Κοινοποίηση εγγράφου

Μέσα από το περιβάλλον docs.auth.gr μπορούμε πολύ εύκολα να κοινοποιήσουμε στα μέλη της μονάδας μας εφόσον έχουμε εξουσιοδοτηθεί από τη μονάδα μας και διαθέτουμε τα απαραίτητα δικαιώματα (δικαιώματα διαχειριστή). Για την απόδοση δικαιωμάτων διαχειριστή απευθυνόμαστε στον Προϊστάμενο της μονάδας μας.

Είναι σημαντικό να αντιληφθούμε ότι κοινοποίηση δε σημαίνει αποστολή του εγγράφου αλλά αποστολή του συνδέσμου (URL) του εγγράφου σε μία ομάδα παραληπτών. Αυτό συνεπάγεται ότι το έγγραφο πρέπει να βρίσκεται σε φάκελο στον οποίο έχουμε ρυθμίσει τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης ώστε οι παραλήπτες που θα στείλουμε το σύνδεσμο του εγγράφου να έχουν τη δυνατότητα να ανοίξουν το σύνδεσμο και να μπουν στο φάκελο. Για τη ρύθμιση δικαιωμάτων σε φακέλους υπάρχουν οδηγίες στην ιστοσελίδα https://it.auth.gr/el/docsDirAdmin.

Ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα για την κοινοποίηση του εγγράφου μας μέσα από τον φάκελο στον οποίο βρίσκεται και έχουμε ρυθμίσει τα κατάλληλα δικαιώματα.

Αρχικά, ανοίγουμε το έγγραφο.

Επιλέγουμε από αριστερά Έναρξη διαδικασίας.

Στη λίστα με τις διαθέσιμες διαδικασίες τις οποίες έχουμε δικαίωμα να εκτελέσουμε επιλέγουμε αυτήν με το όνομα Κοινοποίηση εγγράφου.

Συμπληρώνουμε τα πεδία:


a. Αποστολέας: Η διεύθυνση email που θα φαίνεται ως αποστολέας στο μήνυμα που θα λάβουν τα μέλη της μονάδας μας
b. Θέμα: Το θέμα του μηνύματος
c. Μήνυμα: Το μήνυμα που ενδεχομένως θέλουμε να προστεθεί στο email που θα λάβουν τα μέλη της μονάδας μας (προαιρετικό). Το μήνυμα δεν μπορεί να έχει μήκος πάνω από 250 χαρακτήρες.
d. Παραλήπτες: Έχουμε τη δυνατότητα να προσθέσουμε είτε ομάδα παραληπτών μέσα από μια λίστα με τις διαθέσιμες ομάδες είτε ξεχωριστά τους παραλήπτες. Για τη διευκόλυνση των διαχειριστών έχουν δημιουργηθεί οι εξής ομάδες παραληπτών:

- όλα τα μέλη μιας μονάδας (π.χ. του τμήματος Βιολογίας)
- οι διδάσκοντες μιας μονάδας (αν πρόκειται για ακαδημαϊκή μονάδα περιλαμβάνονται καθηγητές, αναπληρωτές καθηγητές, επίκουροι καθηγητές, λέκτορες)
- το προσωπικό μιας μονάδας
- οι προϊστάμενοι μιας μονάδας
- οι εργαζόμενοι με σύμβαση έργου
- οι φοιτητές της μονάδας (αν πρόκειται για ακαδημαϊκή μονάδα)

Στο πεδίο Ομάδες χρηστών πατάμε Επιλογή και στο παράθυρο που εμφανίζεται πραγματοποιούμε Αναζήτηση με βάση το τμήμα μας, π.χ. cheng για το τμήμα Χημικών Μηχανικών, bio για το τμήμα Βιολογίας κ.ο.κ.

5. Το μήνυμα email που θα λάβουν τα μέλη μετά την κοινοποίησή μας θα περιλαμβάνει ένα σύνδεσμο (link) προς το έγγραφο. Για να ανοίξουν το έγγραφο θα πρέπει να δώσουν τα στοιχεία του ιδρυματικού τους λογαριασμού.

 
Με εικόνες