edit.


 

Στο πεδίο Advanced Options επιλέγουμε:
- Enable waiting room ώστε οι φοιτητές να μπουν αρχικά σε χώρο αναμονής. Η ρύθμιση αυτή συστήνεται αν θέλουμε να προετοιμάσουμε το δωμάτιο της διάλεξης (κάμερα, μικρόφωνο, αρχεία κτλ), χωρίς να υπάρχουν συμμετέχοντες, αλλά και για να μην εισέρχονται στη συνεδρία οποτεδήποτε, αλλά να περιμένουν τη σειρά τους. Ο διοργανωτής μπορεί να τους αποδεχθεί ανά πάσα στιγμή όσο βρίσκονται στον χώρο αναμονής. Επίσης, μπορεί να τοποθετήσει οποτεδήποτε έναν συμμετέχοντα στον χώρο αναμονής, αν δεν πρέπει να παρευρίσκεται στη συνεδρία, π.χ. εισήλθε νωρίτερα από την προκαθορισμένη ώρα.
Only authenticated users can join: Sign in to Zoom, ώστε η είσοδος στο δωμάτιο της διάλεξης να γίνεται μόνο από ταυτοποιημένους συμμετέχοντες (είτε με χρήση ιδρυματικού λογαριασμού, είτε με άλλον λογαριασμό π.χ. gmail). Η ρύθμιση αυτή πρέπει να επιλεγεί προκειμένου να εξασφαλίσουμε την ταυτοποίηση των συμμετεχόντων. Στην περίπτωση αυτή, για τις εξαποστάσεως εξετάσεις στο ΑΠΘ, πρέπει οι φοιτητές να ενημερωθούν ότι θα εισέλθουν στο δωμάτιο με τον ιδρυματικό τους λογαριασμό στο ΑΠΘ, επιλέγοντας κατά την είσοδο Sign In with SSO (όχι, λογαριασμό Facebook ή Google) και ως company domain το authgr.

Μετά τις παραπάνω ρυθμίσεις οι φοιτητές θα πρέπει να συμβουλευθούν τις οδηγίες συμμετοχής σε εξ αποστάσεως συνεδρία με ταυτοποίηση για να συνδεθούν στο δωμάτιο της εξέτασης με το Zoom. Συστήνεται να τους σταλούν οι οδηγίες από τους διδάσκοντες.

Στην περίπτωση που κάποιος φοιτητής συνδεθεί στη συνεδρία με λογαριασμό εκτός ΑΠΘ (π.χ. gmail) τότε στους συμμετέχοντες (participants) της συνεδρίας, αφού συνδεθεί, θα φαίνεται στο ονοματεπώνυμό του η ένδειξη Guest.

Ρυθμίσεις ασφαλείας δωματίου συνεδρίας

Για τις ανάγκες των εξετάσεων προτείνεται να γίνουν επιπλέον οι παρακάτω ρυθμίσεις ασφαλείας στη συνεδρία, αφού συνδεθούμε σε αυτήν, την ημέρα της εξέτασης.

Απενεργοποίηση δυνατότητας για μετονομασία συμμετέχοντα

Αφού συνδεθούμε στη συνεδρία, επιλέγουμε στο μενού, στο κάτω μέρος, την ένδειξη Security και απενεργοποιούμε τη δυνατότητα Rename themselves, ώστε οι συμμετέχοντες να μην μπορούν να μετονομάσουν τον εαυτό τους μετά την είσοδο στο δωμάτιο.

Η παραπάνω προτίμηση μπορεί να γίνει συνολικά για όλες τις συνεδρίες που είμαστε διοργανωτές από την ιστοσελίδα https://authgr.zoom.us/profile/setting, όπου υπάρχει η σχετική ρύθμιση "Allow participants to rename themselves".

Απενεργοποίηση δυνατότητας για chat μεταξύ των συμμετεχόντων

Επιλέγουμε στο μενού στο κάτω μέρος Chat. Στο παράθυρο που ανοίγει δεξιά επιλέγουμε τις τρεις τελίτσες.

Ρυθμίζουμε στο υπομενού που εμφανίζεται την επιλογή Host only ώστε οι φοιτητές να μπορούν να επικοινωνήσουν μόνο με τον διδάσκοντα (Host).

Κλείδωμα δωματίου

Έχουμε τη δυνατότητα να κλειδώσουμε το δωμάτιο της συνεδρίας ώστε να μην προσπαθήσει να εισέλθει άλλος, ανοίγοντας την επιλογή Participants στο μενού στο κάτω μέρος και επιλέγοντας στο παράθυρο που εμφανίζεται τις τρεις τελίτσες. Στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο Lock meeting.

 

Στο εξής δε θα μπορεί να εισέλθει κανείς άλλος στη συνεδρία.

Διαχείριση παραθύρων απεικόνισης

Για να μπορούμε να βλέπουμε ταυτόχρονα όλους τους συμμετέχοντες στο παράθυρο της συνεδρίας θα πρέπει να έχουμε επιλέξει επάνω δεξιά στον τρόπο προβολής το Gallery View.

Αν θέλουμε να εστιάσουμε σε ένα παράθυρο συμμετέχοντα, πηγαίνουμε στις τελίτσες που υπάρχουν στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου κι επιλέγουμε στο μενού που εμφανίζεται Pin video. Αμέσως τον βλέπουμε σε μεγαλύτερο παράθυρο. Στη συνέχεια, για να επανέλθουμε στην προβολή των παραθύρων σε παράθεση,  επιλέγουμε Unpin video.

Διαχωρισμός συμμετεχόντων σε διαφορετικά δωμάτια (Breakout rooms)

Αν είναι αναγκαίο μπορούμε να χωρίσουμε τους συμμετέχοντες σε διαφορετικά δωμάτια (π.χ. ανά ομάδα), αφού συνδεθούμε στο δωμάτιο της συνεδρίας. Σε αυτήν την περίπτωση είναι χρήσιμο να υπάρχει σε κάθε δωμάτιο κι ένας παρουσιαστής για να έχει τον συντονισμό. Έναν συμμετέχοντα τον κάνουμε συμπαρουσιαστή αφού τον εντοπίσουμε στους συμμετέχοντες (Participants) από την επιλογή More > Make Co-Host.

Στη συνέχεια επιλέγουμε από τη γραμμή εργαλείων Breakout Rooms

και ακολουθούμε τις οδηγίες που εμφανίζονται. Σε αυτές επιλέγουμε το πλήθος ατόμων ανά δωμάτιο και αν θα διαχωριστούν τυχαία (αυτόματα) ή χειροκίνητα οπότε ο παρουσιαστής επιλέγει ποιοι θα ενταχθούν σε κάθε δωμάτιο. Υπάρχουν σχετικές οδηγίες στο βίντεο της ιστοσελίδας https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206476093-Getting-Started-with....

 
Με εικόνες