office 365

Δημιουργία σύσκεψης με Ομάδα/Τάξη με το Microsoft Teams

Οι οδηγίες που ακολουθούν αφορούν στη χρήση της εφαμοργής Microsoft Teams για διοργανωτές τηλεδιασκέψεων (π.χ. διδάσκοντες). Απαραίτητη προϋπόθεση για την χρήση της εφαρμογής είναι να έχετε ενεργοποιήσει τις cloud υπηρεσίες Microsοft Office365 μέσα από την ιστοσελίδα https://accounts.auth.gr/misc/office365.php. Η είσοδος γίνεται με τα στοιχεία του ιδρυματικού λογαριασμού στο ΑΠΘ. Η ενεργοποίηση ολοκληρώνεται μέσα σε χρονικό διάστημα μιας (1) ώρας καθώς απαιτείται συγχρονισμός με τη Microsoft και ενεργοποιείται λογαριασμός της μορφής <ιδρυματικό username>@office365.auth.gr (ενδέχεται να υπάρχουν καθυστερήσεις κάποιες ώρες λόγω φόρτου στη Microsoft).

Περιγράφεται η διαδικασία:

  1. Εγκατάστασης και σύνδεσης στο MS Teams
  2. Δημιουργίας ομάδας/τάξης
  3. Διοργάνωσης σύσκεψης με την ομάδα/τάξη
Εγκατάσταση και Σύνδεση στην Εφαρμογή

Πρώτο βήμα είναι η λήψη και η εγκατάσταση της εφαρμογής στην συσκευή μας. Μπορούμε να κατεβάσουμε το MIcrosoft Teams από αυτήν τη σελίδα κάνοντας κλικ στο Λήψη του Teams.

Μόλις κατέβει το αρχείο κάνουμε διπλό κλικ πάνω του για να ξεκινήσει η εγκατάσταση. Στο παράθυρο που εμφανίζεται συμπληρώνουμε την διεύθυνση email που έχουμε για σύνδεση στις υπηρεσίες Microsoft, η οποία έχει την μορφή: <username του ιδρυματικού λογαριασμού>@office365.auth.gr και επιλέγουμε Next/Επόμενο.

Πληκτρολογούμε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης του ιδρυματικού μας λογαριασμού και επιλέγουμε Είσοδος.

Εάν εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο κάνουμε κλικ στο Ναι/Yes και έπειτα, για να εμφανιστούν οι θέσεις καταχώρησης username και password κάνουμε κλικ 5 φορές στο πλήκτρο Tab ή κάνουμε σμίκρυνση (zoom out) το περιεχόμενο του παράθυρου.

Δημιουργία Ομάδας

Εφόσον είμαστε συνδεδεμένοι στην εφαρμογή, επιλέγουμε από το μενού στο αριστερό μέρος το στοιχείο Teams/Ομάδες και στη συνέχεια Create Team/Δημιουργία Ομάδας.

Στο νέο παράθυρο που εμφανίζεται, ορίζουμε τον τίτλο της ομάδας/τάξης μας, διατηρούμε την προεπιλογή στο πεδίο Privacy/Απόρρητο και επιλέγουμε Next/Επόμενο.

Στο επόμενο βήμα κάνουμε κλικ στο Skip/Παράλειψη.

Αμέσως μετά, μεταφερόμαστε στη σελίδα της ομάδας μας όπου στο πάνω δεξιά μέρος επιλέγουμε Meet/Σύσκεψη→Schedule a meeting/Προγραμματισμός Σύσκεψης.

Στη συνέχεια, ανακατευθυνόμαστε σε νέα σελίδα όπου πληκτρολογούμε:

1. το όνομα τη συνεδρίας ή του μαθήματος
2. την ημερομηνία και την ώρα διεξαγωγής
3. το κάθε πότε επαναλαμβάνεται

και μετά επιλέγουμε Send/Αποστολή.

Μεταφερόμαστε στην αρχική σελίδα της ομάδας μας, όπου βλέπουμε τώρα την προγραμματισμένη μας τηλεδιάσκεψη.

Κάνοντας κλικ πάνω στην τηλεδιάσκεψη εμφανίζονται οι λεπτομέρειές της. Στο πάνω αριστερά μέρος επιλέγουμε Copy Link/Αντιγραφή Σύνδεσης. Έχουμε πλέον αντιγράψει τον σύνδεσμο της τηλεδιάσκεψης, μέσω του οποίου μπορεί κάποιος να συνδεθεί στη σύσκεψή μας.

Στη συνέχεια, επιλέγουμε από τα δεξιά Meeting options/Επιλογές Σύσκεψης.

Αμέσως μετά ανοίγει ένα νέο παράθυρο προγραμμάτος περιήγησης (browser) στο οποίο συνδεόμαστε με τα στοιχεία του Microsoft λογαριασμού μας.

   

Στη σελίδα που εμφανίζεται μπορούμε να ορίσουμε:

1. Who can bypass the lobby/Ποιοι μπορούν να προσπεράσουν το χώρο αναμονής:  Ποιος μπορεί να συνδεθεί στην τηλεδιάσκεψη παρακάμπτοντας το δωμάτιο αναμονής
2. Who can present/Ποιος θα είναι ο παρουσιαστής: Ποιος θα έχει δικαιώματα παρουσιαστή όταν συνδέεται στην τηλεδιάσκεψη

Όταν ολοκληρώσουμε τις αλλαγές, επιλέγουμε Save/Αποθήκευση.

Προσθήκη Φοιτητών / Συνεργατών σε Ομάδα

Προσθήκη Φοιτητών / Συνεργατών σε Ομάδα μέσω Συνδέσμου

Για την προσθήκη φοιτητών/συνεργατών σε ομάδα κάνουμε κλικ στο Teams/Ομάδες από μενού της εφαρμογής στα αριστερά. Στη συνέχεια εντοπίζουμε την ομάδα που μας ενδιαφέρει, τοποθετούμε τον κέρσορα πάνω της μέχρι να εμφανιστεί το εικονίδιο με τις τρεις τελείες και επιλέγουμε Get link to team/Αντιγραφή σύνδεσης στην ομάδα.

Αντιγράφουμε τον σύνδεσμο από το παράθυρο που εμφανίζεται και τον αποστέλουμε στους συνεργάτες μας.

Μέσω αυτού του συνδέσμου μπορούν να ενταχθούν στην ομάδα που έχουμε δημιουργήσει. Μόλις κάποιος εγγραφεί στην ομάδα, θα ειδοποιηθούμε από την εφαρμογή, ώστε να εγκρίνουμε την εγγραφή του. Οι ειδοποιήσεις εμφανίζονται στο στοιχείο Activity/Δραστηριότητα του μενού στα αριστερά,

Αυτόματη Προσθήκη Φοιτητών / Συνεργατών σε Ομάδα μέσω Κωδικού

Για την προσθήκη συνεργατών σε ομάδα χωρίς επιπλέον απαραίτητες ενέργειες από εμάς, όπως την έγκριση της εγγραφής τους, κάνουμε κλικ στο Teams/Ομάδες από μενού της εφαμοργής στα αριστερά. Στη συνέχεια εντοπίζουμε την ομάδα που μας ενδιαφέρει, τοποθετούμε τον κέρσορα πάνω της μέχρι να εμφανιστεί το εικονίδιο με τις τρεις τελείες και επιλέγουμε Manage team/Διαχείριση ομάδας.

Ακολούθως επιλέγουμε Settings/Ρυθμίσεις→Team code/Κωδικός ομάδαςGenerate/Δημιουργία. Αντιγράφουμε τον κωδικό που εμφανίζεται και τον αποστέλουμε στους φοιτητές/συνεργάτες μας, οι οποίοι με αυτόν τον κωδικό μπορούν να εγγραφούν στην ομάδα μας χωρίς να χρειαστεί έγκριση της εγγραφής τους.

Οδηγίες για την εγγραφή των φοιτητών/συνεργατών με χρήση του κωδικού υπάρχουν στο βήμα 2 αυτού του οδηγού.

Σύνδεση στη Συνεδρία

Για να συνδεθούμε στη συνεδρία, επιλέγουμε από το μενού της εφαρμογής στα αριστερά Calendar/Ημερολόγιο. Εντοπίζουμε στο ημερολόγιο την συνεδρία μας, κάνουμε κλικ πάνω σε αυτήν και επιλέγουμε Join/Συμμετοχή.

Στο νέο παράθυρο ορίζουμε τις επιλογές ήχου και βίντεο που προτιμούμε και κάνουμε κλικ στο Join now/Συμμετοχή τώρα. Έχουμε πλέον συνδεθεί στην τηλεδιάσκεψη.

Αν κάποιος χρήστης συνδεθεί στην τηλεδιάσκεψη ως επισκέπτης, η εφαρμογή μας ενημερώνει εμφανίζοντας ένα πλαίσιο από το οποίο μπορούμε να επιτρέψουμε ή να αρνηθούμε την είσοδό του.

 

Δείτε και τον Οδηγό για τη Διαχείριση της Τηλεδιάσκεψης.

 
Με εικόνες