Διαχείριση εξερχόμενων εγγράφων ακαδημαϊκής μονάδας

Στον οδηγό αυτό περιγράφεται η διαδικασία πρωτοκόλλησης εξερχόμενου εγγράφου. Πληροφορίες για την περίπτωση Αιτήματος Ακαδημαϊκής Μονάδας προς άλλη Μονάδα του ΑΠΘ αναφέρονται στον οδηγό Αίτημα Ακαδημαϊκής Μονάδας σε άλλη Μονάδα του ΑΠΘ.

  1. Κλήση φόρμας πρωτοκόλλησης.
  2. Συμπλήρωση στοιχείων πρωτοκόλλου.
  3. Συμπλήρωση σχετικών ή συνημμένων εγγράφων.
  4. Ολοκλήρωση πρωτοκόλλησης.
  5. Δημιουργία ακριβούς αντίγραφου.
  6. Εκτύπωση στοιχείων πρωτοκόλλου στο έγγραφο.
  7. Αντικατάσταση πεδίων σε έγγραφο MS-Office.
Κλήση φόρμας πρωτοκόλλησης

Επιλέγουμε τη φόρμα «Εξερχόμενα Μονάδας» με χρήση του μενού που εμφανίζεται στο δεξί κλίκ.

Ή εναλλακτικά, με εμφάνιση λίστας φορμών αρχειοθέτησης και χρήση του σχετικού συνδέσμου.

Στην περίπτωση κατά την οποία το έγγραφο έχει αποσταλεί για πρωτοκόλληση από χρήστη της μονάδας ή τον Πρόεδρο του τμήματος, μέσω ηλεκτρονικής δρομολόγησης, οι ενέργειες πραγματοποιούνται στη σχετική λίστα.

Συμπλήρωση στοιχείων πρωτοκόλλου

Εμφανίζεται η φόρμα αρχειοθέτησης, με προσυμπληρωμένα τα στοιχεία της μονάδας και του χρήστη.


Στην περίπτωση κατά την οποία το έγγραφο έχει δρομολογηθεί για πρωτοκόλληση από χρήστη της μονάδας, συμπληρώνεται αυτόματα ο συντάκτης.


Αν το σύστημα δεν εντοπίσει ψηφιακή υπογραφή, επιλέγεται αυτόματα το πεδίο «Χειρόγραφη υπογραφή»

Ο χρήστης της γραμματείας πρέπει να συμπληρώσει κατ’ ελάχιστον τα υποχρεωτικά πεδία.

Ειδικότερα όσον αφορά «Αποδέκτες» και «Κοινοποιήσεις», μπορούμε να επιλέξουμε πιέζοντας το «φακό», μια από τις προκαθορισμένες πηγές του πεδίου:

  • Χρήστες
  • Μονάδες
  • Εξωτερικούς αποδέκτες

Αν το έγγραφο απαντά σε ένα εισερχόμενο, συμπληρώνει το πεδίο «Απαντά σε»

Μετά τον παραπάνω ορισμό, μέσω των κατάλληλων πλήκτρων, επιτυγχάνεται η προβολή της φόρμας πρωτοκόλλου ή του εγγράφου στο οποίο απαντά το εισερχόμενο.

Συμπλήρωση σχετικών ή συνημμένων εγγράφων

Μπορούμε να εισάγουμε συνημμένα μέσω της σχετικής καρτέλας.

Ή και να συσχετίσουμε το έγγραφο με ένα ήδη πρωτοκολλημένο.

Ολοκλήρωση πρωτοκόλλησης

Οι συγκεκριμένες ενέργειες πραγματοποιούνται στην περίπτωση κατά την οποία το έγγραφο θα πρωτοκολληθεί στη μονάδα και όχι στο Τ.Π.Δ.

Στην περίπτωση κατά την οποία έχει υπογράψει ήδη ο Πρόεδρος της ακαδημαϊκής μονάδας, ο επιλέγουμε ως κατάσταση εγγράφου:

  • «Προς διεκπεραίωση» , αν πρέπει να αποσταλεί εκτός ΣΗΔΕ,
  • «διεκπεραίωση», αν θα αποσταλεί αποκλειστικά μέσω ΣΗΔΕ

Στην συνέχεια πιέζουμε το πλήκτρο «Αρχειοθέτηση» και το έγγραφο λαμβάνει μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου Α.Π.Θ.

Αν το έγγραφο σημειώθηκε ως «διεκπεραιωμένο» ή «προς διεκπεραίωση», το έγγραφο δρομολογείται αυτόματα στους παραλήπτες εντός ΣΗΔΕ.

Σε αντίθετη περίπτωση, εμφανίζεται αυτόματα η οθόνη επιλογής του υπογράφοντα του ακριβούς αντιγράφου.

Προεπιλογή του συστήματος είναι ο διοικητικός προϊστάμενος της μονάδας, αλλά δίνεται η δυνατότητα επιλογής και άλλων ροών (βάσει της τοποθέτησης του χρήστη) όπως του προέδρου της μονάδας (όπου αυτό εφαρμόζεται).

Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την πίεση του πλήκτρου «Εκκίνηση ροής εργασίας» και το έγγραφο αποστέλλεται για υπογραφή στο αρμόδιο ρόλο.

Δημιουργία ακριβούς αντιγράφου

Στην περίπτωση κατά την οποία το έγγραφο δεν περιλαμβάνει ψηφιακή υπογραφή, δημιουργείται αυτόματα ακριβές αντίγραφο και τίθεται σαν έκδοση του αρχικού.

Εκτύπωση στοιχείων πρωτοκόλλου στο έγγραφο
Στην περίπτωση κατά την οποία το έγγραφο περιλαμβάνει ψηφιακή υπογραφή, αλλά δεν είναι σε μορφή MS-WORD δημιουργείται αυτόματα αντίγραφο το οποίο περιλαμβάνει τα στοιχεία πρωτοκόλλησης και τίθεται αυτόματα σαν έκδοση του αρχικού.
Αντικατάσταση πεδίων σε έγγραφο MS-Office

Στην περίπτωση κατά την οποία το έγγραφο έχει προέλθει από template του ms -office, θα τοποθετηθούν αυτόματα στη θέση των κατάλληλων πεδίων o αριθμός πρωτοκόλλου και η ημερομηνία πρωτοκόλλησης.  (Η ονομασία των πεδίων θα είναι FLD2 για τον αριθμό πρωτοκόλλου, FLD4 για την ημερομηνία πρωτοκόλλου και FLD37 για το λεκτικό «ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ»).

 
Με εικόνες