Διαχείριση εισερχομένων εγγράφων μονάδας

Στον οδηγό αυτό περιγράφεται η διαδικασία πρωτοκόλλησης εισερχόμενου εγγράφου και η χρέωση του σε άλλη Μονάδα ή σε Μέλος του ΑΠΘ. Προϋπόθεση είναι να υπάρχει το έγγραφο στον Πάπυρο. Αν δεν έχουμε λάβει το έγγραφο μέσω του Πάπυρου (περίπτωση εγγράφου από εξωτερικό αποστολέα ή χρήστη) θα χρειαστεί να το ανεβάσουμε σύμφωνα με τον οδηγό Εισαγωγή εγγράφων μέσω Desktop Client.

Για τη διαχείριση ήδη πρωτοκολλημένου εισερχόμενου εγγράφου που εστάλη από άλλη μονάδα μέσω του Πάπυρου βλέπουμε τις οδηγίες για Παραλαβή εγγράφου από άλλη μονάδα και ενέργεια ή κοινοποίηση.

Χρησιμοποιούμε για την πρωτοκόλληση την desktop εφαρμογή του Παπύρου που είναι εγκατεστημένη από το ΚΗΔ σε όλους τους υπολογιστές των Κοσμητειών και των Γραμματειών Ακαδημαϊκών Τμημάτων.

  1. Άνοιγμα φόρμας πρωτοκόλλησης.
  2. Συμπλήρωση στοιχείων πρωτοκόλλου.
  3. Συμπλήρωση σχετικών ή συνημμένων εγγράφων.
  4. Διεκπεραίωση εγγράφου μέσω φόρμας.
  5. Ολοκλήρωση πρωτοκόλλησης.
  6. Μαζική διεκπεραίωση.
  7. Παραλαβή εγγράφου από άλλη μονάδα και ενέργεια ή κοινοποίηση.
Άνοιγμα φόρμας πρωτοκόλλησης

Κάνουμε δεξί κλικ στο έγγραφο που ανεβάσαμε και στη συνέχεια επιλέγουμε Δεδομένα-> Αρχειοθέτηση-> Εισερχόμενα Μονάδας.

Συμπλήρωση στοιχείων πρωτοκόλλου
  1. Εμφανίζεται η φόρμα αρχειοθέτησης, με προσυμπληρωμένα τα στοιχεία της μονάδας και του χρήστη που είναι συνδεμένος στην εφαρμογή και πρωτοκολλεί. Στη συνέχεια πρέπει να συμπληρώσουμε κατ’ ελάχιστον τα υποχρεωτικά πεδία (Αποστολέας, Ημερομηνία, Θέμα).
  2. Ειδικότερα, όσον αφορά στον «Αποστολέα», μπορούμε να επιλέξουμε πιέζοντας το «φακό» μία από τις προκαθορισμένες πηγές του πεδίου:
    1. Χρήστες. Eμφανίζονται οι Χρήστες του συστήματος
    2. Μονάδες. Eμφανίζονται οι Μονάδες του ΑΠΘ
    3. Εξωτερικοί αποστολείς. Εμφανίζονται επιλογές που δεν αντιστοιχούν σε χρήστες ή μονάδες του ΑΠΘ  ή μπορούμε να προσθέσουμε νέους στην πηγή των εξωτερικών αποστολέων, πιέζοντας το αντίστοιχο πλήκτρο.
  3. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το φίλτρο για ευκολότερη επιλογή ή να πληκτρολογήσουμε την περιγραφή και να επιλέξουμε έναν από τους προτεινόμενους όρους.

     
  4. Μετά τη συμπλήρωση των υποχρεωτικών πεδίων, πρέπει να συμπληρώσουμε τις μονάδες ή και τους χρήστες στους οποίους θα δρομολογηθεί ηλεκτρονικά το έγγραφο για «Ενέργεια» (Χρέωση)  ή «Κοινοποίηση».
  5. Αν το έγγραφο απαντά σε ένα εξερχόμενο, συμπληρώνουμε το πεδίο «Απαντά σε» ώστε να το συνδέσουμε με άλλο έγγραφο.
  6. Μετά τον παραπάνω ορισμό, μέσω των κατάλληλων πλήκτρων, επιτυγχάνεται η προβολή της φόρμας πρωτοκόλλου ή του εγγράφου στο οποίο απαντά το εισερχόμενο.
Συμπλήρωση σχετικών ή συνημμένων εγγράφων

Μπορούμε να εισάγουμε συνημμένα μέσω της σχετικής καρτέλας.

Ή και να συσχετίσουμε το έγγραφο με ένα ήδη πρωτοκολλημένο.

Διεκπεραίωση εγγράφου μέσω φόρμας

Για τη διεκπεραίωση του εισερχόμενου εγγράφου καλούμε τη φόρμα «Εισερχόμενα Μονάδας» επιλέγοντας «Ενέργειες -> Επιλογή φόρμας αρχειοθέτησης» και επιλέγουμε «Διεκπεραίωση».

Στη φόρμα συμπληρώνονται αυτόματα τα σχετικά στοιχεία, το έγγραφο αλλάζει κατάσταση σε «διεκπεραιωμένο» , ενώ μπορούμε να επιλέξουμε εναλλακτικό τρόπο διεκπεραίωσης

Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την πίεση του πλήκτρου «Ενημέρωση».

Ολοκλήρωση πρωτοκόλλησης

Στην περίπτωση κατά την οποία το έγγραφο θα αποσταλεί για χρέωση ή κοινοποίηση μόνο μέσω του συστήματος Παπύρου, επιλέγουμε «Διεκπεραίωση» και εκτελείται ο αυτοματισμός που περιγράφεται στην επόμενη ενότητα.
Αν είναι επιθυμητό, παραμένει η επιλογή «Ενσωμάτωση στοιχείων πρωτοκόλλου», όπου μετά την πρωτοκόλληση, το σύστημα θα δημιουργήσει έκδοση του εγγράφου με ενσωματωμένα τα στοιχεία πρωτοκόλλου.

Στην συνέχεια πιέζουμε το πλήκτρο «Αρχειοθέτηση» και το έγγραφο λαμβάνει μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου Α.Π.Θ.
Το έγγραφο δρομολογείται αυτόματα στους κατάλληλους παραλήπτες για «Ενέργεια» ή «Κοινοποίηση», και εμφανίζεται πλέον στα εξερχόμενα μας.
Τα στοιχεία πρωτοκόλλησης, αν έχει γίνει η σχετική επιλογή θα εμφανίζονται πλέον στο έγγραφο

Μαζική διεκπεραίωση

Από το φάκελο «Εισερχόμενα προς διεκπεραίωση» ο οποίος αναφέρεται παρακάτω, μέσω του μενού (δεξί κλικ), μπορούμε να πραγματοποιήσουμε αυτόματη διεκπεραίωση για το σύνολο των εγγράφων τα οποία θα επιλέξουμε.

Παραλαβή εγγράφου από άλλη μονάδα και ενέργεια ή κοινοποίηση

Σε περίπτωση που λάβουμε έγγραφο μέσω του συστήματος του Πάπυρου από άλλη μονάδα του ΑΠΘ τότε το έγγραφο αυτό εμφανίζεται στις εκκρεμότητες εισαρχομένων και δεν πρωτοκολλείται καθώς φέρει ήδη μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου.

Εάν θέλουμε να προωθήσουμε το έγγραφο για ενέργεια ή κοινοποίηση σε μέλη ή σε μονάδες του Τμήματός μας, χρησιμοποιούμε τη φόρμα «Αποστολή εγγράφου».
Στα πεδία «Για ενέργεια» και «Για κοινοποίηση» είναι δυνατή η επιλογή χρηστών και μονάδων που σχετίζονται με τη μονάδα του χρήστη, ενώ είναι δυνατή και η επιλογή άλλων παραληπτών από το οργανόγραμμα σύμφωνα με την επιλογή στο σχετικό πλαίσιο.

Με την ολοκλήρωση της αρχειοθέτησης -Ενημέρωσης της διανομής, το έγγραφο δρομολογείται στους επιλεγμένους παραλήπτες, ενώ αν η διανομή αφορά εισερχόμενη δρομολόγηση, ο χρήστης τη διεκπεραιώνει.

 
Με εικόνες