zoom icon

Διαχωρισμός συμμετεχόντων σε μικρότερα δωμάτια

Μερικές φορές είναι αναγκαίο κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίας, να διαχωρίζονται οι συμμετέχοντες σε διαφορετικά δωμάτια. Το Zoom παρέχει τη λειτουργικότητα Breakout Rooms που επιτρέπει εύκολο και γρήγορο διαχωρισμό τους σύμφωνα με τις ανάγκες μας.

Πριν προχωρήσουμε στον διαχωρισμό των συμμετεχόντων σε δωμάτια, είναι απαραίτητο, εφόσον θέλουμε να υπάρχει ένας συνεργάτης μας σε καθένα από αυτά και να μπορεί να διαχειρίζεται κάθε δωμάτιο, να τον μετατρέψουμε σε Co-Host. Αυτό γίνεται στο παράθυρο συμμετεχόντων, επιλέγοντας More στα στοιχεία του, και Make Co-Host.

Ενώ έχουν συνδεθεί όλοι οι συμμετέχοντες στη συνεδρία μας, επιλέγουμε Breakout Rooms.

Επιλέγουμε τον αριθμό των δωματίων και αν ο διαχωρισμός θα γίνει αυτόματα με τυχαίο τρόπο, ή χειροκίνητα από εμάς οπότε και θα επιλέξουμε κάθε συμμετέχων σε ποιο δωμάτιο θα μπει.

Επιλέγουμε Create Rooms. Τα δωμάτια δε θα δημιουργηθούν αμέσως (ακόμα και αν επιλέξαμε παραπάνω αυτόματα) και θα έχουμε τη δυνατότητα να δούμε πως θα γίνει ο διαχωρισμός των συμμετεχόντων.

 

 

Στο παράθυρο που ανοίγει βλέπουμε τα δωμάτια και τους συμμετέχοντες σε αυτά (είτε έχουν τοποθετηθεί αυτόματα είτε θα τους τοποθετήσουμε εμείς χειροκίνητα).

Στην επιλογή Options στο κάτω μέρος, μπορούμε να παραμετροποιήσουμε τις ρυθμίσεις των δωματίων. Συγκεκριμένα, αν επιλέξουμε το κουτάκι Move all participants into breakout rooms automatically  τότε οι συμμετέχοντες στη συνεδρία θα μεταφέρονται στα επιμέρους δωμάτια χωρίς να χρειαστεί να πατήσουν Join σε μήνυμα που θα τους εμφανιστεί μετά το άνοιγμα των δωματίων από τον διοργανωτή. Επιπλέον, προτείνεται να επιλέγουμε να μην επιτρέπεται οι συμμετέχοντες να επιστρέψουν στο κύριο δωμάτιο της συνεδρίας, απενεργοποιώντας το check box "Allow participants to return to the main session at any time".  Επίσης, ρυθμίζουμε κατάλληλα τον χρόνο επιστροφής στο κύριο δωμάτιο ώστε η εφαρμογή, μόλις οι ίδιοι κλείσουμε τα επιμέρους δωμάτια, να φέρει γρήγορα τους συμμετέχοντες (π.χ. σε 15 sec) στο κύριο δωμάτιο.

Επιπλέον, έχουμε τη δυνατότητα να αλλάξουμε δωμάτιο σε κάποιον συμμετέχοντα. Επάνω στα στοιχεία του εμφανίζεται η επιλογή Move to, προκειμένου να τον μεταφέρουμε.

Η επιλογή Exchange δίνει τη δυνατότητα αμοιβαίας ανταλλαγής δωματίων μεταξύ δύο συμμετεχόντων.

Τέλος, αφού ολοκληρώσουμε τις παραπάνω επιλογές κατάλληλα, ανοίγουμε τα επιμέρους δωμάτια με το κουμπί Open All Rooms.

Ο κύριος παρουσιαστής (Host) επιλέγει ο ίδιος σε ποιο δωμάτιο θα συνδεθεί εκ των υστέρων, μετά τον διαχωρισμό των δωματίων, από την επιλογή Join,

ενώ μπορεί να αλλάζει δωμάτια όποτε θέλει από το μενού Breakout Rooms, επιλέγοντας Leave για να φύγει και να επιστρέψει στο κύριο δωμάτιο, ή Join για να μπει σε άλλο δωμάτιο.

Ομοίως και οι Co-Host μπορούν να αλλάζουν εκ των υστέρων δωμάτια, με τη διαφορά ότι αυτοί αρχικά θα διαχωριστούν και θα μπουν αυτόματα σε δωμάτια μαζί με τους συμμετέχοντες. Ο Host όπως αναφέρθηκε, μπορεί να επιλέξει κατά τη στιγμή του διαχωρισμού σε ποιο δωμάτιο θα συνδεθεί κάθε Co-Host.

 

 

Κάθε συμμετέχων (και ο Co-Host), μετά τον διαχωρισμό, έχει την επιλογή να ζητήσει βοήθεια από τον κύριο παρουσιαστή (Host) ώστε να συνδεθεί στο δωμάτιο που βρίσκεται, από το εικονίδιο στο δωμάτιο Ask for help.

Ο Host κλείνει όλα τα δωμάτια ταυτόχρονα ώστε να επιστρέψουν όλοι οι συμμετέχοντες στο κύριο δωμάτιο από το μενού Breakout Rooms > Close Rooms.

Αν πρόκειται να κάνετε ταυτοποίηση των συμμετεχόντων δείτε τις οδηγίες Χρήση δωματίων στο Zoom για την ταυτοποίηση φοιτητή.

Αναλυτικότερες οδηγίες και βίντεο υπάρχουν στα αγγλικά, στις ιστοσελίδες της εταιρείας:

 
Με εικόνες