Χρήση δωματίων στο Zoom για την ταυτοποίηση φοιτητή

Μέσω της εφαρμογής Zoom έχουμε τη δυνατότητα να έχουμε ξεχωριστά "δωμάτια" προκειμένου να διεξάγουμε την ταυτοποίηση του φοιτητή με επίδειξη στην κάμερα της αστυνομικής ή της ακαδημαϊκής του ταυτότητας χωρίς να είναι ορατή από άλλους συμμετέχοντες στη συνεδρία.

Η ταυτοποίηση μπορεί να γίνει:

  • είτε ένας προς έναν κατά την είσοδο στην τηλεδιάσκεψη (τότε υπάρχει ανάγκη για δημιουργία επιμέρους δωματίων εξέτασης με breakout rooms)
  • είτε δειγματοληπτικά σε επανέλεγχο, αφού έχουν συνδεθεί όλοι στην τηλεδιάσκεψη, με μεταφορά ενός σε ειδικό επιμέρους δωμάτιο ταυτοποίησης με breakout rooms από τον Host (βλ. παρακάτω)
  • είτε απευθείας στα επιμέρους δωμάτια εξέτασης από τους επιτηρητές  (βλ. παρακάτω)

 

Ταυτοποίηση ένας προς έναν κατά την είσοδο στην τηλεδιάσκεψη

Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχει ενεργοποιηθεί δωμάτιο αναμονής στη συνεδρία της εξέτασης.

Ενεργοποίηση δωματίου αναμονής

Το δωμάτιο αναμονής ενεργοποιείται:

- είτε κατά τον προγραμματισμό της συνεδρίας στην καρτέλα των ρυθμίσεων, όπου στο πεδίο Advanced options επιλέγουμε Enable waiting room.

- είτε, εφόσον έχουμε συνδεθεί στη συνεδρία, πριν εισέλθουν άλλοι, μπορούμε να επιλέξουμε στο μενού του Zoom Security> Enable waiting room

Δημιουργία δωματίου/ων εξέτασης

Για να τοποθετούμε ως Host κάθε φοιτητή που ταυτοποιούμε σε δωμάτιο/α εξέτασης θα πρέπει να δημιουργήσουμε αρχικά τα μικρότερα δωμάτια εξέτασης. Επιλέγουμε στο μενού του Zoom Breakout rooms. Επιλέγουμε τον αριθμό των δωματίων εξέτασης που χρειαζόμαστε για να τοποθετούμε στη συνέχεια τους φοιτητές σε αυτά και κάνουμε κλικ στον διαχωρισμό των συμμετεχόντων Manually.

 

Μόλις επιλέξουμε Create Rooms ανοίγει παράθυρο για να προσθέσουμε άτομα στα δωμάτια (Assign). Στο ίδιο παράθυρο μπορούμε να κάνουμε μετονομασία τα δωμάτια εξέτασης, αν θέλουμε, π.χ. δίνοντας το όνομα του επιτηρητή που θα βάλουμε σε αυτό.

Επίσης, στο ίδιο παράθυρο μπορούμε να προσθέσουμε επιπλέον δωμάτια, αν αλλάξαμε γνώμη για το πλήθος τους, και να ρυθμίσουμε από τα Options αν θα έχει τη δυνατότητα ο φοιτητής να επανέρχεται στο κύριο (αρχικό) δωμάτιο.

Δεν μπορούμε να διαγράψουμε δωμάτια, μπορούμε όμως, να μην τοποθετήσουμε κάποιον εκεί.

Κλείνουμε το παραπάνω παράθυρο και υποδεχόμαστε έναν έναν τους συμμετέχοντες από το δωμάτιο αναμονής στο δωμάτιο κύριας συνεδρίας. Πρώτα συστήνεται να εισέλθουν οι επιτηρητές ώστε να τους μετατρέψουμε σε Co-Hosts και να τους τοποθετήσουμε στα επιμέρους δωμάτια εξέτασης.
Για να μετατρέψουμε κάποιον σε Co-Host ώστε να έχει δικαιώματα μετακίνησης στα επιμέρους δωμάτια της συνεδρίας καθώς και διαχείρισης των συμμετεχόντων, από την επιλογή Participants στο ονομετεπώνυμο του, επιλέγω More>Make Co-Host.

Για να τοποθετήσουμε ως Host κάποιον συμμετέχοντα σε δωμάτιο εξέτασης, αφού εισέλθει στην κύρια συνεδρία και ολοκληρωθεί η ταυτοποίηση, επιλέγουμε Breakout Rooms, στη συνέχεια στο δωμάτιο που θα τοποθετηθεί πατάμε Assign κι επιλέγουμε το ονοματεπώνυμο του από τα διαθέσιμα που εμφανίζονται. Τέλος, την πρώτη φορά που θα κάνουμε αντιστοίχιση ενός ατόμου σε δωμάτιο θα πρέπει να ανοίξουμε τα δωμάτια από την επιλογή Open All rooms.

 

Μόλις ανοίγουμε τα δωμάτια εμφανίζεται μήνυμα στον συμμετέχοντα που έχουμε αντιστοιχίσει με κάποιο δωμάτιο προκειμένου να εισέλθει σε αυτό (Join). Θα πρέπει να επιλέξει Join για να εισέλθει.

Συνεχίζουμε τη διαδικασία αντιστοίχισης σε δωμάτια. Αφού υποδεχόμαστε έναν προς έναν τους συμμετέχοντες από το δωμάτιο αναμονής και κάνουμε την ταυτοποίηση, από την επιλογή Breakout Rooms και στη συνέχεια στον συμμετέχοντα που είναι Unassigned επιλέγουμε Assign to για να τον τοποθετήσουμε στο κατάλληλο επιμέρους δωμάτιο.

Host και Co-Hosts της συνεδρίας μπορούν να μεταπηδούν σε οποιοδήποτε δωμάτιο θέλουν, από την επιλογή Breakout Rooms>Join, στο δωμάτιο που θέλουν.

Από την επιλογή Close All Rooms μπορούμε να κλείσουμε ταυτόχρονα όλα τα δωμάτια και αυτόματα οι συμμετέχοντες θα μεταφερθούν στην κύρια συνεδρία.

 

Δειγματοληπτικό επανέλεγχος ταυτότητας κατά τη διάρκεια της εξέτασης

Σε αυτήν την περίπτωση συστήνεται να δημιουργηθεί ένα επιμέρους δωμάτιο μόνο για την ταυτοποίηση και όσα επιπλέον δωμάτια απαιτούνται για την εξέταση.

Αφού εισέλθουν όλοι συμμετέχοντες στη συνεδρία και αφού μετατρέψουμε σε Co-Hosts τους επιτηρητές για να έχουν περισσότερα δικαιώματα στη συνεδρία, επιλέγουμε Breakout Rooms. Ρυθμίζουμε αρχικά πόσα δωμάτια εξέτασης θέλουμε και η τοποθέτηση σε αυτά των εξεταζόμενων να γίνει αυτόματα (Automatically) ώστε αν είναι πολλοί να μοιραστούν με τυχαίο τρόπο σε διαφορετικά δωμάτια αντί χειροκίνητα. Επιλέγουμε Create Rooms.

 

Στο παράθυρο που ανοίγει επιλέγουμε Add Room ώστε να προστεθεί επιπλέον δωμάτιο για την ταυτοποίηση. Κάνουμε μετονομασία τα δωμάτια ώστε να τα ξεχωρίζουμε. Ελέγχουμε στις ρυθμίσεις (Options) επιπλέον ρυθμίσεις ασφάλειας που τυχόν θέλουμε, π.χ. να μην μπορούν να επιστρέφουν οι συμμετέχοντες οποτεδήποτε στο κύριο δωμάτιο της συνεδρίας.

 

Ολοκληρώνοντας τα παραπάνω, κάνουμε κλικ στο Open All Rooms ώστε να ανοίξουν τα δωμάτια.

Αν θέλουμε κάποιον φοιτητή δειγματοληπτικά να τον ταυτοποιήσουμε, αφού του εξηγήσουμε πρώτα στο δωμάτιο που βρίσκεται (για να ενταχθούμε εκεί επιλέγουμε στο μενού Breakout Rooms>Join στο συγκεκριμένο δωμάτιο) ότι θα προχωρήσουμε σε ταυτοποίηση, μετακινούμαστε εμείς στο δωμάτιο ταυτοποίησης και μετακινούμε στη συνέχεια και τον φοιτητή. Η αλλαγή των δωματίων για εμάς γίνεται αν στο μενού Breakout Rooms επιλέξουμε Join στο δωμάτιο ταυτοποίησης και κατόπιν, μετακινήσουμε εκεί και τον φοιτητή.

 

Μετά την ταυτοποίηση, με τον ίδιο τρόπο μετακινούμε τον φοιτητή στο δωμάτιο εξέτασης που βρισκόταν.

Ταυτοποίηση στα επιμέρους δωμάτια της εξέτασης

Αν έχουμε ήδη διαχωρίσει τους φοιτητές σε μικρές ομάδες σε επιμέρους δωμάτια εξέτασης, π.χ. 10 άτομα ανά δωμάτιο, κι έχουμε τοποθετήσει σε αυτά έναν επιτηρητή, η ταυτοποίηση μπορεί να γίνει από αυτόν. Για τον αυτόματο διαμοιρασμό των φοιτητών σε επιμέρους δωμάτια εξέτασης χρησιμοποιείται η λειτουργικότητα Breakout Rooms της εφαρμογής Zoom. Αναλυτικές οδηγίες υπάρχουν στην ιστοσελίδα https://it.auth.gr/el/zoombreakout.