Αποστολή εγγράφου σε άλλη Μονάδα μέσω docs.auth.gr

Σε πολλές περιπτώσεις είναι πιθανό να απαιτείται αποστολή ενός εγγράφου σε μια άλλη Μονάδα του ΑΠΘ, π.χ. στην Κοσμητεία της Σχολής που ανήκει το τμήμα μας ή στο τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης κτλ. Η ενέργεια αυτή μπορεί να πραγματοποιηθεί πολύ εύκολα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

Εφόσον έχουμε ανεβάσει το έγγραφο στην εφαρμογή docs.auth.gr, επιλέγουμε το έγγραφο που επιθυμούμε να στείλουμε σε άλλη Μονάδα από το διαθέσιμο κουτάκι και κατόπιν στη διαδρομή από το μενού Επιλεγμένα στοιχεία > Έναρξη διαδικασίας επιλέγουμε μέσα από τις διαθέσιμες διαδικασίες αυτή με το όνομα «Αποστολή εγγράφου σε άλλη Μονάδα».

Επιλέγουμε τη/τις μονάδες στις οποίες θέλουμε να αποσταλεί το συγκεκριμένο έγγραφο.

Σε αυτό το σημείο, πριν πατήσουμε Έναρξη διαδικασίας, μπορούμε:

  • είτε να προσθέσουμε κι άλλο έγγραφο για αποστολή στη συγκεκριμένη Μονάδα που να αφορά άλλο θέμα επιλέγοντας Προσθήκη στο πεδίο Έγγραφα
  • είτε να προσθέσουμε συνημμένα έγγραφα που αφορούν το ίδιο θέμα με το πρώτο μας έγγραφο επιλέγοντας Προσθήκη στο πεδίο Επισυναπτόμενα
    Για να προσθέσουμε επισυναπτόμενο αφού επιλέξουμε προσθήκη στο παράθυρο που εμφανίζεται αναζητούμε στους φακέλους που εμφανίζονται το έγγραφο που θα επισυνάψουμε. Η ενέργεια αυτή προϋποθέτει να έχουμε ανεβάσει το έγγραφο σε κατάλληλη τοποθεσία στο docs.auth.gr.
  • είτε να επιλέξουμε την ένδειξη Υπηρεσιακό σημείωμα όπου το έγγραφο θα τοποθετεί αυτόματα στο φάκελο Υπηρεσιακά Σημειώματα της κάθε μονάδας. Με την επιλογή αυτή το έγγραφο απλά αποστέλλεται στις μονάδες χωρίς να ξεκινά η διαδικασία Πρωτοκόλλησης.

Για να ολοκληρώσουμε επιλέγουμε Έναρξη διαδικασίας.

Το έγγραφο με τα συνημμένα του θα παραληφθεί από το αρμόδιο προσωπικό των μονάδων και η διαδικασία θα ολοκληρωθεί. Οι  Μονάδες (αποστολέας/παραλήπτες) θα λάβουν αντίστοιχα ενημερωτικά μηνύματα.

    

Λήψη εγγράφου από Μονάδα

Σε περίπτωση που δεν επιλέξουμε την ένδειξη Υπηρεσιακό σημείωμα, θα ξεκινήσει η διαδικασία πρωτοκόλλησης. Η μονάδα στην οποία εστάλησαν το έγγραφο με τα συνημμένα του με την παραπάνω διαδικασία, θα λάβει ένα έγγραφο στα Εισερχόμενα του φακέλου Πρωτόκολλο ενώ τα συνημμένα έγγραφα θα τοποθετηθούν αυτόματα στον φάκελο Συνημμένα του φακέλου Πρωτόκολλο.  Στη συνέχεια η μονάδα μπορεί να προχωρήσει με την πρωτοκόλληση του εγγράφου. Τέλος στις ιδιότητες του εγγράφου προς πρωτοκόλληση μπορούμε να δούμε:

  • τον αρχικό αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία πρωτοκόλλησης από τη Μονάδα προέλευσης,
  • τη Μονάδα προέλευσης,
  • τη σύνδεση με τα συνημμένα έγγραφα.

 
Με εικόνες