Διεξαγωγή εξ αποστάσεως συνεδρίας για τις ανάγκες εξετάσεων με την υπηρεσία Skype for business

Οι οδηγίες που ακολουθούν αφορούν διδάσκοντες που χρησιμοποιούσαν ήδη την υπηρεσία Skype for Business για τις διαλέξεις των μαθημάτων τους και έχουν δημιουργήσει τα αντίστοιχα δωμάτια. Τα ίδια δωμάτια με την κατάλληλη προετοιμασία όπως περιγράφεται παρακάτω, μπορούν να χρησιμοποιηθούν και στις εξετάσεις. Η προετοιμασία περιλαμβάνει τον περιορισμό της πρόσβασης σε μέλη του ΑΠΘ με τον λογαριασμό τους στο Microsoft Office365 Education.

Σημειώνεται ότι στο Skype for Business υπάρχει όριο στο πλήθος των ενεργών εικονιδίων που απεικονίζουν ταυτόχρονα τους συμμετέχοντες το οποίο είναι 5 κάθε φορά και ένα επιπλέον του παρουσιαστή. Συνεπώς δεν προτείνεται η χρήση της εφαρμογής όταν το ζητούμενο είναι να είναι ορατοί ταυτόχρονα όλοι οι συμμετέχοντες και αυτοί είναι πάνω από 5.

Η ελάχιστη ταχύτητα δικτύου που απαιτείται όταν πρόκειται για 6 συμμετέχοντες είναι της τάξης των 3Mbps για ανάλυση κάμερας VGA (25fps, 640x480px) και 7.26Mpbs για ανάλυση HD (30fps, 1280x720px).

Αν είναι η πρώτη φορά που πρόκειται να χρησιμοποιήσετε Skype for business για εξ αποστάσεως συνεδρία δείτε τον αναλυτικό οδηγό.

Ενημέρωση φοιτητών για την εξέταση του μαθήματος
Για τις ανάγκες της εξέτασης και για λόγους ταυτοποίησης ΠΡΕΠΕΙ οι συμμετέχοντες φοιτητές να ενεργοποιήσουν τις Cloud Υπηρεσίες Microsoft στο ΑΠΘ ώστε να εισέρχονται ταυτοποιημένοι στο ίδιο δωμάτιο της εξ αποστάσεως συνεδρίας που συνδέονταν και στις διαλέξεις των μαθημάτων. Για τον λόγο αυτό τους ενημερώνουμε με το παρακάτω μήνυμα: 

Για τη σύνδεση στην εξ αποστάσεως συνεδρία κατά τις εξετάσεις και για λόγους ταυτοποίησης θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τις Cloud Υπηρεσίες της Microsoft στο ΑΠΘ από τον σύνδεσμο https://accounts.auth.gr/misc/office365.php  αν δεν το έχετε κάνει στο παρελθόν. Η πρόσβαση γίνεται με τα στοιχεία του ιδρυματικού σας λογαριασμού και απαιτείται μία (1) ώρα για να ολοκληρωθεί η ενεργοποίηση. Στη συνέχεια, αποκτάτε email της μορφής <ιδρυματικό username>@office365.auth.gr με το οποίο θα κάνετε είσοδο στη συνεδρία. Δε θα γίνονται αποδεκτοί στη συνεδρία μη ταυτοποιημένοι φοιτητές.


Σημείωση: Αν έχουμε φοιτητές που δε διαθέτουν κάμερα ή μικρόφωνο στον υπολογιστή και θελήσουν να συνδεθούν από το κινητό τους στη συνεδρία, όπως ενδεχομένως έκαναν ήδη κατά τη διάρκεια των διαλέξεων, τότε δε θα μπορέσουν να συνδεθούν ως ταυτοποιημένοι χρήστες επειδή απαιτείται ειδικός κωδικός πρόσβασης στην εφαρμογή Skype for business για κινητά που δεν τον έχουν στη διάθεσή τους. Μέσω κινητών συσκευών μπορούν να συνδεθούν μόνο ως επισκέπτες, χωρίς λογαριασμό. Ομοίως ισχύει και για χρήστες υπολογιστών MacOS. Συνεπώς, αν είναι σημαντική η ταυτοποίηση τότε είναι προτιμότερο η διαδικασία της εξέτασης να γίνει με άλλη εφαρμογή, όπως είναι το Zoom.

Τροποποίηση διάλεξης για εξετάσεις
  1. Συνδεόμαστε στην ιστοσελίδα https://sched.lync.com με τον λογαριασμό μας στο Office365 (<ιδρυματικό username>@office365.auth.gr). Αμέσως μετά, θα χρειαστεί να εισάγουμε τα στοιχεία του ιδρυματικού μας λογαριασμού.

     
  2. Στη σελίδα που ανοίγει επιλέγουμε το βέλος που δείχνει προς τα πίσω για να δούμε όλα τα δωμάτια που έχουμε δημιουργήσει.


     
  3. Επιλέγουμε τη συνεδρία την οποία θα τροποποιήσουμε για τις εξετάσεις και κάνουμε κλικ στην Επεξεργασία/Edit.


     
  4. Στην καρτέλα που εμφανίζεται τροποποιούμε μόνο τα απαραίτητα πεδία κατάλληλα προκειμένου να υπάρχει στη συνεδρία περιορισμένη πρόσβαση.
    Αναλυτικότερα, στα πεδία:
    - Start Time/Ώρα έναρξης - End Time/Ώρα λήξης: Τροποποιούμε την ημερομηνία και την ώρα έναρξης και λήξης της τηλεδιάσκεψης ώστε να μην αναφέρονται στο παρελθόν (η λήξη δεν είναι δεσμευτική, η συνεδρία δε διακόπτεται όταν παρέλθει ο χρόνος λήξης που έχουμε ορίσει).
    - Who will bypass the lobby;/Ποια άτομα παρακάμπτουν τον χώρο αναμονής;: Ποιοι θα έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθήσουν την τηλεδιάσκεψη. Επιλέγουμε People from my company/Άτομα από την εταιρεία μου.
    - Who is a presenter;/Ποιος είναι ο παρουσιαστής;:  Ποιος ή ποιοι θα είναι οι παρουσιαστές/διαχειριστές της τηλεδιάσκεψης. Επιλέγουμε Organizer only/Μόνο ο διοργανωτής. Σε περίπτωση που οι παρουσιαστές είναι άλλοι από αυτόν που δημιουργεί την τηλεδιάσκεψη θα πρέπει να συμπληρωθούν τα email τους στο Microsoft Office365 στο πεδίο που θα εμφανιστεί, προκειμένου να πάρουν δικαιώματα παρουσιαστή (presenter).

     
Σύνδεση στο δωμάτιο της συνεδρίας

Στη συνεδρία συνδεόμαστε από τον ίδιο σύνδεσμο που χρησιμοποιούσαμε κατά τη διάρκεια των μαθημάτων με τη διαφορά ότι και οι φοιτητές, όπως κι εμείς,  θα πρέπει να επιλέξουν κατά την είσοδο  «Εισέλθετε, αν έχετε λογαριασμό Office365/Sign in if you have an Office365 account»:

 

ώστε να ταυτοποιηθούν και να βλέπουμε το ονοματεπώνυμο τους στους συμμετέχοντες:

 

Αν κάποιος φοιτητής δεν εισέλθει με τον λογαριασμό του στο Office365 τότε αυτόματα θα μπει σε χώρο αναμονής και θα εμφανιστεί μήνυμα στην εφαρμογή μας που μας ενημερώνει ότι υπάρχουν άτομα σε αναμονή μη ταυτοποιημένα. Για τον λόγο αυτό συστήνεται να γίνει δοκιμαστική σύνδεση όλων πριν την εξέταση ώστε να εξασφαλιστεί ο σωστός τρόπος σύνδεσης.

 
Με εικόνες