Συχνές ερωτήσεις για θέματα ασφάλειας μιας συνεδρίας - Zoom

  1. Πώς προγραμματίζω μία ασφαλή τηλεδιάσκεψη;
  2. Πώς ενημερώνω τους συμμετέχοντες για την είσοδο στη συνεδρία;
  3. Ποιές είναι οι ρυθμίσεις ασφαλείας εντός της τηλεδιάσκεψης;
  4. Μπορώ να απενεργοποιήσω με μία επιλογή τα μικρόφωνα των συμμετεχόντων και τις κάμερες;
  5. Πώς μπορώ να απενεργοποιήσω τη δυνατότητα διαμοιρασμού οθόνης (screen sharing) για τους συμμετέχοντες;
  6. Μπορώ να εξασφαλίσω ότι θα εισέλθουν στην τηλεδιάσκεψη μόνο μέλη του πανεπιστημίου;
  7. Πώς μπορώ να απενεργοποιήσω το chat μεταξύ των συμμετεχόντων;
  8. Πώς ενεργοποιώ το waiting room;
  9. Μπορώ να απενεργοποιήσω τη δυνατότητα σημείωσης/annotate για τους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια διαμοιρασμού οθόνης;
  10. Μπορώ να απενεργοποιήσω τη δυνατότητα μετονομασίας για τους συμμετέχοντες;
  11. Μπορώ να αφαιρέσω έναν συμμετέχοντα και να απαγορεύσω την επανασύνδεσή του;

 

1. Πώς προγραμματίζω μία ασφαλή τηλεδιάσκεψη;

Κατά τον προγραμματισμό μιας τηλεδιάσκεψης, στο πεδίο Security ενεργοποιούμε τη χρήση Passcode και την επιλογή Waiting Room. Στο πεδίο Advanced Options ενεργοποιούμε τις επιλογές Mute Participants Upon Entry ώστε να τεθούν όλοι οι συμμετέχοντες σε σίγαση κατά την είσοδο στη συνεδρία, και Only Authenticated Users Can Join ώστε να να εισέρχονται οι συμμετέχοντες με τη χρήση του ιδρυματικού τους λογαριασμού ή άλλου λογαριασμού που διαθέτουν π.χ. gmail. Η τελευταία ρύθμιση δεν επιβάλλει τη σύνδεση συμμετεχόντων μόνο με ιδρυματικό λογαριασμό (αυτό δεν γίνεται στο Zoom στο ΑΠΘ). Ωστόσο αν δεν χρησιμοποιήσουν τον ιδρυματικό λογαριασμό γίνεται αντιληπτό στον διοργανωτή επειδή θα εμφανίζονται με την ένδειξη Guest.

Υπάρχουν επιπρόσθετες ρυθμίσεις ασφάλειας της συνεδρίας μας οι οποίες γίνονται αφού συνδεθούμε στη συνεδρία την ημέρα της διεξαγωγής. Δείτε την ερώτηση 3.

2. Πώς ενημερώνω τους συμμετέχοντες για την είσοδο στη συνεδρία;

Είναι σημαντικό τα στοιχεία εισόδου στη συνεδρία του μαθήματος να μην αναρτώνται σε ιστοσελίδα δημόσιας πρόσβασης και να υπάρχει προστασία της ιστοσελίδας με κάποιον κωδικό ώστε η πρόσβαση να είναι περιορισμένη μόνο σε εξουσιοδοτημένους χρήστες (π.χ. elearning.auth.gr). Στην εξαιρετική περίπτωση που θα χρειαστεί να αναρτήσουμε τα στοιχεία του δωματίου σε ιστοσελίδα με δημόσια πρόσβαση, π.χ. στις ανακοινώσεις της ιστοσελίδας του τμήματος, τότε είναι προτιμότερο τα στοιχεία να μην περιλαμβάνουν τον σύνδεσμο πρόσβασης στο δωμάτιο αλλά το Meeting ID και το Passcode της συνεδρίας μας. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να ρυθμίσουμε το δωμάτιο σύμφωνα με τα παραπάνω για να εξασφαλίσουμε ότι θα έχουμε τον πλήρη έλεγχο της συνεδρίας.

3. Ποιές είναι οι ρυθμίσεις ασφαλείας εντός της τηλεδιάσκεψης;

Κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίας, πατώντας στο εικονίδιο Security επιλέγουμε:


1. Lock Meeting: Κλειδώνει τη δυνατότητα εισόδου άλλων συμμετεχόντων στην τηλεδιάσκεψη. Είναι χρήσιμη ρύθμιση όταν π.χ. θέλουμε να περιορίσουμε την είσοδο σε συμμετέχοντες μέχρι συγκεκριμένη χρονική στιγμή, όπως συμβαίνει κατά την online εξέταση ενός μαθήματος.
2. Enable Waiting Room: Ενεργοποιεί το δωμάτιο αναμονής, αν δεν το έχουμε ενεργοποιήσει ήδη κατά τον προγραμματισμό της συνεδρίας.
3. Share Screen: Αφαιρεί τη δυνατότητα Screen Sharing από άλλους συμμετέχοντες εκτός του διοργανωτή.
4. Chat: Αφαιρεί τη δυνατότητα χρήσης του chat από τους συμμετέχοντες. Εναλλακτικά, μπορούμε να ρυθμίσουμε τη δυνατότητα Chat μόνο με τον διοργανωτή. Αυτό γίνεται ανοίγοντας το παράθυρο του Chat της συνεδρίας κι επιλέγοντας τις 3 τελίτσες.

5. Rename Themselves: Αφαιρεί τη δυνατότητα μετονομασίας σε κάθε συμμετέχοντα.
6. Unmute Themselves: Αφαιρεί τη δυνατότητα ενεργοποίησης μικροφώνου στους συμμετέχοντες. Όταν το κάνουν ειδοποιείται με μήνυμα ο διοργανωτής προκειμένου να δώσει την άδεια.
7. Start Video: Αφαιρεί τη δυνατότητα ενεργοποίησης της κάμερας από τους συμμετέχοντες.
8. Suspend Participant Activities: Αφαιρεί από τους συμμετέχοντες όλες τις παραπάνω δυνατότητες, διακόπτει τον διαμοιρασμό οθόνης και αποτρέπει την είσοδο οποιουδήποτε άλλου χρήστη στην τηλεδιάσκεψη.

4. Μπορώ να απενεργοποιήσω με μία επιλογή τα μικρόφωνα των συμμετεχόντων και τις κάμερες;

Κατά τη διάρκεια μίας τηλεδιάσκεψης στο Zoom, μπορούμε να επιλέξουμε Mute all στο παράθυρο Participants για να θέσουμε τα μικρόφωνα των συμμετεχόντων σε σίγαση.

Επιπλέον, μπορούμε να αφαιρέσουμε τη δυνατότητα ενεργοποίησης του μικροφώνου των συμμετεχόντων κάνοντας κλικ στο SecurityUnmute Themselves, ώστε να μην εμφανίζεται το tick δίπλα στην επιλογή.

Με τη ρύθμιση αυτή όταν επιλέξει ο συμμετέχων να ενεργοποιήσει το μικρόφωνο για να πάρει τον λόγο τότε ειδοποιείται με μήνυμα στο Zoom ο διοργανωτής προκειμένου να δώσει την άδεια. Ο host μπορεί επίσης να ενεργοποιήσει μεμονωμένα το μικρόφωνο ενός συμμετέχοντα επιλέγοντας Participants, κάνοντας κλικ στον συμμετέχοντα και τέλος στο Ask to Unmute.

Επιπλέον, κατά τη διάρκεια μίας τηλεδιάσκεψης στο Zoom, μπορούμε να απενεργοποιήσουμε μικρόφωνα και κάμερες συμμετεχόντων επιλέγοντας SecuritySuspend Participant Activities. Κάνοντας κλικ σε αυτήν την επιλογή, το Zoom μας ενημερώνει ότι τα μικρόφωνα, οι κάμερες και ο διαμοιρασμός οθόνης θα απενεργοποιηθούν και η διάσκεψη θα κλειδωθεί, δηλαδή δεν θα μπορούν να εισέλθουν άλλα άτομα.

 

5. Πώς μπορώ να απενεργοποιήσω τη δυνατότητα διαμοιρασμού οθόνης (screen sharing) για τους συμμετέχοντες;

Κατά τη διάρκεια μίας τηλεδιάσκεψης στο Ζoom, μπορούμε να αφαιρέσουμε τη δυνατότητα screen share των συμμετεχόντων κάνοντας κλικ στο Security->Share Screen, ώστε να μην εμφανίζεται το tick δίπλα στην επιλογή.

6. Μπορώ να εξασφαλίσω ότι θα εισέλθουν στην τηλεδιάσκεψη μόνο μέλη του πανεπιστημίου;

Δεν υπάρχει τρόπος να περιορίσουμε την είσοδο στη συνεδρία με λογαριασμό π.χ. gmail ή άλλο. Ωστόσο κατά τον προγραμματισμό μιας τηλεδιάσκεψης, μπορούμε από το πεδίο Advanced Options να κάνουμε κλικ στην επιλογή Only authenticated users can join: Sign in to Zoom. Με αυτόν τον τρόπο, όποιος συμμετέχων δε χρησιμοποιήσει τα ιδρυματικά του στοιχεία κατά την είσοδο του, θα εμφανίζεται στον διοργανωτή (host) ως Guest στο παράθυρο των Participants. Στη συνέχεια αν διαπιστώσουμε κάποιος να έχει εισέλθει στη συνεδρία ως Guest μπορούμε να του ζητήσουμε να αποσυνδεθεί και να ξανασυνδεθεί με χρήση του ιδρυματικού του λογαριασμού (Sign in with SSO).

7. Πώς μπορώ να απενεργοποιήσω το chat μεταξύ των συμμετεχόντων;

Μπορούμε να επιτρέψουμε την αποστολή μηνυμάτων μέσω του chat μόνο προς τον διοργανωτή της τηλεδιάσκεψης. Εφόσον έχουμε συνδεθεί στη συνεδρία επιλέγουμε το Chat από τα εργαλεία και στη συνέχεια τις τρεις τελίτσες στο πάνω δεξιά μέρος του παραθύρου. Τέλος, κάνουμε κλικ στο Participant Can Chat With: Host only.

8. Πώς ενεργοποιώ το waiting room;

Κατά τον προγραμματισμό μιας τηλεδιάσκεψης, στο πεδίο Security κάνουμε κλικ στο Enable Waiting Room.

Εναλλακτικά, μπορούμε, αν η συνεδρία έχει ήδη ξεκινήσει, να ενεργοποιήσουμε το Waiting room από την επιλογή Security.

9. Μπορώ να απενεργοποιήσω τη δυνατότητα σημείωσης/annotate για τους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια διαμοιρασμού οθόνης;

Αφού έχουμε ξεκινήσει το διαμοιρασμό οθόνης, από την μπάρα ελέγχου στο κάτω μέρος της οθόνης διαμοιρασμού επιλέγουμε MoreDisable Annotation For Others.

10. Μπορώ να απενεργοποιήσω τη δυνατότητα μετονομασίας για τους συμμετέχοντες;

Κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης μπορούμε να αφαιρέσουμε τη δυνατότητα στους συμμετέχοντες να αλλάζουν το εμφανιζόμενο όνομά τους. Κάνουμε κλικ στο Security και επιλέγουμε το Rename Themselves, ώστε να μην εμφανίζεται tick δίπλα από αυτό.

Ενναλακτικά, μπορούμε να απενεργοποιήσουμε αυτήν τη δυνατότητα για όλα τα meetings που διοργανώνουμε. Αρχικά συνδεόμαστε στην σελίδα https://authgr.zoom.us/profile και επιλέγουμε SecurityIn Meeting (Basic).

Εντοπίζουμε την επιλογή Allow participants to rename themselves και την απενεργοποιούμε.

11. Μπορώ να αφαιρέσω έναν συμμετέχοντα και να απαγορεύσω την επανασύνδεσή του;

Κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης μπορούμε να αφαιρέσουμε έναν συμμετέχοντα, κάνοντας δεξί κλικ πάνω στο όνομά του στο πεδίο των participants και επιλέγοντας MoreRemove Participant.

Μπορούμε να απαγορεύσουμε την επανασύνδεση των συμμετεχόντων που αφαιρούμε για όλες μας τις συνεδρίες, αν συνδεθούμε στη σελίδα https://authgr.zoom.us/profile. Επιλέγουμε SecurityIn Meeting (Basic) και σιγουρευόμαστε ότι η επιλογή Allow removed participants to rejoin είναι απενεργοποιημένη.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Η συγκεκριμένη ρύθμιση δεν συνίσταται καθώς είναι πιθανή η αφαίρεση κάποιου συμμετέχοντα εκ παραδρομής και για την επανασύνδεσή του θα χρειαστεί να ενεργοποιήσουμε και πάλι την παραπάνω επιλογή. Εναλλακτικά προτείνεται η απλή αφαίρεση ενός συμμετέχοντα και η χρήση του Waiting Room.