Αποστολή και λήψη fax μέσω email

Παρέχεται η δυνατότητα διακίνησης fax μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (αφορά υφιστάμενους αριθμούς fax)
Κατηγορία 
Αφορά 
Η υπηρεσία μπορεί να αξιοποιηθεί από τις Κοσμητείες Σχολών, τις Γραμματείες των Ακαδημαϊκών Τμημάτων και τις Διοικητικές Μονάδες του ΑΠΘ. Μέσω της υπηρεσίας μπορείτε να αποστέλλετε fax στον αριθμό που επιθυμείτε χρησιμοποιώντας μόνο το email σας. Επιπλέον, μπορείτε να λαμβάνετε τα fax της μονάδας σας στις διευθύνσεις email που επιθυμείτε.

Ανάμεσα στα οφέλη είναι:

  • Ο έλεγχος εισερχομένων fax και η δυνατότητα αποστολής fax ανά πάσα στιγμή και εξ αποστάσεως, υπό την προϋπόθεση ότι έχετε πρόσβαση στο email σας.
  • Η μείωση κατανάλωσης χαρτιού, αφού μπορείτε να αρχειοθετείτε τα fax ηλεκτρονικά.
  • Η μείωση της χρήσης κωδικού χρέωσης τηλεφωνίας, καθώς για την αποστολή fax δεν απαιτείται κωδικός, ανεξαρτήτως προορισμού (αστικού, υπεραστικού ή διεθνούς).

 

Προϋποθέσεις

Για την ενεργοποίηση της υπηρεσίας, προϋπόθεση είναι να υπάρχει ήδη τηλεφωνική γραμμή με fax, η οποία να χρησιμοποιείται αποκλειστικά για αποστολή και λήψη fax.

Κατά την ενεργοποίηση της υπηρεσίας η γραμμή και η αντίστοιχη συσκευή fax θα καταργηθούν.

Οδηγίες

Ενεργοποίηση της υπηρεσίας

Για την ενεργοποίηση της υπηρεσίας θα πρέπει ο προϊστάμενος της Γραμματείας του Ακαδημαϊκού Τμήματος ή της Διοικητικής Μονάδας να υποβάλει Γενική αίτηση υπηρεσιών τηλεφωνίας, δηλώνοντας:

  • τον αριθμό fax που θέλει να ενταχθεί στη νέα υπηρεσία,
  • τις email διευθύνσεις από τις οποίες θα αποστέλλονται fax μέσω mail, καθώς και
  • τις email διευθύνσεις στις οποίες θα λαμβάνονται fax μέσω mail.

Δεν είναι υποχρεωτικό να ταυτίζονται οι δύο διευθύνσεις αποστολής και λήψης, π.χ. ως διευθύνσεις αποστολής μπορούν να είναι οι προσωπικές διευθύνσεις μελών της μονάδας, ενώ ως διεύθυνση λήψης μπορεί να είναι η κεντρική διεύθυνση της μονάδας, π.χ. info@domain.auth.gr.

Αποστολή fax μέσω email

Για την αποστολή fax μέσω e-mail ακολουθείται η διαδικασία:

  1. Σύνταξη email με παραλήπτη το fax@it.auth.gr.
  2. Συμπλήρωση του θέματος (subject) του e-mail με τον αριθμό του fax παραλήπτη (π.χ. εσωτερικό 5-ψήφιο, αστικό/υπεραστικό 10-ψήφιο αριθμό).
  3. Προσθήκη σε attachment του εγγράφου που θέλουμε να στείλουμε με fax με μορφή pdf. Το προς αποστολή pdf έγγραφο πρέπει να είναι μεγέθους Α4, σε θέση portrait (όχι landscape).
  4. Το σώμα του email πρέπει να είναι κενό. Προσοχή: η αυτόματη προσθήκη υπογραφής από την εφαρμογή διαχείρισης email θα δημιουργήσει πρόβλημα στην αποστολή.
  5. To email θα πρέπει να αποσταλεί από τον λογαριασμό που έχει συνδεθεί με τον αριθμό fax.
  6. Εντός ολίγου θα πρέπει να λάβουμε στο e-mail μας (από το οποίο στείλαμε το fax) ειδοποίηση για επιτυχή/ανεπιτυχή αποστολή του fax.


Σημειώσεις:

  • Εάν δεν έχουμε το προς αποστολή έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή, καλό είναι το σκανάρισμα του να γίνει στη μέγιστη δυνατή επιλογή (π.χ. 300dpi).
  • Για την αποστολή fax υπεραστικών ή στο εξωτερικό δεν απαιτείται κωδικός χρέωσης τηλεφωνίας.

 

Λήψη fax με e-mail

Έρχεται email στις διευθύνσεις που έχουμε υποδείξει, έχοντας ως συνημμένο αρχείο το έγγραφο που μας έστειλαν στο fax.