Οδηγίες εξ αποστάσεως διάλεξης με την υπηρεσία Skype for Business (διδάσκοντες)

Τύπος Ενημέρωσης 

Το Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης σας ενημερώνει ότι μπορείτε να αξιοποιήσετε την υπηρεσία Skype for Business μέσω του Microsoft Office 365 για τη διοργάνωση μιας εξ’ αποστάσεως διάλεξης ή συνάντησης εργασίας με συμμετέχοντες έως 250 άτομα. Απαραίτητη προϋπόθεση για τον διδάσκοντα/διοργανωτή είναι:

  • Nα έχει ενεργοποιήσει τις cloud υπηρεσίες Microsοft Office365 μέσα από την ιστοσελίδα https://accounts.auth.gr/misc/office365.php. Η είσοδος γίνεται με τα στοιχεία του ιδρυματικού λογαριασμού στο ΑΠΘ. Η ενεργοποίηση ολοκληρώνεται μέσα σε χρονικό διάστημα μιας (1) ώρας καθώς απαιτείται συγχρονισμός με τη Microsoft και ενεργοποιείται λογαριασμός της μορφής <ιδρυματικό username>@office365.auth.gr (ενδέχεται να υπάρχουν καθυστερήσεις κάποιες ώρες λόγω φόρτου στη Microsoft).

 

Στη συνέχεια δημιουργούμε μια τηλεδιάσκεψη, στην οποία θα συνδεθούν ο διδάσκων και οι φοιτητές με χρήση πλοηγού, ακολουθώντας  τα παρακάτω βήματα:

  1. Συνδεόμαστε στην ιστοσελίδα https://sched.lync.com και πληκτρολογούμε τον λογαριασμό μας στο Office365 (<ιδρυματικό username>@office365.auth.gr). Αμέσως μετά, θα χρειαστεί να εισάγουμε τα στοιχεία του ιδρυματικού μας λογαριασμού.
     
  2. Δημιουργούμε την τηλεδιάσκεψη μέσα, από την παραπάνω ιστοσελίδα, σύμφωνα με το σχετικό βίντεο εδώ και την ιστοσελίδα οδηγιών https://it.auth.gr/el/skypemeetingΓια λόγους καλύτερης διαχείρισης συνίσταται να δημιουργήσουμε μια τηλεδιάσκεψη για κάθε μάθημα. Η τηλεδιάσκεψη μπορεί να δημιουργηθεί οποιαδήποτε χρονική στιγμή πριν τη διάλεξη.
     
  3. Με την ολοκλήρωση προγραμματισμού της τηλεδιάσκεψης δημιουργείται ένας σύνδεσμος (link), ο οποίος πρέπει να γνωστοποιηθεί στους φοιτητές, προκειμένου να συνδεθούν σε αυτόν και να παρακολουθήσουν μέσω πλοηγού. Η αποστολή του μηνύματος με τον σύνδεσμο της τηλεδιάσκεψης και τις οδηγίες συμμετοχής στους φοιτητές υπενθυμίζεται ότι μπορεί να γίνει είτε μέσα από την υπηρεσία elearning.auth.gr, είτε μέσα από την εφαρμογή sis.auth.gr σύμφωνα με τις οδηγίες της ιστοσελίδας https://it.auth.gr/el/facultySIS στην ενότητα 7, είτε με όποιο άλλο κανάλι επικοινωνίας αξιοποιούμε ήδη σήμερα για επικοινωνία με τους φοιτητές. Ο σύνδεσμος της τηλεδιάσκεψης παραμένει ενεργός και δεν χρειάζεται να δημιουργηθεί νέος για κάθε επόμενη διάλεξη. Συστήνεται να συνδεθούν οι φοιτητές δοκιμαστικά στην τηλεδιάσκεψη πριν τη διεξαγωγή της ώστε να εξασφαλίσουν ότι η σύνδεση γίνεται επιτυχώς.
     
  4. Ρυθμίζουμε τον υπολογιστή μας για συμμετοχή στη συνεδρία σύμφωνα με τις οδηγίες της ιστοσελίδας https://it.auth.gr/el/skypeAttendeeChrome, όπου περιγράφεται ότι απαιτείται η εκτέλεση του αρχείου SkypeMeetingApp.msi σε υπολογιστή Windows και μόνο, ώστε η τηλεδιάσκεψη να πραγματοποιηθεί μέσω πλοηγού. Αυτό το βήμα είναι απαραίτητο και για τους φοιτητές/συμμετέχοντες. Σε υπολογιστή Mac θα χρειαστεί να εγκαταστήσουμε το Skype for Business ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες.
     
  5. Διεξάγουμε την τηλεδιάσκεψη κατά την προγραμματισμένη ώρα από τον σύνδεσμο συμμετοχής επιλέγοντας Συμμετοχή με την εφαρμογή Συσκέψεις Web (Skype meeting App), με έναν από τους πλοηγούς Microsoft Edge, Google Chrome, Internet Explorer 11 σε υπολογιστή Windows. Προσέχουμε στο παράθυρο που ανοίγει, προκειμένου να συμμετέχουμε ως διοργανωτές και να έχουμε τη διαχείριση της συνεδρίας, να κάνουμε είσοδο από τον την ειδική επιλογή Sign in if you have an Office365 account δίνοντας τον λογαριασμό μας που έχει τη μορφή <ιδρυματικό username>@office365.auth.gr.

Δείτε και τις Συχνές ερωτήσεις.

Επιπρόσθετα, σας ενημερώνουμε, ότι η υπηρεσία Skype for Business, μπορεί να υποστηρίξει και τη δυνατότητα καταγραφής της διάλεξης είτε στη διάρκεια μιας εξ’ αποστάσεως διάλεξης (στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να ενημερώνετε στην αρχή της διάλεξης ότι η διάλεξη θα καταγραφεί για το σκοπό της μετέπειτα διάθεσης μέσω της υπηρεσίας ηλεκτρονικών μαθημάτων elearning.auth και εάν κάποιος δεν το επιθυμεί είτε δεν θα προχωράτε σε καταγραφή, είτε θα ζητάτε να απενεργοποιήσουν την κάμερα και το μικρόφωνο και μετά θα επιβεβαιώνετε ότι μπορείτε να ξεκινήσετε την καταγραφή), είτε ακόμα και χωρίς ακροατήριο για παραγωγή βίντεο που θα διατεθεί μετέπειτα στους φοιτητές, για παράδειγμα, μέσω της υπηρεσίας elearning.auth. Για την αξιοποίηση αυτής της δυνατότητας, θα πρέπει αρχικά να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω email στη διεύθυνση support@auth.gr, καθώς απαιτείται επιπλέον κωδικός πρόσβασης (δείτε σχετικά εδώ) και πρέπει να ενεργοποιήσουμε έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων (multi-factor authentication--MFA) για τον λογαριασμό σας στη Microsoft. Μετά την ενεργοποίηση οι οδηγίες για την καταγραφή της διάλεξης είναι στην ιστοσελίδα https://it.auth.gr/el/skypeAdmin.

Δοκιμάστε τη συμμετοχή σας σε μία συνεδρία μέσω της υπηρεσίας Skype for Business με χρήση πλοηγού σε αυτόν το σύνδεσμο

Τέλος, προτείνουμε όλα τα μαθήματα προπτυχιακά και μεταπτυχιακά να διαθέτουν ηλεκτρονικό μάθημα στην υπηρεσία ηλεκτρονικών μαθημάτων elearning.auth.gr για διάθεση υλικού και επικοινωνία με τους φοιτητές.

Αναλυτικός οδηγός