Διαχείριση συνεδρίας με Skype for Business

Στην περίπτωση που θέλουμε να οργανώσουμε μία συνεδρία με την ιδιότητα του παρουσιαστή (presenter) και επιθυμούμε καταγραφή της τότε πρέπει να κάνουμε χρήση του προγράμματος Skype for Business μέσω του Office365. Για τη χρήση του Skype for business θα χρειαστεί:

  1. να έχουμε εγκαταστήσει το Skype for business από το https://portal.office.com (αν έχουμε ήδη εγκαταστήσει το Office από το Office365 τότε υπάρχει ήδη στον υπολογιστή μας, διαφορετικά δείτε τις σχετικές οδηγίες). Αν αντιμετωπίσετε πρόβλημα κατά την εγκατάσταση του Skype for Business συμβουλευθείτε την ιστοσελίδα https://it.auth.gr/el/faq/4883#overlay-context=el/faq/4286.
  2. να έχουμε ενεργοποιημένο τον έλεγχο ταυτότητας πολλών παραγόντων (Multifactor Authentication). Γι' αυτόν τον σκοπό θα πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω email στη διεύθυνση support@auth.gr.
  3. να αποκτήσετε κωδικό εφαρμογής για το Skype for business σύμφωνα με τις οδηγίες στην ιστοσελίδα https://it.auth.gr/el/faq/4286#overlay-context=el/cloudServices/office365.

Ακολουθούν οδηγίες διαχείρισης μιας συνεδρίας με το πρόγραμμα Skype for business.

Άνοιγμα τηλεδιάσκεψης

Στην ιστοσελίδα https://it.auth.gr/el/skypemeeting περιγράφεται η διαδικασία δημιουργίας μίας συνεδρίας μέσα από τον σύνδεσμο https://sched.lync.com/. Για να διαχειριστούμε τη συνεδρία αυτή με την εφαρμογή skype for business αρκεί:

  1. να έχουμε συνδεθεί με το Skype for business με τον κατάλληλο κωδικό εφαρμογής/app password (οδηγίες) και
  2. να ανοίξουμε τον σύνδεσμο της συνεδρίας με κάποιον πλοηγό πχ. Google Chrome.

Προσοχή! Θα πρέπει να επιλέξουμε Εναλλακτικά, χρήση της εφαρμογής Skype για επιχειρήσεις/Use my Skype for Business desktop app instead στο παράθυρο που ανοίγει όταν επισκεφθούμε με τον πλοηγό τον σύνδεσμο της συνεδρίας.

Ανάλογα με τις ρυθμίσεις του πλοηγού μπορεί να εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο, στο οποίο πρέπει να επιλέξουμε Σύνδεση με το πρόγραμμα-πελάτη Skype για επιχειρήσεις.

 

Τέλος, επιλέγουμε την προτεινόμενη εφαρμογή (lync) που εμφανίζεται για να ανοίξει η συνεδρία με Skype for business.

Σε Mozilla Firefox εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο:

 

Σε Google Chrome εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο:

Διαχείριση

Στο περιβάλλον της τηλεδιάσκεψης βλέπουμε τα  παρακάτω εικονίδια:

  1. της κάμερας -το οποίο ενεργοποιούμε ή οχι ανάλογα με το αν θέλουμε να ανοίξει η κάμερα του υπολογιστή μας. Συστήνεται να μην ενεργοποιείται η κάμερα όταν οι συμμετέχοντες είναι μεγάλος αριθμός, παρά μόνο από τον παρουσιαστή, για λόγους καλύτερης ποιότητας της συνεδρίας
  2. του μικροφώνου -το οποιο ενεργοποιούμε ή θέτουμε σε λειτουργία σίγασης
  3. του διαμοιρασμού επιφάνειας εργασίας μέσω του οποίου έχουμε τη δυνατότητα να μοιράσουμε την επιφάνεια εργασίας μας π.χ. για να προβάλουμε κάποιο αρχείο powerpoint κτλ.
  4. του τερματισμού κλήσης της τηλεδιάσκεψης -με τ' οποίο βγαίνουμε απ' την τηλεδιάσκεψη
  5. των συμμετεχόντων ( Participant)
  6. των ρυθμίσεων ( ... )
  7. του chat της εφαρμογής (IM) όπου μπορούμε να επικοινωνούμε με τους συμμετέχοντες μέσω γραπτών μηνυμάτων

Οδηγίες για τον παρουσιαστή

Προτείνεται ο παρουσιαστής να θέτει σε σίγαση (mute) τους υπόλοιπους συμμετέχοντες στην περίπτωση τηλεκπαίδευσης για να μην υπάρχουν διαφόρων ειδών παρεμβολές στον ήχο. Αυτό γίνεται από το εικονίδιο των συμμετεχόντων και από το κουμπί Participant Actions.

Στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγουμε Mute Audience για ταυτόχρονη σίγαση όλων των συμμετεχόντων.

Εναλλακτικά, θέτουμε μεμονωμένα έναν συμμετέχοντα σε σίγαση με δεξί κλικ στον συγκεκριμένο συμμετέχοντα και επιλογή Mute.

Ρυθμίσεις τηλεδιάσκεψης

Ανοίγοντας τις επιλογές τηλεδιάσκεψης Skype/ Skype Meeting Options παρέχεται η δυνατότητα να δώσουμε δικαιώματα σε όσους επιθυμούμε:

  • για είσοδο τους στην τηλεδιάσκεψη
  • για σχολιασμό των διαμοιραζόμενων αρχείων/ power point

Επιπλέον, μπορούμε να δώσουμε δικαιώματα διαχειριστή σε κάποιον/ους απ' τους συμμετέχοντες.

Εγγραφή τηλεδιάσκεψης

Με την desktop έκδοση του Skype for Business έχουμε τη δυνατότητα της εγγραφής/ recording της τηλεδιάσκεψης. Επιλέγοντας Start recording ξεκινάμε να κάνουμε εγγραφή ενώ κατά τη διάρκεια έχουμε δυνατότητα παύσης/pause της τηλεδιάσκεψης και συνέχισης/resume. Ολοκληρώνοντας επιλέγουμε Stop recording κι αυτόματα αποθηκεύεται η εγγραφή τοπικά στον υπολογιστή.

 

 

Αφού σταματήσουμε την εγγραφή (Stop recording) εμφανίζεται στη γραμμή εργασιών το εικονίδιο του Skype for Business Recording Manager. Το επιλέγουμε κι ανοίγει το διαχειριστικό περιβάλλον των εγγραφών του Skype for Buseiness. Σ΄αυτό μπορούμε να δούμε την κατάσταση / Status της τηλεδιάσκεψης, την ημερομηνία / Date που έγινε η εγγραφή, το μέγεθος του αρχείου / Size, τη διάρκεια / Length καθώς και το που είναι αποθηκευμένο / Location.

Επιλέγοντας την τηλεδιάσκεψη που επιθυμούμε μπορούμε:

  • να παρακολουθήσουμε την τηλεδιάσκεψη (Play)
  • να μεταφερθούμε στον τοπικό φάκελο στον οποίο είναι αποθηκευμένη (Browse)
  • να διαμοιράσουμε την εγγεγραμένη τηλεδιασκεψη ανεβάζοντάς την στο One Drive for Business (Publish)
  • να αλλάξουμε το όνομα της τηλεδιάσκεψης (Rename)

Για απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις που αφορούν την υπηρεσία Skype for Business μέσω του Microsoft Office365 Education μπορείτε να συμβουλευθείτε τις Συχνές ερωτήσεις.
 
Με εικόνες