Κοινοποίηση εγγράφου

Μέσα από το περιβάλλον docs.auth.gr μπορούμε πολύ εύκολα να κοινοποιήσουμε στα μέλη της μονάδας μας εφόσον έχουμε εξουσιοδοτηθεί από τη μονάδα μας και διαθέτουμε τα απαραίτητα δικαιώματα (δικαιώματα διαχειριστή). Για την απόδοση δικαιωμάτων διαχειριστή απευθυνόμαστε στον Προϊστάμενο της μονάδας μας. Η κοινοποίηση ενός εγγράφου μέσα από το περιβάλλον docs.auth.gr ΔΕΝ μπορεί να γίνει σε φοιτητές και σε μέλη εκτός ΑΠΘ.

Είναι σημαντικό να αντιληφθούμε ότι κοινοποίηση δε σημαίνει αποστολή του εγγράφου αλλά αποστολή του συνδέσμου (URL) του εγγράφου σε μία ομάδα παραληπτών.

Ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα για την κοινοποίηση του εγγράφου μας μέσα από τον φάκελο στον οποίο βρίσκεται και έχουμε ρυθμίσει τα κατάλληλα δικαιώματα.

Αρχικά, ανοίγουμε το έγγραφο.

Επιλέγουμε από δεξιά Έναρξη διαδικασίας.

Στη λίστα με τις διαθέσιμες διαδικασίες τις οποίες έχουμε δικαίωμα να εκτελέσουμε επιλέγουμε αυτήν με το όνομα Κοινοποίηση εγγράφου.

Συμπληρώνουμε τα πεδία:

  1. Παραλήπτες: Έχουμε τη δυνατότητα να προσθέσουμε είτε ομάδα παραληπτών μέσα από μια λίστα με τις διαθέσιμες ομάδες είτε ξεχωριστά τους παραλήπτες. Για τη διευκόλυνση των διαχειριστών έχουν δημιουργηθεί οι εξής ομάδες παραληπτών:

    - όλα τα μέλη μιας μονάδας (π.χ. του τμήματος Βιολογίας)
    - οι διδάσκοντες μιας μονάδας (αν πρόκειται για ακαδημαϊκή μονάδα περιλαμβάνονται καθηγητές, αναπληρωτές καθηγητές, επίκουροι καθηγητές, λέκτορες)
    - το προσωπικό μιας μονάδας
    - οι προϊστάμενοι μιας μονάδας
    - οι εργαζόμενοι με σύμβαση έργου
     

    Στο πεδίο Ομάδες χρηστών πατάμε Επιλογή και στο παράθυρο που εμφανίζεται πραγματοποιούμε Αναζήτηση με βάση το τμήμα μας, π.χ. cheng για το τμήμα Χημικών Μηχανικών, bio για το τμήμα Βιολογίας κ.ο.κ.

  2. Κοινοποίηση σε διεύθυνση email: μπορούμε να κοινοποιήσουμε το έγγραφο σε μία ψευδοδιεύθυνση ή ακόμη και σε μία λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Προσοχή! Σε περίπτωση που χρησιμοποιήσουμε το email για την κοινοποίηση ενός εγγράφου, θα πρέπει να έχουμε  δώσει στους παραλήπτες, τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης στο φάκελο που περιέχει το έγγραφο.
  3. Αποστολέας: Η διεύθυνση email που θα φαίνεται ως αποστολέας στο μήνυμα που θα λάβουν τα μέλη της μονάδας μας
  4. Θέμα: Το θέμα του μηνύματος
  5. Μήνυμα: Το μήνυμα που ενδεχομένως θέλουμε να προστεθεί στο email που θα λάβουν τα μέλη της μονάδας μας (προαιρετικό). Το μήνυμα δεν μπορεί να έχει μήκος πάνω από 250 χαρακτήρες.
     

Το μήνυμα email που θα λάβουν τα μέλη μετά την κοινοποίησή μας θα περιλαμβάνει ένα σύνδεσμο (link) προς το έγγραφο. Για να ανοίξουν το έγγραφο θα πρέπει να δώσουν τα στοιχεία του ιδρυματικού τους λογαριασμού.

 
Με εικόνες