Πρωτοκόλληση Εισερχομένων Εγγράφων

Ο φάκελος Πρωτόκολλο που βρίσκεται στο αποθετήριο εγγράφων μιας μονάδας αρχικά είναι προσβάσιμος μόνο από τον προϊστάμενο της μονάδας, π.χ. γραμματείας τμήματος, ο οποίος μπορεί να αποδώσει δικαιώματα πρόσβασης και σε άλλα μέλη της μονάδας του ώστε να διαχειρίζονται από κοινού τα έγγραφα (για την απόδοση δικαιωμάτων διαχειριστή δείτε εδώ).

Τα βήματα της πρωτοκόλλησης ενός εισερχομένου εγγράφου είναι συνοπτικά τα εξής:

  1. Μεταφόρτωση εγγράφου και αυτόματη πρωτοκόλληση
  2. Χαρακτηρισμός και Διεκπεραίωση
  3. Καταχώρηση στοιχείων διεκπεραίωσης
Μεταφόρτωση εγγράφου

Για την πρωτοκόλληση ενός εισερχόμενου εγγράφου, θα πρέπει να τοποθετηθεί ένα έγγραφο από οποιονδήποτε χρήστη του χώρου της μονάδας μέσα στο φάκελο Εισερχόμενα.
Μετά τη μεταφόρτωση του εγγράφου (η διαδικασία μεταφόρτωσης περιγράφεται στο εγχειρίδιο Μεταφόρτωση νέου εγγράφου), το έγγραφο λαμβάνει αυτόματα αριθμό πρωτοκόλλου καθώς και μετακινείται αυτόματα στον φάκελο διεκπεραίωση. Επίσης, ο κάθε διαχειριστής του χώρου λαμβάνει ειδοποίηση μέσω email με θέμα «Νέο έγγραφo για διεκπεραίωση:». Το email αυτό ενημερώνει για μια εργασία σε εκκρεμότητα. Σε αυτό επιλέγουμε Εκκρεμεί έγγραφo για διεκπεραίωση.

Εναλλακτικά και χωρίς να χρειαστεί να μεταβούμε στα email μας, μπορούμε να προχωρήσουμε στη διεκπεραίωση του εγγράφου μέσα από το ίδιο το περιβάλλον docs.auth.gr. Ανοίγουμε το επιθυμητό έγγραφο, επιλέγουμε την ένδειξη Διαδικασίες και κάνουμε κλικ στο όνομα του εγγράφου.

Στο παράθυρο που ανοίγει και συγκεκριμένα στο κάτω μέρος, βλέπουμε τις Τρέχουσες εργασίες και επιλέγουμε το μολυβάκι.

Χαρακτηρισμός

Στην επόμενη σελίδα θα πρέπει να προχωρήσουμε στον Χαρακτηρισμό του εγγράφου και στην επιλογή για εμφάνιση του αριθμού πρωτοκόλλου επάνω στο έγγραφο ή όχι. Υπάρχουν οι εξής 3 επιλογές για τον χαρακτηρισμό:
1. Αποστολή του εισερχόμενου σε ομάδες ή χρήστες (στο επόμενο βήμα της ροής θα επιλέξουμε τις ομάδες ή τον/τους χρήστη/χρήστες που θα λάβουν το έγγραφο)
2. Προώθηση προς ενέργεια (το έγγραφο θα παραμείνει στον φάκελο Εισερχόμενα > Διεκπεραίωση ώστε να γνωρίζουμε ότι υπάρχει εκκρεμότητα)
3. Καμία ενέργεια (το έγγραφο θα μεταφερθεί στον φάκελο Εισερχόμενα > Ολοκληρωμένα)

Αφού επιλέξουμε κατάλληλα σύμφωνα με τις ανάγκες του εγγράφου προχωρούμε πατώντας Εργασία Ολοκληρώθηκε.




Ακολουθεί αναλυτική περιγραφή για κάθε είδος χαρακτηρισμού.

  1. Αποστολή του εισερχόμενου σε ομάδες ή χρήστες: αν επιθυμούμε να στείλουμε το συγκεκριμένο έγγραφο σε κάποιο χρήστη ή σε ομάδες χρηστών, επιλέγουμε την ένδειξη "Αποστολή του εισερχομένου σε ομάδες ή χρήστες" και στη συνέχεια Εργασία Ολοκληρώθηκε. Το έγγραφο θα τοποθετηθεί στα προσωπικά αρχεία των χρηστών της υπηρεσίας docs.auth.gr.


    Στη σελίδα που εμφανίζεται και συγκεκριμένα στο κάτω μέρος στην ένδειξη Τρέχουσες εργασίες, εμφανίζεται η εκκρεμής ενέργεια με όνομα: Αποστολή στο προσωπικό αποθετήριο χρηστών. Επιλέγουμε το μολυβάκι για να συνεχίσει η ροή.


    Στην επόμενη σελίδα, επιλέγουμε τον/τους χρήστες που επιθυμούμε ή κάποια ομάδα χρηστών για να λάβουν το συγκεκριμένο έγγραφο.


    Μετά τον καθορισμό των παραληπτών, επιλέγουμε Εργασία Ολοκληρώθηκε. Οι παραλήπτες θα λάβουν μήνυμα με το σύνδεσμο για την πρόσβαση στο έγγραφο μέσω του https://docs.auth.gr. Εναλλακτικά, βρίσκουν αυτό το έγγραφο στον προσωπικό τους αποθηκευτικό χώρο Τα Αρχεία μου στο https://docs.auth.gr.
     
  2. Προώθηση προς ενέργεια: αν για το συγκεκριμένο έγγραφο κάνουμε κάποια επιπλέον ενέργεια η οποία δεν ολοκληρώνεται μέσω της υπηρεσίας https://docs.auth.gr, επιλέγουμε Προώθηση προς ενέργεια. Με την επιλογή αυτή θα πρέπει απλά να καταχωρήσουμε τα στοιχεία διεκπεραίωσης, όπως περιγράφησαν πιο πάνω.
  3. Καμία ενέργεια: Αν δεν χρειάζεται να κάνουμε κάποια επιπλέον ενέργεια για το έγγραφό μας, στην καταχώρηση επιλέγουμε την ένδειξη Καμία ενέργεια και στη συνέχεια Εργασία Ολοκληρώθηκε.


    Μετά την ολοκλήρωση της ενέργειας, στο πλαίσιο Τρέχουσες εργασίες θα εμφανιστεί η ένδειξη "Δεν υπάρχουν Εργασίες".

     

Αν είχαμε επιλέξει το κουτάκι για την Εκτύπωση στοιχείων πρωτοκόλλησης επάνω στο έγγραφο τότε τα στοιχεία πρωτοκόλλησης θα εμφανιστούν στο πάνω μέρος της πρώτης σελίδας του εγγράφου και αριστερά. Στην περίπτωση που το έγγραφο ήταν ψηφιακά υπογεγραμμένο θα δημιουργηθεί νεότερη έκδοση χωρίς υπογραφή όμως η αρχική του έκδοση παραμένει προσβάσιμη από το Ιστορικό εκδόσεων του εγγράφου.

Διεκπεραίωση

Τέλος, στη σελίδα που εμφανίζεται και συγκεκριμένα στις τρέχουσες εργασίες, εκκρεμεί η Καταχώρηση στοιχείων διεκπεραίωσης. Επιλέγουμε το μολύβι και ολοκληρώνουμε την καταχώρηση των στοιχείων διεκπεραίωσης, συμπληρώνοντας:

  1. την ημερομηνία διεκπεραίωσης,
  2. το χρήστη που ολοκληρωσε τη διαδικασία και
  3. τον τρόπο που διεκπεραιώθηκε.

Τέλος, πατάμε στην ένδειξη Εργασία Ολοκληρώθηκε.

 

Μετά την ολοκλήρωση όλων των ενεργειών, το έγγραφο θα μεταβεί αυτόματα από το φάκελο Διεκπεραίωση στο φάκελο Ολοκληρωμένα.

Στοιχεία πρωτοκόλλησης

Ο αριθμός πρωτοκόλλου φαίνεται σε δύο σημεία, είτε στο όνομα του αρχείου είτε στις Ιδιότητες του εγγράφου.

Προσθήκη πληροφοριών σε πρωτοκολλημένο έγγραφο

Μπορούμε να επεξεργαστούμε ένα υπάρχον έγγραφο που έχει πρωτοκολληθεί και να του προσθέσουμε πληροφορίες.

  1. Στο έγγραφο επιλεγούμε από το αριστερό μενού Ιδιότητες και στη συνέχεια το μολυβάκι.

     
  2. Στο νέο παράθυρο προσθέτουμε τις πληροφορίες που θέλουμε π.χ. τον Αρχικό Αριθμό Πρωτοκόλλου και την Ημερομηνία του εγγράφου.

     
  3. Για να προσθέσουμε Μονάδα Προέλευσης σε ένα έγγραφο πατάμε Επιλογή.  Στη συνέχεια ακολουθούμε την διαδρομή Sites>Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης>datalists>Μονάδες Συστήματος και με το σύμβολο + προσθέτουμε την μονάδα που θέλουμε και πατάμε ΟΚ.
 
Με εικόνες