office 365

Δημιουργία δωματίου συνεδρίας περιορισμένης πρόσβασης

Για τη δημιουργία ενός δωματίου συνεδρίας στην υπηρεσία Skype for Business με δυνατότητα πρόσβασης μόνο σε άτομα που επιθυμούμε ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:

Δεν απαιτείται να έχουμε εγκατεστημένη την εφαρμογή (desktop client) Skype for business καθώς η διαδικασία δημιουργίας της συνεδρίας γίνεται μέσω πλοηγού. Στη συνέχεια, οι πλοηγοί που υποστηρίζουν τη συμμετοχή μας στη συνεδρία είναι οι Microsoft Edge, Google Chrome, Internet Explorer 11 σε υπολογιστή Windows. Σε υπολογιστή MacOS ή σε smartphones απαιτείται η εγκατάσταση του Skype for business για τη συμμετοχή στη συνεδρία μετά τη δημιουργία της.

Συνδεόμαστε στην ιστοσελίδα https://sched.lync.com και πληκτρολογούμε τον λογαριασμό μας στο Office365 (<ιδρυματικό username>@office365.auth.gr). Αμέσως μετά, θα χρειαστεί να εισάγουμε τα στοιχεία του ιδρυματικού μας λογαριασμού

Στην καρτέλα που εμφανίζεται συμπληρώνουμε τα απαραίτητα πεδία προκειμένου να δημιουργηθεί μία συνεδρία.

 

Αναλυτικότερα, συμπληρώνουμε στα πεδία

  1. Event/Εκδήλωση: την ονομασία της τηλεδιάσκεψης
  2. Attendees and Audio/Συμμετέχοντες και Ήχος: Προσθέτουμε διαχωρισμένα με ερωτηματικό τα emails των χρηστών στο Office365 (προϋποθέτει να έχουν ενεργοποιήσει όλοι τις Cloud υπηρεσίες Microsoft Office365 από τον σύνδεσμο https://accounts.auth.gr/misc/office365.php).
  3. Start Time/Ώρα έναρξης - End Time/Ώρα λήξης: την ημερομηνία και την ώρα έναρξης και λήξης της τηλεδιάσκεψης (η λήξη δεν είναι δεσμευτική, η συνεδρία δεν διακόπτεται όταν παρέλθει ο χρόνος λήξης που έχουμε ορίσει)
  4. Time Zone/Ζώνη ώρας: επιλέγουμε τη Ζώνη ώρας της περιοχής μας
  5. Who will bypass the lobby;/Ποια άτομα παρακάμπτουν τον χώρο αναμονής; : ποιοι θα έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθήσουν την τηλεδιάσκεψη. Επιλέγουμε People I invite from my company.
  6. Who is a presenter;/Ποιος είναι ο παρουσιαστής;:  ποιος ή ποιοι θα είναι οι παρουσιαστές της τηλεδιάσκεψης  - Επιλέγουμε Μόνο ο διοργανωτής. Σε περίπτωση που οι παρουσιαστές είναι άλλοι από αυτόν που δημιουργεί την τηλεδιάσκεψη θα πρέπει να συμπληρωθούν τα email τους στο Microsoft Office365 στο πεδίο που θα εμφανιστεί, προκειμένου να πάρουν δικαιώματα παρουσιαστή (presenter).

Μετά από αυτές τις ρυθμίσεις, όποιος άλλος προσπαθήσει να συνδεθεί στο δωμάτιο θα μπαίνει σε χώρο αναμονής (lobby).

μέχρι να γίνει αποδεκτός από τον παρουσιαστή:

Επιλέγουμε Save προκειμένου ν' αποθηκευτούν οι επιλογές μας. Εμφανίζεται ένα παράθυρο με τον σύνδεσμο (link) της τηλεδιάσκεψης τον οποίο και αντιγράφουμε προκειμένου να τον στείλουμε σε όσους θα συμμετάσχουν στην τηλεδιάσκεψη.

Για να συμμετέχουμε στην τηλεδιάσκεψη διοργανωτές και συμμετέχοντες αρκεί να ανοίξουμε τον σύνδεσμο της τηλεδιάσκεψης οποτεδήποτε με έναν από τους πλοηγούς Google Chrome, Microsoft Edge, IE11, και να κάνουμε είσοδο με τον λογαριασμό μας στο Office365.


 

Στην ειδική περίπτωση που θέλουμε να συνδεθεί στο δωμάτιο ένας επισκέπτης που δεν ανήκει στον οργανισμό μας μπορεί να συνδεθεί δίνοντας μόνο ένα όνομα παραπάνω (χωρίς ταυτοποίηση) όμως τότε θα μπει στον χώρο αναμονής (lobby) και θα πρέπει να τον αποδεχτούμε ως διοργανωτές.

Οδηγίες συμμετοχής και διαχείρισης της συνεδρίας μέσω πλοηγού υπάρχουν στην ιστοσελίδα https://it.auth.gr/el/skypeAttendeeChrome.

 
Με εικόνες