Δημιουργία εξερχομένου εγγράφου από Μονάδα Διοίκησης

Οι παρακάτω οδηγίες αφορούν στην διαδικασία αποστολής εξερχομένου εγγράφου από μονάδες της Διοίκησης μέσω του τμήματος Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης (ΤΠΔ) χρησιμοποιώντας την εφαρμογή docs.auth.

Στο πρώτο τμήμα περιγράφονται τα βήματα της Μονάδας της Διοίκησης που αποστέλει το εξερχόμενο έγγραφο και στο δεύτερο τμήμα περιγράφονται τα βήματα εξυπηρέτησης από το ΤΠΔ.

Η ροή των βημάτων συνοπτικά είναι:

  1. Υποβολή του εγγράφου ως εξερχομένου στο ΤΠΔ από Μονάδα της Διοίκησης με επισήμανση αν το έγγραφο θα αναρτηθεί στη Διαύγεια.
  2. Έγκριση από τον Προϊστάμενο του ΤΠΔ.
  3. Απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου στο έγγραφο από το ΤΠΔ κι ενημέρωση του αρχικού εγγράφου της Μονάδας που το υπέβαλε με νεότερη έκδοση που περιλαμβάνει τον αριθμό πρωτοκόλλου και το λεκτικό ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ επάνω στο έγγραφο.
  4. Καταχώρηση αριθμού ανάρτησης στη Διαύγεια (ΑΔΑ,ΑΔΑΜ) από την αρχική Μονάδα που υπέβαλε το εξερχόμενο έγγραφο στο ΤΠΔ (μόνο εφόσον επισημάνθηκε εξαρχής ότι το έγγραφο θα αναρτηθεί στη Διαύγεια).
  5. Ηλεκτρονική υπογραφή του ακριβούς αντιγράφου του εγγράφου από τον Προϊστάμενο του ΤΠΔ.
  6. Καταχώρηση στοιχείων διεκπεραίωσης του εγγράφου από προσωπικό του ΤΠΔ.
Υποβολή ενός εξερχομένου εγγράφου στο ΤΠΔ
  1. Για να αποστείλουμε ένα έγγραφο μας στο ΤΠΔ από τη Μονάδα μας (της Διοίκησης), αφού ανεβάσουμε το έγγραφο στο αποθετήριο μας, π.χ. στον φάκελο Πρωτόκολλο > Εξερχόμενα, επιλέγουμε από δεξιά Έναρξη διαδικασίας.


     
  2. Από τις διαθέσιμες διαδικασίες επιλέγουμε Δημιουργία εξερχομένου εγγράφου από Μονάδα Διοίκησης.


     
  3. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγουμε κατάλληλα αν το έγγραφο πρόκειται να αναρτηθεί στη Διαύγεια και κάνουμε κλικ στην Έναρξη διαδικασίας.


     
  4. Στη συνέχεια θα λάβουμε ενημερωτικό μήνυμα για τη λήψη του εγγράφου μας από το ΤΠΔ.


     
  5. Όταν το έγγραφο πρωτοκολληθεί από το ΤΠΔ, θα λάβουμε νέο ενημερωτικό μήνυμα που θα περιέχει τον αριθμό πρωτοκόλλου.

    Ταυτόχρονα, στο αρχικό μας έγγραφο δημιουργείται νεότερη έκδοση στην οποία επάνω στο έγγραφο εμφανίζεται ο αριθμός πρωτοκόλλου καθώς και το λεκτικό ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ. Επίσης, εμφανίζονται οι πληροφορίες πρωτοκόλλησης στις Ιδιότητες του εγγράφου.

     
  6.  Στο επόμενο βήμα, μετά την απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου, θα λάβουμε μήνυμα για την καταχώρηση του ΑΔΑ ή ΑΔΑΜ ώστε να ενημερωθεί το ΤΠΔ αν κατά την υποβολή του εγγράφου είχαμε δηλώσει ότι πρόκειται να γίνει ανάρτηση στη Διαύγεια. Κατά την ανάρτηση ανεβάζουμε την τελευταία έκδοση του εγγράφου μας που βρίσκεται στο αποθετήριο μας και φέρει τον αριθμό πρωτοκόλλου και το λεκτικό ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ. Αφού λάβουμε αριθμό ΑΔΑ ή ΑΔΑΜ προχωρούμε με την καταχώρησή τους μέσω του μηνύματος που λάβαμε.

     
  7. Κατά την καταχώρηση ΑΔΑ, ΑΔΑΜ συμπληρώνουμε τα κατάλληλα πεδία και επιλέγουμε Εργασία ολοκληρώθηκε για να ενημερωθεί το ΤΠΔ.

  8. Οι ενέργειες της Μονάδας που εκκίνησε τη διαδικασία υποβολής εξερχομένου εγγράφου στο ΤΠΔ ολοκληρώνεται.
     
Παραλαβή από ΤΠΔ ενός εξερχομένου εγγράφου από Μονάδα της Διοίκησης
  1. Μετά την υποβολή εξερχομένου εγγράφου από Μονάδα της Διοίκησης, το ΤΠΔ λαμβάνει αυτό το έγγραφο στο αποθετήριό του στην εφαρμογή docs.auth και συγκεκριμένα στην τοποθεσία Πρωτόκολλο > Εξερχόμενα.
  2. Ο Προϊστάμενος του ΤΠΔ λαμβάνει σχετική ειδοποίηση μέσω email προκειμένου να εγκρίνει την πρωτοκόλληση και διεκπεραίωσή του.


     
  3. Κάνοντας κλικ στην Έγκριση εξερχομένου εγγράφου, ο Προϊστάμενος του ΤΔΠ θα πρέπει να επιλέξει Approve για να προωθηθεί το έγγραφο στο βήμα της απόδοσης αριθμού πρωτοκόλλου από τους διαχειριστές του ΤΠΔ.


     
  4. Μετά την έγκριση, το έγγραφο μεταφέρεται στην τοποθεσία Πρωτόκολλο > Εξερχόμενα > Διεκπεραίωση και οι διαχειριστές του ΤΠΔ λαμβάνουν σχετικό ενημερωτικό μήνυμα για να προχωρήσουν στην απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου.


     
  5. Κατά την καταχώρηση αριθμού πρωτοκόλλου, αποδίδεται ο αριθμός από τον ΠΑΠΥΡΟ και επιλέγουμε Εργασία ολοκληρώθηκε για να προχωρήσει η διαδικασία στο επόμενο βήμα.

     
  6. Μετά την απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου, ενημερώνεται η τρέχουσα έκδοση του εγγράφου ώστε να περιέχει τον αριθμό πρωτοκόλλου και το λεκτικό ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ. Ομοίως ενημερώνεται και η έκδοση του εγγράφου που βρίσκεται στο αποθετήριο της Μονάδας που ξεκίνησε την διαδικασία υποβολής εξερχομένου εγγράφου. Αν η Μονάδα που μας το έστειλε έχει επισημάνει από την αρχή κατά την υποβολή ότι πρόκειται να γίνει ανάρτηση στη Διαύγεια (Βήμα 3 παραπάνω), τότε θα λάβει ενημερωτικό μήνυμα για την Καταχώρηση του ΑΔΑ ή ΑΔΑΜ. Αφού καταχωρήσει τις σχετικές πληροφορίες, ο Προϊστάμενος του ΤΠΔ λαμβάνει ενημερωτικό μήνυμα για να υπογράψει ηλεκτρονικά το έγγραφο.


     
  7. Επιλέγοντας την Υπογραφή εγγράφου, στο παράθυρο που ανοίγει θα πρέπει πρώτα να υπογράψουμε ψηφιακά το έγγραφο και κατόπιν να επιλέξουμε Εργασία ολοκληρώθηκε. Η ψηφιακή υπογραφή γίνεται αν στο ίδιο παράθυρο επιλέξουμε Δείτε περισσότερες ενέργειες.

     
  8. Στην προεπισκόπιση του εγγράφου που ανοίγει, υπογράφουμε το έγγραφο ψηφιακά από τις Ενέργειες εγγράφων > Υπογραφή pdf.
  9. Στη συνέχεια, για να κλείσουμε το βήμα της υπογραφής από τις Διαδικασίες επιλέγουμε αυτήν που εμφανίζεται σε εκκρεμότητα.


     
  10. Στις τρέχουσες εργασίες κάνουμε κλικ στην Υπογραφή εγγράφου και στη συνέχεια στην επιλογή Εργασία Ολοκληρώθηκε.

          

     
  11. Τέλος, μετά την υπογραφή από τον Προϊστάμενο, οι διαχειριστές του ΤΠΔ λαμβάνουν ενημερωτικό email προκειμένου να προβούν σε Καταχώρηση στοιχείων διεκπεραίωσης.


     
  12. Συμπληρώνουμε κατάλληλα τα πεδία κι επιλέγουμε Εργασία ολοκληρώθηκε.


     
  13. Η διαδικασία ολοκληρώνεται και το έγγραφο μεταφέρεται από την τοποθεσία Πρωτόκολλο > Εξερχόμενα > Διεκπεραίωση στην τοποθεσία Πρωτόκολλο > Εξερχόμενα > Αιτήματα μονάδων όπου βρίσκονται όλα τα διεκπεραιωμένα έγγραφα.
 
Με εικόνες