Πανεπιστημιακή υπηρεσία καταλόγου

Κεντρικό μητρώο προσώπων του πανεπιστημίου
Target audience 

Η Πανεπιστημιακή Υπηρεσία Καταλόγου (ΠΥΚΑ) είναι το μητρώο φυσικών προσώπων των μελών του ΑΠΘ. Οι υπηρεσιακές μονάδες του ΑΠΘ που συντηρούν στοιχεία για τις κατηγορίες φυσικών προσώπων (διδακτικό και διοικητικό προσωπικό, φοιτητές, ερευνητές κλπ) ενημερώνουν τη βάση δεδομένων της ΠΥΚΑ. Το κεντρικό μητρώο συγκεντώνει τα παρακάτω στοιχεία:

  • το ονοματεπώνυμο και πατρώνυμο
  • η ημερομηνία γέννησης
  • τα στοιχεία επικοινωνίας (διεύθυνση, τηλέφωνα)
  • η ιδιότητα και η σχέση με το ΑΠΘ
  • η κατάσταση, η έναρξη και η λήξη αυτής της ιδιότητας
  • οι αριθμοί μητρώων (π.χ. ΑΜΚΑ, ΑΠΜ, ΑΜ)
  • τα στοιχεία ιδρυματικού λογαριασμού και email
  • το τηλέφωνο γραφείου και fax

τα οποία στη συνέχεια είναι διαθέσιμα για όλες τις υπηρεσίες του ΑΠΘ. Με αυτό τον τρόπο, απλοποιείται η έκδοση και διατήρηση του Ιδρυματικού Λογαριασμού για τα μέλη του πανεπιστημίου και δεν απαιτείται άλλη απόδειξη της πανεπιστημιακής ιδιότητας για πρόσβαση στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του πανεπιστημίου.

Οφέλη

Μέσω της ΠΥΚΑ πετυχαίνουμε τη μείωση της γραφειοκρατίας, την αυτοματοποίηση διαδικασιών στην παροχή ιδρυματικών υπηρεσιών που απαιτούν εξακρίβωση στοιχείων μελών, τη μείωση του λειτουργικού κόστους των μονάδων, την άμεση διάθεση έγκυρων πληροφοριών για στοιχεία επικοινωνίας και τρέχουσα ιδιότητα των μελών του ΑΠΘ, τη μείωση λαθών που προκύπτουν από καταχώριση στοιχείων φυσικών προσώπων ξεχωριστά σε κάθε υπηρεσία.

Οφέλη για φοιτητές

  • απόκτηση του ιδρυματικού λογαριασμού για ηλεκτρονικές υπηρεσίες μέσω του register.auth.gr
  • ανάκτηση χαμένου κωδικού και ανανέωση λογαριασμού (χρήση One-time password OTP)
  • άμεση εξακρίβωση φοιτητικής ιδιότητας σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες
  • απόδειξη ιδιότητας χωρίς έντυπα πιστοποιητικά σε διάφορες υπηρεσίες του ΑΠΘ (Πανεπιστημιακή κατασκήνωση Καλάνδρας) αλλά και τρίτων (ΟΠΑΔ)
  • αυτόματη ανανέωση του Ιδρυματικού Λογαριασμού με βάση την τρέχουσα κατάσταση
  • αυτόματη εγγραφή σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες βάσει ιδιότητας/τμήματος
  • προσωπική ενημέρωση με πιστοποιημένο τρόπο (βαθμολογία, συγγράμματα)
  • άμεση εξυπηρέτηση με ηλεκτρονικά αιτήματα προς γραμματείες (sis.auth.gr, ΑΠΘ mobile)
  • πρόσβαση σε πιστοποιημένες υπηρεσίες βιβλιοθηκών, όπως σε πλατφόρμα τηλεκπαίδευσης, σε άρθρα και περιοδικά

Οφέλη για προσωπικό και μέλη ΔΕΠ

  • άμεση εξακρίβωση πανεπιστημιακής ιδιότητας σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες και εγγραφή βάσει ιδιότητας/τμήματος
  • καταχωρήσεις βαθμολογίας με πιστοποιημένο τρόπο από μέλη ΔΕΠ (ClassWeb)
  • ενοποιημένες υπηρεσίες καταλόγου για αναζήτηση στοιχείων επικοινωνίας, π.χ. επίσημη ηλεκτρονική διεύθυνση και τηλέφωνο γραφείου για όλα τα μέλη του ΑΠΘ
  • αυτόματη ανανέωση Ιδρυματικού Λογαριασμού
  • κατάθεση ηλεκτρονικών αιτημάτων εξυπηρέτησης από το ΚΗΔ
  • άμεση εξυπηρέτηση με ηλεκτρονικά αιτήματα προς Διοικητικές Υπηρεσίες (π.χ. ενημέρωση βλαβών σε υποδομές του κτιρίου)
Προϋποθέσεις

Η εγγραφή του προσώπου στην ΠΥΚΑ προϋποθέτει να υπάρχει ενεργή σχέση του με το Πανεπιστήμιο. Οι υπηρεσίες που εγγράφουν τα μέλη του ΑΠΘ προωθούν τα στοιχεία τους στην ΠΥΚΑ. Τέτοιες υπηρεσίες είναι:

  • οι Γραμματείες των Τμημάτων/Σχολών για στοιχεία προπτυχιακών, μεταπτυχιακών φοιτητών και υποψήφιων διδακτόρων
  • η Διεύθυνση Προσωπικού για στοιχεία μονίμου διοικητικού, διδακτικού και βοηθητικού προσωπικού
  • η Επιτροπή Ερευνών για στοιχεία συμβασιούχων ορισμένου χρόνου
  • άλλες πηγές που δεν έχουν αυτόματη ενημέρωση αλλά προωθούν στοιχεία
    • η Πανεπιστημιακή Φοιτητική Λέσχη,
    • η Εταιρεία Αξιοποίησης & Διαχείρισης Πανεπιστημιακής Περιουσίας,
    • το Αγρόκτημα,
    • τα Πανεπιστημιακά Δάση,
    • το Τελλόγλειο Ίδρυμα
Οδηγίες

Για τα εγγεγραμμένα μέλη του ΑΠΘ, ο ιστοχώρος της ΠΥΚΑ επιτρέπει

  • την επισκόπηση των πληροφοριών στην προσωπική τους καρτέλα
  • αιτήματα διόρθωσης των στοιχείων με αποστολή ενημέρωσης στην πηγή που τα συντηρεί
  • αναζήτηση προσωπικού εντός της μονάδας του ενδιαφερομένου
  • ειδικά για μέλη ΔΕΠ, αναζήτηση μελών και φοιτητών του τμήματός τους