Εξυπηρέτηση ηλεκτρονικών αιτήσεων φοιτητών

Κάθε φοιτητής έχει τη δυνατότητα να υποβάλει μέσα από το περιβάλλον http://sis.auth.gr ηλεκτρονική αίτηση για έκδοση ενός πιστοποιητικού όπως είναι η αναλυτική βαθμολογία.
Το ίδιο περιβάλλον του δίνει τη δυνατότητα να επιλέξει αν η παραλαβή του πιστοποιητικού θα γίνει με προσέλευση του στη γραμματεία ή αν θα του αποσταλεί το πιστοποιητικό ηλεκτρονικά φέροντας ψηφιακή υπογραφή. Η παραλαβή ενός πιστοποιητικού ηλεκτρονικά γίνεται μέσα από το περιβάλλον sis.auth.gr.

Ο φοιτητής ενημερώνεται μέσω email αυτόματα από το σύστημα για να παραλάβει το πιστοποιητικό του όταν ολοκληρώσει τις ενέργειες της η γραμματεία.

Όταν ένας φοιτητής υποβάλει ένα τέτοιο ηλεκτρονικό αίτημα, το βλέπουμε στο σύστημα ηλεκτρονικής γραμματείας και ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα προκειμένου να το εξυπηρετήσουμε.
Προβολή αιτήσεων φοιτητών

Κατά την είσοδο στην εφαρμογή βλέπουμε τις αιτήσεις σε εκκρεμότητα στο πλαίσιο Ανακοινώσεις - Αιτήσεις. Επιλέγουμε Αιτήσεις.



Εμφανίζεται η λίστα με τις αιτήσεις σε εκκρεμότητα όπου φαίνεται και ο τρόπος παραλαβής που έχει ζητήσει ο φοιτητής στην τελευταία στήλη αν πρόκειται για κάποιο πιστοποιητικό.

Εκτύπωση πιστοποιητικού και προσθήκη ηλεκτρονικής υπογραφής

Αν ο φοιτητής έχει αιτηθεί πιστοποιητικό που θα το παραλάβει ηλεκτρονικά τότε αυτό θα πρέπει να φέρει ψηφιακή υπογραφή από τον/την Γραμματέα του Τμήματος.

Αυτό μπορεί να γίνει με τους ακόλουθους εναλλακτικούς τρόπους:

Α. Εκτύπωση πιστοποιητικού σε μορφή pdf από την Cardisoft και προσθήκη ψηφιακής υπογραφής

Για να υπογράψουμε ψηφιακά ένα έγγραφο αρχικά θα πρέπει το έγγραφο να έχει τη μορφή pdf. Η εκτύπωση πιστοποιητικού σε pdf γίνεται αν στην επιλογή της εκτύπωσης αλλάξουμε τον προεπιλεγμένο εκτυπωτή.

  1. Επιλέγουμε το κουτάκι Επιλογή Εκτυπωτή και Εκτύπωση.


     
  2. Στις επιλογές εκτύπωσης πατάμε Αλλαγή για να ρυθμίσουμε τον εκτυπωτή.


     
  3. Στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο κουμπάκι Επιλογή


     
  4. Από τη λίστα με τους διαθέσιμους εκτυπωτές επιλέγουμε τον PDF Printer που διαθέτει ο υπολογιστής μας.


     
  5. Πατάμε ΟΚ. Στη συνέχεια θα πρέπει να δώσουμε ένα όνομα στο αρχείο pdf (π.χ. αναλυτικήXY) και να επιλέξουμε τον χώρο αποθήκευσης του (π.χ. η Επιφάνεια εργασίας).
  6. Σε αυτό το σημείο αν θέλουμε να μεταφέρουμε το αρχείο του πιστοποιητικού σε άλλον υπολογιστή όπου θα υπογραφεί ψηφιακά από τον Γραμματέα μπορούμε να το μεταφορτώσουμε στο docs.auth.gr που είναι προσβάσιμο και από το κλειστό δίκτυο γραμματειών. Δείτε τις οδηγίες για διαχείριση φακέλων και εγγράφων στο docs.auth.gr καθώς και τις οδηγίες για Μεταφόρτωση εγγράφων. Ο Γραμματέας μπορεί να το παραλάβει και να ανεβάσει μια νεότερη έκδοση που θα φέρει την ψηφιακή του υπογραφή.
  7. Για να υπογράψουμε ηλεκτρονικά ένα έγγραφο pdf ακολουθούμε τις οδηγίες για Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής.

 

Β. Εκτύπωση  πιστοποιητικού και προσθήκη ιδιόχειρης και ψηφιακής υπογραφής

Μπορούμε να εκτυπώσουμε το πιστοποιητικό από την εφαρμογή της Cardisoft ως συνήθως, να υπογραφεί από τον Γραμματέα και αφού σαρωθεί και μετατραπεί σε αρχείο pdf τότε να υπογραφεί ψηφιακά σύμφωνα με τις σχετικές οδηγίες. Ωστόσο, επιλέγοντας τον Α΄ τρόπο υπάρχει δυνατότητα μέσω του Adobe Reader να προστεθεί μαζί με την ψηφιακή και η ιδιόχειρη υπογραφή του Γραμματέα αν υπάρχει σε αρχείο εικόνας (png, gif κτλ) και να αποφύγουμε την εκτύπωση και τη σάρωση του εγγράφου.

Αποστολή ψηφιακά υπογεγραμμένου πιστοποιητικού
  1. Για να στείλουμε το ψηφιακά υπογεγραμμένο πιστοποιητικό στον φοιτητή που το ζήτησε, συνδεόμαστε στο περιβάλλον sisassist.auth.gr. Από το μενού Αναζήτηση εντοπίζουμε τον φοιτητή με βάση το username ή το ΑΠΜ του. Επιλέγουμε Αιτήσεις


     
  2. Εμφανίζεται η λίστα με τις αιτήσεις του συγκεκριμένου φοιτητή. Επιλέγουμε την αίτηση κάνοντας κλικ σε αυτήν.

  3. Στις πληροφορίες που εμφανίζονται φαίνεται για ποιο πιστοποιητικό πρόκειται (αν τυχόν έχει ζητήσει περισσότερα από ένα). Kάνουμε κλικ στην Αναζήτηση/ Browse για να ανεβάσουμε το ψηφιακά υπογεγραμμένο πιστοποιητικό που είναι σε μορφή pdf (όπως περιγράφηκε στα παραπάνω βήματα).



     
  4. Μετά την Αναζήτηση/Browse του αρχείου του ηλεκτρονικού πιστοποιητικού κάνουμε κλικ στο κουμπάκι Ανεβάστε έγγραφο για να ανέβει το πιστοποιητικό και ο φοιτητής μπορεί να το παραλάβει άμεσα από το περιβάλλον sis.auth.gr. Ένα πιστοποιητικό που έχει ανέβει δεν μπορεί να διαγραφεί αλλά μπορεί να αντικατασταθεί με ένα νέο.



     
  5. Η Κατάσταση της αίτησης παραμένει σε εκκρεμότητα μέχρι να ολοκληρωθεί το επόμενο βήμα που είναι η ολοκλήρωση της αίτησης στην Cardisoft και γίνει ο βραδυνός συγχρονισμός.
Κλείσιμο εκκρεμών αιτήσεων

Εφόσον ολοκληρώσουμε τη μεταφόρτωση του πιστοποιητικού και γενικότερα την εξυπηρέτηση του αιτήματος, επιλέγουμε την αίτηση από τη λίστα με τις αιτήσεις σε εκκρεμότητα και στη συνέχεια πατάμε Ολοκληρώθηκε για να κλείσει η εκκρεμότητα. Ο φοιτητής ενημερώνεται μέσω email αυτόματα από το σύστημα την επόμενη ημέρα της ολοκλήρωσης ότι μπορεί να παραλάβει το πιστοποιητικό που ζήτησε.

 
Με εικόνες